Última actualización: abril 2, 2024
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
Marketing Hub
Pro
,
Enterprise
|
Sales Hub
Pro
,
Enterprise
|
Service Hub
Pro
,
Enterprise
|
Operations Hub
Pro
,
Enterprise
|
Desde la pestaña Configuración y notificaciones de un workflow, puedes gestionar cuándo deben ejecutarse las acciones, establecer desencadenantes de desinscripción, añadir campañas asociadas, permitir la inscripción en Salesforce y configurar las notificaciones relacionadas con el workflow.
Para acceder a la configuración de un workflow:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de tu workflow.
- En el editor de workflow, haz clic en la pestaña Configuración y notificaciones .
General
En la página General, puedes gestionar cuándo pueden ejecutarse las acciones para todos los tipos de workflow. En los workflows basados en contactos, puedes permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asociar workflows con campañas.
En la página General de tu editor de workflow, configura lo siguiente:
- ¿Cuándo deseas que se ejecuten las acciones?: especifica cuándo los Registros de Salesforce pueden ejecutar las acciones del workflow en función de la Zona horaria de tu cuenta. Por defecto, las acciones de workflow se ejecutarán en cuanto un registro inscrito llegue a la acción. Al especificar los periodos de ejecución, ten en cuenta lo siguiente:
- Cuando un registro llega a una acción fuera del plazo establecido, el workflow intentará reprogramar la acción para la misma hora del siguiente día disponible. Sin embargo, si la hora de la acción está fuera del plazo especificado, el workflow reprogramará la acción para la hora más temprana disponible del siguiente día disponible.
- Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible son las 9:00 AM, las acciones se reprogramarán entre las 9:00 - 9:15 AM.
- Los Retrasos y las Ramificaciones si/entonces no se reprograman, pero sí la acción siguiente. Por ejemplo, un workflow basado en negocios se configura para que sólo ejecute acciones de lunes a jueves, de 9:00 a 17:00. El negocio entra en un retraso de 2 días el jueves, y sale del retraso el sábado. La próxima acción se reprogramará para el lunes entre las 9:00 y las 9:15 de la mañana.
-
En qué fechas Próximas quieres pausar la ejecución de acciones: pausa un workflow para evitar que se ejecuten acciones en fechas concretas. También puedes fijar las fechas para hacer una pausa anual. En esas fechas, cuando un registro alcance una acción, se detendrá hasta la siguiente fecha disponible. Cuando utilices fechas de pausa, ten en cuenta lo siguiente:
- Las fechas de pausa toman otra configuración de fecha en cuenta al reprogramar acciones. Por ejemplo, un workflow está configurado para que sólo ejecute acciones de lunes a miércoles de 9 a 17 horas. Si añades una fecha de pausa que tenga lugar un miércoles, la siguiente acción se reprogramará para el lunes siguiente a las 9 de la mañana.
- Los registros seguirán inscribiéndose e introduciendo retrasos y ramas si/entonces en los días de pausa. Una vez que salgan de la rama de retardo o de si/entonces, se detendrán en la siguiente acción.
- Permitir que los contactos se inscriban en este workflow desde Salesforce: si has instalado la integración de Salesforce y has añadido la ventana de HubSpot Visualforce, puedes elegir inscribir a los clientes potenciales y contactos de Salesforce que se hayan sincronizado con HubSpot en workflows basados en contactos. Más información sobre Inscribiendo tus leads o contactos de Salesforce en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.
- Campaña: asocia tu workflow basado en contactos a una campaña . Esta configuración sólo está disponible para cuentas con suscripciones a Marketing Hub Profesional o Empresa . Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:
- El número de contactos inscritos.
- El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
- La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.
- Si utilizas los ajustes ¿A qué horas quieres que se ejecuten las acciones? o ¿En qué fechas próximas quieres que se pausen las acciones para que no se ejecuten? y los registros se pausan o se reprograman en una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros. Para ver los registros específicos y cuándo se reprograman para continuar:
- Haz clic en la acción.
- En el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en acción.
Cancelación de inscripción y supresión
En los workflows basados en contactos, gestiona la inscripción de contactos fusionados, elimina los contactos que ya no cumplan los criterios de inscripción e impide la inscripción de contactos en listas específicas.
