Cómo ajustar la configuración de tu integración de Salesforce

Última actualización: March 17, 2016

En este punto, ya has establecido tu integración de HubSpot y Salesforce y se ha transmitido la información de un lado al otro entre tu cuenta de Salesforce y tu cuenta de HubSpot. Pero ¿qué sucede si tu equipo de ventas quiere cambiar el modo en que se introducen los contactos en Salesforce desde HubSpot? O ¿qué pasa si tuvieras que restablecer el código de seguridad y debieras actualizarlo dentro de tu cuenta de HubSpot? Este es el lugar adecuado para esas acciones.

En este artículo, se tratará lo siguiente…

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Desde tu panel de HubSpot, navega hasta Menú de Cuenta > Integraciones.

Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot

Configuración de Salesforce

Dentro de la sección de Salesforce de la página Integraciones, haz clic en Configuración.

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Sincronizar datos con Salesforce

Lo primero que notarás en la parte superior de la sección de Configuración del conector de Salesforce es un botón grande.

Este botón determina si quieres o no que HubSpot sincronice información hacia o desde Salesforce. Si necesitas deshabilitarlo por algún motivo, haz clic en este botón para desactivar la integración.

Versión de la integración

Debajo del botón para activar y desactivar la sincronización de integración, hay una casilla gris que indica cuál es la versión del conector instalada y si es la última o si está desactualizada.

Si en esta sección, se indica que la versión de tu conector está desactualizada, puedes echar un vistazo aquí para conocer cómo actualizarla.

Credenciales de Salesforce

En esta sección de configuración de la integración, se almacena tu nombre de usuario, contraseña y código de seguridad de Salesforce. Si necesitas cambiar tu nombre de usuario, actualizar tu contraseña o código de seguridad porque ha cambiado, este es el lugar donde debes hacerlo.

Observa que esto también te informa si la integración considera tus credenciales como válidas.

En esta sección, también se formula la pregunta sobre si esta integración fue diseñada para usarse en un entorno de aislamiento de procesos (del inglés sandbox). Si estás utilizando un aislamiento de procesos o estás cambiando a un entorno de aislamiento de procesos, esta casilla debe estar marcada. Si no estás seguro si debes o no usar un caso de aislamiento de procesos de Salesforce, compruébalo con tu administrador de Salesforce y échale un vistazo a este artículo.

Si necesitas realizar algún cambio en tus credenciales, asegúrate de hacer clic en el botón Guardar credenciales después de realizar esos cambios.

Límite de llamadas a la API

A continuación, verás una sección dedicada a tu límite de llamadas a la API. En esta sección, podrás ver cuántas llamadas a la API has usado de tu límite establecido en las últimas 24 horas. Además, hay un enlace provisto para que aprendas más acerca de los límites de uso de la API de Salesforce.

Para conocer más sobre cómo ajustar tu límite de llamadas a la API dentro de HubSpot y las ventajas de hacerlo, echa un vistazo a cómo establecer tu límite de llamadas a la API.

Configuración obligatoria

En esta sección del área de configuración de la integración para el conector de Salesforce, se describe esta configuración obligatoria que sincroniza el estado de cancelación de suscripción de correo electrónico entre HubSpot y Salesforce.

Esta casilla de verificación debe estar siempre marcada y no podrás desmarcarla (verás un signo prohibitorio si pasas el mouse por la casilla).

Esta configuración obligatoria mantiene el estado de cancelación de suscripción de correo electrónico en constante sincronización entre tus cuentas de HubSpot y Salesforce para que, si tu oportunidad de venta decide cancelar la suscripción en un sistema, eso se vea reflejado en el otro sistema de inmediato. Es importante que las oportunidades de venta que decidieron no seguir recibiendo comunicación por correo electrónico de tu empresa no reciban ningún SPAM.

Sincronización de cuentas

La siguiente configuración que puedes ajustar es Sincronización de cuentas. Dentro de Salesforce, muchas veces tendrás oportunidades de ventas o contactos que estén asociados con una cuenta en Salesforce. A HubSpot le gustaría saber si es importante que esas cuentas asociadas se sincronicen desde Salesforce en las propiedades de la empresa de HubSpot. Esto te brindará más información sobre el registro de un contacto y te permitirá personalizarlo con más información comercial, ya que cualquier campo de Salesforce dentro de esa cuenta asociada se pasará a HubSpot desde Salesforce.

Podrás seleccionar Sincronizar cuentas o No sincronizar desde el menú desplegable. Puedes aprender más sobre la sincronización de cuentas en este artículo.

Sincronización de oportunidades calificadas

A continuación, puedes decidir si deseas o no poder sincronizar con los objetos de oportunidad calificada de Salesforce. Si activas esta opción, tendrás acceso a campos, como Propietario, Fecha de cierre, Etapa, y te permite crear listas de contactos basadas en esos campos de oportunidades calificadas. Puedes hacer clic en el enlace para conocer más sobre qué campos de oportunidades calificadas se sincronizan con HubSpot y cómo usar esos campos en HubSpot.

Sincronización de tareas

Es importante conocer, en primer lugar, que esta sección en particular solo se mostrará dentro de la configuración de integración si tienes CRM de HubSpot. Esta configuración de sincronización de tarea permitirá la sincronización de tareas entre la CRM de HubSpot y Salesforce. Por lo tanto, si la activas y registras una llamada en la CRM de HubSpot, también se mostrará en el registro del contacto en Salesforce. Puedes leer más sobre esta característica aquí antes de que decidas si quieres sincronizar las tareas o no.

