Cómo importar contactos y empresas a HubSpot CRM

Última actualización: January 10, 2017

Requisitos

Software: HubSpot Ventas
Suscripción: Gratis

Los contactos y las empresas son los principales componentes de HubSpot CRM. Cuando comiences a usar esta plataforma, deberás importar información sobre tus contactos y empresas existentes para crear una base de datos los más completa posible. Puedes importar listas de contactos y empresas existentes con un archivo CSV siguiendo las instrucciones a continuación.

Para contextualizar tus registros, HubSpot puede asociar automáticamente tus contactos y empresas según el dominio. Si quieres más información al respecto, haz clic aquí. También puedes asociar registros de empresas y contactos de forma manual. Para ver las instrucciones sobre cómo hacerlo, echa un vistazo a este artículo (en inglés).

Contactos

1. Navega a Contactos

Haz clic en “contactos” en la barra de navegación principal. 

Contactos

2. Importa

Haz clic en el símbolo del engranaje arriba a la derecha y selecciona “importar contactos”

Importar_contactos

En la pantalla de importación, haz clic en “iniciar una nueva importación”

Nueva_importación

3. Elige el tipo de importación

Se te pedirá que elijas un tipo de importación:

  • Archivo CSV. Te permite cargar una lista de contactos existentes en una hoja de cálculo CSV.
  • Registros de Salesforce. Te permite importar datos directamente desde tu cuenta de Salesforce. 
  • Lista de exclusión voluntaria. Te permite cargar un archivo CSV de contactos que no reúnen los requisitos para recibir tus correos electrónicos porque se han excluido voluntariamente. 

Veremos cómo importar una hoja de cálculo de tus empresas, así que elige archivo CSV aquí. En la siguiente pantalla, elige “contactos”

4. Carga tu archivo CSV.

Haz clic en el botón “seleccionar un archivo” para cargar el archivo CSV que deseas importar. También puedes arrastrar y soltar un archivo en la casilla punteada para cargarlo. Deberás configurar el archivo CSV de modo que incluya columnas para cada una de las propiedades que deseas importar. Durante el proceso de importación, deberás asignar estas columnas a propiedades existentes en HubSpot CRM o crear nuevas. Si quieres ver un ejemplo de un archivo CSV de contactos, haz clic aquí.

Una vez que selecciones el archivo, haz clic en “cargar”.

Subir_csv

5. Configura los datos de la importación

En la siguiente pantalla, puedes configurar los datos de la importación. De manera predeterminada, el campo de nombre de la importación se completará con el nombre de tu archivo CSV, pero puedes modificarlo si lo deseas. También puedes elegir importar tus contactos sin direcciones de correo electrónico, pero ten en cuenta que HubSpot elimina la duplicación de contactos sobre la base del correo electrónico y se podrían duplicar registros en el futuro.

Haz clic en “configuración avanzada” para ver más opciones. Aquí puedes elegir importar estos contactos y configurar automáticamente su etapa del ciclo de vida al importarlos. También puedes definir el formato de cualquiera de las propiedades de fecha que importes. 

Una vez que hayas configurado los detalles de la importación, haz clic en la opción para asignar tus propiedades.  

Datos_importacion

6. Asigna las columnas

HubSpot asignará automáticamente las columnas en tu archivo CSV a las propiedades de los contactos que existen actualmente en CRM. Puedes optar por no importar una columna quitando la marca de selección de la casilla correspondiente a la izquierda. También puedes cambiar la propiedad a la que se asignó la columna seleccionando una propiedad diferente de HubSpot en el menú desplegable.

Ten en cuenta que HubSpot elimina la duplicación de empresas sobre la base de la propiedad Nombre de dominio de empresa, de modo que deberás incluir esta propiedad en la importación para evitar crear registros duplicados. 

Si alguna columna no coincide con una propiedad existente, aparecerá en la sección “columnas sin coincidencias”. Haz clic en el menú desplegable y elige una propiedad existente, o haz clic en “crear una nueva propiedad” para configurar una propiedad nueva a la que se asignará la columna. 

Nueva propiedad

Una vez que hayas asignado las columnas de tu hoja de cálculo a las propiedades en HubSpot, haz clic en “a continuación, confirma las opciones adicionales”

7. Confirma la validez de tu lista

El último paso para importar una lista es confirmar que la lista es válida para respetar la privacidad de los contactos y para asegurarte de no estar importando una lista de personas que en la actualidad no tienen relación con tu empresa. Simplemente selecciona las preguntas adecuadas, escribe tus iniciales en la casilla y haz clic en “finalizar la importación”.

Notificación

Empresas

1. Dirígete a Empresas

Haz clic en “empresas” en la barra de navegación principal. 

Navegar_empresas

2. Importa

Haz clic en el ícono del engranaje arriba a la derecha y luego selecciona “importar empresas”

En la pantalla de importación, haz clic en “comenzar una nueva importación”

Nueva_importacion

3. Elige el tipo de importación

Se te pedirá que elijas un tipo de importación:

  • Archivo CSV: te permite cargar una lista de empresas existentes en una hoja de cálculo CSV.
  • Registros de Salesforce: te permite importar datos directamente desde tu cuenta de Salesforce. 
  • Lista de exclusión voluntaria: te permite cargar un archivo CSV de contactos que no reúnen los requisitos para recibir tus correos electrónicos porque se han excluido voluntariamente. 

Veremos cómo importar una hoja de cálculo de tus empresas, así que elige archivo CSV aquí. En la siguiente pantalla, elige “empresas”

4. Carga tu archivo CSV.

Haz clic en el botón “seleccionar un archivo” para cargar el archivo CSV que deseas importar. O bien puedes arrastrar y soltar un archivo en la casilla punteada para cargarlo. Deberás configurar el archivo CSV de modo que incluya columnas para cada una de las propiedades que deseas importar. Durante el proceso de importación, deberás asignar estas columnas a propiedades existentes en CRM o crear nuevas. Si quieres ver un ejemplo de un archivo CSV de empresas, haz clic aquí.

Una vez que selecciones el archivo, haz clic en “cargar”.

Importación

5. Configura tus detalles de importación

En la siguiente pantalla, puedes configurar los detalles de la importación. De manera predeterminada, el campo de nombre de la importación se completará con el nombre de tu archivo CSV, pero puedes modificarlo si lo deseas. 

Haz clic en “configuración avanzada” para ver más opciones. Aquí puedes definir el formato de cualquiera de las propiedades de fecha que importes. 

Una vez que hayas configurado los detalles de la importación, haz clic en “a continuación, asignar tus propiedades”.  

Datos_empresas

6. Asigna las columnas

HubSpot asignará automáticamente las columnas en tu archivo CSV a las propiedades de las empresas que existen actualmente en CRM. Puedes optar por no importar una columna quitando la marca de selección de la casilla correspondiente a la izquierda. También puedes cambiar la propiedad a la que se asignó la columna seleccionando una propiedad diferente de HubSpot en el menú desplegable. 

Si alguna columna no coincide con una propiedad existente, aparecerá en la sección “columnas sin coincidencias”. Haz clic en el menú desplegable y elige una propiedad existente, o haz clic en “crear una nueva propiedad” para configurar una propiedad nueva a la que se asignará la columna. 

Columna_sin_coincidencias

Una vez que hayas asignado las columnas de la hoja de cálculo a las propiedades en HubSpot, haz clic en “finalizar la importación”

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