Aprende a facturar a los compradores

Utiliza la función de facturación para solicitar pagos únicos o periódicos a los compradores. En función de tu suscripción, la configuración de tu cuenta y la herramienta que utilices, el departamento de facturación puede generar facturas, suscripciones, contratos o calendarios de pagos a plazos. En el caso de la facturación periódica, los pagos pueden cobrarse automáticamente o puede que se exija a los compradores que paguen cada factura manualmente. En este artículo se explica cómo funciona la facturación mediante facturas, enlaces de pago, cotizaciones, contratos y suscripciones, para que puedas identificar la opción que mejor se adapte a tu proceso de ventas.

Opciones de periodicidad de facturación

La periodicidad de facturación determina si se solicita el pago una sola vez o de forma periódica. Utiliza los pagos únicos para transacciones puntuales o los pagos recurrentes para la facturación periódica.

• Factura a un comprador una sola vez: solicita un pago único mediante facturas, enlaces de pago o cotizaciones.

• Facturar repetidamente a un comprador: enviar facturas periódicas a los compradores para solicitar el pago. El comprador puede realizar los pagos en cada fecha de facturación, o bien estos se pueden cobrar automáticamente.

Facturación única

Utiliza la facturación única cuando se deba cobrar al comprador una sola vez, en lugar de hacerlo de forma periódica. Por ejemplo, utilízalo para un producto o servicio independiente, una cuota única o una compra individual que no requiera pagos posteriores.

En el caso de los cobros puntuales, puedes utilizar una de las siguientes herramientas, en función de tu proceso de venta:

• Contratos (BETA): crea un contrato para un comprador y emítele una factura a través de dicho contrato. Las cotizaciones aceptadas también pueden dar lugar a contratos.
• Facturas: facturar directamente a un comprador un importe único. Crea y envía una factura para solicitar el pago. Selecciona «Factura única » al crear la factura.
• Enlaces de pago: cobra un pago único sin tener que crear una factura para solicitar el pago. Solo se enviará una factura al comprador una vez que se haya completado el pago.
• Cotizaciones y cotizaciones anteriores: envía una cotización para solicitar o cobrar un pago.

Obtén más información sobre cómo crear facturas, enlaces de pago,cotizaciones y cotizaciones antiguas.

Facturación periódica mediante contratos

Utiliza la facturación periódica con contratos cuando la facturación esté vinculada a un acuerdo vigente con un comprador. Esta opción permite que el contrato defina los elementos de pedido, la fecha de inicio de la facturación, las condiciones de pago y la configuración de cobro que se utilizarán para facturar al comprador.

La facturación se puede configurar a nivel de cuenta en los ajustes de facturación, o de forma individual al crear directamente un contrato (BETA). Las cotizaciones aceptadas también pueden dar lugar a contratos. 

Más información sobre los contratos.

Facturación periódica mediante facturas

Utiliza la facturación periódica con facturas cuando quieras crear una suscripción directamente a partir de una factura. Esta opción te permite definir cargos recurrentes y elegir si los pagos se cobran automáticamente o si se solicitan al comprador en cada fecha de facturación.

Al crear una factura, selecciona «Crear facturas periódicas» para configurar una suscripción que facture a los compradores de forma continua. Las suscripciones pueden configurarse para que los pagos se cobren automáticamente en cada fecha de facturación, para que se solicite el pago al comprador en cada fecha de facturación, o para que no estén disponibles los pagos online y se permita el pago a través de otros métodos (en estos casos, las facturas pueden marcarse manualmente como de pago).

Más información sobre la creación de suscripciones.

Facturación periódica mediante enlaces de pago

Utiliza la facturación periódica con enlaces de pago cuando quieras que los compradores contraten una suscripción a través del proceso de pago. Esta opción resulta útil cuando necesitas compartir un enlace que cobra el primer pago y configura cobros automáticos para futuras fechas de facturación.

Al crear un enlace de pago, añade elementos de pedido recurrentes para crear una suscripción que facture a los compradores de forma continua. Cuando un comprador realice el primer pago a través del enlace de pago, se le cobrará automáticamente mediante el mismo método de pago en cada fecha de facturación durante toda la duración de la suscripción.

Obtén más información sobre cómo crear y compartir enlaces de pago.

