Registrar y tomar notas en las reuniones con el anotador

Utiliza Notetaker en Google Meet, Microsoft Teams o Zoom para grabar y transcribir reuniones, generar notas de las mismas y sugerir los siguientes pasos a seguir. Notetaker puede unirse a reuniones programadas desde calendarios conectados, páginas de programación o horas propuestas, así como a reuniones creadas directamente en los registros del CRM.

Notetaker detecta y transcribe automáticamente los idiomas compatibles que aparecen en la grabación. Más información sobrelos idiomas disponibles parala transcripción de llamadas y reuniones.

Ten en cuenta que, a partir del 31 de agosto de 2026, las reuniones grabadas con Notetaker o sincronizadas desde una integración de video solo generarán registros de la reunión.

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con esta función, asegúrese de comprender bien los pasos que hay que dar con antelación.

Nota: Notetaker no es un servicio sujeto a la normativa sobre datos sensibles y no admite información sanitaria protegida (PHI). Si te interesa trabajar con información médica protegida (PHI), inscríbete en la versión beta del «Notetaker Bot» para la HIPAA .

Comprender los requisitos

• Debes conectar tu calendario.
• Debe activar la grabación de llamadas y la transcripción y análisis.
• Si utiliza Zoom, el anfitrión de la reunión debe tener activada la grabación local. Más información sobre cómo configurar Notetaker con Zoom.
• Si utilizas Google Meet, debes realizar una de las siguientes acciones:
  • El anfitrión de la reunión debe iniciar sesión en su reunión de Google para admitir al anotador en la reunión.
  • En Google Meet, gestiona el acceso a la reunión de los usuarios para permitir que los participantes en la reunión se unan antes que el anfitrión.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Cada usuario de HubSpot puede invitar al bot Notetaker a participar en hasta 40 reuniones al día.
• Para que Notetaker se una a las reuniones recurrentes, debes optar por la versión beta de Sincronización de reuniones recurrentes con HubSpot .

Configurar Notetaker

Para que los usuarios puedan incluir Notetaker en sus reuniones, los superadministradores deben activar la función en la cuenta. Una vez que un superadministrador haya configurado los ajustes predeterminados de la cuenta, los usuarios podrán ajustar su configuración personal de Notetaker.

Ten en cuenta que las instrucciones para que el tomador de notas se incorpore a la reunión se envían 30 minutos antes del inicio de la misma. Por lo tanto, es posible que los cambios realizados en los ajustes del usuario no se tengan en cuenta en las reuniones que comiencen en los 30 minutos siguientes al cambio de ajuste. Si desactivas el acceso a Notetaker para un usuario, se recomienda que elimines manualmente a Notetaker de cualquier reunión que vaya a celebrarse en los 30 minutos siguientes a la aplicación de ese cambio.

