Cómo importar una lista de prospectos y contactos a tu cuenta

Última actualización: January 27, 2016

Puedes importar listas de oportunidades de venta o clientes ya existentes a tu cuenta de HubSpot después de crear una hoja de cálculo de tus oportunidades de venta actuales y una hoja de cálculo de tus clientes actuales. Para hacerlo, sigue las instrucciones a continuación. Deberás asegurarte de tener una hoja de cálculo separada para las oportunidades de venta y una hoja de cálculo separada para los clientes antes de continuar.

El archivo que va a importar debe estar en el formato de archivo .csv y debe contener filas de encabezado para describir la propiedad en la cual va a importar datos (Nombre, Apellidos, Correo electrónico, etc.). A menos que usted está utilizando el CRM de HubSpot, sólo contactos con una dirección de correo electrónico se pueden importar, así que asegúrese de incluir correo electrónico como uno de los encabezados de columna.

Para evitar problemas al importar archivos CSV en HubSpot, por favor asegúrese de que el archivo CSV se guarda en la codificación de Unicode (UTF-8).

Recuerde que usted deseara que la hoja de cálculo incluya también una columna para Close Date para que usted puede importar los clientes y dejar saber a HubSpot cuando en realidad se convirtió en un cliente de su empresa. Sin la columna Close Date, todos ellos se mostrarán como convertirse en clientes en el día qque fueron importados en HubSpot. Para una actualización sobre la creación de la hoja de cálculo de clientes, haga clic aquí.

¿Por qué debería importar mis oportunidades de venta existentes a HubSpot?

Cuando las oportunidades de venta están en tu cuenta de HubSpot, puedes hacer lo siguiente:

  • Volver a atraer a las oportunidades de venta:Segmenta tus oportunidades de venta para que puedas enviarles comunicaciones orientadas a través de correos electrónicos y flujos de trabajo de seguimiento de las oportunidades de venta, automatizando el proceso de convertir las oportunidades de venta en clientes.
  • Reunir información de las oportunidades de venta:Recibe alertas de revisita de oportunidades de venta, consulta cuándo tus oportunidades de venta importadas visitan tu sitio y obtén información de las redes sociales para que puedas realizar llamadas de ventas más eficaces.
  • Limpiar tu lista: HubSpot quita automáticamente los contactos duplicados según la dirección de correo electrónico del contacto, para que tu contacto solo aparezca en la lista una sola vez. Puedes usar esas listas para crear campañas de seguimiento de las oportunidades de venta para determinar cuáles de tus oportunidades de venta están más calificadas para convertirse en clientes.

Importar tus oportunidades de venta existentes no solo le proporcionará a tu equipo de marketing una base de datos de todos tus contactos existentes, sino que también le aportará a tu equipo de ventas información única de las oportunidades de venta, al igual que te ayudará a automatizar el proceso de avance de las oportunidades de venta a lo largo del ciclo de venta. Esta acción traerá como resultado un retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) más rápido desde HubSpot que si retrasaras la importación de tus oportunidades de venta.

Navegar hasta Todos los contactos

Desde tu panel de HubSpot, navega hasta Contactos > Todos los contactos.

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Importar

Haz clic en el botón que está en la parte superior derecha para Importar.

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Importar contactos

Ahora te encuentras en el panel de Importaciones. Desde aquí, haz clic en el botón azul en la parte superior derecha para Importar contactos.

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Elegir tu archivo .csv

Haz clic en el botón Seleccionar un archivo para cargar el archivo .csv que deseas importar. También puedes arrastrar un archivo hasta la casilla punteada para cargarlo.

Una vez que el archivo esté seleccionado, haz clic en Cargar.

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Elegir Importación avanzada

En este momento, podrás elegir si deseas realizar una importación básica o avanzada. La herramienta de importación efectuará una importación básica de manera predeterminada, que importará todos tus contactos con sus Etapas del ciclo de vida establecidas como "Suscriptor".

