Última actualización: abril 28, 2023
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Usa las características Seguir y Registrar de HubSpot Sales Office 365 para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos. Con la característica de seguimiento activada, puedes recibir notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu correo electrónico. También puedes elegir registrar el correo electrónico al registro del contacto en HubSpot para mantener un registro de todas las comunicaciones pasadas para tu equipo.
Puedes revisar la información de aperturas de correos electrónicos y clics en la fuente de actividad, los correos registrados se guardan en registros de contactos individuales y sus registros asociados.
Nota: si activaste la funcionalidad del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en tu cuenta, tu equipo legal es el mejor recurso para determinar cómo usa el registro de tu empresa y el seguimiento. También puedes personalizar la configuración de la extensión para desactivar esta funcionalidad para un mensaje específico o para contactos o dominios de correo electrónico específicos. Además, las aperturas de correo electrónico solo se pueden rastrear para contactos con una base legal asignada para el procesamiento de datos. Más información sobre el seguimiento de correos electrónicos cuando los ajustes de GDPR están habilitados.
Antes de comenzar, comprende la diferencia entre el seguimiento y el registro de correos electrónicos:- Seguir: usa la característica de seguimiento para monitorizar cuándo los contactos abren tus correos electrónicos. Para hacer seguimiento a los correos electrónicos, HubSpot inserta una imagen de seguimiento de un píxel en el correo electrónico después de que se envía. Si tienes la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows instalada o si estás usando Chrome con la extensión de Sales Hub para Chrome, recibirás una notificación en tiempo real en tu escritorio cuando un contacto abra el correo con seguimiento. Los usuarios con cupos asignados de Sales Hub también pueden monitorizar cuándo un destinatario hace clic en un enlace en el correo electrónico. Los usuarios gratuitos no pueden hacer seguimiento de clics. Los registros de HubSpot hacen seguimiento a aperturas de correos electrónicos y clics en las novedades sobre actividades y en la cronología del registro. Al seleccionar la casilla de comprobación Hacer seguimiento de correos electrónico abiertos no se registrará una copia del correo electrónico en el registro en HubSpot.
- Registrar: usa la característica de registro para registrar una copia de un correo electrónico a un registro en HubSpot. Cualquier adjunto incluido en el correo electrónico también se registra en el registro del contacto. Registra tus correos electrónicos para mantener un registro de comunicación anterior. Los correos electrónicos registrados no te dan información sobre la información de aperturas o clics.
Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esa manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico y puedes hacer seguimiento a la interacción de un contacto con el correo electrónico.
Nota: el panel de tareas del complemento debe estar abierto en tu bandeja de entrada cuando envías un correo electrónico con registro o seguimiento. Puedes anclar el panel de tareas para que siempre esté abierto por opción predeterminada en tu bandeja de entrada.
Este artículo describe el seguimiento de correos electrónicos y el registro de correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365. Si estás usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio, descubre cómo hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento para Outlook para equipos de escritorio.
Correos electrónicos con seguimiento
Enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Office 365
Para enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Office 365:
- Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
- Redacta un nuevo correo electrónico.
- Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
- Abre las herramientas de ventas en tu bandeja de entrada. Este proceso difiere ligeramente según el cliente de correo electrónico que usas:
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas.
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook en la web o una cuenta de Outlook.com, en la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje .
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas.
- En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación Hacer seguimiento de aperturas de correo electrónico (usuarios con cupos de Sales Hub asignados verán Hacer seguimiento a las aperturas de correos electrónicos y clics).
- Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.
Ver el estado del correo electrónico con seguimiento
Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto y el destinatario del correo se mostrarán en tus novedades sobre actividades en HubSpot como Enviado.
Cuando el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio y la notificación por correo marcada como Abierto en tus novedades sobre actividades. Haz clic en el menú desplegable debajo del nombre del contacto para ver cuándo el destinatario abrió tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto enumeradas en el menú desplegable.
Nota: las notificaciones en tiempo real aparecerán cuando envías correos electrónicos de seguimiento usando el complemento para Office 365 y si tienes la extensión de HubSpot Sales para Chrome o la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows (solo Windows) instalada. Si no lo haces, solo verás la actividad en tus novedades sobre actividades de HubSpot.
