Cómo utilizar flujos de trabajo con Salesforce

Última actualización: February 1, 2016

La integración de Salesforce no sólo hace que seas capaz de sincronizar los datos entre HubSpot y Salesforce, también te permite desencadenar varias acciones entre los dos sistemas. Usando los flujos de trabajo de HubSpot con Salesforce, puedes permitir que tus representantes de ventas inscriban a sus oportunidades de ventas en flujos de trabajo de HubSpot seleccionados, que configuren y asignen una tarea de Salesforce para notificar que esa acción se necesita y qué acción tomar, que configuren los valores de propiedad de la empresa que pueden sincronizarse de vuelta a Salesforce, y que inscriban contactos en campañas de Salesforce.

Esta característica está disponible en la versión 2.57 de Salesforce, y en las versiones posteriores, y se diseñó para fortalecer el vínculo entre los esfuerzos de ventas y de marketing, "smarketing".

Cómo inscribir manualmente oportunidades de venta o contactos en un flujo de trabajo de HubSpot

Es posible que tengas un flujo de trabajo diseñado para tus oportunidades de trabajo en Hubspot, pero deseas que tus representantes de ventas, quienes trabajan principalmente en Salesforce, puedan inscribir oportunidades de venta o contactos en ese flujo de trabajo de HubSpot.

Cuando estás integrado con Salesforce, cuentas con una opción en la configuración de flujos de trabajo que permite la inscripción de contactos en el flujo de trabajo desde Salesforce. Cuando la configuración de la opción es , tus representantes de venta podrán agregar una oportunidad de venta o un contacto rápidamente desde Salesforce a tu flujo de trabajo de HubSpot. Para poder tener acceso a esta característica, necesitas agregar la página de fuerza visual de seguimiento de oportunidades de venta a tu diseño de oportunidades de venta y contactos para inscribir contactos en tus flujos de trabajo desde Salesforce.

Nota: no podrás inscribir una oportunidad de venta de Salesfoce o a un contacto en un flujo de trabajo hasta que el registro se sincronice entre los dos sistemas. Si ves el mensaje "No hay información en archivo", en el diseño de Visualforce, esa oportunidad de venta o contacto no se ha sincronizado con HubSpot o ya no está asociado a HubSpot Intelligence, y no podrás inscribirlo en flujos de trabajo en HubSpot.

Una vez que el registro se sincronice, tus flujos de trabajo disponibles aparecerán en la sección de seguimiento de las oportunidades de venta en HubSpot en tus oportunidades de venta y contactos en Salesforce. Para inscribir a una oportunidad de venta o a un contacto en un flujo de trabajo desde Salesforce, sigue estas instrucciones:

1. Navegar a Flujos de trabajo

Desde tu panel de HubSpot, navega a Contactos > Flujos de trabajo.

2. Elegir un flujo de trabajo, navegar a Configuración

Encuentra el flujo de trabajo que quisieras tener disponible en Salesforce y haz clic en el nombre del flujo de trabajo para editarlo. Haz clic en Configuración en el lado izquierdo del menú.

3. Cambiar la configuración para permitir la inscripción de contactos desde Salesforce

Desde adentro de la pantalla Configuración, ubica la sección titulada "¿Permitir la inscripción de un contacto a este flujo de trabajo desde Salesforce?" y haz clic en el botón de radio junto a .

4. Activar el flujo de trabajo

Asegúrate de que estés nuevamente en el menú Acciones. En la parte superior izquierda, mueve el botón de estado de activación a SÍ.Tu flujo de trabajo debe estar activo para que pueda aparecer como una opción para las inscripciones desde Salesforce.

 

5. Navegar hasta tu oportunidad de venta o contacto en Salesforce

Busca la oportunidad de venta o contacto que quieres inscribir en Salesforce, desplázate a la sección de HubSpot Intelligence y, luego, busca el lugar donse se ubica la sección de Visualforce de seguimiento de las oportunidades de venta de flujos de trabajo en el diseño. Necesitas agregar la sección de Visualforce de seguimiento de las oportunidades de venta a tu diseño de oportunidades de venta y contactos, para inscribir contactos en flujos de trabajo desde Salesforce para poder ver esta sección.

6. Seleccionar el flujo de trabajo en el que quieras inscribir a la oportunidad de venta o el contacto

En el menú desplegable, selecciona el flujo de trabajo de HubSpot en el que quieras inscribir tu oportunidad de venta o contacto. Haz clic en Inscribir en flujo de trabajoTu oportunidad de venta o contacto ahora está inscrito en tu flujo de trabajo de HubSpot.

Cómo agregar una tarea de Salesforce a tus flujos de trabajo

En los flujos de trabajo, una de las acciones disponibles te permite Configurar una tarea de Salesforce. Esto te permite asignar una tarea ya sea a un usuario de la integración (el usuario cuyas credenciales de Salesforce [SF, por sus siglas en inglés] se hayan usado para configurar la integración) o al propietario del registro de la oportunidad de venta o del contacto. También elegirás un estado, una línea de asunto y un comentario para esa tarea.

