Resumen de la herramienta Documentos

Última actualización: January 10, 2017

Requisitos

Software: HubSpot Ventas
Suscripción: Professional
La herramienta Documentos te permite crear una biblioteca de documentos y contenidos de ventas actualizados para todo tu equipo. Con esta herramienta, podrás recibir alertas instantáneas cuando los prospectos interactúen con tu contenido, además de revisar las métricas globales de rendimiento del contenido. A continuación, te mostramos cómo funciona.

Agrega un documento

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Puedes agregar un documento a la biblioteca de documentos desde las siguientes fuentes:

  • Un archivo local
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Box

Para agregar un documento nuevo a la biblioteca de documentos:

  • En “ventas”, navega a “herramientas de ventas > documentos”.
  • Haz clic en el menú desplegable “crear nuevo” y selecciona la fuente de importación para tu archivo en la sección “importar desde”.
  • Realiza el proceso de importación.
  • Una vez completada la importación, encontrarás el documento en el panel de documentos.

Importante: Puesto que los documentos de esta herramienta se comparten públicamente, recomendamos no utilizar esta herramienta para enviar información delicada o confidencial.

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Comparte un documento

Cuando compartes un documento, HubSpot Sales aplica automáticamente la monitorización. Podrás ver si tus prospectos han visto el documento y cuándo lo han hecho. Asimismo, puedes requerir a los destinatarios que inserten su dirección de correo electrónico para poder ver el contenido. Existen cuatro maneras diferentes de compartir documentos:

  • Desde el panel de Documentos
  • Desde Gmail
  • Desde Outlook
  • En plantillas de ventas

A continuación, analizaremos cada una de estas opciones.

Comparte desde el panel de Documentos

En el panel de Documentos:

  • Coloca el cursor sobre el documento que quieres compartir.
  • Haz clic en “compartir”.
  • Deberás escribir la dirección de correo electrónico del destinatario.
  • Si quieres que para ver el documento los destinatarios deban insertar su dirección de correo electrónico, marca la casilla “requerir una dirección de correo electrónico a los demás usuarios”
  • A continuación, selecciona “continuar”.
  • Se abrirá una vista previa del correo electrónico. Personaliza el mensaje como consideres conveniente y haz clic en “compartir”.
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Comparte desde Gmail

Desde Gmail:

  • Redacta un correo electrónico nuevo y agrega el destinatario.
  • En la parte superior de la ventana de redacción del correo electrónico, selecciona “Documentos”.
  • Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar tu documento por nombre.
  • Tras seleccionar el documento, haz clic en la casilla “requerir correo electrónico para ver el documento” si quieres que para ver el documento los destinatarios deban insertar su dirección de correo electrónico
  • Para finalizar, selecciona “insertar”.
  • El documento se agregará al mensaje en forma de hipervínculo.
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Comparte desde Outlook

Desde Outlook:

  • Redacta un correo electrónico nuevo en Outlook y agrega un destinatario.
  • En la sección HubSpot Sales de la barra de herramientas de mensajes, haz clic en “Documentos”.
  • Elige uno de los “documentos recientes” o selecciona “todos los documentos” para explorar todos los documentos.
  • Selecciona el documento y haz clic en “insertar”.

Comparte desde una plantilla de correo electrónico

Puedes agregar documentos de HubSpot Sales directamente a cualquiera de tus plantillas.

  • En HubSpot Sales, navega a “herramientas de ventas > plantillas”.
  • Edita o crea una plantilla nueva.
  • En el editor de plantillas, selecciona el ícono de “insertar documento”.
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  • Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar un documento por su nombre.
  • También puedes decidir el texto del hipervínculo y si los destinatarios tendrán que insertar su dirección de correo electrónico para poder ver el contenido.
  • Por último, selecciona “insertar” para agregar un enlace al documento.
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Informes de la herramienta Documentos

Puedes revisar los datos sobre tus documentos de dos maneras. Primero, recibirás notificaciones instantáneas en tiempo real cuando tu documento se haya abierto. El número de veces que el documento se vea aparecerá en tu fuente de actividad y en el registro de contacto del destinatario.

A continuación, puedes ver datos de rendimiento del contenido desde el panel de Documentos. Puedes ver la información sobre todo el contenido en conjunto o bien para documentos específicos. Nos gustaría destacar lo siguiente:

  • Total de veces compartido
  • Total de visitas
  • Duración promedio de la visita
  • Duración mediana de la visita

Para ver informes más detallados, selecciona “ver todos los informes de documentos”.

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