En otros tipos de Workflow, puedes ajustar los criterios para dar de baja Registros de Activos y también impedir que se inscriban o Reinscriban.
Gestionar la baja y la supresión en los workflows basados en contactos
En la pestaña Desafiliación y supresión de un workflow basado en contactos, configura lo siguiente:
- Cuando los contactos se inscriben en este workflow: decide qué ocurrirá con los contactos inscritos que también están inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.
- No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows. Este es el ajuste predeterminado.
- Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
- Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de los workflows especificados.
- Cuando un contacto ya no cumpla las condiciones de inscripción, elimínalo de este workflow: decide si un contacto será eliminado si ya no cumple los criterios desencadenantes de inscripción mientras está inscrito. Por defecto, los contactos no se eliminan.
- Cuando este ajuste se establece en Sí... los contactos que no cumplan los criterios no pueden ser inscritos manualmente.
- Si tienes un contacto actualmente inscrito en el flujo de trabajo que no cumplía los desencadenantes de inscripción antes de esta opción estaba activada, no se desinscribirá hasta que el contacto llegue a la siguiente acción (excluyendo ramas y retrasos). Si quieres que el contacto se desinscriba inmediatamente, tendrás que desinscribirlo manualmente.
- Si inscribes un contacto de prueba que no cumple los desencadenantes de inscripción cuando esta opción está activada, se desinscribirá automáticamente del workflow y no ejecutará ninguno de los pasos.
- Cuando se fusionan dos contactos, ¿debe el contacto recién creado inscribirse en este workflow si cumple los criterios de activación: por defecto, los workflows no inscribirán contactos fusionados aunque la fusión signifique que el contacto cumple los criterios de inscripción del workflow. Sin embargo, los contactos fusionados pueden inscribirse en el futuro si vuelven a cumplir los desencadenantes de inscripción y se habilita la Reinscripción . Por ejemplo, si el desencadenante de inscripción es haber rellenado cualquier formulario, cuando se fusionen los contactos esto no inscribirá, de forma predeterminada, al contacto en el Workflow. Sin embargo, si el contacto vuelve a enviar un formulario, será inscrito en el workflow.
- Listas de supresión para este workflow: Agregar a la cola de tareas una lista de contactos a los que no quieres Inscribir.
- Si se elimina una lista de supresión o si se eliminan contactos de una lista de supresión, esos contactos no se inscribirán automáticamente en el Workflow, aunque cumplan los desencadenantes de inscripción del Workflow. Podrán inscribirse la próxima vez que cumplan los criterios de inscripción o reinscripción del workflow.
- Agregar una lista de supresión a un workflow hará una de tres acciones según el estado actual de la inscripción de un contacto:
- El contacto no está inscrito actualmente en el flujo de trabajo y es miembro de la lista de supresión: el contacto no se inscribirá en el flujo de trabajo aunque cumpla los Desencadenantes de inscripción en un momento posterior, y aparecerá en el Historial de flujo de trabajo como encontrado en una lista de supresión y no inscrito. El contacto tampoco puede inscribirse manualmente.
- El contacto está actualmente inscrito en el workflow y es miembro de la lista de supresión: el contacto se desinscribirá cuando llegue al siguiente paso del workflow.
- El contacto está actualmente inscrito en el workflow y no es miembro de la lista de supresión: el contacto permanecerá en el workflow. Sin embargo, si cumplen con los criterios de la lista de supresión en una fecha posterior, serán excluidos.
- Programar el workflow para que se apague automáticamente: programa el workflow para que se apague después de una fecha y Hora concretas. Más información sobre Desactivando workflows.
Establecer desencadenantes de desafiliación para otros tipos de workflow
En otros tipos de workflow, los activadores de desinscripción eliminarán del workflow los registros inscritos activamente e impedirán que se inscriban o se vuelvan a inscribir. Sigue estos pasos para desinscribir objetos de los workflows basados en Empresa, Negocio, Ticket, Presupuesto, Conversación, Envío de comentarios y Contratista.