Esto puede ser útil si deseas notificar al propietario de la oportunidad de venta que tome medidas específicas según su inscripción en el flujo de trabajo. Por ejemplo, si tu oportunidad de trabajo abre una prueba y se inscribe en el flujo de trabajo de prueba, una de las acciones puede ser establecer una tarea en Salesforce. Puedes configurar que esa tarea se asigne al propietario de la oportunidad de venta con un comentario que indica que deben , para ellos puedan comunicarse con el contacto para iniciar una conexión. Luego, el representante trabajará con la oportunidad de venta para conocer sus necesidades y la forma en que tu producto puede ayudarlo.

Para configurar una tarea de Salesforce en un flujo de trabajo de HubSpot, lleva a cabo las siguientes instrucciones:

1. Navegar a Flujos de trabajo

Desde tu panel de HubSpot, navega a Contactos > Flujos de trabajo. Una vez que estés ahí, puedes crear un flujo de trabajo nuevo o hacer clic en el nombre de un flujo de trabajo existente para editarlo.

2. Agregar una acción para configurar una tarea de Salesforce

Una vez que hayas creado tu flujo de trabajo o que hayas abierto un flujo de trabajo existente, elige Agregar acción o demora y, luego, selecciona Establecer una tarea de Salesforce.

3. Completar los detalles de la tarea

Selecciona un estado del menú desplegable y la persona a la cual se debe asignar la tarea (el usuario de la integración o el propietario); luego, agrega una línea de asunto de la tarea y cualquier comentario adicional que quieras enviar al propietario de la tarea. Guarda la acción.

4. Activar el flujo de trabajo

En la parte superior del resumen de tu flujo de trabajo, mueve el botón de activación de estado de activo a SÍ.

Cómo establecer el valor de propiedad de una empresa

Aunque la naturaleza de la configuración y de la ejecución son idénticas, la configuración del valor de propiedad de una empresa es ligeramente distinta a la configuración del valor de la propiedad de un contacto. Cuando configuras el valor de propiedad de un contacto, lo configuras específicamente para el contacto en cuestión. Cuando configuras el valor de propiedad de una empresa, lo configuras para el registro de la empresa (se conoce como registro de la "Cuenta" en Salesforce) asociado a su registro de contacto; como la empresa generalmente está vinculada con varios contactos, también estás actualizando esta propiedad para todos los demás contactos que estén en la lista de esa empresa (o Cuenta).

Por ejemplo, si tienes varios contactos que sean parte de la misma empresa y que deberían tener actualizada la propiedad de su empresa "URL de la empresa" (como en el caso de un relanzamiento o la adquisición de la empresa), puedes enviar un contacto a través del flujo de trabajo para actualizar la propiedad de la URL de la empresa, que, a su vez, actualizará todos los demás contactos que estén asociados con esa empresa.

Si bien también puedes hacer esto en Salesforce, quizá la persona que esté a cargo de completar esta tarea no tenga acceso a Salesforce o no quiera dejar HubSpot para permanecer enfocado en sus tareas.

Sigue estas instrucciones para actualizar la propiedad de una compañía a través de un flujo de trabajo:

1. Navegar a Flujos de trabajo

En tu panel de control de HubSpot, navega hasta Contactos > Flujos de trabajo. Una vez que estés ahí, puedes crear un nuevo flujo de trabajo o hacer clic en el nombre de un flujo de trabajo existente para editarlo.

2. Agregar una acción para establecer el valor de la propiedad de una empresa

Una vez que hayas creado tu flujo de trabajo o que hayas abierto un flujo de trabajo existente, agrega una acción y selecciona Configurar el valor de la propiedad de una empresa.

3. Seleccionar un valor para la propiedad de una cuenta

En el menú desplegable Seleccionar una opción, elige el valor de la propiedad de la empresa que desees configurar y configura el valor para esa empresa. Guarda la acción.

Nota: La información de propietario de Salesforce se extrae dinámicamente a través de una celda de referencia y no puede configurarse o cambiarse por medio de los flujos de trabajo de HubSpot.

4. Activar el flujo de trabajo

En la parte superior del resumen de tu flujo de trabajo, mueve el botón de activación de estado de activo a SÍ.

Cómo establecer una campaña de Salesforce con un flujo de trabajo

Además de configurar tareas y actualizar las propiedades de las empresas, puedes inscribir contactos en campañas de Salesforce a través de los flujos de trabajo de HubSpot.

Sigue estas instrucciones para configurar una campaña de Salesforce para un contacto a través de un flujo de trabajo:

1. Navegar a Flujos de trabajo

En tu panel de control de HubSpot, navega hasta Contactos > Flujos de trabajo. Una vez que estés ahí, puedes crear un nuevo flujo de trabajo o hacer clic en el nombre de un flujo de trabajo existente para editarlo.

2. Seleccionar Configurar una campaña de Salesforce

Una vez que hayas creado tu flujo de trabajo o que hayas abierto un flujo de trabajo existente, agrega una acción o selecciona Configurar una campaña de Salesforce.

3. Seleccionar la campaña y el estado

Selecciona la campaña de Salesforce en la que quieres inscribir a un contacto. También puedes configurar el estado de ese contacto en la campaña. Guarda la acción.

Nota: Sólo puedes inscribir contactos en campañas activas de Salesforce.

4. Activar el flujo de trabajo

En la parte superior del resumen de tu flujo de trabajo, mueve el botón de activación de estado de activo a SÍ.

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