Lista inclusiva

En esta sección, se muestra si estás usando una lista inclusiva de Salesforce o cómo configurar una lista inclusiva si actualmente no la utilizas. Usar una lista inclusiva te permitirá limitar qué contactos sincronizar a Salesforce desde HubSpot. No todas las oportunidades de venta que llenan un formulario e ingresan a tu base de datos de HubSpot serán necesariamente oportunidades de venta calificadas. Esta opción te permite decidir qué criterios debe cumplir un contacto para poder sincronizarse de HubSpot a Salesforce y, de esta manera, evitas llenar tu cuenta de Salesforce con oportunidades de venta que tu equipo de ventas probablemente no quiera contactar todavía.

Si no tienes -- ninguna lista inclusiva -- seleccionada aquí, la integración comenzará a sincronizar todos los contactos nuevos de HubSpot a Salesforce, o puedes elegir una lista inteligente que ya tengas en tu cuenta de HubSpot desde el menú desplegable O puedes presionar el botón Crear lista inclusiva y comenzar a elaborar una nueva lista inteligente como tu lista inclusiva; puedes leer mucho más sobre este tema aquí.

Almacenar datos de actividad en Salesforce

La siguiente sección es el lugar donde configuras cómo tu cuenta de HubSpot almacenará los datos de actividad en Salesforce.Es importante que tu equipo de ventas sepa cuándo una oportunidad de venta ha enviado un formulario o abierto uno de tus correos electrónicos de marketing, y este es el lugar adecuado para decidir dónde se almacenará esa información en Salesforce.

Registros creados en Salesforce

A continuación, se encuentra la sección de Registros creados en Salesforce. Tienes dos opciones de casillas de verificación y puedes marcar una, ninguna o ambas. (Para tener una sincronización realmente bidireccional, deberás marcar ambas opciones). Si la primera opción aparece marcada, se creará un contacto de HubSpot cuando se cree una oportunidad de venta en Salesforce. Si la segunda opción aparece marcada, se creará un contacto de HubSpot cuando se cree un contacto en Salesforce.

Estas configuraciones te permiten decidir cuáles de los registros que se originan en Salesforce se crearán como registros nuevos en HubSpot.

Nuevo tipo de registro

La siguiente sección es Nuevo tipo de registro. En este punto, cualquier cambio realizado aquí estará bajo la consideración de cómo tus equipos de venta y marketing usan Salesforce: deberás decidir dónde deseas que HubSpot ubique los contactos nuevos en HubSpot dentro de Salesforce.

Este menú desplegable te ofrecerá dos opciones: oportunidad de venta o contacto. Si seleccionas oportunidad de venta, cada vez que se cree un nuevo registro en HubSpot, se creará una oportunidad de venta en Salesforce. Si seleccionas contacto, cada vez que se cree un nuevo registro en HubSpot, se creará un contacto en Salesforce.

Ten en cuenta que, de manera predeterminada, los contactos solo pueden ser visualizados por el propietario de los contactos o los usuarios que se encuentran más arriba que el perfil del propietario en la jerarquía de roles. Crear registros como contactos desde HubSpot puede requerir un cambio en la configuración compartida de tu organización de Salesforce (para ver más detalles, haz clic aquí).

Transiciones automáticas de la etapa del ciclo de vida

A continuación, puedes hacer cambios en las transiciones automáticas de la etapa del ciclo de vida. Lo importante que se debe tener en cuenta aquí es lo siguiente: cuando una oportunidad de venta se convierte en cliente en Salesforce, ¿es importante que se traduzca en HubSpot?

Si así lo decides, asegúrate de seleccionar en el menú desplegable de transiciones automáticas de la etapa del ciclo de vida. La próxima vez que uno de tus representantes de venta marque una oportunidad calificada como Cerrada-Ganada en Salesforce, verás que las etapas del ciclo de vida adjuntas de los contactos en HubSpot cambian a Cliente. O también puedes seleccionar Noy los contactos con el estado Cerrado-Ganado no afectarán la etapa del ciclo de vida de esa oportunidad de venta en HubSpot.

Listas de selección de estados y países de Salesforce

La parte siguiente se basa en las listas de selección de estados y países de Salesforce. Anteriormente en Salesforce, los campos de texto de los estados y países eran campos libres y podían contener todo tipo de valores diversos, como EE. UU., E. U., Estados Unidos o Estados Unidos de América. En cambio, ahora Salesforce tiene la opción de hacer que los campos de estados y países sean menús desplegables (o listas de selección). Si decides implementar la opción de listas de selección para los estados y países en Salesforce, esta lista desplegable permitirá que la sincronización entre esos campos desde HubSpot hasta Salesforce sea más simple.

Si tienes la opción de listas de selección de estados y países activada en Salesforce, asegúrate de haber seleccionado en el menú desplegable. Si no tienes la opción de listas de selección de estados y países activada en Salesforce, elige No en el menú desplegable.

Eliminar en HubSpot cuando se elimina en Salesforce

Por último, tendrás que decidir qué eliminar en HubSpot cuando se elimina en Salesforce. Aquí es donde decides qué sucede en HubSpot cuando se elimina una oportunidad de venta o un contacto en Salesforce. ¿Qué ocurre si tu equipo de venta elimina un contacto o una oportunidad de venta de Salesforce? ¿Deseas que ese contacto permanezca en HubSpot o prefieres que se elimine al mismo tiempo, sin tener que ingresar en HubSpot y eliminar el registro de forma manual?

Tienes dos opciones de casillas de verificación aquí y puedes seleccionar una, ninguna o ambas. Tus opciones son para Eliminar el contacto en HubSpot cuando se elimina una oportunidad de venta en Salesforce y para Eliminar el contacto en HubSpot cuando se elimina un contacto en Salesforce.

Guarda tus cambios

Si realizas algún cambio en cualquiera de los pasos descritos anteriormente, asegúrate de hacer clic en el botón azul en la parte inferior de la página de Configuración para Guardar.

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