BetaComprender el proceso integrado de CPQ, facturación y pagos

Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, puedes gestionar el proceso desde la cotización hasta el pago en HubSpot, desde la aceptación de la cotización hasta la facturación y los cobros. Una vez que un comprador acepta una cotización, HubSpot genera automáticamente un contrato, un calendario de facturación y la primera serie de facturas. Los compradores son dirigidos a una experiencia de pago de facturas para completar o programar los pagos. Esto permite automatizar la facturación, reducir la facturación manual y realizar un seguimiento de los pagos desde un único lugar.

Si ya utilizas las cotizaciones y pagos de HubSpot , consulta este artículo para conocer las novedades de la versión beta, incluidos los cambios en la aceptación de cotizaciones, la gestión de los contactos de facturación, los pagos automáticos y programados, y la gestión de los pagos pendientes o fallidos.

Nota: si no estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, infórmate sobre las diferentes formas de facturar a tus compradores.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• La opción de mostrar el periodo de facturación sólo se aplica a las facturas de suscripción estándar. Las facturas creadas a través del flujo explicado en este artículo mostrarán los periodos de facturación independientemente de esta configuración.
• Todas las facturas creadas por contratos con facturación habilitada por un valor inferior a 0,50 $ se marcarán inmediatamente como pagadas. No es posible procesar pagos inferiores a 0,50 $.
• No es posible pausar ni reanudar los contratos. Si quieres pausar los elementos de pedido recurrentes de un contrato, crea una cotización de modificación para eliminar dichos elementos de pedido. A continuación, vuelve a crear una cotización de modificación y añade los elementos de pedido recurrentes para reanudar el proceso.
• Si se añaden elementos de pedido recurrentes a una cotización, se crea una suscripción no facturable para cada uno de ellos. El registro de suscripción creado se utiliza con fines de elaboración de informes. Los cambios que se realicen en el registro de la suscripción no afectarán a la facturación ni actualizarán el contrato. Toda la facturación debe gestionarse de acuerdo con el contrato. 

Proceso de cotización a pago

Una vez creada una cotización, si se está inscrito en la versión beta, el proceso estándar de facturación de la cotización cambia de la siguiente manera:

1. Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada, se crea automáticamente un registrode contrato cuando se acepta una cotización. El objeto de contrato de HubSpot no puede ser visto por tus clientes.

2. Si la facturación está activada para la cotización, las facturas se crean automáticamente y se envían por correo electrónico al contacto de facturación. Las facturas se generan según el calendario de facturación definido por los elementos de pedido de una cotización y se envían por correo electrónico 10 días antes de la fecha de la factura. La fecha de facturación o recurrencia de cada elemento de pedido determina cuándo se crea una factura. Por ejemplo:

   • Si una cotización incluye múltiples elementos de pedido únicos con diferentes fechas de facturación, se generará una factura separada para cada fecha de facturación.
   • Si una cotización incluye elementos de pedido recurrentes, se generará una factura en cada intervalo de facturación.

3. Se le solicita al comprador que realice un pago. Si los elementos de pedido tienen una fecha de facturación futura, el pago se programará para la fecha de facturación. Los pagos online pueden desactivarse. 

4. El pago forma parte del proceso de facturación (antes formaba parte del proceso de cotización). La cantidad de pago para elementos de pedido con fecha futura es $0. Si los pagos automáticos están activados, el método de pago introducido se utilizará para pagar cada factura del contrato.

5. Si la cotización contiene elementos de pedido recurrentes, se crea un registro de suscripción y se asocia al contrato. El registro de suscripción creado se utiliza con fines de elaboración de informes. Los cambios que se realicen en el registro de la suscripción no afectarán a la facturación ni actualizarán el contrato. Toda la facturación debe gestionarse de acuerdo con el contrato.
6. Gestiona cualquier pago pendiente derivado del contrato.

Infórmate sobre las diferentes formas de facturar a tus compradores.

Experiencia del comprador

Cuando los compradores acepten una cotización, se mostrará un indicador visual que les guiará a la siguiente parte del proceso de facturación. Obtenga más información sobre los distintos escenarios de facturación a continuación:

Primera factura pagadera en el momento de la aceptación de la cotización, pagos online activados

1. La persona que acepta la cotización puede hacer clic en Pagar ahora para pagar o en Copiar factura para compartir la factura. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico a la persona de contacto encargada de la facturación que figure en la cotización, con la opción de revisarlas y pagarlas.
   
