Comprender la configuración de flujos de trabajo

Última actualización: February 1, 2016

Al planificar tu flujo de trabajo, puedes determinar que tu flujo de trabajo debe ser más específico, en cuanto a su lógica, lo que permite y lo que no. La configuración del flujo de trabajo puede ayudarte a controlar el comportamiento de tu flujo de trabajo. A continuación, se enumeran algunas de las preguntas importantes que debes hacerte antes de activar tu flujo de trabajo:

  • ¿Debería permitirse que los contactos pasen por el flujo de trabajo más de una vez?
  • Los pasos de un flujo de trabajo, ¿deberían ejecutarse sólo en días hábiles o en un cierto período?
  • Cuando se inscribe a un contacto en este flujo de trabajo, ¿debe eliminarse de todos los demás flujos de trabajo?
  • ¿Hay algún contacto que quieras evitar que se inscriba en este flujo de trabajo?

Si cualquiera de estas preguntas se relaciona con tus flujos de trabajo, probablemente quieras cambiar algunas de las configuraciones en tu flujo de trabajo.

Cómo acceder a la configuración de un flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo tiene su conjunto de opciones únicas que deben considerarse y configurarse antes de activar ese flujo de trabajo. Puedes ingresar a la configuración de flujos de trabajo desde la barra del lado izquierda de un flujo de trabajo específico, haciendo clic en Configuración.

Explorar la configuración de tu flujo de trabajo

A continuación, este artículo repasará cada paso en tu panel de configuración de flujo de trabajo. Puedes revisar cada opción disponible y decidir si se adapta o no a tus necesidades.

¿Ejecutarlo sólo en días hábiles?

De manera predeterminada, esta opción está configurada con el valor No. Si quieres que las acciones de tu flujo de trabajo se ejecuten sólo durante días los hábiles, entonces deberías configurar esta opción con el valor . Por lo general, esta configuración se configura con el valor para los flujos de trabajo que envían correos electrónicos automatizados.

Por ejemplo, si la configuración del flujo de trabajo no permite su ejecución los sábados y domingos, y un contacto tiene programada una acción que envía un correo electrónico de seguimiento el sábado a las 4 p. m., el correo electrónico se volverá a programar para la misma hora (a las 4 p. m.) del lunes siguiente. Echa un vistazo a este artículo para obtener más información sobre cómo funcionan los días hábiles en la configuración de un flujo de trabajo.

¿Ejecutar las acciones sólo dentro de cierto intervalo de tiempo?

De manera predeterminada, esta opción se configura con el valor No. Si quieres que las acciones de tu flujo de trabajo solamente se ejecuten durante un determinado período, selecciona y especifica el intervalo. Ten en cuenta que este período se basa en la zona horaria seleccionada en Informes > Configuración de informes. Esta configuración funciona de manera similar a la configuración de días hábiles mencionada previamente: si se programa que un contacto ejecute una acción fuera de un período especificado, cuando llega ese período programado originalmente, el flujo de trabajo volverá a programar la acción para ejecutarla la próxima vez que ese período esté disponible (por lo general, el día siguiente).

Por ejemplo, si la configuración de tu flujo de trabajo permite la ejecución de acciones únicamente entre 9 a. m. y 6 p. m., y un contacto tiene una acción que envía un correo electrónico de seguimiento programado para las 8 p. m., el correo electrónico no se enviará a las 8 p. m., sino que se volverá a programar para el día siguiente entre las 9 a. m. y 6 p. m.

¿Permitir la inscripción del contacto en este flujo de trabajo de Salesforce?

Si tienes un flujo de trabajo que está diseñado para realizar el seguimiento de oportunidades de venta, en el que quieras que tu equipo de ventas pueda inscribir oportunidades de venta, puedes activar este flujo de trabajo para que esté disponible y ellos puedan inscribir a estas oportunidades de venta directamente desde el registro de una oportunidad de venta o contacto en Salesforce. La oportunidad de venta o el contacto debe existir en HubSpot para que esta opción aparezca en Salesforce; además, el diseño debe agregarse al diseño de la oportunidad de venta del rol del perfil del usuario. Para poder usar esta característica, debes ser un usuario de la integración de HubSpot con Salesforce y debes agregar el diseño de Visualforce correspondiente a tus diseños de oportunidades de venta o contactos en Salesforce. En este artículo puedes aprender más sobre el uso de flujos de trabajo con Salesforce.

