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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Meetings

Crear y editar enlaces de reuniones individuales

Última actualización: septiembre 15, 2021

Requisitos

Todos los productos y planes

Comparte enlaces de reuniones individuales con tus contactos para que puedan reservar fácilmente una reunión contigo. Si conectaste tu calendario de Gmail o de Office 365, las reuniones reservadas se sincronizarán con tu calendario conectado para que tus citas siempre estén actualizadas.

Si utilizas las herramientas gratuitas de HubSpot puedes personalizar un enlace de reunión con la marca predeterminada de HubSpot. Más información sobre tus límites de suscripción en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Si quieres crear un enlace de reunión que los contactos puedan utilizar para reservar reuniones contigo y con tu equipo, aprende a crear un enlace de reunión de grupo o round robin

Crear enlaces de reuniones

Crea un enlace de reuniones individuales que puedas compartir con un contacto para que pueda programar una reunión contigo. Los superadministradores con cupos de pago asignados de Sales Hub o Service Hubtambién pueden crear enlaces de reuniones para otros miembros del equipo seleccionando al otro usuario como organizador de la reunión.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Para crear un enlace de reunión, en la parte superior derecha, haz clic en Crear página de programación.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Personalizado.
  • Haz clic en Siguiente.
  • Continúa configurando tu enlace de reuniones siguiendo los pasos a continuación.

Resumen

En la Página Visión general, edita la información básica del enlace de reunión.

  • Nombre interno: el nombre del enlace que aparece cuando se agregó a un correo electrónico.
  • Organizador: el propietario de la reunión o el usuario que está programando una reunión con el contacto.

Nota: debes ser un súper administrador con un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub para crear enlaces de reuniones para otros usuarios de su cuenta. Para crear un enlace para otro usuario, seleccione su nombre en el menú desplegable Organizador.

  • Título: el nombre del evento del calendario que compartiste con tu prospecto o cliente. Por ejemplo, «Demostración del Producto» aparecerá como nombre de evento. Puedes insertar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Ficha de contacto o Ficha de empresa.
  • Ubicación: incluye información sobre cómo y dónde te conectarás con tu asistente a la reunión. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado.
  • Agregar enlace de videoconferencia: si estás usando la integración de HubSpot con Zoom, UberConference o Google Meet selecciona un enlace de videoconferencia para agregar a tu invitación de reunión. Si no configuras una integración de videoconferencia, no verás esta opción. Si estás usando un software de videoconferencias diferente y eres desarrollador o un desarrollador en tu equipo, aprende cómo usar la API de extensión para conferencias de video.
  • Descripción: una descripción de la reunión que muestra cuándo se reservó una reunión. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado, en el calendario personal predeterminado.
  • Tipo de reunión (Sales Hub ProEnterprise o Service Hub Pro o Enterprise solamente): selecciona un tipo de reunión del menú desplegable.

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  • Cuando hayas finalizado, haz clic en Siguiente.

Experiencia con la programación

En la página de Experiencia con la programación, personaliza la disponibilidad de tu reunión y el formulario de reservación.

  • En la pestaña Programar puedes personalizar la siguiente información:
    • Enlace a la página de programación: el enlace que usa el contacto para reservar reuniones en tu calendario. Puedes editar el slug de página aquí.
    • Título: ingresa el nombre que aparecerá arriba del calendario en la página de reservaciones.
    • Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar al hacer clic en este enlace de reunión. Haz clic en + Agregar duración para agregar más opciones. 
    • Zona horaria: haz clic en el menú desplegable Zona horaria y selecciona tu zona horaria. Esta es la zona horaria es que se basa tu disponibilidad. 
    •  Período disponible: usar losmenús desplegables para establecer los días de la semana y la duración de tus intervalos de tiempo disponibles. Haz clic en + Agregar horas para agregar intervalos de tiempo adicionales.scheduling-experience-schedule-tab

Nota: los horarios disponibles de tu enlace de reuniones aparecerán en la configuración de zona horaria del contacto. Por ejemplo, si el equipo del contacto está configurado en la hora del Pacífico, las horas aparecerán en la hora del Pacífico. La configuración de calendario del contacto determina la fecha y la hora del evento del calendario enviado al contacto después de programar una reunión.