Facturación periódica mediante cotizaciones

Utiliza la facturación periódica con cotizaciones cuando la facturación se inicie como parte de un proceso de venta que requiera la aceptación del comprador. Una vez aceptada la cotización, la configuración de tu cuenta determina si HubSpot crea un contrato, facturas, una suscripción o un calendario de pagos a plazos.

La facturación se puede configurar a nivel de cuenta en los ajustes de facturación, o de forma individual al crear una cotización o una cotización anterior. Cuando la facturación está activada, los elementos de pedido, las fechas de inicio de la facturación, las condiciones de pago y la configuración de cobro se utilizan para determinar qué ocurre una vez aceptada la cotización.

CPQ, facturación y pagos conectados

Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, puedes gestionar el proceso desde la cotización hasta el pago en HubSpot, desde la aceptación de la cotización hasta la facturación y el cobro. Descubre cómo funciona la facturación con y sin la versión beta.

Facturación con Connected CPQ, facturación y pagos

Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas»está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», se creará automáticamente un contrato cuando un comprador acepte una cotización.

El contrato gestiona la facturación periódica, la emisión de facturas y el cobro de los pagos. El pago se cobra mediante facturas, en lugar de directamente a través de la cotización. En el caso de las cotizacionescon elementos de pedido que tengan una frecuencia de facturación periódica, como la facturación mensual, el pago se basa en el proceso de pago establecido en la configuración de facturación:

• Cobro automático: cobra automáticamente las facturas utilizando el método de pago del comprador en cada fecha de facturación.
• Cobros manuales: envía las facturas en cada fecha de facturación. El comprador debe abonar manualmente cada factura.

Para utilizar las suscripciones para la facturación periódica en lugar de los contratos, desactiva la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas».

Obtén más información sobre cómo gestionar los ingresos de principio a fin en HubSpot.

Facturación sin CPQ, facturación y pagos conectados

Si no estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, el cobro de los pagos seguirá vinculado al contrato creado directamente (BETA), a la cotización o a la cotización heredada. Obtén más información sobre la facturación periódica mediante contratos.

Cotizaciones: si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está desactivada, las facturas y las suscripciones se crean automáticamente cuando se acepta la cotización. El importe se cobra automáticamente en el método de pago introducido al realizar el pago en cada fecha de facturación. Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada, no se puede activar la facturación.

Cotizaciones heredadas:en el caso delos elementos de pedido recurrentes, se crea automáticamente una suscripción y se factura a los compradores de forma continua. Las suscripciones pueden configurarse para que los pagos se cobren automáticamente en cada fecha de facturación, para que se solicite el pago al comprador en cada fecha de facturación, o para que no estén disponibles los pagos online y se permita el pago a través de otros métodos (en estos casos, las facturas pueden marcarse manualmente como de pago). Para los elementos de pedido puntuales se crea una factura por separado.

Más información sobre la gestión de suscripciones.

Opciones de facturación

Las siguientes opciones de facturación determinan cuándo se cobra a los compradores y cuándo vencen las facturas.

Calendarios de facturación y pagos futuros

Las fechas de inicio de la facturación determinan cuándo se cobra a los compradores por los elementos de pedido. Por defecto, la facturación comienza en la fecha de entrada en vigor del enlace de pago, la cotización o la suscripción. También puedes establecer una fecha de inicio de facturación personalizada o realizar un retraso en la facturación por un número determinado de días o meses.

El resumen del enlace de pago, la cotización o la suscripción indica cómo se le cobrará al comprador:

• Subtotal: incluye únicamente los artículos que hay que pagar al realizar el pago.
• Pagos futuros: incluye partidas que se cargarán en una fecha posterior.
• Total: incluye todos los conceptos, independientemente de la fecha de vencimiento del pago.

Condiciones de pago

Las condiciones de pago determinan cuándo vencen las facturas. Las facturas pueden pagarse al recibirlas o según las condiciones de pago netas. Si se selecciona un plazo de pago neto, cada factura vence un número determinado de días después de su fecha de emisión.

Pasos siguientes

• Más información sobre cómo consultar y gestionar contratos.
• Más información sobre la gestión de facturas.
• Obtén más información sobre cómo crear y compartir enlaces de pago.
• Más información sobre cómo consultar y gestionar las suscripciones.