Gestión de los usuarios fuera del horario de oficina para la bandeja de entrada y el centro de ayuda

Establece la disponibilidad fuera de la oficina en función de la zona horaria de un usuario. Cuando un usuario esté fuera de la oficina, su estado de disponibilidad pasará a ser «Ausente» y no podrá ser asignado automáticamente a bandejas de entrada ni al centro de ayuda. 

Los usuarios pueden cambiar manualmente su estado de disponibilidad en la página de registro de usuario, en la bandeja de entrada o en el centro de ayuda. Cuando un usuario modifique manualmente su estado, este cambio se reflejará en todas las experiencias.

Configurar usuario fuera del horario de oficina

Para configurar el usuario fuera del horario de oficina: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
4. Haz clic en la pestaña Preferencias. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Horario laboral.
5. Haz clic en el menú desplegable Zona horaria para seleccionar la zona horaria correcta del usuario. Luego haz clic en Guardar.
6. En Fuera de la oficina, haz clic en + Agregar fechas. Para establecer un periodo de tiempo en el que estarás fuera de la oficina, haz clic en los campos selector de fechas y selecciona las fechas. Utiliza los menús desplegables para seleccionar las horas de inicio y fin. Para eliminar fechas, haz clic en el icono eliminar delete.
7. Haz clic en Guardar.
8. En la parte superior del registro del usuario, el estado de disponibilidad y el horario laboral de ese día reflejarán la fecha de inicio y la fecha de finalización del periodo de ausencia del usuario.

• • Para cambiar manualmente el estado de disponibilidad, haz clic en el menú desplegable Estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.

  • Para editar el horario laboral, haz clic en Editar horario laboral.

Gestione el estado de disponibilidad desde las bandejas de entrada o el centro de ayuda

Al inicio del periodo de ausencia de un usuario, su estado de disponibilidad pasa automáticamente a «Ausente». Al finalizar el periodo de ausencia de un usuario, su estado de disponibilidad pasa automáticamente a «Disponible» si dicho periodo finaliza dentro del horario laboral establecido. Si el periodo de ausencia finaliza fuera del horario laboral o si no se ha establecido un horario laboral, los usuarios pueden modificar manualmente su estado de disponibilidad antes de que finalice dicho periodo para indicar cuándo están disponibles. Al hacerlo, se le mostrará al usuario un prompt en el que se le pedirá que confirme si desea dar por finalizado antes de lo previsto su aviso de ausencia o seguir apareciendo como «Ausente».

Para cambiar manualmente tu estado de disponibilidad, ve a una de las opciones que aparecen abajo:

• Ficha de usuario:

• • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú lateral izquierdo, ve a «Usuarios» & «Equipos».

• • En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
  • En la parte superior del registro de usuario, haz clic en el menú desplegable «Estado del usuario » y, a continuación, selecciona «Disponible » o «Ausente».
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en «Sí, marcarme como disponible». 
    
    

•  Bandeja de entrada:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Bandeja de entrada. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Bandeja de entrada.
  • En la esquina superior izquierda, activa o desactiva el interruptor para cambiar tu estado de disponibilidad. 
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en «Sí, marcarme como disponible».
    
    

• Servicio de ayuda:
  
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Servicio > Centro de ayuda. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Servicio > Centro de ayuda.
  • En la esquina inferior izquierda, activa o desactiva el interruptor para cambiar tu estado de disponibilidad.
  • En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí, establecerme como disponible.
    
    
    

Sincronizar eventos de calendario fuera de la oficina con HubSpot 

Si utilizas la sincronización del calendario de HubSpot con Google o Outlook Calendar, puedes sincronizar automáticamente los eventos fuera de la oficina entre tu calendario y HubSpot. 

Para sincronizar eventos fuera de la oficina entre HubSpot y tu calendario de Google o Outlook: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
• Haz clic en la pestaña Preferencias. A continuación, en el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Horas de trabajo.
• En la sección Fuera de la oficina , seleccione la casilla de verificación Sincronizar fuera de la oficina con su calendario . 

Una vez habilitado este ajuste, todos los bloques fuera de la oficina recién creados o editados en el calendario del usuario se sincronizarán automáticamente con HubSpot, y viceversa. Este ajuste también se utilizará para determinar la disponibilidad del usuario para la asignación automática.