Cómo prepararse para ofrecer un webinario con GoToWebinar y HubSpot

Última actualización: May 29, 2018

Ahora veremos cómo configurar un webinario usando la integración con HubSpot. Cuando planifiques el seminario web, decide cuál será tu audiencia objetivo y considera el contenido que más llama su atención. Después, crea un plan de contenido cautivador, útil e interesante. Antes de comenzar, siempre es buena idea contar con un plan de seguimiento comercial para asegurarte de que el equipo de ventas esté de acuerdo con los objetivos del webinario.

Lee el siguiente material para descubrir cómo prepararte para ofrecer el webinario.

Ir a Integraciones

En el Panel de HubSpot, dirígete a Menú de Cuenta > Integraciones.

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Hacer clic en Configuración de GoToWebinar

En la pantalla de Integraciones (o en la pestaña Tus Integraciones), haz clic en Configuración en la sección de GoToWebinar.

Activar el webinario

Activar tu webinario es sencillo, solo haz clic en el botón ACTIVAR para habilitar la sincronización entre HubSpot y GoToWebinar. De esta manera, no tendrás que regresar a GoToWebinar hasta la presentación del webinario.

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Configurar la página de destino del webinario

Ahora que activaste el seminario web, llegó el momento de comenzar a obtener inscritos. El proceso para configurar la página de destino donde los inscribirás depende de si usas la herramienta Páginas de Destino del COS de HubSpot.

En ese caso:

Configura una página de destino para registrar a un contacto en cierto webinario mediante GoToWebinar cuando este se convierta en una página de destino específica. Así, el formulario de registro almacenará la información del usuario como una oportunidad de venta en HubSpot. Si deseas registrar contactos, primero necesitas crear una página de destino y vincularla con el webinario correspondiente en el módulo del formulario. Si no recuerdas cómo crear una página de destino, lee este material o este otro, que indica cómo crear un formulario para una página de destino. Además, recuerda que debes redireccionar a los usuarios que completen el formulario a una página de agradecimiento.

Ten en cuenta que si usas páginas de destino sin un sistema COS, se recomienda utilizar la configuración Compartir Webinario de GoToWebinar para invitar a los asistentes.

Cuando configures la página de destino, localiza el módulo del formulario y haz clic en él para editarlo. A continuación, desplázate hasta llegar a la sección Registro de GoToWebinar, selecciona el webinario donde quieres registrar a los contactos que completen un formulario específico y haz clic en Listo.

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Después de seleccionar un webinario, publica la página de destino haciendo clic en el botón Publicar. De este modo, cuando alguien se convierta en esta página de destino, se le enviará a GoToWebinar y aparecerá como inscrito en tu Lista de Inscritos.

Ten en cuenta que:

  • Si no utilizas páginas de destino con un sistema COS o códigos de incrustación de formularios, debes usar la configuración Compartir Tu Webinario en la sección Administrar Webinario de GoToWebinar para invitar a los posibles asistentes mediante una dirección de URL.
  • La página de registro y tu nueva página de destino con sistema COS no están vinculadas, de manera que usar la herramienta Páginas de Destino con sistema COS elimina la necesidad de contar con una página de registro de GoToWebinar.
  • La integración no incorpora los campos de la página de registro de GoToWebinar. Es decir, debes reformular las preguntas que normalmente haces en la página de registro de GoToWebinar y plasmarlas en tu página de destino con sistema COS.
  • No es necesario que el formulario de la página de destino sea específico en función del webinario que estás ofreciendo. Un envío de formulario creará un registro de inscrito en GoToWebinar para el evento correspondiente sin importar cuál formulario uses. En especial, esto te parecerá sumamente útil si utilizas el perfilamiento progresivo.
  • La integración solo transfiere el nombre, apellido y correo electrónico de un contacto. Cualquier información adicional en HubSpot o GoToWebinar no estará disponible en el otro sistema.

Usar formularios incrustados

Puedes inscribir a los contactos en un webinario si generas y usas un código de incrustación con la herramienta Formularios. Considera que cuando alguien se convierte en un formulario, de inmediato se le redirecciona a GoToWebinar y aparece como inscrito en tu Lista de Inscritos. Simplemente genera el código de incrustación de un formulario como lo harías normalmente, pero añade un nuevo identificador para el evento en el código (goToWebinarWebinarKey: 'añade tu clave aquí').

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La clave del webinario se encuentra en la dirección URL de un evento específico en tu cuenta de GoToWebinar.

