Cómo elegir las acciones de un workflow

Última actualización: April 17, 2019

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise

Una vez que hayas seleccionado el tipo de workflow, configurado las condiciones iniciales y agregado tu lista de objetivos (si corresponde), ya puedes comenzar a agregar acciones a tu workflow.

Las acciones son funciones individuales que se ejecutan como parte de un workflow, como enviar un correo electrónico, agregar un retraso entre las acciones o configurar un valor de propiedad de contacto. Por ejemplo, podrías tener un workflow que se retrasa un día después de que el contacto se inscribe para enviar un correo electrónico y actualizar una propiedad de contacto con un valor específico.

Configurar las fechas de las acciones

En los workflows estándar, cuando se agrega un retraso, este depende de la acción anterior. Cuando se ejecuta una acción, se programa la siguiente. Si esa acción es un retraso, el workflow esperará el tiempo especificado antes de continuar con la siguiente acción. Cuando agregas un retraso a un flujo de trabajo estándar, debes configurarlo en días, horas y minutos, y ese retraso dependerá del momento en que ocurrió la inscripción o acción previa.

Ten en cuenta que cuando un contacto esté programado para ejecutar una acción, el workflow no busca actualizaciones de esa acción, ya sea un cambio en la acción posterior (p. ej., si seleccionaste un correo electrónico automatizado diferente para enviar) o un cambio en la duración del retraso, hasta que llegue el momento programado original. Cuando llegue esa fecha, el workflow verificará la acción para ver qué correo electrónico debe enviar o si el retraso debería durar más tiempo.

Para agregar un retraso a tu workflow, haz clic en el símbolo + para agregar una acción y luego selecciona Agregar Retraso.

En los workflows que se basan en una fecha fija o propiedad, todos los retrasos dependen de la fecha fija o el valor de propiedad de fecha que hayas seleccionado en el registro del contacto. Debes decidir si la acción se ejecutará antes, durante o después de la fecha especificada y a qué hora.

Para lograr más consistencia y el mejor rendimiento, es recomendable planificar y probar tu workflow antes de activarlo y no modificar los retrasos ni las acciones una vez que el workflow esté activo. Más adelante en esta guía, te brindaremos más información sobre cómo probar y solucionar los problemas de los workflows.

Agregar acciones

Hay muchos tipos de acciones que puedes agregar al workflow, que desarrollaremos a continuación, pero primero debemos aprender a agregar acciones a un workflow.

Para agregar una acción a un workflow, haz clic en el símbolo + en tu workflow.

Una vez que hayas agregado la acción, selecciona el tipo de acción que quieres incluir. Las acciones incluyen distintos tipos de acciones administrativas, de ventas y de nutrición de oportunidades de ventas.

Puedes seguir añadiendo otras acciones en cualquier parte de tu workflow haciendo clic en cualquiera de los símbolos +, ya sean naranjas o grises (el color cambia según si la acción se encuentra entre otros pasos o no).

Agregar retraso

La acción Agregar Retraso añade una demora antes de que se ejecute la siguiente acción. Si se usa como la primera acción de un workflow, será el retraso entre el momento en que se inscribe un contacto y el momento en que se ejecuta la siguiente acción. En un workflow estándar, puedes configurar el retraso en días, horas o minutos.

Cuando se utiliza un retraso en un workflow basado en una fecha fija o una propiedad, este depende de la fecha (fecha fija) o en la propiedad de fecha que hayas seleccionado al comienzo del workflow. En un workflow basado en una fecha fija o una propiedad, debes decidir si quieres que la acción se ejecute antes, durante o después de la fecha especificada y a qué hora.

Agregar bifurcación si/entonces

La acción Agregar bifurcación si/entonces hace posible que tus contactos sigan un camino u otro en función de que cumplan o no con ciertos criterios establecidos en el workflow. Por ejemplo, si la primera acción de tu workflow es enviar un correo electrónico, más adelantes podrías enviar contenido diferente a esos mismos contactos o ejecutar acciones distintas según si abrieron o no el correo que enviaste como primera acción.

En HubSpot, a esto le llamamos lógica de bifurcación y también se lo conoce comúnmente como "lógica condicional". Puedes obtener más información sobre el uso de la lógica de bifurcación en los workflows de HubSpot en este artículo.

Enviar correo electrónico

La acción Enviar correo electrónico envía un correo externo a los contactos que estén inscritos en tu workflow, y te permite seleccionar cualquiera de los correos electrónicos automatizados que hayas publicado. Usa esta acción cuando quieras enviar correos electrónicos personalizados a tus contactos, pero presta mucha atención al momento y la frecuencia de los mensajes.

Si aún no tienes correos electrónicos para usar en un workflow, puedes crear correos (externos e internos) directamente en la herramienta Workflows. Para hacerlo, selecciona la acción Enviar Correo Electrónico y haz clic en el enlace Crear Correo Nuevo que se encuentra a la derecha. A continuación, se abrirá la herramienta Correo Electrónico, donde podrás crear y guardar tu mensaje. Tras guardarlo, volverás al workflow en el mismo lugar donde estabas.

