Cómo elegir las acciones de tu flujo de trabajo

Última actualización: February 1, 2016

Una vez que hayas seleccionado el tipo de flujo de trabajo, configurado tus condiciones de partida y agregado tu lista objetivo (cuando corresponde), puedes empezar a agregar acciones a tu flujo de trabajo.

Las acciones son funciones individuales que se ejecutan como parte de un flujo de trabajo, tal como enviar un correo electrónico, agregar una demora entre acciones o configurar un valor de propiedad de contacto. Por ejemplo, puede ser que tengas un flujo de trabajo que se demora 1 día después de inscribir a un contacto, antes de enviar un correo electrónico a ese contacto y actualizar una propiedad de contacto con un valor específico.

Configuración de los momentos para llevar a cabo las acciones

En los flujos de trabajo estándar, cuando se agrega una demora, esa demora es relativa a la acción anterior. Cuando se ejecuta una acción, se programa la siguiente. Si esa acción es una demora, el flujo de trabajo esperará el tiempo especificado antes de continuar con la siguiente acción. Cuando se agrega una demora a un flujo de trabajo estándar, se configura por días, horasy minutos,y la demora será relativa a cuándo haya ocurrido la acción o inscripción previa.

Ten en cuenta que, cuando un contacto esté programado para ejecutar una acción, el flujo de trabajo no busca actualizaciones de esa acción, ya sea un cambio en la acción posterior (seleccionas un correo electrónico automático diferente para ser enviado) o un cambio en la duración de la demora, hasta que llegue la hora programada original. Cuando llegue ese momento, el flujo de trabajo verificará la acción para ver cuál correo electrónico debe enviar, o si la demora debe durar más tiempo.

Para agregar una demora a tu flujo de trabajo, haz clic en Añadir acción o demora y selecciona Demora como el tipo de acción.

En un flujo de trabajo basado en una fecha fija o en una propiedad, cualquier demora está relacionada con la fecha fija seleccionada o la fecha del valor de la propiedad configurada en el registro del contacto. Tendrás que decidir si la acción se ejecutará antes de, en o después de la fecha especificada y a qué hora.

Para lograr el mejor rendimiento y la mejor consistencia, recomendamos planificar y probar tu flujo de trabajo antes de activarlo, y que no alteres las demoras o acciones una vez que un flujo de trabajo se ejecute. En secciones posteriores de esta guía, aprenderás sobre las pruebas y la resolución de problemas de flujos de trabajo.

Agregar acciones

Hay muchos tipos de acciones que puedes agregar a tu flujo de trabajo, y a continuación vamos a aprender más acerca de los tipos de acciones; pero primero, debemos aprender cómo agregar cualquier acción a tu flujo de trabajo.

Para agregar una acción a tu flujo de trabajo, simplemente harás clic para Agregar una acción o demora.

Una vez que hayas agregado la acción, selecciona el tipo de acción que te gustaría incluir.

Las acciones están organizadas por tipo: Demora1), Bifurcación de si/entonces(2), Seguimiento de las oportunidades de venta(3) y Administrativas(4).

Puedes agregar una acción adicional en cualquier parte de tu flujo de trabajo haciendo clic en Agregar una acción o demora.

Demora

La acción Demora agrega una demora antes de que se ejecute la siguiente acción. Si se usa como la primera acción en un flujo de trabajo, representa la demora entre el momento en el que el contacto se inscribe en el flujo de trabajo y el momento en que se ejecuta la acción posterior a la demora. En un flujo de trabajo estándar, puedes establecer la demora por días, horasy minutos.

Cuando se usa una demora en un flujo de trabajo basado en una fecha fija o una propiedad, esa demora se basa en la fecha (fecha fija) o en la fecha de la propiedad (basado en la propiedad) seleccionada al inicio del flujo de trabajo. En un flujo de trabajo basado en una fecha fija o una propiedad, necesitarás decidir si el paso se ejecutará antes, en o después de la fecha especificada y a qué hora.

