Gestión de licencias y permisos

Si eres superadministrador en tu cuenta de HubSpot, puedes asignar licencias para establecer el nivel de acceso de un usuario. Esto te permite dar acceso gratuito, de solo visualización, a los usuarios que solo necesitan visibilidad de tus datos y recursos; y acceso completo, de pago, a los usuarios que trabajarán regularmente en HubSpot. A continuación, puedes personalizar los permisos de cada usuario para darle acceso detallado a herramientas y características específicas.

Tu nivel de suscripción determina el número predeterminado de licencias que puedes asignar. A continuación, se explica cómo crear nuevos usuarios con asignación de licencias, gestionar las licencias de los usuarios existentes, adquirir licencias adicionales y actualizar el nivel de suscripción. 

Nota: este artículo es para los usuarios que participan en el estudio experimental de Australia y Nueva Zelanda para el nuevo modelo de precios de HubSpot.

Agregar y gestionar usuarios

Los usuarios con permisos para Agregar y editar usuarios y Modificar la facturación pueden dar acceso a otros usuarios a las características de pago incluidas en tu suscripción. Cada vez que le ofreces acceso a un usuario, asignas una licencia.

Agregar usuarios

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear usuario.
• Puedes agregar usuarios de diferentes maneras:
  • Introduce las direcciones de correo electrónico en el campo Agregar direcciones de correo. Si añades varios usuarios al mismo tiempo, debes separar las direcciones de correo electrónico con una coma o un espacio.
  • Importa usuarios desde un archivo CSV. En Excel, agrega la columna Correo electrónico con las direcciones de correo de tus usuarios y guarda el archivo en formato CSV. Haz clic en un archivo CSV y arrastra y suelta tu archivo .csv, o haz clic en Elegir archivo para explorar los archivos en tu equipo.
  • Si tienes la integración con Salesforce activada (solo Pro y Enterprise), puedes importar usuarios desde Salesforce. Haz clic en Registros de Salesforce. De manera predeterminada, se seleccionarán todos tus usuarios de Salesforce para la importación. Desmarca las casillas de verificación situadas junto a los usuarios que no desees importar.

• Haz clic en Siguiente.
• En la página Configura los niveles de acceso de los usuarios, haz clic en Asigna una licencia para expandir la sección.
• Haz clic en el menú desplegable Asignación de licencias para seleccionar el tipo de licencia correcta para el usuario:
  • Licencia principal: da acceso al usuario a las características y herramientas de Marketing Hub, CMS Hub, Operations Hub, Sales Hub Starter y Service Hub Starter con propietario o a las características compartidas de la plataforma. Las licencias principales son de pago, y el nivel de acceso que proporcionan dependerá del producto del nivel más alto que poseas.
  • Licencia de solo lectura: permite al usuario visualizar determinadas herramientas de tu cuenta de HubSpot. Dado que las licencias de sólo visualización no son licencias de pago, el usuario no puede crear, publicar, editar, guardar ni eliminar ninguna información de tu cuenta, y no puede tener permisos de acceso a la cuenta ni permisos de superadministrador . Este tipo de licencia puede ser apropiado para alguien que solo necesita acceso ocasional a HubSpot para ver informes, recopilar datos y llevar a cabo tareas administrativas.
  • Licencia de Sales o Service (solo Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise): permite al usuario acceder a las funciones y herramientas de una licencia principal, así como a herramientas adicionales de ventas y servicio que facilitan la comunicación con el cliente.
  • Licencia de socio: da a los socios y empleados del proveedor acceso a todas las funciones de la cuenta de un cliente. Se trata de una licencia gratuita y sólo está disponible cuando se añaden empleados Socios de Soluciones o proveedores.
    • A los usuarios con una licencia de socio se les puede asignar la plantilla de permisos Partner Admin durante la configuración de permisos. Esta plantilla de permisos proporciona toda la funcionalidad crítica de la plantilla de permisos de Superadministrador con capacidades adicionales de gestión de empleados multicuenta. Para obtener más información sobre cómo migrar a un empleado de socio de soluciones o proveedor de superadministrador a administrador de socio, haz clic en aquí.
    • Si un Socio de Soluciones sigue siendo un superadministrador, será tratado como un cliente normal en tu cuenta de HubSpot. Esto significa que no podrán reclamar ventajas exclusivas para socios con la licencia de socio, como el acceso a las funciones de Sales Hub y Service Hub.