   
   
2. Después de realizar el pago, se enviará un recibo a la dirección de correo electrónico que el comprador introdujo al realizar el pago. El usuario de la cuenta recibirá una notificación de pago por correo electrónico. Más información sobre lo que ocurre después de procesar un pago.
3. Si se activa la facturación para la cotización, se crearán automáticamente las futuras facturas correspondientes a las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes y se enviarán por correo electrónico al comprador. Si la cotización sólo incluye elementos de pedido únicos que vencen en el momento de la aceptación, se creará una única factura aunque la facturación esté activada.
4. Si la cotización contiene elementos de pedido recurrentes, se crea un registro de suscripción y se asocia al contrato. El registro de suscripción creado se utiliza con fines de elaboración de informes. Los cambios que se realicen en el registro de la suscripción no afectarán a la facturación ni actualizarán el contrato. Toda la facturación debe gestionarse de acuerdo con el contrato.
5. Si la casilla de verificación Recopilar los datos de pago del cliente en el pago para futuros cobros está seleccionada, cualquier factura futura se cargará automáticamente al método de pago almacenado. Si no se selecciona esta opción, el cliente deberá pagar cada factura a su vencimiento.

Primera factura pagadera en el momento de la aceptación de la cotización, pagos online desactivados

1. La persona que acepta la cotización puede hacer clic en el enlace Ver factura o Copiar factura para compartir la factura. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico a la persona de contacto encargada de la facturación que figure en la cotización.
   
   
   
2. Registre el pago manualmente en la factura.
3. Si se activa la facturación para la cotización, se crearán automáticamente las futuras facturas correspondientes a las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes y se enviarán por correo electrónico al comprador. Si la cotización sólo incluye elementos de pedido únicos que vencen en el momento de la aceptación, se creará una única factura aunque la facturación esté activada.
4. Si la cotización contiene elementos de pedido recurrentes, se crea un registro de suscripción y se asocia al contrato. El registro de suscripción creado se utiliza con fines de elaboración de informes. Los cambios que se realicen en el registro de la suscripción no afectarán a la facturación ni actualizarán el contrato. Toda la facturación debe gestionarse de acuerdo con el contrato.

Primera factura con vencimiento posterior, pagos online activados

1. La persona que acepta la cotización puede hacer clic en Programar pago o en Copiar factura para compartir la factura. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico a la persona de contacto encargada de la facturación que figure en la cotización, junto con la opción de revisar y pagar la factura.
   
   
   
2. Al pasar por caja, la cantidad total será de 0 $. La información de pago introducida se utilizará para pagar la primera factura y las siguientes.
3. Después de pasar por caja, se enviará un recibo de pago programado a la dirección de correo electrónico añadida al pasar por caja.
   
   
   
4. Si la casilla de verificación Recopilar los datos de pago del cliente en el pago para futuros cobros está seleccionada, cualquier factura futura se cargará automáticamente al método de pago almacenado. Si no se selecciona esta opción, el cliente deberá pagar cada factura a su vencimiento.

Primera factura con vencimiento posterior, pagos online desactivados

1. La persona que acepta la cotización puede hacer clic en el enlace Ver factura o Copiar factura para compartir la factura. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico al contacto de facturación de la cotización.
   
   
   
2. Registre el pago manualmente en la factura.
3. Si se activa la facturación para la cotización, se crearán automáticamente las futuras facturas correspondientes a las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes y se enviarán por correo electrónico al comprador. Si la cotización sólo incluye elementos de pedido únicos que vencen en el momento de la aceptación, se creará una única factura aunque la facturación esté activada.
4. Si la cotización contiene elementos de pedido recurrentes, se crea un registro de suscripción y se asocia al contrato. El registro de suscripción creado se utiliza con fines de elaboración de informes. Los cambios que se realicen en el registro de la suscripción no afectarán a la facturación ni actualizarán el contrato. Toda la facturación debe gestionarse de acuerdo con el contrato.

Pasos siguientes

• Más información sobre cómo funcionan las cotizaciones.

• Más información sobrecómo elaborar cotizaciones.

• Más información sobrecómo configurar contratos.

• Obtén más información sobre cómo crear y enviar cotizaciones.
  

• Más información sobre cómo consultar y gestionar contratos.