Bifurcación si/entonces

La acción Bifurcación si/entonces te permite que tus contactos sigan un camino u otro según el cumplimiento del criterio que configuras en tu flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando le envías a alguien un correo electrónico como primera acción en tu flujo de trabajo, más adelante en el flujo de trabajo puedes enviarle contenido diferente o realizar diferentes acciones, dependiendo de si abrieron o no el correo electrónico que le enviaste en la primera acción. En HubSpot, a esto le llamamos lógica de bifurcacióny también se lo conoce comúnmente como "lógica condicional". Puedes obtener más información sobre el uso de la lógica de bifurcación en los flujos de trabajo de HubSpot en este artículo.

Enviar un correo electrónico

La acción Enviar un correo electrónico envía un correo electrónico externo a contactos que estén inscritos en tu flujo de trabajo, y te permite seleccionar cualquiera de los correos electrónicos automatizados que hayas publicado. Utiliza esta acción cuando quieras enviar correos electrónicos personalizados a tus contactos; sin embargo, ten en cuenta el momento de envío y la frecuencia de tus correos electrónicos.

Si aún no has creado tus correos electrónicos para utilizar en un flujo de trabajo, también puedes crear correos electrónicos (externos e internos) directamente dentro de la herramienta de flujos de trabajo. Para ello, selecciona la acción de enviar un correo electrónico y encuentra la opción Crear Correo a la derecha. Desde aquí, serás llevado a la herramienta de correo electrónico, donde puedes crear y guardar tu correo electrónico. Al guardarlo, serás llevado de vuelta a tu flujo de trabajo, donde estabas.

Enviar un correo electrónico interno

La acción Enviar un correo electrónico interno te permite enviar un correo electrónico interno a una dirección de correo electrónico especificada o a una propiedad de correo electrónico, tal como al correo electrónico de un propietario de HubSpot. Aquí puedes encontrar una guía rápida sobre la configuración de notificaciones de correo electrónico en los flujos de trabajo. Ten en cuenta que si el contacto inscrito no tiene un correo electrónico de propietario de HubSpot configurado en su registro de contacto, y si no hay un valor predeterminado para esa propiedad de contacto, no se enviará ningún correo electrónico interno (esta condición no es válida cuando el destinatario es una dirección de correo electrónico especificada). Por esta razón, te recomendamos que establezcas un valor de personalización predeterminado para la propiedad de correo electrónico.

Enviar un SMS interno

Esta acción te permite enviar un SMS interno, ya sea a un número de teléfono específico o al número de teléfono ligado a uno de tus usuarios de HubSpot, que ellos pueden configurar en la pestaña de Cuenta > Configuración > Mi perfil.

Puedes usar fichas de personalización dentro del cuerpo del mensaje SMS haciendo clic en el icono de la silueta y seleccionando la propiedad de un contacto para incluirla.

Establecer el valor de propiedad de un contacto

La acción Establecer el valor de la propiedad de un contacto te permite establecer el valor de la propiedad de un contacto específico, tal como configurar la etapa del ciclo de vida de un contacto como una oportunidad de venta calificada de marketing. Usa esta acción cuando quieras establecer un valor para la propiedad de un contacto para el contacto que entre a tu flujo de trabajo específico.

Mientras que los flujos de trabajo le permiten utilizar y actualizar sus propiedades personalizadas de Salesforce (si está integrado), no se puede cambiar o ajustar datos que son controlados solamente por Salesforce, como el nombre del propietario y el correo electrónico del propietario. Propietarios de Salesforce deben ser establecidos por las reglas de asignación o actualizaciones en Salesforce.

Establecer el valor de propiedad de una empresa (sólo para integradas a SFDC)

Si está utilizando la integración de HubSpot con Salesforce, y tienes activada la sincronización con la empresa, puedes establecer un valor de propiedad de la empresa para la empresa de Salesforce (conocido como Cuenta en SFDC) asociada con el contacto sincronizado. Aprenderás más sobre el uso de flujos de trabajo con Salesforce en una sección posterior de esta guía.

Agregar o eliminar de una lista

Esta acción te permite agregar o quitar contactos de y para una lista estática existente. Puedes utilizar esta lista estática para múltiples propósitos, como ver la inscripción histórica, ver la cantidad de contactos que han completado un flujo de trabajo sin entrar en la lista de objetivos o usarla fuera del flujo de trabajo para enviar un correo electrónico de seguimiento manual con una encuesta.