Para establecer una etapa del ciclo de vida específica para tus contactos (oportunidades de venta o contactos), entre otras acciones, haz clic en el enlace para cambiar a vista avanzada. Si lo haces, se te presentarán las siguientes opciones:

  1. Tipo de importación para este archivo: Elige entre importar una lista de Contactos a los cuales les puedes llevar tu marketing o una lista de Cancelación de suscripción para los contactos a los que no se le deberían enviar correos electrónicos.
  2. Agregar contactos a esta lista (opcional): Elige una lista estática existente y los contactos que estás importando se agregarán a esa lista existente.
  3. Etapa del ciclo de vida para contactos nuevos: Elige la Etapa del ciclo de vida con la que deseas importar tus contactos. (En la importación básica, los contactos se establecen de manera automática como suscriptores). La etapa del ciclo de vida no se puede ajustar hacia atrás; por ejemplo, un contacto que ya está marcado como "Cliente" no puede regresar a la etapa "Oportunidad de venta". Si tu importación contiene contactos que están en distintas etapas del ciclo de vida, lo más conveniente es importarlos como suscriptores y luego segmentarlos según corresponda.
  4. Elegir un formato predeterminado para las propiedades de fecha: Para cualquier propiedad de tipo de fecha que importes, elige el formato de la fecha en la que estás importando para que los datos se almacenen correctamente en HubSpot.
  5. Estado de suscripción voluntaria en correos electrónicos para contactos nuevos: Aquí podrás ver si estos contactos se han incluido voluntariamente o no en tus correos electrónicos de marketing. Esta es una opción que aparece cuando se activa la doble suscripción voluntaria.
Este paso es vital en el establecimiento de la etapa del ciclo de vida apropiado para los contactos que está importando. Asegúrese de que haya seleccionado Leads o Customers desde el menú desplegable "Etapa del ciclo de vida para nuevos contactos" antes de proceder al siguiente paso. Esto asegurará que todos sus contactos se importarán con la etapa del ciclo de vida por lo que no tendrá que volver a hacer eso más adelante, de forma manual. Este pequeño detalle le ahorrará toneladas de tiempo.
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El siguiente paso es asignar las columnas en tu archivo .csv a propiedades de contacto en HubSpot. Cuando estés listo, haz clic en Siguiente, y asigna tus propiedades.

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Asignar tus propiedades

En la pantalla "Asignar columnas a tus propiedades de HubSpot", verás que los encabezados de las columnas de tu archivo .csv coinciden con las propiedades de contacto de HubSpot. HubSpot importará datos de todas las propiedades que se encuentren marcadas.

HubSpot intenta combinar los encabezados de las columnas según el nombre de la propiedad, por lo que si no se encuentra una coincidencia para una columna de datos que desees importar, puedes seleccionar una propiedad existente en el menú desplegable. Si se trata de una propiedad que aún no existe en HubSpot, puedes crearla como una propiedad nueva en el siguiente paso si la dejas marcada y seleccionas "Sin coincidencia" en el menú desplegable.

Haz clic en Próximo paso para continuar.

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Crear propiedades nuevas de HubSpot (según sea necesario)

Si, como se describió anteriormente, tienes marcada la propiedad nueva en la pantalla de asignaciones y está asignada como "Sin coincidencia", verás la pantalla "Crear propiedades nuevas de HubSpot". Si no necesitas crear una propiedad nueva en la importación, serás dirigido a la página "Confirmar validez de la lista" (en el siguiente paso).

En la pantalla "Crear propiedades nuevas de HubSpot", haz clic en Editar propiedad > confirma el tipo y la configuración del campo >Guardar propiedad > selecciona Siguiente, confirma la validez de la lista.

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Confirmar la validez de tu lista

El paso final en la importación de una lista es confirmar que tu lista es válida para respetar la privacidad de los contactos y para asegurarte de no estar importando una lista de personas que no tiene relación actual con tu empresa. Simplemente selecciona las preguntas adecuadas, escribe tus iniciales en la casilla y haz clic en el botón Importar contactos.

Importación de listas compradas está en contra de nuestra política de uso aceptable.
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Información avanzada

Todos los contactos existentes serán deduplicados por dirección de correo electrónico, mientras que todos los otros campos incluidos sobrescribirán los datos existentes. Si no importas a un campo, no se tocarán los datos existentes para ese contacto.
Lee más

Serás dirigido a la pantalla de estado de la importación, donde podrás conocer el estado de tu importación. También recibirás un correo electrónico cuando tu lista se haya terminado de importar a HubSpot. Puedes hacer clic en el enlace de las listas para ver la lista estática de contactos que fue creada o actualizada desde la importación. Si cierras la ventana antes de tener la oportunidad de navegar hacia tu lista nueva, igual podrás llegar hasta allí a través de Contactos > Listas.

Repite este proceso por cada archivo .csv distinto según sea necesario, hasta que estés satisfecho con los contactos que tiene tu base de datos de contactos de HubSpot. 

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