También puedes ver cómo tus contactos interactúan con tus correos con seguimiento desde la extensión de Chrome o desde la aplicación de bandeja de Windows. Para acceder a las novedades sobre actividades desde la extensión de Chrome, haz clic en el símbolo de engranaje de HubSpot en la esquina superior derecha del navegador Chrome. Si instalaste HubSpot Sales para Windows, haz clic en el símbolo de engranaje de HubSpot en tu bandeja de Windows.
Más información sobre el seguimiento de correos electrónicos y las notificaciones de ventas y cómo desactivar el seguimiento.
Seguimiento con la configuración del RGPD activada
Si has activado la funcionalidad GDPR en tu cuenta, HubSpot solo puede rastrear el correo electrónico de un contacto cuando el contacto tiene una base legal asignada para el procesamiento de datos. Al redactar un correo electrónico en Office 365, la casilla de verificación Seguimiento de aperturas y clics de correo electrónico aparecerá en gris para indicar la inelegibilidad de seguimiento de un contacto.
Las aperturas de correo electrónico no se rastrearán para contactos sin una base legal para procesar datos o destinatarios de correo electrónico que aún no son contactos. Al enviar correos electrónicos a varios destinatarios, se hará un seguimiento anónimamente de las aperturas de correo electrónico.
Puedes cambiar la elegibilidad de seguimiento de un contacto actualizando su base legal para procesar la propiedad de datos del contacto.
Cómo registrar correos electrónicos
Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en el cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:
- Un usuario en tu cuenta
- Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas
- Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado en Perfil y preferencias).
Puedes especificar direcciones de correo electrónico y dominios para los que nunca deseas registrar correos electrónicos en la configuración de tu cuenta de HubSpot. O puedes agregar estas direcciones de correo electrónico y dominios en tu configuración de complementos.
Nota: los correos electrónicos de más de 50 MB no se registrarán en HubSpot. Tu correo aún se entregará correctamente al contacto y se registrará en el CRM, pero sin un archivo adjunto.
Enviar un correo electrónico registrado usando el complemento para Office 365
Para enviar un correo electrónico registrado usando el complemento para Office 365:
- Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
- Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
- Abre las herramientas de ventas en tu bandeja de entrada. Este proceso difiere ligeramente según el cliente de correo electrónico que usas:
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas.
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook en la web o una cuenta de Outlook.com, en la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje .
- Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas.
- En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación Registrar. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
- Por opción predeterminada, el complemento seleccionará automáticamente los tres primeros registros de negocios asociados del contacto para registrar correos electrónicos. Para seleccionar explícitamente qué registros se registrarán en el correo electrónico:
Nota: debes utilizar la versión 1910 o superior de Office 365 para seleccionar explícitamente en qué registros debe registrarse el correo electrónico.
-
- Haz clic en el menú desplegable junto a la casilla de comprobación Registrar.
- Selecciona y borra las casillas de comprobación junto a los registros en los que deseas registrar el correo electrónico.
- Si estás enviando el correo electrónico a un destinatario que no es contacto en tu CRM, se creará un nuevo registro de contacto. Verás el correo electrónico del contacto que aparece cuando edites las asociaciones. Borrar la casilla de comprobación si no deseas que el correo electrónico registre el nuevo registro de contacto. Descubre cómo registrar correos electrónicos a en los registros de contactos existentes.
- Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.
Puedes personalizar en qué registros asociados se registran automáticamente tus correos en tu configuración del complemento para Office 365. Si usas contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un correo electrónico registrado se establecerá como no de marketing.
Ten en cuenta: si se crea un nuevo contacto a través de un correo electrónico registrado, el usuario de HubSpot que envió el correo electrónico se asignará automáticamente como propietario del contacto, siempre que no se haya asignado ningún propietario anterior.
Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot
El correo electrónico que se registra en HubSpot usando el complemento de Outlook se asociará automáticamente a los registros que especificaste antes de enviar el correo electrónico.
Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:
- En la cuenta de HubSpot, navega hasta los contactos, empresas o negocios.
- Haz clic en el nombre del registro.
- En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente:
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- Registros asociados: haz clic para editar registros de empresas o negocios asociados.
- Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
- Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
- Detalles: haz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
- Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
- Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.
- Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.
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Ten en cuenta: para enviar respuestas de correo electrónico desde HubSpot y registrar respuestas entrantes en HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.