Aumentar el valor numérico de propiedad de un contacto

Esta acción te permite agregar una propiedad de contacto numérica. Por ejemplo, si tienes una propiedad numérica como "Número de pruebas", cada vez que un contacto envíe un formulario de prueba, puedes incrementar esta propiedad por un valor de 1 (o más). Esta acción también es compatible con valores negativos, si tu objetivo es reducir el valor de propiedad de un contacto a través de un flujo de trabajo.

Aumentar el valor numérico de propiedad de una empresa

Esta acción te permite agregar a una propiedad numérica de la empresa. Esta acción también es compatible con valores negativos, si tu objetivo es reducir el valor de propiedad de un contacto a través de un flujo de trabajo.

Copiar el valor de propiedad de un contacto

Esta acción te permite copiar datos de la propiedad de un contacto a otra. Esta acción resulta muy útil cuando estás ordenando datos. Si ya no utilizas una propiedad determinada, pero deseas que los datos se copien a otra propiedad similar, puedes utilizar esta acción para automatizar esta tarea. Ten en cuenta que las propiedades de origen y de destino deben ser del mismo tipo de propiedad, y no se puede copiar una propiedad de contactos a la propiedad de una empresa, o viceversa.

Copiar el valor de propiedad de una empresa

Esta acción te permite copiar datos de la propiedad de una empresa a otra. Esta acción resulta muy útil cuando estás ordenando datos. Si ya no utilizas una propiedad determinada, pero deseas que los datos se copien a otra propiedad similar, puedes utilizar esta acción para automatizar esta tarea. Ten en cuenta que las propiedades de origen y de destino deben ser del mismo tipo de propiedad, y no se puede copiar una propiedad de contactos a la propiedad de una empresa, o viceversa.

Desencadenar un webhook

Esta acción permite que tu flujo de trabajo se comunique con un sistema externo. Por ejemplo, se puede utilizar un webhook para enviar información de un contacto de HubSpot (con formato JSON) a un CRM externo, cuando él o ella envíe un formulario específico. Esta acción es compatible con el uso del método de devolución de llamada POST o GET. Para obtener más información, echa un vistazoala utilización de webhooks en los flujos de trabajo.

Por favor, tenga en cuenta que el equipo de soporte técnico de HubSpot no facilita la implementación o la solución de problemas de webhooks en los flujos de trabajo. Puede leer más acerca de los flujos de trabajo en nuestra página web de desarrolladores y debe dirigir cualquier pregunta técnica relacionada con webhooks a nuestro foro de desarrolladores.

Una vez que hayas agregado los pasos y las acciones a un flujo de trabajo, tal vez quieras revisar la configuración del flujo de trabajo antes de activarlo.

Borrar el valor de propiedad de un contacto

Esta acción te permite borrar el valor de una propiedad de contacto existente y es muy útil para ordenar datos. También la puedes usar junto con las acciones para copiar o configurar el valor de la propiedad de un contacto,pero puede ser que encuentres otros usos para esta acción.

Borrar el valor de propiedad de una empresa

Esta acción te permite borrar el valor de una propiedad de empresa existente y es muy útil para ordenar datos. También la puedes usar junto con las acciones para copiar o configurar el valor de la propiedad de una empresa, pero puede ser que encuentres otros usos para esta acción.

Inscribir a un contacto en un flujo de trabajo

Esta acción te permite inscribir un contacto en cualquier otro flujo de trabajo que esté activo. Esto puede ser útil para agregar contactos en un flujo de trabajo que ya se ejecutó, porque, si el otro flujo de trabajo se está ejecutando y realizando otras acciones que configuraste, es mejor no alterarlo.

Establecer una tarea de Salesforce (sólo para integradas a SFDC)

Si estás utilizando la integración de HubSpot con Salesforce, puedes usar los flujos de trabajo para configurar automáticamente una tarea de Saleforce en el registro de una oportunidad de venta o contacto. La tarea puede ser asignada ya sea al propietario del contacto en Salesforce o al usuario de integración, y debe seleccionarse un estado. Además, puedes incluir una línea de asunto y comentarios para esa tarea. Aprenderás más sobre el uso de flujos de trabajo con Salesforce en una sección posterior de esta guía.

Configurar una campaña de Salesforce (sólo para SFDC integradas)

Esta acción te permite inscribir contactos en una campaña de Salesforce y configurar sus estados en esa campaña. Aprenderás más sobre el uso de flujos de trabajo con Salesforce en una sección posterior de esta guía.

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