Cómo configurar la integración de Salesforce con HubSpot

Última actualización: March 17, 2016

Se puede establecer una integración entre tu cuenta de HubSpot y tu cuenta de Salesforce para transmitir perfectamente las oportunidades de venta y los contactos entre HubSpot y Salesforce. Esta integración es esencial para mantener la consistencia entre tus equipos de marketing y de ventas.

Requisitos de la integración de Salesforce y HubSpot

Para poder integrar HubSpot y Salesforce, debes hacer lo siguiente:

  • Usar una suscripción Professional o Enterprise de HubSpot
  • Usar una suscripción Professional, Enterprise o Unlimited (que no sea una cuenta de prueba) de Salesforce
  • Tener privilegios de administrador de Salesforce de nivel superior (si usa la edición Professional de Salesforce)
  • Tener privilegios de administrador de Salesforce de nivel superior O permisos de seguridad totales a nivel de objetos y a nivel de campos (si usa la edición Enterprise o Unlimited de Salesforce)

Expectativas generales antes de comenzar

Además de los requisitos indicados anteriormente, describimos algunas expectativas generales para la configuración de este conector. Revisa lo que aparece a continuación antes de continuar con las instrucciones:

  • Debes tener, al menos, un conocimiento básico sobre cómo funciona la integración de HubSpot con Salesforce para especificar cómo debe configurarse el conector.
  • Serás dirigido a Salesforce como parte del proceso de instalación. Piensa en que vas cambiar de un lugar al otro entre estas instrucciones y Salesforce, como parte del proceso de integración.
  • Solo tienes una cantidad determinada de llamadas a la API (la tecnología que permite que HubSpot y Salesforce intercambien datos, sobre la que puedes leer más aquí) por día. Debes conocer tu límite. Como regla general, la sincronización de un solo contacto puede consumir hasta 4 llamadas a la API por registro, aunque puede variar.
  • Para conectar varios portales de HubSpot a una sola cuenta de Salesforce, deberás pasar por este asistente en cada portal.
  • HubSpot solo funcionará con una instancia de Salesforce; si bien puedes usar dos instancias de HubSpot con una instancia de Salesforce, el conector permite únicamente que una instancia de Salesforce se conecte con tu cuenta de HubSpot.
  • Si quieres instalar una versión de entorno de pruebas del conector, asegúrate de marcar la casilla en la siguiente página y lee más sobre la integración con un entorno de pruebas aquí.

Instrucciones

Si cumples con todos los requisitos recién mencionados y estás listo para avanzar, continúa con esta guía, que te explicará cada paso para conectar tus cuentas de HubSpot y Salesforce. Realiza los pasos (descritos a continuación) para comenzar este proceso.

Navega hasta la configuración de integración de Salesforce.com dentro de HubSpot

Desde tu panel de HubSpot, haz clic en Menú de Cuenta > Integraciones.

En la sección de integración de Salesforce, haz clic en el botón Integrar con HubSpot.

Introducción

Aquí comenzarás el proceso de llevar a cabo la configuración de Salesforce para instalar la integración entre HubSpot y Salesforce, ajustar tu configuración de la integración y probar la integración. Esta configuración tomará un tiempo (30 minutos aprox.), así que si ya estás listo para avanzar, haz clic en el botón verde y Vamos: esto comenzará a dirigirte a la sección Introducción.

¿Qué edición de Salesforce tienes?

En este paso, deberás elegir qué versión de Salesforce utiliza tu empresa. Si no estás seguro de cuál es la edición de Salesforce que utilizas, puedes consultarla dentro de Salesforce. Para ello, navega hasta tu nombre en la parte superior derecha y selecciona configuración y luego configuración de administración. Una vez que conozcas la edición de Salesforce, haz clic en el botón de radio que se encuentra al lado de tu edición en el asistente y luego presiona Continuar.

¿Tienes acceso administrativo a Salesforce?

Para instalar el paquete de HubSpot en Salesforce, deberás tener las credenciales de Salesforce que te otorgan acceso administrativo dentro de Salesforce. Si la respuesta a esta sección es "No", deberás asociarte con tu administrador de Salesforce para continuar con esta configuración. Cuando estés listo, selecciona el botón de radio que se encuentra al lado de Sí y luego haz clic en Continuar.

¿Quieres utilizar una instancia de entorno de pruebas de Salesforce?

Salesforce ofrece instancias de entorno de pruebas y de producción de su software: la instancia de entorno de pruebas (del inglés "sandbox") es un entorno de pruebas dentro de Salesforce y no funciona igual que el entorno de producción. Yo tengo una instancia de producción de Salesforce y por eso voy a hacer clic en el botón de radio que se encuentra al lado de "No" y luego presionar Continuar.

