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Cómo prepararse para un webinario con GoToWebinar y HubSpot

Última actualización: March 24, 2016

Ahora, verás cómo configurar tu webinario con la integración con HubSpot. Cuando planees tu webinario, determina cuál será tu audiencia y piensa qué tipo de contenido sería interesante para ellos. Por lo tanto, debes planificar cuidadosamente tu contenido para que sea atractivo, útil e interesante para tu audiencia. Antes de comenzar, es una buena idea tener un plan de seguimiento de ventas y asegurarte de que tu equipo de ventas esté de acuerdo con los objetivos del webinario.

Lee el siguiente artículo para saber cómo prepararte para tu webinario.

Navegar hasta Integraciones

Desde tu panel de HubSpot, navega hasta Menú de cuenta > Integraciones.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Hacer clic en Configuración de GoToWebinar

Desde la pantalla Integraciones, haz clic en Configuración en la sección GoToWebinar.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Activar tu webinario

Activa tu webinario al hacer clic en el botón para habilitar la sincronización entre HubSpot y GoToWebinar. No tendrás que volver a GoToWebinar hasta el momento en que realmente ofrezcas el webinario.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Configurar la página de destino de tu webinario

Ahora que tu webinario está activado, es momento de empezar a reunir inscritos. Cómo configurar la página de destino para captar registros para tu webinario depende de que utilices o no páginas de destino del sistema de optimización de contenidos (COS, por sus siglas en inglés) de HubSpot.

Si utilizas páginas de destino de COS...

Puedes configurar una página de destino para registrar un contacto para un webinario específico en GoToWebinar cuando el contacto se convierte en una determinada página de destino. El formulario de registro almacenará la información del usuario como una oportunidad de venta de HubSpot. Para registrar contactos, primero debes crear una página de destino y asociarla con tu webinario a través del módulo de formulario. Para ver un repaso sobre cómo crear una página de destino, lee este artículo. Para leer sobre cómo crear un formulario para una página de destino, lee este artículo. No olvides de redirigir al usuario de un formulario a una página de agradecimiento.

Nota: si no utilizas páginas de destino de COS, deberías usar la configuración de GoToWebinar"Compartir tu webinario" para invitar a los asistentes.

Una vez que tu página de destino esté configurada, localiza tu módulo de formulario y haz clic en el módulo para editarlo; luego, desplázate hasta la sección Registro de GoToWebinar .Selecciona el webinario en el que te gustaría registrar los contactos que llenaron un formulario específico. Haz clic en Finalizar.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Después de que hayas seleccionado un webinario, publica la página de destino haciendo clic en el botón Publicar. Cuando alguien se convierta en esta página de destino, será enviado de inmediato a GoToWebinar y aparecerá como inscrito en tu Lista de inscritos.

Ten en cuenta lo siguiente:

  • Si no utilizas páginas de destino de COS o códigos de incrustación de formularios, deberías usar la opción de GoToWebinar"Compartir tu webinario" bajo la sección Administrar configuración del webinario, para invitar a los asistentes con una URL de registro.
  • No hay relación entre la página de registro de GoToWebinar y tu nueva página de destino de COS. Usar la página de destino de COS reemplaza la necesidad de usar una página de registro de GoToWebinar.
  • La integración no incorpora ningún campo de la página de registro de GoToWebinar. Esto significa que deberás volver a crear las preguntas que sueles realizar en tu página de registro de GoToWebinar en tu página de destino de COS.
  • No es necesario que el formulario que utilizas en la página de destino sea específico del webinario que estás ofreciendo; el envío de un formulario creará un inscrito en GoToWebinar para el webinario seleccionado, independientemente de qué formulario utilices. Si usas un perfilamiento progresivo, esto es especialmente valioso.
  • La integración solo pasa el nombre, el apellido y el correo electrónico de un contacto a GoToWebinar. Cualquier otro dato adicional requerido en el formulario no se pasará a GoToWebinar.

Si utilizas formularios incrustados

Puedes inscribir contactos para un webinario si utilizas un código de incrustación generado por la herramienta de formularios. Ten en cuenta que cuando alguien se convierte en un formulario, el remitente se enviará inmediatamente a GoToWebinar y aparecerá como un inscrito en tu Lista de inscritos. Para lograrlo, genera un código de incrustación de formulario como lo harías normalmente, pero agrega un nuevo identificador para el webinario en el código de incrustación, goToWebinarWebinarKey: "tu clave aquí".

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Puedes encontrar tu goToWebinarKey en tu cuenta de GoToWebinar en la URL del webinario seleccionado.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Crear tus correos electrónicos

Ahora, es momento de llevar el tráfico a tu página de destino para conseguir algunos inscritos. El correo electrónico es el mejor canal para conducir las solicitudes en las páginas de destino del webinario, por lo que se recomienda que elabores al menos un correo electrónico por webinario. Para ver un repaso sobre cómo crear un correo electrónico, lee este artículo.

