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Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

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Usa las características Seguir y Registrar de HubSpot Sales Office 365 para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos. Con la característica de seguimiento activada, puedes recibir notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu correo electrónico. También puedes elegir registrar el correo electrónico al registro del contacto en HubSpot para mantener un registro de todas las comunicaciones pasadas para tu equipo.

Puedes revisar la información de aperturas de correos electrónicos y clics en la fuente de actividad, los correos registrados se guardan en registros de contactos individuales y sus registros asociados.

Ten en cuenta: si activaste la funcionalidad del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en tu cuenta, tu equipo legal es el mejor recurso para determinar cómo usa el registro de tu empresa y el seguimiento. También puedes personalizar la configuración de la extensión para desactivar esta funcionalidad para un mensaje específico o para contactos o dominios de correo electrónico específicos. A cualquier contacto existente que no haya otorgado una base jurídica para el procesamiento de datos se le hará seguimiento anónimamente.

Antes de comenzar, comprende la diferencia entre el seguimiento y el registro de correos electrónicos:

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  • Registrar: usa la característica de registro para registrar una copia de un correo electrónico a un registro en HubSpot. Cualquier adjunto incluido en el correo electrónico también se registra en el registro del contacto. Registra tus correos electrónicos para mantener un registro de comunicación anterior. Los correos electrónicos registrados no te dan información sobre la información de aperturas o clics.

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Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esa manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico y puedes hacer seguimiento a la interacción de un contacto con el correo electrónico.

Nota: el panel de tareas del complemento debe estar abierto en tu bandeja de entrada cuando envías un correo electrónico con registro o seguimiento. Puedes anclar el panel de tareas para que siempre esté abierto por opción predeterminada en tu bandeja de entrada.

Este artículo describe el seguimiento de correos electrónicos y el registro de correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365. Si estás usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio, descubre cómo hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento para Outlook para equipos de escritorio.

Correos electrónicos con seguimiento

Enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Office 365

Para enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Office 365:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
  • Redacta un nuevo correo electrónico.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • Abre las herramientas de ventas en tu bandeja de entrada. Este proceso difiere ligeramente según el cliente de correo electrónico que usas:
    • Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas. click-sales-tools-on-desktop
    • Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook en la web o una cuenta de Outlook.com, en la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje sprocket. click-sales-tools-on-web
  • En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación Hacer seguimiento de aperturas de correo electrónico (usuarios con cupos de Sales Hub asignados verán Hacer seguimiento a las aperturas de correos electrónicos y clics).

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  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto y el destinatario del correo se mostrarán en tus novedades sobre actividades en HubSpot como Enviado.

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Cuando el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio y la notificación por correo marcada como Abierto en tus novedades sobre actividades. Haz clic en el menú desplegable debajo del nombre del contacto para ver cuándo el destinatario abrió tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto enumeradas en el menú desplegable.

Nota: las notificaciones en tiempo real aparecerán cuando envías correos electrónicos de seguimiento usando el complemento para Office 365 y si tienes la extensión de HubSpot Sales para Chrome o la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows (solo Windows) instalada. Si no lo haces, solo verás la actividad en tus novedades sobre actividades de HubSpot.

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También puedes ver cómo tus contactos interactúan con tus correos con seguimiento desde la extensión de Chrome o desde la aplicación de bandeja de Windows. Para acceder a las novedades sobre actividades desde la extensión de Chrome, haz clic en el símbolo de engranaje de HubSpot sprocket en la esquina superior derecha del navegador Chrome. Si instalaste HubSpot Sales para Windows, haz clic en el símbolo de engranaje de HubSpot sprocket en tu bandeja de Windows.

Más información sobre el seguimiento de correos electrónicos y las notificaciones de ventas y cómo desactivar el seguimiento.

Registrar correos electrónicos

Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en el cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:

Puedes especificar direcciones de correo electrónico y dominios específicos para los cuales nunca deseas registrar correos electrónicos en la configuración de la cuenta de HubSpot. O puedes agregar estas direcciones de correo electrónico y dominios en tu configuración de complementos.

Nota: los correos electrónicos de más de 30 MB no se registrarán en la cuenta de HubSpot. Los archivos adjuntos cuentan para este límite. El correo electrónico se entregará correctamente al contacto, pero no verás el correo electrónico registrado en su registro.

Enviar un correo electrónico registrado usando el complemento para Office 365

Para enviar un correo electrónico registrado usando el complemento para Office 365:

  • Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • Abre las herramientas de ventas en tu bandeja de entrada. Este proceso difiere ligeramente según el cliente de correo electrónico que usas:
    • Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac, en la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de Ventas. click-sales-tools-on-desktop
    • Si estás usando el complemento para Office 365 desde Outlook en la web o una cuenta de Outlook.com, en la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje sprocket. click-sales-tools-on-web
  • En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación Registrar este correo electrónico a HubSpot. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.

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  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

El correo electrónico que se registra en HubSpot con el complemento de Office 365 se asociará automáticamente al registro de contacto del destinatario, su registro de empresa asociado y los cinco registros de negocios abiertos más recientes asociados al contacto.

Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

  • En la cuenta de HubSpot, navega hasta los contactos, empresas o negocios.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente: 
      1. Registros asociados: haz clic para editar registros de empresas o negocios asociados.
      2. Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
      3. Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
      4. Detalleshaz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
      5. Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
      6. Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.
      7. Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot. Logged-email-contact-record

Nota: Para enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar respuestas entrantes a HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.