¿Cuántos asientos de Salesforce tienes?

En este punto, deberás introducir cuántos asientos (licencias) tienes en Salesforce. Puedes encontrar esta información al navegar, dentro de Salesforce, hasta la parte superior derecha y hacer clic en tu nombre > Configuración > Resumen del sistema. En la sección de Resumen del sistema, deberías ver, en la parte inferior, cuántas licencias tienes en Salesforce. Una vez que conozcas ese número, introdúcelo en el campo de texto dentro del asistente de instalación de HubSpot y Salesforce y luego haz clic en Continuar.

Límite de llamadas a la API

Según la cantidad de asientos que ingresas en el asistente de instalación, HubSpot intenta calcular un número adecuado para tu límite de llamadas a la API, para que no tengas ningún problema con la integración. Las llamadas a la API son la forma en que HubSpot y Salesforce pueden comunicarse entre sí y por eso es importante configurar este número en una cantidad que sea lógica para tu negocio. Solo tienes una cantidad determinada de llamadas a la API (sobre la que puedes leer más aquí) por día. Como regla general, la sincronización de un solo contacto puede consumir hasta 4 llamadas a la API por registro, aunque puede variar.

Si el número calculado no es el que te gustaría, puedes hacer clic en la casilla de texto del número y realizar los cambios necesarios; a continuación, haz clic en Continuar cuando ya estés listo para seguir al siguiente paso.

Configurar Salesforce

Ahora, es momento de agregar un poco de HubSpot a tu Salesforce: vas a instalar el paquete de HubSpot en tu cuenta de Salesforce a través del instalador del paquete de Salesforce. Para continuar con la instalación, haz clic en el botón azul para Leer la guía sobre cómo instalar este paquete en Salesforce. Esta guía te ofrecerá instrucciones paso a paso sobre cómo instalar el paquete de HubSpot en Salesforce y, una vez que ya lo hayas hecho, deberás marcar la casilla que aparece al lado de "He instalado el paquete de integración de HubSpot" y haz clic en el botón verde para Continuar.

Obtener tu código de Salesforce

El siguiente paso es introducir tu código de seguridad de Salesforce. Si no estás seguro de tu código de seguridad de Salesforce, podrás encontrarlo en tu cuenta de correo electrónico, ya que Salesforce te envía este código por correo electrónico cuando configuras tu cuenta o la última vez que restableces tu contraseña de Salesforce. Si no puedes encontrar tu código de seguridad, puedes restablecerlo en Salesforce. Haz clic en el botón azul para Leer la guía sobre cómo restablecer tu código de seguridad. (Nota: restablecer tu código de seguridad  significa que deberás actualizar las credenciales de cualquier otra integración que ya hayas configurado con el código de seguridad original).

Cuando ya obtienes tu código de seguridad, ingrésalo en la casilla de texto debajo de "Ingresa tu código de Salesforce:" y haz clic en Continuar.

Instalar un módulo Visualforce

Ya has instalado el paquete de HubSpot en Salesforce e introducido tu código de seguridad en el asistente de instalación, así que ahora tendrás que editar tus registros de oportunidades de venta y contactos para que incluyan el componente VisualForce. El módulo VisualForce agrega una ventana sobre el registro de una oportunidad de venta o un contacto en HubSpot para que puedas ver la información de las oportunidades de venta. Agregar este módulo es importante para aprovechar al máximo la integración de HubSpot y Salesforce.

Haz clic en el botón azul para Leer la guía y sigue las instrucciones que aparecen allí para agregar el componente VisualForce para el diseño gráfico de la página de tus oportunidades de venta y contactos. Una vez que hayas completado esos pasos, marca la casilla que aparece al lado de "He agregado información de las oportunidades de venta de HubSpot a Salesforce" y haz clic en Continuar.

Configurar HubSpot

Ahora, es momento de agregar un poco de Salesforce a tu HubSpot: aquí es donde deberás introducir tus credenciales de Salesforce para que HubSpot pueda conectarse con tu cuenta de Salesforce. Tu código de seguridad de Salesforce debería haber sido arrastrado de un paso anterior, por lo que ahora deberás introducir tu nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Una vez que los tres campos estén introducidos correctamente, haz clic en Conectar cuentas.

Debes seleccionar Conectar cuentas para avanzar: esta acción ingresa a tu instancia de Salesforce a través de tus credenciales para asegurarse de que todo esté en orden y comenzar el proceso de configurar tu conector. Después de que hayas terminado, deberías ver un mensaje que diga "Tus cuentas se conectaron correctamente" y ahora puedes presionar Continuar para avanzar al próximo paso.