Enviar un correo electrónico interno

La acción Enviar un Correo Electrónico Interno te permite enviar un mensaje interno a direcciones de correo específicas o a una propiedad de correo electrónico (como Correo electrónico de propietario de HubSpot). Echa un vistazo a una guía rápida sobre la configuración de notificaciones de correo electrónico en los workflows.

Ten en cuenta que si eliges usar una propiedad de contacto que almacena una dirección de correo electrónico y el contacto inscrito no tiene un valor en la propiedad de correo electrónico, no se enviará ningún mensaje interno (esto no corresponde en los casos en que se envía un mensaje a una dirección específica). Sin embargo, puedes configurar un valor de personalización predeterminado para la propiedad de correo electrónico.

Enviar un SMS interno

La acción Enviar un SMS Interno te permite enviar un mensaje SMS a un número de teléfono específico o al número de teléfono vinculado a un usuario de HubSpot, que cada uno puede configurar en Menú de CuentaPerfil y Preferencias. El usuario debe tener un valor en la propiedad Número de Teléfono en su página de Perfil y Preferencias para aparecer entre las opciones del menú desplegable Especifica un usuario de HubSpot en la acción del workflow.

Si deseas usar fichas de personalización en el cuerpo del mensaje SMS, haz clic en la pequeña imagen de la silueta y selecciona una propiedad de contacto para incluir.

Si envías un SMS interno internacional, asegúrate de agregar el código de país correcto de la misma manera que lo haces cuando envías mensajes o llamas a alguien de otro país desde tu teléfono.

Crear un negocio

La acción Crear un negocio te permite crear y asociar automáticamente un nuevo negocio con cada contacto que completa tu workflow. Puedes establecer el propietario del negocio y usar personalización para adaptar el nombre del negocio a cada contacto asociado. Además, puedes configurar las opciones Pipeline del Negocio, Etapa del Negocio, Fecha de Cierre, Monto del Negocio directamente desde la acción del workflow. Si quieres obtener más información sobre cómo crear negocios con Workflows, echa un vistazo a este artículo.

Crear una tarea

La acción Crear una tarea te permite crear y asociar automáticamente una nueva tarea a cada contacto que completa tu workflow. Puedes establecer el propietario de la tarea según el Propietario de HubSpot de cada contacto o seleccionar un Propietario de HubSpot específico para todas las tareas de este workflow. Además, puedes configurar las opciones Estado de la tarea, la Fecha de Vencimiento, Propietario y Descripción directamente en el workflow. Para obtener más información sobre cómo crear tareas en Workflows, echa un vistazo a este artículo.

Rotar oportunidades de venta

La acción Rotar Oportunidades de Venta te permite distribuir tus oportunidades diferentes Propietarios de HubSpot. Puedes establecer dos o más propietarios utilizando los menús desplegables. Los porcentajes se actualizarán de manera automática a medida que agregues más propietarios, de modo que la asignación de las oportunidades de venta sea equitativa entre los miembros de tu equipo.

Establecer un valor de propiedad de contacto

La acción Establecer un Valor de Propiedad de Contacto te permite establecer el valor de una propiedad de contacto específica, como configurar automáticamente una etapa del ciclo de vida de un contacto como Oportunidad de Venta Calificada por Marketing. Usa esta acción cuando quieras establecer un valor para una propiedad de contacto para los contactos que se unen a tu workflow específico.

Si bien los workflows te permiten usar y actualizar tus propiedades de Salesforce personalizadas (si cuentas con la integración), no puedes cambiar ni configurar datos que solo pertenezcan a Salesforce, como Nombre de Propietario y Correo Electrónico de Propietario. Los propietarios de Salesforce deben establecerse mediante reglas de asignación o actualizaciones en Salesforce.

Establecer un valor de propiedad de empresa

La acción Establecer un valor de propiedad de empresa te permite establecer un valor de propiedad de empresa específico (por ejemplo, establecer la propiedad Industria de un contacto como Comunicaciones). Usa esta acción si quieres configurar automáticamente un valor de propiedad de empresa para las empresas asociadas a los contactos inscritos en tu workflow.

Agregar a/Eliminar de una lista

Las dos acciones (agregar a una lista estática y eliminar de una lista estática) te permiten agregar o eliminar contactos en una lista estática existente. Puedes utilizar esta lista estática para múltiples propósitos, como ver el historial de inscripciones, ver el número de contactos que han completado un workflow sin una lista de objetivos o enviar un correo electrónico de seguimiento manual a la lista por fuera del workflow.

