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Cómo configurar un flujo de trabajo en HubSpot

Última actualización: February 1, 2016

El seguimiento de las oportunidades de venta se trata de que tus oportunidades de venta se comprometan con tu empresa, mostrándoles que entiendes sus necesidades específicas y reforzando la confianza de que tu empresa puede ayudarlas. Puede ser que tus contactos aún no estén en la etapa de "decisión" en su camino como consumidores (que estén listos para hablar con un representante de ventas o para comprar tu producto), pero puede ser que estén en las etapas de "conciencia" o "consideración", en las que están buscando contenido educativo, tal como eBooks o descripciones de algún producto, o guías de expertos y estudios de casos. Con el conocimiento de dónde se encuentran tus contactos en su camino como consumidores, serás más capaz de proporcionar contenido contextual de calidad y en el momento oportuno, que tenga que ver con sus necesidades específicas y, por lo tanto, moverlos hacia abajo en el embudo, donde se vuelven clientes. Los Flujos de trabajo de HubSpot pueden ayudarte a automatizar y ajustar este proceso de seguimiento de oportunidades de venta.

HubSpot Academy

Mejores prácticas

Nuestro equipo de la Academia de HubSpot ha creado un proyecto que puede ayudarle a obtener un flujo de trabajo configurado específicamente para la crianza de prospectos. Este proyecto le guiará a través de la realización de las siguientes situaciones:

  • El seguimiento con sus clientes potenciales de forma automática
  • Cultive sus contactos más en el viaje de compradores
  • Cerrar prospectos potenciales en clientes

Haga clic aquí para sumergirse en el proyecto!

Lee más

Los Flujos de trabajo de HubSpot no tienen el propósito de atacar a tus contactos con la misma oferta genérica ni tampoco tienen la intención de separar a tus profesionales del marketing del proceso de seguimiento. En vez de eso, el propósito de los flujos de trabajo es ayudarte a automatizar y ajustar tus interacciones de marketing, en un esfuerzo por saber más sobre tus contactos para que puedas proporcionarles información contextual que tenga que ver con sus necesidades y preguntas específicas. Al aprender más acerca de tus contactos, puedes segmentar mejor esos contactos en su respectiva imagen pública o su ubicación en el embudo y atraerlos con más contenido contextual. Antes de empezar la configuración en el ejemplo de flujos de trabajo de seguimiento de las oportunidades de venta a continuación, quizá quieras repasar algunos de los 6 errores más grandes de seguimiento de las oportunidades de venta que querrás evitar cuando diseñes y ejecutes tus campañas de seguimiento de las oportunidades de venta.

Hay muchas maneras de realizar un seguimiento de tus oportunidades de venta. Proporcionar contenido de calidad que haga que tus oportunidades de venta se comprometan implica pensar y hacer un esfuerzo. Los flujos de trabajo pueden ayudarte a automatizar el seguimiento a tus oportunidades de venta con alinear el proceso con poco tiempo de configuración, para que puedas enfocarte en entregar ese contenido contextual que te ayudará a mover tus oportunidades de venta hacia abajo en el embudo.

Instrucciones

En este artículo, aprenderás cómo atravesar un flujo de trabajo de HubSpot y cómo configurar un flujo de trabajo básico. Serás guiado para que puedas elegir una condición de partida, configurar los criterios de tu flujo de trabajo y agregar acciones y demoras.

Para ilustrar cómo llevar a cabo estas acciones, con este artículo podrás aprender cómo enviar un correo electrónico de seguimiento a un contacto que llene un formulario en específico. Así que este flujo de trabajo inscribirá a un contacto después del envío de un formulario y luego enviará un correo electrónico a ese contacto para realizarle un seguimiento en un momento posterior.

Empecemos.

1. Navegar a Flujos de trabajo

Desde tu panel de HubSpot, navega a Contactos > Flujos de trabajo.
Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

2. Crear un nuevo flujo de trabajo

Una vez que estés en tu panel de flujos de trabajo, haz clic en el botón azul en la parte superior derecha:  Crear un nuevo flujo de trabajo .

3. Darle un nombre a tu flujo de trabajo y seleccionar Estándar para el tipo de flujo de trabajo

Debido a que este ejemplo está diseñado para enviar contenido a tus contactos en base a cómo llenaron tu formulario, querrás utilizar un flujo de trabajo estándar para que puedas interactuar con ellos en base a cómo interactuaron contigo, que es cuando llenaron el formulario. En la ventana que emerge después de hacer clic en Crear un nuevo flujo de trabajo arriba, dale un nombre a tu flujo de trabajo y selecciona el tipo de flujo de trabajo Estándar. Una vez que lo hayas nombrado y que hayas seleccionado el tipo, haz clic en el botón Crear un nuevo flujo de trabajo.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

4. Seleccionar la condición de partida

Puedes elegir entre varias condiciones de partida (todas esbozadas aquí): para este ejemplo, vamos a elegir el envío de un formulario

Después de que elijas el envío de formulario, deberás decidir con base en qué criterios estás ingresando a tus contactos a tu flujo de trabajo. Por defecto, el flujo de trabajo inscribirá los contactos que hayan llenado el formulario en cualquier página, pero se puede filtrar para que solo inscribas contactos que hayan llenado el formulario en una página específica.

En el conjunto de configuraciones del flujo de trabajo se encuentran las opciones Contacto ha llenado el formulario llamado Solicitud de Cotización en cualquier página.

Una vez que hayas tomado y elegido estas decisiones, haz clic en Guardar para asegurarte de que hayas guardado este paso para continuar.