• A continuación, haz clic en Elige cómo restringir el acceso para ampliar la sección. Selecciona una de las siguientes opciones de configuración de permisos:

• • No restringir el acceso: los usuarios tendrán los permisos predeterminados de HubSpot en función de la licencia que hayas seleccionado.
  • Empieza con una plantilla: a los usuarios de se les puede asignar un conjunto de permisos basado en la función laboral del usuario.
    
    • Haz clic en Restringe el acceso con un conjunto de permisos predeterminado para ampliar la sección de selección de plantillas.
    • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar plantilla para seleccionar un conjunto de permisos predeterminado.
    • Haz clic en Restringe el acceso con permisos para ampliar la sección de personalización de permisos de la plantilla que seleccionaste. Personaliza aún más los conjuntos de permisos según sea necesario.
  • Empezar de cero: revisa el desglose completo de los permisos de HubSpot y personaliza el acceso para tus nuevos usuarios.

• Haz clic en Revisa el acceso para ampliar la sección de revisión. Vuelve a las secciones anteriores si tienes que hacer más cambios.
• Haz clic en Siguiente.
• Por opción predeterminada, HubSpot envía un correo electrónico de invitación a nuevos usuarios con un enlace para establecer su contraseña. Si el usuario ya configuró una contraseña de HubSpot para otra cuenta, puedes omitir el envío del correo electrónico de bienvenida haciendo clic en la casilla de comprobación No enviar una invitación por correo cuando este usuario se agregue a HubSpot.
• Verifica los permisos y haz clic en Crear usuario.
• Puedes seguir configurando tus usuarios enviando un enlace de invitación, añadiendo tus usuarios a un equipo o configurando usuarios con ajustes preestablecidos:
  • Para enviar al nuevo usuario un enlace de invitación, haz clic en Copiar enlace de invitación. Cuando configure su cuenta, el correo electrónico deberá coincidir con el que se añadió durante la configuración del usuario.
  • Para añadir el nuevo usuario a un equipo, utiliza los menús desplegables de Agregar a los usuarios a un equipo.
  • Para configurar el nuevo usuario con ajustes preestablecidos, en Configurar usuarios con valores preestablecidos, haz clic en Configurar usuarios con valores preestablecidos y, a continuación, en el menú desplegable Ajustes preestablecidos. Más información sobre cómo crear valores preestablecidos.

Al nuevo usuario se le enviará el correo de bienvenida, donde podrá establecer su contraseña e iniciar sesión. Si el nuevo usuario no recibe un correo electrónico de bienvenida en cinco minutos, consulta estos pasos de solución de problemas. Ten en cuenta que no se enviará un correo electrónico al usuario si seleccionaste la casilla de verificación No enviar una invitación por correo electrónico cuando este usuario se agregue a HubSpot durante el proceso de creación.

Una vez que se ha agregado un usuario a una cuenta y ha configurado su contraseña, es elegible para recibir notificaciones, como las notificaciones de asignación de lead. El usuario puede gestionar sus notificaciones iniciando sesión y configurando su perfil de notificaciones y sus preferencias.

Administrar usuarios existentes

Puedes gestionar las licencias y los permisos de los usuarios existentes para cambiar o eliminar su acceso a las herramientas de tu cuenta.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• En la pestaña Usuarios, encontrarás una lista de los usuarios, sus equipos, su nivel de acceso y tipo de licencia y su última fecha de actividad. Para editar la configuración de acceso de un usuario, haz clic en el nombre del usuario.
• Realiza los cambios necesarios en la configuración del usuario: 
  • Para añadir o eliminar un usuario de un equipo o valor preestablecido, haz clic en los menús desplegables situados bajo su nombre.
  • Para ver el historial de permisos de un usuario, restablecer la contraseña de un usuario, eliminar al usuario como superadministrador, desactivar al usuario o eliminar al usuario de tu cuenta, haz clic en el menú desplegable Acciones y, a continuación, en la acción que desees realizar.

• • Para cambiar la asignación de licencia del usuario, haz clic en Asigna una licencia para expandir la sección. Haz clic en el menú desplegable Asignación de licencias para cambiar la licencia. Para desasignar completamente una licencia, haz clic en Licencia de solo lectura. Aprende a adquirir o eliminar licencias adicionales para tu suscripción.

