Crear y utilizar macros en el centro de ayuda

En el centro de ayuda, puede crear y utilizar macros para ahorrar tiempo a su equipo de asistencia y mejorar la eficacia general. Las macros son respuestas preescritas que pueden aplicarse rápidamente desde el editor de respuestas, lo que las hace especialmente útiles para manejar situaciones comunes o repetitivas.

Las macros también pueden incluir acciones predefinidas que actualizan automáticamente el ticket asociado cuando se aplica la macro. Por ejemplo, puedes utilizar una macro para actualizar el estado del ticket o reasignar al responsable del mismo. Para una mayor personalización, puedes configurar la macro para que inscriba un ticket en un workflow.

Al combinar respuestas reutilizables con acciones automatizadas en los tickets, las macros ayudan a agilizar los procesos de atención al cliente y a reducir el trabajo manual, lo que permite a tu equipo centrarse en tareas de mayor valor.

Crear macros

Nota: Las cuentasService Hub Pro pueden crear hasta 500 macros, mientras que las cuentas Service Hub Enterprise pueden crear hasta 1.500 macros.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Bandeja de entrada & Centro de ayuda> Centro de ayuda.
3. En la sección Personalización del centro de ayuda , haga clic en Macros.
4. Haga clic en Crear macro.
5. Introducir un nombre para la macro en el campo Nombre de macro .
6. Introducir una descripción de la macro en el campo Descripción .
7. Introducir el contenido de la macro en el campo Mensaje . Puedes utilizar los iconos que aparecen en la parte inferior del editor para modificar el estilo del texto e incluir varios archivos adjuntos entu mensaje.
8. En la sección Acciones , haga clic en + Añadir acción:

• • Establezca la propiedad [X]: seleccione entre Propietario del ticket, Nombre del ticket, Descripción del ticket, Categoría, Prioridad o Estado del ticket. Si la propiedad de ticket no aparece en la lista, haga clic en Establecer otras propiedades de ticket. A continuación, haga clic en los menús desplegables para seleccionar un valor para la propiedad.
    
  • Inscríbete en un workflow: haz clic en el menú desplegable «Inscríbete en un workflow» y selecciona un workflow activo basado en tickets. Cuando se aplique la macro, el ticket se inscribirá automáticamente en el workflow seleccionado. Más información sobre la creación de workflows.

    Se requieren permisos Se necesitan permisos de workflow para configurar macros que se inscriban en los workflows. 

9. Haga clic en el menú desplegable Quién puede utilizar esta macro y seleccione una opción de uso compartido :
   • Todos: todos pueden ver y utilizar la macro. 
   • Usuarios y equipos específicos: sólo usuarios y equipos específicos pueden ver y utilizar las macros. Para conceder acceso, haga clic en el menú desplegable de equipos y seleccione las casillas de verificación situadas junto a los equipos.
10. Haz clic en Guardar. 

Utilizar macros

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Servicio > Centro de ayuda. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Servicio > Centro de ayuda.
2. Haz clic en un ticket para ver la conversación correspondiente.
3. En el editor de respuestas, haz clic en el menú desplegable Macros y selecciona una macro.
   
   

4. Siga editando su respuesta y, a continuación, haga clic en Enviar y solicitar.

Si has seleccionado la opción«Inscribir en el workflow» al configurar la macro, el ticket se inscribirá automáticamente en el workflow asociado. Más información sobre la creación de workflows.

Gestión y edición de macros

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Bandeja de entrada & Centro de ayuda> Centro de ayuda.
3. En la sección Personalización del centro de ayuda , haga clic en Macros.
4. Para editar la macro, haga clic en el iconoverticalMenu y seleccione Editar.
5. Para eliminar la macro, haga clic en el iconoverticalMenu y seleccione Eliminar.