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Crear correos electrónicos

Llegó el momento de enviar tráfico a tu página de destino para inscribir a los asistentes. El mejor medio para lograrlo es el correo electrónico, ya que se recomienda crear al menos un mensaje promocional por cada webinario. Crear este tipo de correos electrónicos es bastante sencillo, solo lee este material para refrescar tu memoria.

También puedes crear correos electrónicos para distintos segmentos de los contactos de tu base de datos en función de las actividades del webinario. En el próximo paso obtendrás más información sobre cómo crear segmentos en HubSpot.

A continuación, te mostramos algunas ideas que puedes usar en tus correos electrónicos, además de tus mensajes promocionales:

  • Correos electrónicos que sirven como recordatorios para que los inscritos sigan teniendo en cuenta el webinario.
  • Correo electrónico de agradecimiento para quienes asistieron al evento.
  • Correo electrónico para los inscritos que no pudieron asistir al evento.
  • Correo electrónico para programar una demostración con los contactos que asistieron al webinario y que tienen una calificación de oportunidad de venta superior.

Ten en cuenta que la integración no cuenta con un mecanismo automatizado para insertar enlaces personalizados de GoToWebinar en los mensajes de HubSpot.

Segmentar a los inscritos y asistentes

Después de configurar la página de destino y escribir los correos electrónicos, el siguiente paso es crear las listas y workflows para asegurarte de que los contactos adecuados reciban el mensaje específico correcto.

Visita la herramienta Listas (Contactos > Listas), donde puedes crear una lista nueva y elegir si quieres comenzar a segmentar los contactos en función de los criterios del estado del evento de GoToWebinar.

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Estos son algunos ejemplos de listas que puedes crear:

Inscritos de un webinario

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Contactos que se inscribieron, pero que no asistieron a un webinario

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Asistentes de cualquier webinario

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Si usas páginas de destino con el sistema COS:

Los datos de los contactos inscritos se añaden a HubSpot en directo, y la información de los asistentes se añade a HubSpot quince minutos después de que finaliza el webinario.

Si usas páginas de destino sin el sistema COS:

Los datos de los inscritos se añaden de manera automática a HubSpot aproximadamente quince minutos después de que se convierten en inscritos en GoToWebinar. Por otro lado, la información de los asistentes se añade a HubSpot quince minutos después de que finaliza el webinario.

Nutrir a los inscritos y asistentes

Cuando hayas creado tus listas, puedes usarlas para enviar correos electrónicos masivos únicos o como condiciones iniciales en un workflow para enviar mensajes a distintos segmentos. Aprovechar estas listas es especialmente ideal para automatizar el envío de correos electrónicos cuando se acerca la fecha de ciertos eventos, como el proceso de registro, la asistencia y el cambio de las propiedades de contacto.

Establecer la calificación de oportunidades de venta

Ahora que tienes todo el historial de datos que necesitas en HubSpot, puedes incorporarlos en tus criterios para calificar a las oportunidades de venta, esto a fin de garantizar que sea precisa y esté actualizada. Simplemente, visita Contactos > Calificación de Oportunidades de Venta. Además, es posible cambiarla en función de la información de inscripción o asistencia de tus webinarios.

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Promocionar un webinario

Es importante promocionar el webinario para obtener un buen número de asistencias y aumentar el entusiasmo por el evento. Crea un plan de promoción y determina qué listas, blogs y partners incluirás en este proceso para generar más registros.

A continuación, encontrarás algunos consejos sobre cómo promocionar tu webinario:

  • Publícalo en tu página principal y blog.
  • Publícalo en la sección de eventos de LinkedIn y Facebook.
  • Publícalo en la sección de noticias de los grupos de LinkedIn con los que te hayas afiliado.
  • Envía un correo electrónico a los miembros de grupos de Facebook y LinkedIn propios.
  • Publica un mensaje sobre el webinario en Twitter.
  • Envía un correo electrónico masivo único a tu lista de correo electrónico o base de datos del boletín de noticias.
  • Encuentra blogs y foros relevantes donde tu audiencia objetivo pase más tiempo online.

Prepararse antes del webinario

Asegúrate de practicar, ensayar y probar la tecnología que usarás en el evento y haz que un compañero del equipo te llame para confirmar que el número funcione. Además, pídele que te envíe una pregunta para saber si el sistema funciona correctamente y analizar cómo se verá esta acción en el software del webinario.

Cierra todas las aplicaciones innecesarias, en especial Outlook, Instant Messenger, etc. Evita mostrar cualquier tipo de información personal o confidencial, u ocasionar interrupciones por alguna notificación que recibas durante el evento.

Conéctate a la reunión por menos 15 minutos antes para que los asistentes sepan que se encuentran en la reunión correcta.

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