Campañas

Puedes agregar tus flujos de trabajo a cualquiera de tus campañas. Después de guardarlos, verás tu(s) flujo(s) de trabajo enumerados en tu campaña. Para obtener más información sobre las campañas de HubSpot, consulta la guía del usuario de campañas

Personas

Puedes etiquetar tu flujo de trabajo con una de las personas existentes. Por ejemplo, si tienes un flujo de trabajo que involucre a una persona específica, puedes vincularla a esa persona. En el panel de flujos de trabajo, puedes filtrar tus flujos de trabajo por persona para ver el rendimiento de los flujos de trabajo orientados a esa persona específica.

Nota: Los contactos inscritos en un flujo de trabajo etiquetados con una persona todavía se agrupan por persona, según el valor de su propiedad de contacto de persona.

Cuando se inscriben contactos en este flujo de trabajo, eliminarlos de los siguientes elementos:

A veces, debes eliminar determinados contactos de tu flujo de trabajo existente. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otro flujo de trabajo simplemente porque se han inscrito en un flujo de trabajo determinado. Puedes usar esta configuración de flujo de trabajo para elegir si quieres que se eliminen de todos tus flujos de trabajo o de flujos de trabajo específicos, cuando se inscriban en el flujo de trabajo que estés editando.

Si tu contacto se inscribe en un flujo de trabajo principal que tiene prioridad sobre los otros flujos de trabajo, entonces deberías eliminarlo de todos los flujos de trabajo. Un ejemplo de caso de uso podría ser si tienes una oportunidad de venta que está pasando a través de un flujo de trabajo en el "fondo del embudo", como "hablar con un representante de ventas"; elimínalo de todos los otros flujos de trabajo. Si tu contacto está en flujo de trabajo de la "parte superior del embudo", pero luego se convierte en una oferta "en la mitad del embudo", que lo inscribe en un nuevo flujo de trabajo, deberías eliminarlo del flujo de trabajo en la "parte superior del embudo". En este caso, no querrás eliminarlo de todos, porque quizá tengas otros flujos de trabajo que estén en la mitad del embudo, (MOFU, por sus siglas en inglés) para los cuales podría (y quizás debería) ser elegible para atravesarlos.

En el menú desplegable Seleccionar flujos de trabajo específicos, selecciona tu(s) flujo(s) de trabajo de los que quisieras eliminar contactos cuando se inscriban en el flujo de trabajo que estás editando.

Listas de supresión para este flujo de trabajo

Las listas de supresión te permiten elegir una lista de contactos cuya inscripción no se permitirá en ese flujo de trabajo en particular. Si editas esta configuración para que incluya una lista de supresión después de que ya se hayan inscrito los contactos, entonces los contactos en la lista de supresión se eliminarán de la lista antes de que se ejecute la próxima acción.

Quizá no quieras que un grupo de contactos se inscriba en tu flujo de trabajo por diferentes razones, como no permitir que los contactos en la etapa de ciclo de vida del cliente pasen a través de tu flujo de trabajo de solicitud de prueba. En este caso, deberías usar una lista de supresión de "cliente" para tu flujo de trabajo.

Cuando un contacto deja la lista inicial, ¿deben eliminarse del flujo de trabajo?

A veces, es probable que debas cambiar la lógica de tu lista inteligente y, por lo tanto, que algunos contactos ya no cumplan con los criterios de la lista inteligente. Quizá el contacto lleve a cabo una acción que lo elimina de la lista inteligente que estás usando como condición inicial para tu flujo de trabajo. Esta configuración de flujo de trabajo controla si esos contactos se eliminan o no de ese flujo de trabajo cuando ya no cumplen con los criterios iniciales de esa lista iinteligente.

Configuración de condiciones iniciales

También hay ajustes importantes que se configuran en las condiciones iniciales de tu flujo de trabajo. Son los siguientes:

1. Los contactos se inscribirán la primera vez que cumplan con los criterios anteriores: esta configuración solo inscribe los contactos la primera vez que cumplen con los criterios de la condición inicial de tu flujo de trabajo, y no si cumplen con esos criterios posteriormente. Puedes hacer clic en Cambiar junto a esta opción, e indicar que flujo de trabajo permita que un contacto se pueda volver a inscribir si el contacto se inscribe manualmente o si el contacto cumple con cualquiera de los criterios seleccionados para inscribir contactos. Para que se pueda volver a inscribir el contacto, este también debe cumplir con los criterios de la condición inicial, cuando cumple con los criterios de reiniscripción. Aprende más acerca de esto aquí.

2. Inscribir contactos que ya cumplan con estos criterios; esta configuración te permitirá marcar una casilla para inscribir a cualquier contacto que previamente haya cumplido con este criterio. Por lo tanto, Si generas un flujo de trabajo que se basa en el criterio de que alguien debe completar un formulario para ser inscrito, esta acción también inscribirá a cualquier contacto que haya completado ese formulario antes de que se configurara y se activara este flujo de trabajo.

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