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Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365

Última actualización: julio 15, 2020

Requisitos

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Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365 Antes de comenzar, ten en cuenta la diferencia entre un correo electrónico con seguimiento y uno registrado:

  • Correo electrónico de seguimiento: con el seguimiento activado, cuando el contacto abra el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tu escritorio si tienes instalada la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows, o estás usando el navegador Chrome con la extensión de HubSpot Sales para Chrome instalada. Los usuarios de pago de Sales Hub también recibirán notificaciones cuando el destinatario haga clic en un enlace en el correo electrónico. Esta información se guardará en las novedades sobre actividades o en tu aplicación de bandeja de Windows si estás usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio. Los correos electrónicos que se monitorizan, pero no se registran, no quedan registrados en la cronología de contacto en HubSpot.
  • Correo electrónico registrado: un correo electrónico registrado se registra en la cronología de contacto del destinatario en HubSpot. Cualquier archivo adjunto incluido en el correo electrónico también se registra en el registro del contacto. De esta manera, mantén un registro de tu comunicación por correo electrónico con un prospecto en HubSpot. Los correos electrónicos con registro sirven para registrar tus interacciones con el contacto y no te brindan información acerca de aperturas y clics.

Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esta manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico e información sobre aperturas en HubSpot.

Nota: el panel de tareas del complemento debe estar abierto en tu bandeja de entrada cuando envías un correo electrónico con registro o seguimiento. Puedes anclar el panel de tareas para que siempre esté abierto por opción predeterminada en tu bandeja de entrada.

Este artículo describe el seguimiento de correos electrónicos y el registro de correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Office 365. Si estás usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio, descubre cómo hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con el complemento para Outlook para equipos de escritorio.

Enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac

Para enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
  • Redacta un nuevo correo electrónico.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • En la ventana del mensaje, haz clic en Herramientas de ventas.
  • En el panel de la derecha, selecciona la casilla de comprobación Hacer seguimiento de aperturas de correos (los usuarios de Sales Hub Starter, Pro, y Enterprise verán Hacer seguimiento de aperturas de correos y clics).
  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales en tu bandeja de entrada y haz clic en Enviar.

Nota: las notificaciones en tiempo real solo están disponibles si usas el complemento de HubSpot Sales para Office 365 junto con la extensión de HubSpot Sales para Chrome o la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows (solo Windows). Si no lo haces, solo verás la actividad en tus novedades sobre actividades de HubSpot.

Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot

Enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta web de Outlook, o una cuenta de Outlook.com

Para enviar un correo con seguimiento usando el complemento para Office 365 desde una cuenta web de Outlook o una cuenta de Outlook.com:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
  • Redacta un nuevo correo electrónico.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • En la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje sprocket.
  • En el panel de la derecha, selecciona la casilla de comprobación Hacer seguimiento de aperturas de correos (los usuarios de Sales Hub Starter, Pro, y Enterprise verán Hacer seguimiento de aperturas de correos y clics).
  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.

Nota: las notificaciones en tiempo real solo están disponibles si usas el complemento de HubSpot Sales para Office 365 junto con la extensión de HubSpot Sales para Chrome o la aplicación de bandeja de HubSpot Sales para Windows (solo Windows). Si no lo haces, solo verás la actividad en tus novedades sobre actividades de HubSpot.

Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto y el destinatario del correo se mostrarán en las novedades sobre actividades de HubSpot comoEnviado. activity-feed-sent-email-activity

También puedes ver cómo tus contactos interactúan con tus correos con seguimiento desde la extensión de Chrome o desde la aplicación de bandeja de Windows. Para acceder a las novedades sobre actividades desde la extensión para Chrome, haz clic en el icono del engranaje de HubSpot sprocket en la esquina superior derecha del navegador Chrome. 

También puedes acceder a las novedades sobre actividades desde la aplicación de bandeja de Windows si instalaste HubSpot Sales para Windows. Haz clic en el icono de engranaje de HubSpot sprocket en la bandeja de Windows.

Una vez que el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio. Cuando regreses a las novedades sobre actividades, verás la información del correo marcada como Abierto. Haz clic en el menú desplegable Mostrar todas las actividades debajo del nombre del contacto para ver cuándo abrió tu correo electrónico el destinatario.  También verás un historial de las actividades del contacto enumeradas en el menú desplegable. activity-feed-open-email-notification Más información sobre cómo funciona el seguimiento de correos electrónicos y las notificaciones de ventas y cómo desactivar el seguimiento.

Registrar correos electrónicos

Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en el cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:

Puedes especificar direcciones de correo electrónico y dominios específicos para los cuales nunca deseas registrar correos electrónicos en la configuración de la cuenta de HubSpot. O puedes agregar estas direcciones de correo electrónico y dominios en tu configuración de complementos.

Nota: los correos electrónicos de más de 30 MB no se registrarán en la cuenta de HubSpot. Los archivos adjuntos cuentan para este límite. El correo electrónico se entregará correctamente al contacto, pero no verás el correo electrónico registrado en su registro.

Es posible que el proceso de registro de correo electrónico varíe levemente según el cliente de correo electrónico que uses:

Enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC o Mac:

  • Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • En la cinta de mensajes, haz clic en Herramientas de ventas.
  • En el panel de la derecha, selecciona la casilla de comprobación Registrar este correo en HubSpot. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.
Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot

Enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta web de Outlook o una cuenta de Outlook.com

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Office 365 desde una cuenta web de Outlook o una cuenta de Outlook.com:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
  • Redacta un nuevo correo electrónico.
  • Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
  • En la esquina inferior derecha de tu ventana de redacción de correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje de HubSpot sprocket.
  • En el panel de la derecha, selecciona la casilla de comprobación Registrar este correo en HubSpot. Tu dirección CCO se completará automáticamente en el campo CCO.
  • Mantén abierto el panel de HubSpot Sales con la casilla de comprobación seleccionada y haz clic en Enviar.
Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

El correo electrónico que se registra en HubSpot con el complemento de Office 365 se asociará automáticamente al registro de contacto del destinatario, su registro de empresa asociado y los cinco registros de negocios abiertos más recientes asociados al contacto.

Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

  • En la cuenta de HubSpot, navega hasta los contactos, empresas o negocios.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente: 
      1. Registros asociados: haz clic para editar registros de empresas o negocios asociados.
      2. Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior de la cronología del contacto.
      3. Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
      4. Detalleshaz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
      5. Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
      6. Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.
      7. Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot. Logged-email-contact-record

Nota: Para enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar respuestas entrantes a HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.

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