También puedes crear correos electrónicos para distintos segmentos de tu base de datos de contactos según la actividad en el webinario (puedes aprender más sobre cómo crear segmentos en HubSpot en el siguiente paso).

Estas son algunas ideas para los correos electrónicos que puedes crear además de tu correo electrónico promocional:

  • Correos electrónicos recordatorios para evitar que los inscritos se olviden del webinario.
  • Correos electrónicos de agradecimiento para aquellos que asistieron.
  • Un correo electrónico para aquellas personas que se registraron, pero que no asistieron a la reunión, que exprese que lamentas que se la hayan perdido.
  • Un correo electrónico para "Solicitar una demostración" para aquellos que asistieron al webinario y tienen una calificación de oportunidades de venta alta.

Ten en cuenta que la integración no tiene un mecanismo automatizado para insertar enlaces personalizados de GoToWebinar dentro de los correos electrónicos de HubSpot.

Segmentar inscritos y asistentes

Si has configurado tu página de destino y elaborado tus correos electrónicos, el próximo paso es crear las listas y los flujos de trabajo para asegurarte de que los contactos adecuados reciban los correos electrónicos orientados correctos.

Desde la herramienta de listas (en Contactos > Listas), puedes crear una nueva lista y elegir comenzar a segmentar tus contactos según los criterios de Estado del webinario de GoToWebinar .

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Estos son algunos ejemplos de las listas que puedes crear:

Inscritos de un webinario

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Contactos que se registraron, pero que no asistieron a un webinario

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Asistentes de un webinario/cualquier webinario

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Si utilizas páginas de destino de COS:

La información del inscrito se agrega a HubSpot en tiempo real y la información del asistente se agrega a HubSpot 15 minutos después de que termina tu webinario.

Si no utilizas páginas de destino de COS:

La información de los inscritos se agrega de manera automática a HubSpot aproximadamente 15 minutos después de que las personas se convierten en inscritos en GoToWebinar. La información de los asistentes se agrega a HubSpot 15 minutos después de la finalización del webinario.

Seguimiento de los inscritos y asistentes

Una vez que hayas creado tus listas, puedes usarlas para enviar un único correo electrónico masivo o como una condición de partida en un flujo de trabajo para enviar correos electrónicos a tus distintos segmentos. El uso de estas listas es particularmente conveniente para automatizar los correos electrónicos cuando se acercan determinados eventos, como el registro y la asistencia, y cambiar las propiedades del contacto.

Configurar la calificación de las oportunidades de venta

Ahora que tienes todos los datos históricos que deseas en HubSpot, puedes incorporar esta información a tus criterios de calificación de las oportunidades de venta para garantizar que la calificación de tu oportunidad de venta sea precisa y actualizada. Para hacerlo, ve a Contactos > Calificación de las oportunidades de venta. Puedes cambiar la calificación de una oportunidad de venta según si se han registrado o si han asistido a determinados webinarios o a cualquier webinario en general.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Promover tu webinario

Es importante promover tu webinario para lograr una buena audiencia y generar entusiasmo por la reunión. Realiza un plan de promoción y conoce qué listas, blogs y socios usarás para promover los registros.

Los siguientes son algunos consejos sobre cómo promover tu webinario:

  • Publícalo en tu página principal y blog.
  • Publícalo en eventos de LinkedIn y eventos de Facebook.
  • Publícalo en la sección de noticias de los grupos de LinkedIn a los que estés afiliado.
  • Envía un correo electrónico a los miembros de tu propio grupo de Facebook y LinkedIn.
  • Tuitea sobre el webinario en Twitter.
  • Envía un correo electrónico masivo a tu lista de correo electrónico o base de datos del boletín informativo.
  • Encuentra blogs y foros relevantes donde tu audiencia objetivo pase más tiempo online.

Preparación antes del webinario

Asegúrate de practicar, ensayar y probar la tecnología. Haz que alguien de tu equipo te llame para asegurarte de que el número funciona para todos los participantes. Haz que esta persona te envíe una pregunta para garantizar que funciona (y así puedes observar cómo se ve todo dentro del software del webinario).

Cierra todas las aplicaciones innecesarias, en especial Outlook, Instant Messenger, etc. No querrás mostrar ninguna información personal o confidencial ni tampoco querrás que se generen interrupciones con alguna notificación que pueda aparecer.

Conéctate a la reunión al menos 15 minutos antes. Esta es una buena idea para que los asistentes sepan que se encuentran en la reunión correcta.

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