BetaRegistrar y tomar notas en las reuniones con el anotador

Utilice Notetaker en Google Meet, Microsoft Teams o Zoom para proporcionar automáticamente los siguientes pasos, notas de reunión, grabaciones de video y transcripciones. El anotador se une a cualquier reunión reservada desde calendarios conectados, páginas de programación, horas propuestas o en un registro.

Esta función utiliza la detección automática de idiomas y transcribirá en los idiomas detectados en la grabación. Más información sobre los idiomas disponibles para la transcripción de llamadas.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

• Debes conectar tu calendario.
• Debe activar la grabación de llamadas y la transcripción y análisis.
• No necesitas instalar ninguna aplicación.
• Si utiliza Zoom, el anfitrión de la reunión debe tener activada la grabación local. Más información sobre cómo configurar Notetaker con Zoom. La configuración de cualquier aplicación conectada (por ejemplo, Zoom) en tu cuenta no se aplicará al uso de esta función.

• Si utilizas Google Meet, debes realizar una de las siguientes acciones:
  • El anfitrión de la reunión debe iniciar sesión en su reunión de Google para admitir al anotador en la reunión.
  • En Google Meet, gestiona el acceso a la reunión de los usuarios para permitir que los participantes en la reunión se unan antes que el anfitrión.
• Para que Notetaker se una a las reuniones recurrentes, debes optar por la versión beta de Sincronización de reuniones recurrentes con HubSpot .

Configurar Notetaker

Antes de que los usuarios puedan incluir al anotador en sus reuniones, los superadministradores deben activar la función para la cuenta. Después de que un superadministrador configure los ajustes predeterminados de la cuenta, los usuarios pueden ajustar su configuración personal de anotador.

Nota: las instrucciones para que el anotador se incorpore a una reunión se envían 30 minutos antes del inicio de la misma. Por lo tanto, es posible que los cambios realizados en los ajustes del usuario no se tengan en cuenta en las reuniones que comiencen en los 30 minutos siguientes al cambio de ajuste. Si desactivas el acceso del anotador para un usuario, se recomienda que elimines manualmente al anotador de cualquier reunión que tenga lugar en los próximos 30 minutos después de realizar ese cambio.

Configurar ajustes predeterminados

Para configurar Notetaker para la cuenta, si eres superadministrador:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a Reuniones.
3. Haz clic en la pestaña Anotador de reuniones.
4. Encienda el interruptor del anotador de reuniones .
   • Si desea que el anotador se una automáticamente a todas las reuniones que cumplan los requisitos, seleccione la casilla de verificación Unión automática del anotador . (Esta casilla de verificación se selecciona por defecto al encender Notetaker)
   • Si desea que los usuarios inviten manualmente a la persona que toma las notas a las reuniones, desactive la casilla de verificación Conexión automática de la persona que toma las notas.
   • Para dar acceso a todos los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada, en la sección Elegir método de acceso de anotador, seleccione Conceder automáticamente acceso de anotador a los usuarios que cumplan los requisitos.
   • Para dar acceso a usuarios específicos:
     • En la sección Elegir método de acceso de anotador, seleccione Conceder manualmente a los usuarios con licencias de Sales el acceso de anotador. Luego, en la parte inferior, haz clic en Guardar.
     • Haz clic en Seleccionar usuarios.
     • En el panel derecho, selecciona las casillas de verificación de los usuarios y haz clic en Guardar selecciones.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar. 
5. En la sección Preferencias , elija el nombre y el método de anuncio que utiliza Notetaker cuando se une a una reunión.
   • Por defecto, Notetaker se unirá a las reuniones como "[Nombre de su marca]'s Notetaker" Para utilizar un nombre personalizado en su lugar:
     • En Nombre de anotador, seleccione Nombre de anotador personalizado.
     • Introduzca un nombre en el campo de texto.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Hacer que el anotador utilice un anuncio verbal y por chat al incorporarse a las reuniones:
     • En Anuncio, seleccione Anuncio verbal y chat.
     • Utilice los menús desplegables Idioma y Voz para seleccionar el idioma específico y la voz utilizada.
     • Pulse el botón playerPlayIcon guía para previsualizar el idioma y la voz seleccionados.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Para que el anotador sólo utilice un anuncio de chat al entrar en las reuniones:
     • En Anuncio, seleccione Sólo anuncio de mensajes de chat.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Configurar ajustes específicos del usuario

Si eres un usuario con una licencia de Sales asignada y se te ha concedido acceso al anotador, puedes ajustar la configuración individual del anotador.