Para establecer desencadenantes de desinscripción:
- Desafilia [tipo de objeto] cuando cumplan los siguientes criterios: Clic en la pestaña Desafiliación y supresión.
- Haz clic en Establecer desencadenantes de desmatriculación.
- En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. A continuación, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre desencadenantes de baja en workflows.
- Añade más desencadenantes de desafiliación según sea necesario y, a continuación, haz clic en Guardar.
- Programar el workflow para que se apague automáticamente: programa el workflow para que se apague después de una fecha y Hora concretas. Más información sobre Desactivando workflows.
Notificaciones (sólo enEnterprise )
En la pestaña Notificaciones de la configuración de un workflow, configura notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios y equipos cuando la tasa de inscripción de un workflow aumente o disminuya por encima de un determinado porcentaje.
Antes de configurar las notificaciones en el editor de workflow, asegúrate de que tus notificaciones de usuario están activadas. Aunque Los Superadministradores de las cuentas Enterprise pueden establecer preferencias de notificación predeterminadas para otros usuarios, las preferencias establecidas por usuarios individuales tendrán prioridad sobre los valores predeterminados. Más información sobre Configuración de las notificaciones de usuario en HubSpot.- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
- En la parte superior, haz clic en la pestaña Correo .
- En la sección Correo electrónico, haz clic para activar el interruptor para recibir notificaciones por correo electrónico en tu bandeja de entrada.
- Desplázate hacia abajo y haz Clic para ampliar la sección Workflows .
- Selecciona las casillas de verificación situadas a continuación de los tipos de notificación correspondientes.
Establecer destinatarios de notificaciones [Mi configuración]
Establece los destinatarios de Cuando este Workflow necesite Revisar y Cuando se produzca un cambio importante en las Inscripciones notificaciones del Workflow a usuarios o equipos específicos.
- Enviar a estos usuarios: selecciona usuarios específicos para enviar el correo de notificación del workflow. Los usuarios individuales deben tener activadas las notificaciones de correo electrónico de workflow en su configuración para recibir este correo electrónico.
- Enviar a estos equipos: selecciona equipos específicos para enviar el correo electrónico de notificación del workflow. Los usuarios de estos equipos deben tener activados los Correos de notificación del workflow en sus ajustes para recibir este correo.
Necesita notificaciones de revisión (BETA)
Notificar a usuarios y equipos cada vez que el estado del workflow cambie a Necesita revisión.
- Se te notificará la primera vez que se produzca algún problema en este workflow.
- Una vez revisadas las incidencias, el estado cambiará a Revisado.
- Si se produce cualquiera de las nuevas incidencias, o si vuelve a producirse cualquiera de las incidencias ya revisadas, el estado cambiará de nuevo a Necesita revisión y desencadenará de nuevo una notificación.
Workflow de notificaciones de cambios en la inscripción
Cada semana, se enviará a los usuarios y al equipo seleccionados un correo electrónico con una lista de los workflows configurados. Los usuarios de Urecibirán un correo electrónico de notificación diaria o semanal con el número de Inscripciones y el Porcentaje de aumento o disminución de Inscripciones para sus flujos de trabajo seleccionados.
Para configurar tus ajustes de notificaciones:- Para activar las notificaciones de cambios en las Inscripciones del workflow, haz clic en el interruptor Notificación para este workflow es .
- Comprobar el recuento de inscripciones: Elige si quieres comprobar el recuento de inscripciones semanalmente o diariamente.
- Semanal: comprueba y envía una notificación por correo interno todos los viernes a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción semana a semana para el Workflow aumentan o disminuyen en el porcentaje especificado.
- Diariamente: comprueba y envía una notificación por correo interno todos los días a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción diarias para el Workflow aumentan o disminuyen en el Porcentaje especificado.
- Se desencadenará si las inscripciones aumentan al menos en: Introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación.
- Si las tasas de inscripción aumentan por encima de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
- Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para el aumento de inscripciones en el workflow.
- Se desencadenará si las inscripciones disminuyen al menos en: Introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación.
- Si las tasas de inscripción disminuyen más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
- Si esta opción se deja en blanco, los Correos de notificación no se desencadenarán para las Inscripciones disminuidas en el Workflow.