Configurar ajustes predeterminados

Para configurar Notetaker para la cuenta, si eres superadministrador:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Notetaker».
3. En la sección «Configuración general»:
   • Activa el interruptor de grabación de las conversaciones .
   • Activa la opción «Transcripción y análisis ».
   • Activa el interruptor «Reuniones ».
4. Para configurar las opciones predeterminadas del bot Notetaker, haz clic en la configuración del bot Notetaker de HubSpot , en la sección «Reuniones». Se abrirá la página de configuración del bot «Notetaker» en una nueva pestaña.
   • Si quieres que Notetaker se una automáticamente a todas las reuniones que cumplan los requisitos, marca la casilla de verificación «Unión automática de Notetaker ». (Esta casilla de verificación se selecciona por defecto al encender Notetaker)
   • Si deseas que los usuarios inviten manualmente a Notetaker a las reuniones, desmarca la casilla de verificación «Unión automática de Notetaker».
   • Para conceder acceso a todos los usuarios a los que se les haya asignado una licenciade Sales o Service , selecciona«Conceder automáticamente acceso de tomador de notas a los usuarios que cumplan los requisitos» en «Acceso de tomador de notas».
   • Para dar acceso a usuarios específicos:
     • En la sección«Elegir método de acceso a Notetaker», selecciona«Conceder manualmente acceso a Notetaker a los usuarios con licencias de Sales o de Service».
     • Haz clic en Seleccionar usuarios.
     • En el panel de la derecha, marca lascasillas de verificación situadas junto a los usuarios y, a continuación, haz clic en«Guardar selecciones».
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar. 
   • Por defecto, Notetaker se unirá a las reuniones como "[Nombre de su marca]'s Notetaker" Para utilizar un nombre personalizado:
     • En Nombre de anotador, seleccione Nombre de anotador personalizado.
     • Introduzca un nombre en el campo de texto.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Hacer que el anotador utilice un anuncio verbal y por chat al incorporarse a las reuniones:
     • En Anuncio, seleccione Anuncio verbal y chat.
     • Haz clic en los menús desplegables «Idioma» y «Voz» y, a continuación, selecciona el idioma y la voz concretos que quieras utilizar.
     • Pulse el botón playerPlayIcon guía para previsualizar el idioma y la voz seleccionados.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Para que el anotador sólo utilice un anuncio de chat al entrar en las reuniones:
     • En Anuncio, seleccione Sólo anuncio de mensajes de chat.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Para configurar la hora a la que Notetaker se conecta antes de que comience una reunión:
     • Haz clic en el menú desplegable «Unirse antes de que comience la reunión » y selecciona una hora.
     • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
   • Para exigir el consentimiento explícito para que Notetaker grabe conversaciones:
     • En la sección «Consentimiento explícito», activa el interruptor «Exigir consentimiento explícito ».
     • Cuando esta opción esté activada, se solicitará el consentimiento por correo electrónico antes de la reunión.
     • Si alguno de los participantes en la reunión no da su consentimiento o no responde al correo electrónico, la reunión no se grabará.

Obtén más información sobre los distintos métodos de grabación y transcripción, y sobre cómo configurar sus ajustes.

Configurar ajustes específicos del usuario

Si eres un usuario al quese le ha asignado unalicenciade Sales o de Service y se te ha concedido acceso al bot Notetaker, puedes ajustar tu configuración personal de Notetaker.

Para anular la configuración predeterminada de la cuenta en cuanto a si Notetaker se une automáticamente a tus reuniones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
3. Haz clic en la pestaña Calendario.
4. En la configuración de Notetaker, marca o desmarca la casilla de verificación«Unión automática a Notetaker ».
   • Si se marca la casilla de verificación, Notetaker se unirá automáticamente a todas tus reuniones que cumplan los requisitos.
   • Si la casilla de verificación está desmarcada, Notetaker solo se unirá a tus reuniones cuando lo invites manualmente.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Configurar los ajustes de captura inteligente de datos

HubSpot puede utilizar la transcripción de una conversación para recomendar actualizaciones en el CRM de HubSpot de los negocios, las llamadas y las reuniones relacionadas con dicha conversación. Los superadministradores pueden establecer qué propiedades cumplen los requisitos para recibir este tipo de sugerencias de actualización de propiedades del CRM.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. A continuación, en la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, haga clic en Captura de datos.
2. Seleccione la casilla de verificación Utilizar captura inteligente de datos .
3. Para añadir o eliminar propiedades elegibles, utilice el menú desplegable para seleccionar el tipo de objeto deseado.

4. Para añadir una propiedad, haga clic en el menú desplegable Añadir propiedad [objeto] situado en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione la propiedad.
5. Para cada propiedad, selecciona si las sugerencias de captura inteligente de datos se aprueban automáticamente o si requieren una revisión manual.
   • Para aprobar automáticamente las sugerencias para una propiedad, seleccione la casilla de verificación Automatizado junto a esa propiedad.
   • Para solicitar una revisión manual de las sugerencias para una propiedad, desactive la casilla de verificación Automatizada junto a esa propiedad.
   • De forma predeterminada, la casilla de verificación está marcada para las propiedades«Resultado de la llamada » y«Resultado de la reunión ». Para requerir la aprobación manual de estas propiedades, desactive la casilla de verificación Automatizada .