  • Para ver opciones de personalización adicionales, haz clic para expandir la sección Configuración adicional. Aquí podrás personalizar lo siguiente:
    • Foto de reunión: esta foto aparecerá en la parte superior de la página del enlace de reunión. Haz clic en Cambiar foto para editarla.
    • Cuándo se puede programar una reunión: ingresa la cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden reservar tiempo en tu calendario. Si estás creando un enlace de reuniones para un evento o conferencia, puedes especificar un intervalo de fechas personalizado para reservar. Selecciona el botón de radio Durante un período de semanas consecutivas o Intervalo de fechas personalizado (solo usuarios con cupo de pago asignados de Sales Hub) y luego selecciona el número de semanas o usa los campos del selector de fechas para establecer el intervalo de tiempo. Un intervalo de fechas personalizado no puede ser más largo que 10 semanas. 
    • Tiempo mínimo de aviso: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión contigo.
    • Intermedio: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad de tiempo intermedio entre cada una de tus reuniones.  El intermedio evita que las reuniones se programen demasiado juntas. Por ejemplo, si tienes una reunión de 1:00 a 1:30 pm y tienes un margen de tiempo de 30 minutos, la siguiente hora disponible para una reunión sería a las 2:00 pm.
    • Incremento de la hora de inicio: configura la frecuencia de las horas de inicio de tu reunión. Por ejemplo, si estás disponible entre las 10:00 y las 12:00 pm para una reunión de 60 minutos y tu incremento de tiempo es 15 minutos, un prospecto puede reservar 60 minutos contigo a las 10:00 am, 10:15 am, 10:30 am y así sucesivamente.
    • Idioma de la página de reserva: selecciona el idioma en que debería aparecer la página de reservaciones. Si no se puede detectar la configuración del navegador de un visitante, tu enlace de reunión aparecerá en inglés.
    • Formato de fecha y hora: la fecha y la hora se formatearán en el idioma seleccionado para el idioma de la página de reservaciones.click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Haz clic en la pestaña Formulario para personalizar el formulario que verán los contactos cuándo reserven una reunión contigo.
  • Por opción predeterminada, los contactos deben introducir su Nombre, Apellido y Correo electrónico cuando reserven. Si eres usuario de Sales Hub o Service Hub, puedes agregar preguntas adicionales. Ten en cuenta que cualquier tipo de campos adicionales que se agreguen se incluirán en la invitación de eventos y la descripción del evento.
    • Para agregar una pregunta de campo de texto simple, haz clic en Pregunta personalizada. Introduce una pregunta y luego haz clic en Guardar. Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.
    • Para agregar una propiedad de contacto existente como un campo, haz clic en Propiedad de contacto. Esto te permite agregar diferentes tipos de campos a tu formulario.  Si necesitas crear una nueva propiedad para este campo, descubre cómo crear propiedades personalizadas. Selecciona una propiedad de contacto del menú desplegable y luego haz clic en Guardar. Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.

Nota: no puedes agregar un campo de carga de archivos al formulario de reuniones.

  • Para añadir un desafío CAPTCHA a la página de programación para evitar el envío de spam, haga clic para activar el interruptor CAPTCHA (prevención de spam)
  • Si tienes activado el RGPD en tu cuenta, cualquier enlace de reuniones creado a partir de ahora se aplicará de manera predeterminada a GDPR activado. El enlace de reuniones mostrará el texto predeterminado de Privacidad y consentimiento que estableciste en la configuración de tu cuenta. Para personalizar las opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) para este enlace, haz clic en Personalizar:
    • Puedes capturar el consentimiento de un contacto para comunicar a un tipo de suscripción específico o capturar interés legítimo en tu enlace de reuniones. En el panel Personalizar consentimiento de marketing, selecciona Consentimiento o Interés legítimo en el menú desplegable. 
      • Consentimiento: edita el texto de consentimiento de comunicación y luego agrega tipos de suscripción/casillas de comprobación adicionales para permitir que los visitantes consientan la comunicación de varios tipos de suscripción en un solo enlace de reuniones.Haz clic en + Agregar otra casilla de comprobación y luego selecciona un tipo de consentimiento y edita el texto que aparecerá junto a la casilla de comprobación.
      • Interés legítimo: selecciona una base legal del menú desplegable. Para agregar más tipos de suscripción para que puedas captar varios tipos de suscripción implícitamente, haz clic en + Agregar otra suscripción y luego haz clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y selecciona un tipo de suscripción.La suscripción predeterminada que seleccionas en las reuniones es una comunicación «uno a uno». Es un tipo de suscripción interna en la cuenta de HubSpot.
    • Editar el texto de privacidad y consentimiento del enlace.Cualquier cambio realizado en las opciones de Privacidad y consentimiento de un enlace individual anulará el texto predeterminado establecido en la configuración de tu cuenta.
    • Para ver cómo se mostrarán tus opciones de consentimiento, haz clic en la pestaña Vista preliminar.
  • Para acceder a la configuración adicional de formularios, haz clic para expandir la sección Configuración adicional:
    • Si no quieres que los campos del formulario de reuniones se completen con información conocida cuando un contacto regrese a tu sitio, haz clic para desactivar el interruptor Rellenar previamente campos con valores conocidos. Al activar esta configuración se desactivará automáticamente a configuración Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
    • Para enviar el formulario automáticamente cuando los campos del formulario se completen previamente con datos conocidos, haz clic en el interruptor para activar Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
  • Usuarios con cupos de pago asignados de Sales Hub Service Hub pueden redirigir los contactos a una página web, página de destino o página externa específica después de reservar una reunión seleccionando. Para personalizar la experiencia del contacto después de reservar, haz clic en la pestaña Confirmación:
    • Selecciona la opción Redirigir a otra página. Si tienes píxeles de red de anuncios instalados, este redireccionamiento admite las tareas de seguimiento de reuniones con redes externas como Google y Facebook. 
    • Para seleccionar una página de HubSpot, haz clic en el menú desplegable y selecciona una páginameetings-redirect-to-another-page
    • Para redirigir a una página externa, haz clic en Agregar enlace externo. En el cuadro de diálogo, escribe la URL, luego haz clic en Agregar.
  • Cuando hayas terminado de editar las opciones de programación del enlace de reunión, haz clic en Siguiente.