Después de que hayas guardado tu paso, verás una pantalla que se parezca a la siguiente imagen. Hay algunas cosas que querrás revisar o consideras aquí, como se esboza a continuación:

1. El contacto ha llenado una solicitud de cotización: esto te muestra los criterios que configuraste en el paso anterior. Es buena idea revisar esta parte para asegurar que estés contento con los criterios que has configurado hasta ahora.

2. y/o : estos botones te permitirán configurar reglas de y/o para construir los criterios de tu flujo de trabajo. Seleccionar uno de estos te regresará al inicio de este paso (4) y decidirá nuevos criterios de configuración para agregar a los criterios que ya hayas seleccionado.

3. Los contactos se inscribirán la primera vez que cumplan con los criterios mencionados : aquí puedes hacer clic en Cambiar si quieres que tus contactos se vuelvan a inscribir si cumplen con tus criterios en otro momento. Por la manera en la que está configurado este ejemplo en este momento, cualquier contacto que se inscriba en este flujo de trabajo solo puede inscribirse la primera vez que cumpla con los criterios.

4. Inscribir contactos que ya cumplan con estos criterios : esta casilla de verificación es muy útil si ya has avanzado con un formulario en base al cual estés tratando de construir un flujo de trabajo. Así que en este ejemplo, si tengo algunos contactos que ya hayan llenado este formulario antes de que yo active el flujo de trabajo, aún voy a poder ponerme en contacto con ellos.

5. Agregar una acción a tu flujo de trabajo

Ahora que las condiciones de partida se han configurado para inscribir contactos basados en sus envíos específicos de formularios, querrás agregar una acción o una demora. (Este enlace aparecerá cuando pases el mouse por encima del espacio en blanco que está debajo de tus criterios configurados.)

Esta acción se configura para enviar un correo electrónico de seguimiento al contacto inscrito en el flujo de trabajo. Hay tres pasos principales dentro de esta acción:

1. Seleccionar una  acción  que desees realizar cuando un contacto entre en este flujo de trabajo, que en este caso es el envío de un correo electrónico.

2. Seleccionar un correo electrónico: todos los correos electrónicos que se guardan para la automatización aparecerán en este menú desplegable y querrás seleccionar el correo electrónico adecuado. (Ten en cuenta lo siguiente: si tienes un correo electrónico que no esté configurado para la automatización, no aparecerá en este menú desplegable. Asegúrate de que tu correo electrónico esté guardado para su uso con la automatización.)

3. Crear correo electrónico : si has llegado a este paso y aún no has creado tu correo electrónico, no te preocupes. Este enlace te llevará a tu herramienta de correo electrónico para que puedas crear tu correo electrónico antes de seguir adelante.

Y, por supuesto, asegúrate de Guardar tu acción de flujo de trabajo.

6. Configuración de Flujo de trabajo

Haz clic en Configuración en el lado izquierdo de tu flujo de trabajo. En la configuración del flujo de trabajo, encontrarás una variedad de configuraciones que puedes usar para cambiar cómo funciona tu flujo de trabajo. Consulta la sección de esta guía acerca de la configuración de flujos de trabajo para obtener más información acerca de qué configuración elegir.

Una vez que hayas seleccionado las configuraciones que deseas aplicar, haz clic en Guardar cambios en la parte inferior.

7. Probar tu flujo de trabajo

Es posible que desees probar tu flujo de trabajo antes de que lo actives. Para aprender más sobre cómo probar tu flujo de trabajo, echa un vistazo a este artículo.

9. Activar el flujo de trabajo

Una vez que estés satisfecho con la forma en que se haya configurado tu flujo de trabajo, querrás activarlo para que su magia de automatización pueda comenzar. Para activar tu flujo de trabajo, en la parte superior izquierda, alterna el interruptor de estado activo a ENCENDIDO.

Después de que elijas encender tu flujo de trabajo, habrá un resumen de activación en una pantalla emergente. Este repasará los datos específicos de cómo configurar tu flujo de trabajo para que sea una revisión antes de que actives tu flujo de trabajo. Esta ventanta te permitirá inscribir contactos que ya hayan cumplido con tus criterios de inicio, al igual que editar tus pasos existentes. También puedes hacer clic en la flecha junto a cada sección para una obtener mirada más de cerca a tus configuraciones para cada una.

Una vez que hayas decidido que el flujo de trabajo está configurado como más te gusta y estés listo para que sea activado, haz clic en Activar el flujo de trabajo ahora.

Captura de pantalla del artículo de ayuda de HubSpot

Puedes modificar este ejemplo para que se adapte a tus necesidades y puedes crear otros flujos de trabajo con base en la información recopilada en tus formularios. Puedes servir contenido contextual a tus oportunidades de venta para aumentar la interacción y conducirlas hacia la venta. Más adelante en esta guía, también verás cómo se ven los resultados del flujo de trabajo y cómo ver los resultados de tus esfuerzos de seguimiento de las oportunidades de venta. Recuerda que para cada empresa, el número de contactos a los que realices seguimiento, el objetivo del flujo de trabajo, etc. serán diferentes.

Por supuesto que podrías llevar tus flujos de trabajo un paso más allá para introducir la lógica de bifurcación para ejecutar acciones, de manera condicional, con base en cómo interactúa un contacto y cómo ha interactuado contigo en el pasado. Más adelante, esta guía repasará cómo utilizar la lógica de bifurcación en los Flujos de trabajo.

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