6. Para eliminar una propiedad, haga clic en Eliminar a la derecha del nombre de la propiedad.
7. Una vez que hayas realizado los cambios, haz clic en«Guardar» en la parte inferior.

Comprender los requisitos para asistir a las reuniones y el comportamiento de los tomadores de notas

Una reunión puede acogerse al servicio de toma de notas si cumple todos los criterios siguientes:

• Las reuniones se almacenan en HubSpot.
• La reunión contiene al menos un contacto del CRM como asistente, y la dirección de correo electrónico de ese contacto no utiliza el mismo dominio que la cuenta de HubSpot.
• La ubicación de la reunión se ajusta a Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Cuando se ha invitado a Notetaker a una reunión que cumple los requisitos, independientemente del proveedor de videoconferencias:

• El secretario se incorporará a la reunión a la hora prevista.
• Un mensaje de audio, un mensaje de chat y una ventana emergente indicarán que Notetaker está en la reunión y grabando. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Aprobar» para seguir utilizando Notetaker.
• Si tienes una sala de espera configurada, el anfitrión de la videoconferencia debe admitir a Notetaker en la reunión. Si el anfitrión deniega el acceso, Notetaker no se unirá. Si Notetaker permanece en la sala de espera más de cinco minutos sin que se le permita entrar en la reunión, se marchará.
• Si todos los participantes abandonan la reunión sin darla por terminada, Notetaker también abandonará la reunión tres segundos después.
• Notetaker puede grabar reuniones de hasta tres horas de duración. Si una reunión se prolonga más de tres horas, Notetaker abandonará automáticamente la reunión. La grabación, la transcripción y los comentarios recopilados antes de que Notetaker se cierre seguirán estando disponibles en HubSpot.
• Las grabaciones se conservan durante dos años.

Obtén más información sobre las expectativas específicas de cada proveedor en relación con Notetaker.

Utilizar Notetaker

Descubre cómo gestionar la asistencia del tomador de notas a las reuniones individuales y qué puedes esperar cuando el tomador de notas asista a una reunión.

Añadir o eliminar manualmente Notetaker al programar reuniones

Al programar una reunión en un registro del CRM, puedes modificar manualmente el estado de la invitación en Notetaker. Tras hacer clic en el botón«Programar una reunión » en un registro del CRM e introducir los datos de la reunión:

1. En la sección «Tomador de notas », marca o desmarca la casilla de verificación«Invitar al tomador de notas a la reunión ».
2. Haz clic en Guardar.

Si reservas una reunión en nombre de otro usuario (es decir, si seleccionas a otro usuario como anfitrión de la reunión), no podrás modificar la invitación del tomador de notas. En su lugar, en la sección «Notetaker» aparecerá un mensaje que indicará que Notetaker se conectará según la configuración predeterminada del anfitrión.

Ver y modificar el estado del tomador de notas en las reuniones existentes

Para comprobar si Notetaker está configurado para unirse a una próxima reunión desde un registro del CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve aCRM >[objeto] (por ejemplo, Contactos, Empresas, etc.).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. Si Notetaker está configurado para unirse a la reunión, aparecerá un punto verde con el nombre del bot Notetaker en la parte superior de la actividad de la reunión. Si Notetaker no está configurado para unirse a la reunión, no aparece ningún indicador visual en la parte superior de la actividad de la reunión.

Para cambiar la configuración de Notetaker y determinar si se une o no a la reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve aCRM >[objeto] (por ejemplo, Contactos, Empresas, etc.).
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología de actividades, haz clic en el nombre de la reunión para expandir la actividad de la reunión.
4. En la esquina superior derecha del registro de actividades, haz clic en«Acciones» y, a continuación, selecciona«Editar».
5. Marca o desmarca la casilla de verificación«Invitar al responsable de tomar notas a la reunión ».
6. Haz clic en Guardar.