Para anular los ajustes predeterminados de la cuenta sobre si el anotador se une automáticamente a tus reuniones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
3. Haz clic en la pestaña Calendario.
4. En Incorporación automática del anotador a la reunión, active o desactive la casilla de verificación Invitar al anotador a unirse automáticamente a todas sus próximas reuniones .
   • Si la casilla de verificación está seleccionada, el anotador se unirá automáticamente a todas tus reuniones elegibles.
   • Si la casilla de verificación no está marcada, el anotador solo se unirá a tus reuniones cuando lo invites manualmente.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Utilizar Notetaker

Aprende cómo el anotador se une a las reuniones, cómo revisar las grabaciones y transcripciones, y cómo agregar o quitar al anotador de las reuniones.

Comprender la elegibilidad de las reuniones y el comportamiento de los anotadores

Una reunión es elegible para el anotador si cumple todos los criterios siguientes:

• Las reuniones se almacenan en HubSpot.
• La reunión contiene al menos un contacto del CRM como asistente, y la dirección de correo electrónico de ese contacto no utiliza el mismo dominio que la cuenta de HubSpot.
• La ubicación de la reunión se ajusta a Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Cuando el anotador ha sido invitado a una reunión elegible, en todos los proveedores de videoconferencia:

• El anotador se incorporará a la hora prevista para la reunión.
• Un mensaje de audio, un mensaje de chat y un mensaje emergente anunciarán que el anotador está en la reunión y grabando. En el cuadro de diálogo, haz clic en Aprobar para seguir utilizando el anotador.
• Si se ha ajustado una sala de espera, el anfitrión de la videoconferencia debe aceptar al anotador en la reunión. Si el anfitrión deniega el acceso, el anotador no se incorporará. Si el anotador permanece en la sala de espera más de cinco minutos sin ser admitido a la reunión, se marchará.
• El nombre del anotador será "Anotador" seguido del nombre de tu empresa (por ejemplo, "Anotador de [Empresa]"). Si no tienes un nombre de empresa ajustado para tu cuenta, se llamará "Anotador de [Dominio de la empresa]". Si no tienes un nombre de empresa o un dominio ajustado para tu cuenta, se llamará "Anotador"
• Al finalizar la reunión, el anotador crea un registro de objeto de llamada en HubSpot y asocia esa llamada a la reunión correspondiente. Crear el registro de llamadas te permite acceder fácilmente a la grabación, la transcripción y el resumen de la reunión. Aprenda a revisar la grabación y las transcripciones después de la reunión.
• Si todos los participantes se marchan sin dar por terminada la reunión, el anotador permanecerá en ella hasta que detecte 10 minutos de silencio. En ese momento, el anotador abandonará la reunión y creará el registro de objeto de llamada y agregará la grabación y la transcripción al registro de la reunión en HubSpot.
• Las grabaciones de las reuniones se conservan durante dos años.

Conoce las expectativas específicas del proveedor para la persona que toma notas cuando se utiliza con Google Meet, Microsoft Teams y Zoom.

Agregar o eliminar manualmente al anotador al programar reuniones

Al programar una reunión en un registro del CRM, puedes anular manualmente el estado de invitación del anotador. Tras hacer clic en el botón Programar una reunión de un registro del CRM e introducir los detalles de la reunión:

1. En la sección Anotador , active o desactive la casilla de verificación Invitar al anotador a la reunión .
2. Haz clic en Guardar.

Si estás reservando una reunión en nombre de otro usuario (es decir, estás seleccionando a un usuario diferente como anfitrión de la reunión), no puedes ajustar la invitación del anotador. En su lugar, en la sección Notetaker , verás el mensaje "Notetaker will join based on the host's default setting"

Ver y editar el estado de los anotadores para las próximas reuniones

Para ver si el anotador está preparado para unirse a una próxima reunión desde un registro de CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. Si el anotador está ajustado para unirse a la reunión, habrá un punto verde con el nombre del anotador en la parte superior de la actividad de la reunión. Si el anotador no está ajustado para unirse a la reunión, no aparecerá ningún indicador visual en la parte superior de la actividad de la reunión.

Para cambiar si el anotador está ajustado para unirse o no a la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > [objeto] (por ejemplo, contactos, empresas o negocios).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. En la parte superior derecha del registro de actividad, haz clic en Acciones > Editar.
5. Selecciona o desactiva la casilla de verificación Anotador de [Nombre de la empresa].
6. Haz clic en Guardar.