Automatización

En la página Automatización, puedes editar los correos electrónicos de confirmación y los correos electrónicos de recordatorio que se envían después de reservar una reunión.

  • De manera predeterminada, se enviará un correo de confirmación cuando alguien programe una reunión mediante este enlace de reuniones. Para activar esto, haz clic para activar el interruptor Confirmación de correo electrónico.
  • Para enviar correos electrónicos de recordatorio antes de una reunión, haz clic para activar el interruptor Recordatorio previo a la reunión.
    • Para seleccionar cuántas semanas, días, horas o minutos deben pasar para que se envíe un correo electrónico antes de una reunión, escribe un número en el campo de texto y luego haz clic en el menú desplegable Correos de recordatorio programados y selecciona una medida de tiempo.pre-meeting-reminder-email
    • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic en Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el icono de la papelera.
    • Para incluir la descripción de la invitación en el correo electrónico de recordatorio, selecciona la casilla de comprobación Incluir descripción de la invitación en el recordatorio.
    • Para obtener la vista preliminar del correo electrónico que tus contactos recibirán, haz clic en Vista preliminar del correo electrónico de recordatorio. El idioma del correo electrónico coincidirá con el idioma seleccionado en el menú desplegable Idioma de la página de reserva.
  • Haz clic en Listo.

Ahora puedes compartir el enlace de las reuniones con tus contactos para que puedan reservar tiempo contigo. 

Nota: para reuniones estilo round robin, el correo electrónico del recordatorio se envía al usuario de HubSpot que programó la reunión con el contacto, no al usuario de HubSpot que creó el enlace de las reuniones.


Usuarios con un cupo con pago asignado de   Sales Hub oService Hub  también pueden personalizar el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores predeterminados que aparecen en tu enlace de reuniones en la configuración de tu cuenta. Los cambios efectuados aquí también se aplicarán a tus documentos y cotizaciones. Descubre cómo editar tu marca de empresa para las herramientas de ventas de HubSpot

Editar enlaces de reuniones

Puedes editar sus enlaces de reuniones existentes si necesitas cambiar tu disponibilidad o realizar otros cambios en la experiencia de programación
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Si eres un súper administrador editando un enlace de reuniones para otro usuario, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona otro usuario

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  • Coloca el cursor sobre un enlace y haz clic en Editar.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega por las pestañas para realizar cambios en el enlace de tus reuniones:
    • Resumen: edita la información básica del enlace, incluyendo el título, la ubicación y la descripción de la reunión.
    • Programación: edita tu disponibilidad y formula preguntas.
    • Automatización: edita los correos electrónicos de recordatorio y la experiencia después de reservar una reunión.

Nota: no puedes cambiar el Organizador de la reuniónuna vez creado el enlace. Si deseas asignarle un enlace de reuniones a un nuevo propietario, debes transferir el enlace de reuniones.

  • Haz clic en Guardar.

Transferir enlace de reunión a nuevo propietario

Puede haber instancias cuando un miembro del equipo esté fuera de la oficina, se mueve a un equipo diferente o deja la empresa. Si eres usuario con permisos de Súper administrador, puedes transferir su enlace de reunión a otro propietario de modo que los contactos aún puedan reservar tiempo con alguien en tu equipo. El nuevo propietario debe tener un calendario conectado y un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub.

Nota: si eliminas a un usuario de tu cuenta, se eliminará cualquier enlace de reunión en el que esté asignado como organizador. Debes transferir la propiedad antes de eliminar al usuario de tu cuenta.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Coloca el cursor sobre los enlaces de reuniones para transferirlos y selecciona las casillas de comprobación junto a ellos. 
  • En la parte superior de la tabla, haz clic en Transferir propiedad.

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  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona un nuevo propietario.
  • Haz clic en Transferir

El propietario del enlace de reunión original ya no tendrá acceso al enlace una vez que se transfiera.