Para invitar a Notetaker a participar en una próxima reunión desde la página de detalles de la reunión, si eres el anfitrión de la misma:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Ventas » > «Calendario».
2. A la izquierda, haz clic en«Próximas reuniones».
3. Haz clic en el nombre de la reunión.
4. En la esquina superior derecha, activa el interruptor«Invitar a un tomador de notas ». Desactiva el interruptor para retirar la invitación a Notetaker.

Controlar la aplicación para tomar notas durante las reuniones

Una vez que hayas configurado Notetaker, esto es lo que debes esperar cuando esté programado para unirse a una reunión:

• Para las reuniones de Google Meet y Microsoft Teams:
  • Notetaker recibirá automáticamente permiso para grabar en cuanto se incorpore a la reunión.
  • Al cabo de unos segundos, se reproducirá un mensaje de audio en el que se indicará que la reunión se está grabando y se enviará un mensaje de chat para informar a los participantes de que se está grabando.
  • El mensaje de chat solo se enviará una vez, cuando Notetaker comience a grabar. A menos que decidas fijar manualmente el mensaje en el chat, los participantes que se unan a la reunión después de que se haya enviado el mensaje no lo verán.
• Para las reuniones de Zoom:
  • En cuanto el anfitrión de Zoom se una a la reunión, recibirá un mensaje emergente en el que se le pedirá que conceda permiso a Notetaker para grabar.
  • El anfitrión debe hacer clic en «Aprobar este mensaje» para que Notetaker pueda grabar la reunión.
  • Una vez aprobada la grabación, se reproducirá un mensaje de audio en el que se indicará que la reunión está siendo grabada.
  • Cada participante que se una a la reunión recibirá un mensaje de chat de Notetaker en el que se le informará de que Notetaker está grabando y de que debe comunicárselo al anfitrión si no desea que se le grabe.
• Si no quieres que Notetaker se una automáticamente a una reunión, puedes configurar una sala de espera.
  • Si tienes configurada una sala de espera, en cuanto el anfitrión de la reunión se conecte, verá un mensaje en el que se le informará de que Notetaker está esperando para unirse a la reunión.
  • El anfitrión debe hacer clic en «Admitir»junto al participante «Tomador de notas» que solicita acceso para unirse.
  • Si permites que el «Notetaker» se una a la reunión, se le concederá automáticamente permiso para grabar y aparecerán los mensajes de audio y de chat descritos anteriormente.
• Si el anfitrión desea detener la grabación de una reunión a la que ya se ha unido y cuya grabación ha sido autorizada, puede eliminar a Notetaker de la reunión haciendo clic en el mosaico del participante de Notetaker y seleccionando «Eliminar». El anfitrión también puede eliminar a Notetaker haciendo clic en su participante en la ficha de participantes y seleccionando «Eliminar».

Revisar las conversaciones y llevar a cabo las acciones de seguimiento

Una vez finalizada una llamada o una reunión, Notetaker analiza la transcripción de la conversación y la información relacionada con el negocio para:

• Genera un resumen de la conversación.
• Sugiere actualizaciones en el CRM para negocios, llamadas y reuniones.
• Destaca los próximos pasos más importantes.
• Redacta borradores de correos electrónicos de seguimiento.

Los resúmenes y las recomendaciones sobre los próximos pasos están disponibles poco después de que finalice una llamada o una reunión. Puedes consultar los resúmenes y el seguimiento en el acta de la llamada o la reunión, o en la notificación automática que se envía cuando los siguientes pasos están listos para su revisión.

De forma predeterminada, los resúmenes de las conversaciones y las acciones sugeridas aparecen en el idioma de la cuenta. Para traducir este contenido a otro idioma:

1. Accede al registro de la llamada o la reunión.
2. En la pestaña «Revisión» , haz clic en el menú desplegable del selector de idioma situado en la parte superior derecha y selecciona un idioma.

Acceder al registro de una llamada o reunión

Para acceder directamente al registro de una llamada o una reunión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Calls o a CRM > Reuniones.
2. En la página de índice, haz clic en el nombre de la llamada o de la reunión.