Elegir tu configuración

Ahora que tus credenciales de Salesforce han sido validadas y HubSpot y Salesforce pueden verse y comunicarse entre sí, deberás ajustar tu configuración para decidir qué información deseas sincronizar entre HubSpot y Salesforce. Haz clic en Continuar cuando estés listo.

La primera decisión que debes tomar es si quieres que la integración de HubSpot y Salesforce se sincronice con las cuentas en Salesforce. Este paso es aconsejable, ya que te brindará más información sobre el registro de un contacto y te permitirá personalizarlo con más información comercial de la cuenta asociada de ese contacto.

La próxima decisión que debes tomar es si quieres que la integración de HubSpot y Salesforce se sincronice con las oportunidades calificadas en Salesforce. Si eliges Sí en esta pregunta, permites que HubSpot se sincronice con campos estándares del objeto de oportunidad calificada de Salesforce. Puedes echar un vistazo aquí para ver con qué campos se sincroniza HubSpot de las oportunidades calificadas de Salesforce.

Una vez que hayas tomado tus decisiones aquí en Sincronización de cuentas y Sincronización de oportunidades calificadas, haz clic en Continuar.

Almacenar datos de actividad en HubSpot

A continuación, deberás seleccionar qué tipo de actividad en HubSpot se sincronizará con Salesforce y creará actividades allí.

En primer lugar, ¿deseas que la integración cree una actividad de Salesforce cuando se envía un formulario en tu contacto de HubSpot? ¿Deseas crear una actividad de Salesforce cuando se abre un correo electrónico en tu contacto de HubSpot? Marca las casillas que están al lado de las opciones adecuadas.

En la siguiente pregunta, debes responder si deseas sincronizar las tareas en Salesforce que estén asociadas con la sincronización de contactos y Compromisos en HubSpot. Si respondes Sí a esta pregunta, se sincronizarán las tareas entre Salesforce y la CRM de HubSpot.

Cuando ya hayas tomado tus decisiones sobre este paso, haz clic en Continuar.

Limitar qué contactos se sincronizan con Salesforce

Este paso es donde puedes configurar tu lista inclusiva: esta lista limitará la sincronización de contactos de HubSpot a Salesforce. No todas las oportunidades de venta que llenan un formulario e ingresan a tu base de datos de HubSpot serán necesariamente oportunidades de venta calificadas. Esta opción te permite decidir qué criterios debe cumplir un contacto para poder sincronizarse de HubSpot a Salesforce y, de esta manera, evitas llenar tu cuenta de Salesforce con oportunidades de venta que tu equipo de ventas probablemente aún no quiera contactar.

Si tienes una lista inteligente que quieras elegir como tu lista inclusiva, haz clic en el menú desplegable y selecciona tu lista. (También puedes elegir no tener ninguna lista inclusiva al seleccionar el menú desplegable y luego la opción que dice "-- Sin lista inclusiva --", que significa que cualquier contacto nuevo en HubSpot se sincronizará con Salesforce. Si deseas usar una lista inclusiva, pero aún no la has configurado, puedes hacer clic en el botón azul para crear una nueva lista inteligente y crear la lista ahora. Una vez que hayas establecido tu lista inclusiva (o la falta de dicha lista), haz clic en Continuar para avanzar.

No te preocupes demasiado sobre la decisión que tomes aquí. Siempre puedes regresar más tarde y configurar una lista inclusiva, cambiarla, eliminarla, etc.

Finalizar

Ya estás en el paso final. En esta área, repasarás las decisiones anteriores que has tomado acerca de la sincronización (donde puedes hacer clic en "Editar" y regresar para cambiarlas, si así lo deseas) antes de activar el botón ENCENDIDO que aparece al lado de Sincronizar contactos con Salesforce.

Cuando estés conforme con las decisiones de sincronización que has tomado y hayas alternado el interruptor a ENCENDIDO (verás un mensaje que indica que has encendido correctamente la sincronización), haz clic en Continuar.

Probarlo

Ahora que has completado tu configuración, puedes probar la integración. Haz clic en el botón verde para Crear contacto de pruebay el asistente de configuración te mostrará información al lado de ese botón a medida que realiza la sincronización: te mostrará mensajes de que está empezando una sincronización, programando, procesando y, luego, que se ha completado. Haz clic en Continuar para seguir avanzando.

¡Felicitaciones!

Listo. ¡Terminaste! Tus contactos comenzarán a sincronizarse entre HubSpot y Salesforce. Ahora puedes decidir si quieres importar tus contactos existentes (para asegurarte de que tus dos bases de datos sean lo más parecidas posible) o puedes regresar y personalizar tu integración.

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