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Products & Quotes

Aprobar cotizaciones

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

Sales Hub  Enterprise

Los gerentes de ventas pueden querer revisar los términos o la tasa de descuento de una cotizaciónantes de enviarla a un prospecto. Automatiza tu proceso de aprobación de cotizaciones para enviar rápidamente cambios solicitados a tus representantes de ventas antes de aprobar la cotización de tus contactos.

Requiere aprobación en todas las cotizaciones

Activa la configuración de aprobación de cotizaciones para solicitar la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus prospectos. Habilitar esta configuración agrega tres workflows activos y basados en cotizaciones a tu cuenta:

  • Cuando las cotizaciones requieren aprobación
  • Cuando se solicitan cambios en una cotización
  • Cuando las cotizaciones se aprueban

Estos tres workflows crearán tareas y actualizarán valores de propiedad cuando se actualiza la propiedad Estado de aprobación de cotización. Todas las tareas y actualizaciones de valor de propiedad relacionadas con la aprobación de una cotización se producirán automáticamente a través de estos workflows.

Puedes personalizar cada uno de estos workflows basados en cotizaciones y agregar acciones, como actualizar las etapas del negocio cuando se firma una cotización.

Para agregar workflows de aprobación de cotización a tu cuenta:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda del menú, navega a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones.
  • Haz clic para activar el interruptor Requiere aprobación en todas las cotizaciones.all-quotes-require-approvals
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario.
  • Haz clic en Establecer aprobador y crear workflows.quote-approvals-v1

Para solicitar cambios o aprobar una cotización

Puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones directamente desde la cotización.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
  • Cualquier cotización que aún está pendiente de aprobación se incluirá con un estado de Aprobación pendiente. Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Copiar enlace de aprobación.
  • En una pestaña de navegador independiente, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de búsqueda.
  • Si no hay ediciones obligatorias, haz clic en Aprobar y publicar en la parte superior derecha.
  • Para solicitar cambios en la cotización, haz clic en Solicitar cambios.
    • En el cuadro de diálogo, escribe comentarios en el campo Notas y luego haz clic en Solicitar cambios.request-changes-dialog-box
    • Se creará una tarea para que el creador de cotizaciones revise y ejecute acciones. El creador de la cotización debe volver a la cotización y luego ir a la Flujo de configuración de cotización para enviar la cotización editada al aprobador.
    • Cuando las ediciones se realicen y la cotización esté lista para ser publicada, navega a la URL del enlace de aprobación de cotización. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y publicar. quotes-approve-and-publish
  • Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. Luego puedes compartir la cotización con contactos.

Nota: si necesitas actualizar el estado de una cotización aprobada, no vuelvas a inscribir la cotización en un workflow. Si necesitas hacer cambios en la cotización aprobada, debes recuperar y editar la cotización. Descubre cómo recuperar y editar una cotización publicada.