Para acceder al registro de una llamada o reunión desde un registro asociado del CRM (por ejemplo, un contacto que asistió a la reunión):

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > [Tipo de objeto] (por ejemplo, Contactos, Negocios, etc.).
2. En la parte superior, haz clic en «Actividades».
3. En la actividad de la llamada o la reunión, haz clic en «Revisar la grabación» & para realizar un seguimiento.

Revisar los resúmenes de las conversaciones

Cuando Notetaker ha terminado de procesar una grabación, genera un resumen de la llamada o la reunión. El resumen incluye los puntos clave del debate, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los próximos pasos.

1. Accede al registro de la llamada o la reunión. A continuación, desplázate hasta la sección «Resumen» & «Notas» , situada en la parte inferior izquierda.
2. Para seleccionar una plantilla concreta para tu resumen, haz clic en el menú desplegable «Auto » y, a continuación, selecciona«Representante de atención al cliente » o «Representante de ventas».
   • Representante de atención al cliente: los resúmenes se centran en la resolución del caso y ofrecen información sobre el problema en cuestión, las causas fundamentales y el diagnóstico, las medidas adoptadas, el resultado y la opinión del cliente.
   • Representante de ventas: los resúmenes se centran en información sobre negocios y prospectos, y ofrecen una visión general de los objetivos de ventas y los puntos de debate, consejos de orientación y objeciones o inquietudes.

3. Para editar el resumen, haz clic en cualquier lugar del mismo e introduce el texto. Los cambios se guardan automáticamente.
4. Para copiar el texto del resumen, haz clic en «Copiar todo » en la esquina superior derecha.
5. Para añadir notas internas, haz clic en «Notas» en la parte superior y, a continuación, introduce el texto. Los cambios se guardan automáticamente.
6. Para pedirle al asistente de Breeze más información sobre la conversación:
   • En la parte inferior, haz clic en el cuadro de texto «Pregúntame lo que quieras... ».
   • Introduce el texto(por ejemplo, «¿Ha mencionado el cliente algún presupuesto?») y, a continuación, pulsa la tecla Intro del teclado.
   • Continúa la conversación en la ventana de chat del asistente de Breeze.

Revisar las sugerencias de actualización de propiedades en el CRM

Las sugerencias de actualización de propiedades del CRM aparecen cuando una llamada o una reunión cumple todos los criterios siguientes (no se aplica a las grabaciones realizadas con Mobile Notetaker):

• La grabación no es un mensaje de voz.
• La grabación tiene una duración de al menos 60 segundos.
• En la grabación se oye hablar al menos a dos personas.

Para revisar y aplicar las recomendaciones de actualización de propiedades del CRM en el registro de una llamada o reunión:

1. Accede al registro de la llamada o la reunión.
2. En la sección «Seguimientos» , para cada sugerencia de la sección «Actualizar propiedades del CRM»:
   • Pase el ratón sobre Fuente para ver el momento de la transcripción que prompt la actualización recomendada.
   • Para aceptar una sugerencia, haz clic en el icono de aprobación de « ».
   • Para rechazar una sugerencia, haz clic en el icono de rechazo de « ».
   • Para editar el valor de una propiedad antes de aprobarla, haga clic en el campo situado bajo el nombre de la propiedad e introduzca el valor deseado.

