Cómo crear un Informe de contactos

Última actualización: March 23, 2016

Como un profesional del marketing, tu base de datos de contactos.es tu recurso más importante. HubSpot te brinda las herramientas para examinar la información valiosa del historial de un contacto individual con más detenimiento, y, con los informes de contacto, también puedes dar un vistazo general de una lista completa de contactos con la información que necesites. Al crear un Informe de contacto, podrás segmentar la información de la base de datos de contactos completa de acuerdo a lo que sea más importante para ti y tu negocio.
El Informe de contactos sólo está disponible para las suscripciones Enterprise de HubSpot.  Si usted está interesado en actualizar su cuenta para tener acceso a esta función, póngase en contacto con su Gerente de cuentas o inicie su prueba gratis de 30 días de la suscripción Enterprise.

El Informe de contactos te permite crear informes en función de la información en la Base de datos de contactos dentro de HubSpot. Puedes hacer lo siguiente:

  • Informar sobre todos los contactos de la base de datos de HubSpot o sobre los de cualquier lista en HubSpot.
  • Realizar un gráfico de los contractos a través del paso del tiempo en base a cualquier propiedad de fecha en la Base de datos de contactos (fecha de creación, fecha en la que se convirtió en oportunidad de venta, etc.)
  • Desde la base de datos puedes desglosar tu informe en base a cualquier propiedad de contacto (etapa del ciclo de la vida, fuente, industria, persona, etc.)
  • Sumar cualquier propiedad numérica de los contactos desde la Base de datos de contactos para aquellos contactos que se encuentren en el informe (ingresos generados, calificación de oportunidades de venta, apertura de correos electrónicos, etc.)

Instrucciones

1. Navegar hasta Inicio de Informes

Desde el panel de marketing de HubSpot, navega hasta Informes > Inicio de informes.

2. Crear un informe nuevo

Cuando estés en Inicio de informes, haz clic en el botón azul para Crear un informe nuevo. .

3. Informe de contactos

En la ventana emergente, haz clic en la sección Informe de contactos .

A continuación, deberás elegir qué tipo de Informe de contacto deseas generar. Aquí hay algunas opciones:

1. Empezar de cero

2. Ingresos del contacto del último mes:

3. Distribución de la etapa del ciclo de vida

4. Ofertas que generaron más conversión

(estas opciones pueden verse algo distintas según si usas o no el CRM de HubSpot).

En este ejemplo, elegimos Comenzar de cero y revisaremos el proceso de crear un informe con los criterios que tú desees especificar. Asegúrate de que el botón de radio que se encuentra junto a “Comenzar de cero” esté seleccionado, después haz clic en Crear informe.

4. Preparar informe

Ahora estás en tu nuevo informe de empresas y cuentas con muchas opciones entre las cuales elegir a fin de crear un informe para tu empresa. Veamos todas las opciones que tienes y cuáles elegirás:

1. Elegir un grupo de contactos sobre el cual realizar el informe.

- Puedes elegir hacer un informe de todos los contactos de tu base de datos, o para una lista existente de tu base de datos de HubSpot o bien, puedes aprovechar para crear una lista nueva.

2. Elegir un tipo de conversión y un período de tiempo.

- Aquí podrás elegir en qué propiedad de fecha y en qué período de tiempo deseas concentrarte para este informe.

3. Elegir cómo deseas agrupar tus contactos.

- Puedes ver el informe de contactos por semana o mes.

4. Desglosar el informe por propiedad de contacto (opcional).

- Este menú desplegable te permite seleccionar qué propiedad de contacto de HubSpot desglosarás en tu informe. Por ejemplo, si deseas informar sobre cuándo tus contactos se convirtieron por primera vez en una oportunidad de venta (se les dio la oportunidad de venta en la etapa del ciclo de vida) seleccionar Fecha en la que se convirtió en oportunidad de venta.

5. Calcular el valor total de las propiedades numéricas del contacto (opcional).

- Este menú desplegable te mostrará la propiedad de contacto de HubSpot que es una propiedad numérica y te permite sumar esta propiedad según tu informe.

6. Crear informe

- Cuando hayas elegido todas las propiedades y los contactos adecuados, haz clic en este botón.

5. Ver el informe

Una vez que hayas escogido tus opciones del paso anterior y hayas creado tu informe, te llevará a una pantalla donde verás tu informe. Al principio, probablemente verás una pantalla como esta...

Esta pantalla se puede ver durante algunos minutos mientras HubSpot obtiene la información que deseas y la muestra en tu nuevo informe.

Una vez que el procesamiento de números este completo, tu informe esta hecho y listo para ver. Analicemos un informe de contactos:

1. Título: el título de tu informe se genera según los criterios que hayas establecido. Puedes hacer clic en esta área para cambiar el título si quieres que este sea más específico.

2. Estándar o Acumulativo: estos botones mostrarán el gráfico en formato de diagramade barras estándar o en formato linear y acumulativo.

3. Gráfico: aquí podrás ver los datos del gráfico para el período de tiempo que elijas.

Diagrama: haz clic en el botón debajo del diagrama y se designará un color específico para distinguir rápidamente los volúmenes por cada valor en la sección de desglose.

5. Desglose de la propiedad de contacto. (Observa que el valor de la propiedad "Propiedad no establecida", allí significa que hay contactos en el informe que no cuentan con un valor para esa propiedad)

6. Contactos: la cantidad de contactos que tienen el mismo valor de propiedad de contacto para el desglose de propiedad.

7. Filtrar tabla...: mediante esta función se revisa la tabla (partes 4, 5 y 6) y te permitirá desglosar la propiedad aún más.

8. Editar informe: no te preocupes si cometes un error en una de las opciones que elijas para el informe, puedes hacer clic en este botón para volver atrás y realizar cambios.

9. Monitorear metas: puedes optar por establecer una meta personal para la cantidad de contactos que deseas incluir en este informe dentro de un período específico de tiempo. En el primer cuadro (de texto), deberás ingresar un número y, en el menú desplegable, deberás elegir entre Diario, Semanal, Mensual o Anual.

10. Informe de actividades: aquí encontrarás las demás opciones básicas para usar, compartir, reformular o eliminar informes.

Enviar informe por correo electrónico

Dentro del informe de contacto, puedes enviar el informe a un contacto específico (o a varios) por correo electrónico con un mensaje corto, puedes decidir cuál será la vista que quieres que se muestre del gráfico, y en qué métrica se concentrará (contactos, suma o promedio) y a continuación también puedes establecer una frecuencia de envío por correo electrónico para este informe.

Estos correos se enviarán a las 6 a. m. hora del Este del día especificado según el cronograma.

Exportar informe

Para exportar un informe, debes presionar el botón para exportar de la barra lateral. Recibirás los datos del informe por correo electrónico en un archivo de Excel o CSV, según la cantidad de filas. Cualquier informe que tenga más de 64.000 filas se enviará como CSV.

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Actualizar informe

A diferencia de otros informes en HubSpot, los informes de Contacto no se actualizan automáticamente. Para poder actualizar un informe, debes hacerlo a través de la barra lateral o puedes configurar la actualización para que sea automática al establecer enviar el informe por correo electrónico en forma diaria, semanal o mensual.

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Detalles del informe

En el lateral inferior derecho, verás el área Detalles del informe. En esta sección, puedes ver rápidamente los criterios en los que basaste tu lista sin tener que ir a la sección de edición del informe para ver estos datos. Además, verás quién modificó el informe por última vez, y cuándo lo hizo.

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