• Haz clic en Guardar.

Gestionar la facturación de licencias

Agregar o eliminar licencias

Los usuarios con permiso para modificar la facturación pueden añadir o eliminar licencias para cambiar el número de licencias disponibles que se pueden asignar a los usuarios. Una vez eliminada una licencia, la facturación se ajustará después de la fecha de renovación al inicio del siguiente periodo de suscripción. Las licencias asignadas actualmente a los usuarios no pueden eliminarse de tu cuenta. Descubre cómo desasignar licencias.

Más información sobre las implicaciones de facturación y pago cuando agregues o elimines licencias. Para obtener más información, ponte en contacto con el equipo de ventas de HubSpot.

Para añadir o eliminar licencias de usuario:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• En el menú superior, haz clic en la pestaña Licencias. Aquí puedes consultar las licencias asignadas, el estado de las invitaciones y las últimas fechas de actividad de los usuarios de tu cuenta. Utiliza la barra de búsqueda y los filtros de la parte superior de la tabla para ver usuarios concretos.

• Para agregar licencias adicionales:
  • Haz clic en Agregar licencias debajo del tipo de licencia que deseas comprar.
  • En la página de compra de licencias, haz clic en las flechas hacia arriba para aumentar el número de licencias y, a continuación, haz clic en Comprar ahora.

• Para eliminar de tu cuenta las licencias no asignadas:
  • Haz clic en Eliminar licencias sin asignar para acceder a la pestaña Suscripciones de la pantalla Cuenta y facturación.
  • Haz clic en Eliminar licencias sin asignar junto al nombre de la suscripción o el tipo de licencia.

• • En el cuadro de diálogo, utiliza las flechas para indicar cuántas licencias sin asignar deseas eliminar. La Suscripción actual mostrará el número que tienes actualmente, y la casilla Renovación automática reflejará el ajuste de facturación que entrará en vigor al inicio de tu próximo periodo de suscripción.

• • Para confirmar el cambio, haz clic en Eliminar [#] licencias.
  • Aparecerá una confirmación mostrando el cambio. Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
  • Después de programar la eliminación de licencias, aparecerá una confirmación junto a la suscripción. Para cancelar la eliminación de licencias, haz clic en Cancelar esta eliminación. Confirma la cancelación de esta eliminación haciendo clic en Cancelar esta eliminación.

Nota: reasignar licencias canceladas antes de la fecha de vigencia de la disminución de nivel cancelará la disminución de nivel.

Adquirir o actualizar suscripciones

Puedes visitar la página de precios de HubSpot para ver la lista completa de ofertas para cada nivel de suscripción, iniciar pruebas de productos y actualizar tu cuenta.

Nota: si quieres unirte a una cuenta existente, pide al superadministrador de tu equipo que te añada al equipo.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el nombre de tu cuenta en la parte superior derecha y, a continuación, haz clic en Precios y características para ver las opciones de actualización dentro de tu cuenta. Si no tienes una cuenta de HubSpot, visita la página de precios de HubSpot.
• Para ver las opciones de precios de las distintas soluciones y productos de la plataforma, haz clic en las pestañas de navegación de la izquierda para explorar tus opciones.
• Para adquirir una suscripción individual o actualizar tu suscripción, haz clic en Comprar ahora o en Hablar con ventas.

• Para adquirir o actualizar paquetes de suscripción y complementos de productos para Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub y Operations Hub, en la pestaña Crear un paquete, haz clic en la casilla de comprobación situada junto a cada producto y complemento. Luego, puedes comenzar el proceso de compra haciendo clic en Comprar ahora o en Hablar con ventas.

• Después de hacer clic en Comprar ahora, comenzarás el proceso de pago. Sigue las instrucciones en la pantalla para completar tu compra. Si has hecho clic en Hablar con ventas, puedes llamar o enviar un mensaje a un representante de ventas de HubSpot sobre la suscripción.

Nota: los cobros a tu tarjeta de crédito se realizarán de acuerdo con tu período de facturación durante el plazo de suscripción, y deberás mantener registrada una tarjeta activa. Después de la compra, puedes actualizar la información de tu tarjeta de crédito en la configuración de tu cuenta.