Aumentar un valor numérico de propiedad de contacto

Esta acción te permite agregar una propiedad de contacto numérica. Por ejemplo, si tienes una propiedad numérica como Número de Pruebas, puedes aumentar esta propiedad por un valor de 1 (o más) cada vez que un contacto envíe un formulario de prueba. Esta acción también es compatible con valores negativos, si tu objetivo es reducir el valor numérico de una propiedad de contacto a través de un workflow.

Aumentar el valor numérico de una propiedad de empresa

Esta acción te permite agregar una propiedad de empresa numérica. Puedes aumentar la propiedad de un registro de empresa asociado a cada contacto inscrito por un valor de 1 (o más) cada vez que un contacto atraviese el workflow. Esta acción también es compatible con valores negativos, si tu objetivo es reducir el valor numérico de una propiedad de empresa a través de un workflow.

Copiar un valor de propiedad de contacto

Esta acción te permite copiar datos de una propiedad de contacto a otra propiedad de contacto o empresa. Esta acción resulta muy útil para ordenar los datos. Si ya no utilizas una propiedad determinada, pero quieres copiar los datos a otra propiedad similar, puedes utilizar esta acción para automatizar la tarea. Ten en cuenta que algunas propiedades no podrán copiarse si tienen tipos diferentes. Las propiedades incompatibles no aparecerán como opciones en la propiedad objetivo en tu acción del workflow.

Copiar un valor de propiedad de empresa

Esta acción te permite copiar datos de una propiedad de empresa a otra propiedad de empresa o contacto. Esta acción resulta muy útil para ordenar los datos. Si ya no utilizas una propiedad determinada, pero quieres copiar los datos a otra propiedad similar, puedes utilizar esta acción para automatizar la tarea. Ten en cuenta que algunas propiedades no podrán copiarse si tienen tipos diferentes. Las propiedades incompatibles no aparecerán como opciones en la propiedad objetivo en tu acción del workflow.

Activar un webhook

Esta acción permite que tu workflow se ponga en contacto con un sistema externo. Por ejemplo, puedes utilizar un webhook para enviar información de un contacto de HubSpot (con formato JSON) a un sistema de CRM externo, cuando ese contacto envíe un formulario específico. Esta acción es compatible con el uso del método de devolución de llamada POST o GET. Echa un vistazo a este artículo sobre el uso de webhooks en los workflows para obtener más información.

Nota: El equipo de asistencia técnica de HubSpot no es responsable de la implementación ni de la resolución de problemas relacionados con webhooks en Workflows. Para obtener más información sobre los workflows, visita nuestro sitio web de Desarrolladores y haz todas las preguntas técnicas que tengas sobre webhooks en nuestro Foro de Desarrolladores.

Borrar un valor de propiedad de contacto

Esta acción te permite eliminar el valor de una propiedad de contacto existente y es muy útil para la organización de los datos. Además, puedes usarla junto con la acción para copiar o establecer un valor de propiedad de contacto. Por ejemplo, podrías usarla si quisieras revertir la etapa del ciclo de vida de tus contactos. Para hacerlo, puedes agregar una acción para borrar la propiedad de Etapa del Ciclo de Vida y luego agregar una acción para configurar la nueva etapa.

Borrar un valor de propiedad de empresa

Esta acción te permite eliminar el valor de una propiedad de empresa existente y es muy útil para la organización de los datos. Además, puedes usarla junto con la acción para copiar o establecer un valor de propiedad de contacto. Por ejemplo, podrías usarla si quisieras revertir la etapa del ciclo de vida de las empresas asociadas a tus contactos. Para hacerlo, puedes agregar una acción para borrar la propiedad de Etapa del Ciclo de Vida y luego agregar una acción para configurar la nueva etapa.

Inscribir contacto en un workflow

Esta acción te permite inscribir a un contacto en cualquier otro workflow que esté activo. Esta acción evita la necesidad de modificar las condiciones iniciales del otro workflow para inscribir a los contactos del workflow actual. Ese workflow ya está activo y ejecuta otras acciones que has establecido, por lo que es mejor no alterar sus acciones, ya que podría perjudicar el flujo correcto de los contactos inscritos.

Configurar una tarea de Salesforce (solo con integración de SFDC)

Si estás utilizando la integración de HubSpot con Salesforce, puedes usar la herramienta Workflows para configurar automáticamente una tarea de Salesforce en el registro de una oportunidad de venta o contacto. La tarea puede ser asignada ya sea al propietario del contacto en Salesforce o al usuario de integración, y debe seleccionarse un estado. Además, puedes incluir una línea de asunto y comentarios para esa tarea. Podrás obtener más información sobre el uso de workflows con Salesforce más adelante en esta guía.

Configurar una campaña de Salesforce (solo con integración de SFDC)

Esta acción te permite inscribir contactos en una campaña de Salesforce y establecer sus estados en esa campaña. Podrás obtener más información sobre el uso de workflows con Salesforce más adelante en esta guía.

Una vez que hayas agregado los pasos y las acciones a un workflow, es útil revisar la configuración del workflow antes de activarlo.

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