Para invitar al anotador a unirse a una próxima reunión desde la página de detalles de la reunión, si eres el anfitrión de la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ventas > Espacio de ventas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ventas > Espacio de ventas. A continuación, haz clic en la pestaña Programación.
2. A la izquierda, haz clic en Próximas reuniones.
3. Haz clic en el nombre de la reunión.
4. En la parte superior derecha, active el interruptor Invitar al anotador de reuniones . Apague el interruptor para desinvitar al anotador.

Tomar notas en Google Meet

Para utilizar el anotador con las reuniones de Google Meet, no es necesario instalar la aplicación de Google Meet. Sin embargo, es necesario conectar la agenda y seguir las instrucciones generales de ajuste.

Una vez que hayas ajustado la persona que toma las notas, debes esperar lo siguiente cuando la persona que toma las notas esté programada para unirse a una reunión de Google Meet:

• El anotador se incorporará a la hora prevista para la reunión.
• El anotador recibirá automáticamente el permiso de grabación en cuanto se incorpore a la reunión. Transcurridos unos segundos, emitirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada y enviará un mensaje de chat para que los participantes sepan que se está grabando.
• El mensaje de chat solo se enviará una vez cuando el anotador empiece a grabar, pero el mensaje se fijará en el chat para que cualquier participante adicional que se una más tarde pueda ver el mensaje.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Google Meet, puedes optar por configurar una sala de espera en Google Meet. Si tienes una sala de espera ajustada en Google Meet, en cuanto el anfitrión de la reunión de Google Meet se una, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.

Tomar notas en Microsoft Teams

Para utilizar el anotador con las reuniones de Microsoft Teams, no es necesario instalar la aplicación de Microsoft Teams. Sin embargo, es necesario conectar el calendario y seguir las instrucciones generales de configuración.

Una vez que hayas configurado el anotador, debes esperar lo siguiente cuando el anotador esté programado para unirse a una reunión de Microsoft Teams:

• El anotador se incorporará a la hora prevista para la reunión.
• El anotador recibirá automáticamente el permiso de grabación en cuanto se incorpore a la reunión. Transcurridos unos segundos, emitirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada y enviará un mensaje de chat para que los participantes sepan que se está grabando.
• El mensaje de chat solo se enviará una vez cuando el anotador empiece a grabar. A menos que decidas fijar manualmente el mensaje en el chat, los participantes que se unan a la reunión después del envío del mensaje no lo verán.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Teams, puedes optar por configurar una sala de espera en Microsoft Teams. Si tienes una sala de espera ajustada en Teams, en cuanto el anfitrión de la reunión de Teams se una, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.

Tomar notas en Zoom

Para utilizar el anotador con las reuniones de Zoom, no es necesario instalar la aplicación de Zoom. Sin embargo, es necesario conectar el calendario y seguir las instrucciones generales de configuración.

Además, el anfitrión de la reunión debe tener activados los siguientes ajustes en su cuenta de Zoom: Grabar en archivos informáticos, participantes en reuniones internas, participantes en reuniones externas.

Una vez que hayas configurado el anotador, debes esperar lo siguiente cuando el anotador está programado para unirse a una reunión de Zoom:

• El anotador se incorporará a la hora prevista para la reunión.
• En cuanto el anfitrión de Zoom se una a la reunión, recibirá un mensaje emergente solicitando permiso para que el anotador grabe. El anfitrión debe hacer clic en Aprobar a este mensaje. Al hacer clic en Rechazar, el anotador no grabará. En cuanto se apruebe la grabación, se reproducirá un mensaje de audio indicando que se está grabando la llamada.
• Cada participante que se incorpore a la reunión recibirá un mensaje de chat del anotador, en el que se le informará de que el anotador está grabando y de que comunique al anfitrión si no desea ser grabado.
• Si no quieres que el anotador se una automáticamente a las reuniones de Zoom, puedes optar por configurar una sala de espera en Zoom. Si tienes una sala de espera ajustada en Zoom, en cuanto el anfitrión de la reunión de Zoom se una a la reunión, verá un mensaje que le informará de que el anotador está esperando para unirse a la llamada. El anfitrión debe hacer clic en Admitir junto al participante anotador que solicita acceso para unirse. Al permitir que el anotador se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y chat descritos arriba.
• Si el anfitrión quiere dejar de grabar una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido aprobada, puede expulsar al participante anotador de la reunión haciendo clic en la ficha de participante del anotador y seleccionando Eliminar. El anfitrión también puede eliminar al anotador haciendo clic en su participante en la lista de participantes y seleccionando Eliminar.

Pasos siguientes

Descubre cómo sacar el máximo partido a tu rutina tras una llamada con los consejos de HubSpot Academy.