También puedes revisar y aplicar de forma masiva las recomendaciones de actualización de propiedades del CRM desde los registros de negocios asociados.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.
2. Para ver todas las recomendaciones actuales de todos tus negocios:
   • En la página del índice de negocios, haz clic en el icono de los tres puntos verticales situado en la esquina superior derecha.
   • A continuación, haz clic en «Revisar [X] sugerencias de datos».
3. Para ver todas las recomendaciones correspondientes a un registro de negocio concreto:
   • En la página del índice de negocios, haz clic en el nombre del negocio.
   • En la tarjeta de resalte del registro situada en la esquina superior izquierda, haz clic en «Revisar» junto al mensaje « [X] datos modificados encontrados ».
4. En la página «Revisar datos capturados »:
   • Pasa el cursor por encima de «Fuente» , junto al valor sugerido, para ver el momento de la transcripción que ha servido de prompt para la actualización recomendada.
   • Para aprobar una actualización recomendada de una propiedad, haz clic en el icono de aprobación « ».
   • Para rechazar una sugerencia de actualización de una propiedad recomendada, haz clic en el icono de rechazo « ».
   • Para editar un valor sugerido antes de aprobarlo, haz clic en el icono de edición « » situado junto a la sugerencia y modifica el valor según sea necesario.
   • Para aprobar todas las actualizaciones recomendadas de las propiedades de negocio de una operación concreta, haz clic en «Aprobar todo» en la esquina superior derecha.

Revisar las medidas a tomar

Tras una conversación, Notetaker te sugiere posibles medidas que puedes tomar para ayudarte a dar seguimiento. Estas medidas sugeridas se pueden convertir en tareas de HubSpot. Las acciones pendientes aparecen cuando una llamada o una reunión tiene una duración mínima de 30 segundos (excepto en el caso de las grabaciones de Mobile Notetaker, que pueden tener cualquier duración).

1. Accede al registro de la llamada o la reunión.
2. En la sección «Seguimiento », las sugerencias aparecen en el apartado «Puntos de acción pendientes».
3. Pasa el cursor por encima de «Fuente» , junto a la acción, para ver el momento de la transcripción que sirvió de prompt para la sugerencia.
4. Para crear una tarea para un elemento de acción, pasa el cursor por encima del elemento y haz clic en «Crear tarea». A continuación, edita la tarea según sea necesario en la barra lateral derecha.
5. Para copiar el texto de una tarea, pasa el cursor por encima de ella y haz clic en el icono de copia « ».
6. Para rechazar una acción sugerida, pasa el cursor por encima de la acción y haz clic en el icono de eliminación .
7. Para crear una única tarea a partir de varias acciones sugeridas:
   • Haz clic en «Guardar como una sola tarea » en la parte inferior.
   • En el cuadro de diálogo, marca las casillas de verificación correspondientes a las acciones que quieras incluir en la tarea.
   • Haz clic en Guardar.

Enviar correos electrónicos de seguimiento

A partir del registro de la llamada o de la reunión, puedes generar un correo electrónico de seguimiento.

1. Accede al registro de la llamada o la reunión.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en«Generar correo electrónico de seguimiento».
3. En la ventana emergente del editor de correo electrónico, revisa el mensaje generado y realiza los cambios necesarios en:
   • Destinatarios
   • Direcciones CC y BCC
   • Asunto
   • Contenido
4. Haz clic en «Insertar» , situado en la parte inferior del cuerpo del correo electrónico, para insertar el contenido generado en el editor.
5. Si lo deseas, haz clic en el botón «Volver a solicitar» , introduce el texto y, a continuación, haz clic en «Regenerar» para aplicar los cambios y volver a generar el correo electrónico.

6. Para asociar el correo electrónico a registros adicionales:
   • En la parte inferior del editor de correo electrónico, haz clic en el menú desplegable«Asociado a [X] registros ».
   • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros adicionales.
7. Después de revisar y ajustar el contenido según sea necesario, haga clic en breezeSingleStar Enviar para enviar el correo electrónico.

Recibir notificaciones de recomendaciones

Una vez que se ha registrado una conversación con Notetaker, HubSpot envía automáticamente las siguientes notificaciones al responsable de la actividad:

Revisar las recomendaciones de estas notificaciones:

• En el correo electrónico de notificación, haz clic en «Revisar la grabación y los siguientes pasos».
• Desde la notificación de la aplicación:
  • En la esquina superior derecha de tu cuenta, haz clic en el notification icono de notificaciones .
  • En la lista de notificaciones, haga clic en la notificación.
  • En la ventana emergente, haz clic en«Revisar los siguientes pasos».

Pasos siguientes

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