Vastaanottajien poissulkeminen CRM-sähköpostien ja kokousten kirjaamisesta

Käytä ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloita, kun haluat sulkea tietyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset CRM:n sähköposti- ja kokouskirjauksen ulkopuolelle. ”Älä koskaan kirjaa” -asetusten hallinta auttaa sinua hienosäätämään kirjaustapaa ja ylläpitämään tietojen eheyttä estämällä sisäisen viestinnän ja henkilökohtaisten kokousten kirjaamisen. Esimerkiksi lisäämällä yrityksesi verkkotunnuksen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon estät sisäisten sähköpostien ja kokousten kirjaamisen CRM-järjestelmään, kun taas viestintä yhteyshenkilöidesi kanssa kirjataan edelleen sähköpostin kirjaamissääntöjesi mukaisesti.

Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon, kun poissulkemiset koskevat vain omaa käyttäjätiliäsi. Käytä koko tilin kattavaa ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloa, kun poissulkemiset koskevat kaikkia tilisi käyttäjiä.

Kuinka ”Älä koskaan kirjaa” -luettelot toimivat

Kun lisäät sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon, tulevia sähköposteja ja synkronoituja kokouksia ei kirjata kyseisten kontaktien osalta.

• Jos sähköpostiviestiin tai kokoukseen kuuluu useita yhteyshenkilöitä, tapahtuma kirjataan niiden yhteyshenkilöiden tietoihin, jotka eivät ole ”Älä koskaan kirjaa” -luettelossa.

• ”Älä koskaan kirjaa” -asetukset eivät ole takautuvia. Sähköpostiosoitteiden tai verkkotunnusten lisääminen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon ei poista aiemmin kirjattuja tapahtumia CRM-järjestelmästäsi.

Tutustu seuraaviin ”Älä koskaan kirjaa” -toimintoihin sähköpostien ja kokousten osalta.

Sähköpostit

• Kunsähköpostiviesti lähetetään henkilökohtaisesta työsähköpostiosoitteesta, HubSpot Sales -laajennuksesta tai -lisäosasta tai tiimin sähköpostiosoitteesta vastaanottajille, jotka ovat”Älä koskaan kirjaa”-luettelossa:
  • Uutta yhteystietotietuetta ei luoda.
  • Sähköpostin seurantatietoja ei tallenneta kontaktin aikajanalle. Kaikkien vastaanottajien sähköpostin seurantatiedot tallennetaan kuitenkin edelleen aktiviteettisyötteeseesi.
  • Sähköpostia ei kirjata mihinkään siihen liittyviin tietueisiin.
• Jos lähetät sähköpostin CRM:stä ”ei koskaan kirjaa” -luettelossa olevalle kontaktille, sähköposti lähetetään, mutta sitä ei kirjata kontaktin aikajanalle.
• Jos sähköposti lähetetään osoitteeseen tai verkkotunnukseen, joka on ”Älä koskaan kirjaa” -listalla, ja se kirjataan HubSpot-järjestelmään BCC- tai edelleenlähetysosoitteen kautta, yhteystietoa ei kirjata.

Kokoukset

• ”Älä koskaan kirjaa” -luettelot koskevat vain kokouksia, jotka on luotu HubSpotin kalenterisynkronoinnin kautta yhdistetyistä Google- tai Outlook-kalentereista. HubSpotissa luodut kokoukset (esim. CRM-tietueista tai aikataulutus sivuilta) kirjataan edelleen CRM:ään, vaikka osallistuja olisi ”Älä koskaan kirjaa” -luettelossa.
• Kun kokoukseen osallistuu useita HubSpot-käyttäjiä, kokouksen omistajan henkilökohtainen ”Älä koskaan kirjaa” -lista määrää, kirjataanko kokous CRM:ään. Esimerkiksi jos yhteyshenkilö varaa kokouksen kahden HubSpot-käyttäjän kanssa, mutta vain kokouksen omistajalla on kyseinen yhteyshenkilö henkilökohtaisella ”Älä koskaan kirjaa” -listallaan, kokousta ei kirjata CRM:ään.

Rajoitukset ja huomioitavat seikat

• ”Älä koskaan kirjaa” -luettelot eivät koske sähköposteja, jotka lähetetään kolmannen osapuolen integraatioiden kautta tai vastaanotetaan niistä.

• ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloihin mahtuu enintään 500 sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta.

Hallitse omaa ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloasi

Lisää sähköpostiosoitteita ja verkkotunnuksia henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon sähköpostiasetuksissasi. Henkilökohtaisen ”Älä koskaan kirjaa” -luettelon poissulkemiset koskevat vainomaa työsähköpostiosoitettasi.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta yläreunassa Sähköposti- -välilehteä.
4. Napsauta ”Älä koskaan kirjaa ” -osiossa ”Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia”.
5. Kirjoita valintaikkunaan yksi tai useampi sähköpostiosoite tai verkkotunnus:
   • Jos et halua, että tiettyyn vastaanottajaan lähetettyjä sähköposteja kirjataan lokiin, kirjoita sähköpostiosoite muodossa emailaddress@domain.com ( esim. name@hubspot.com).
   • Jos et halua, että tiettyyn verkkotunnukseen kuuluville vastaanottajille lähetettyjä sähköposteja kirjataan lokiin, kirjoita verkkotunnus muodossa *@domain.com ( esim. *@hubspot.com).
6. Napsauta Tallenna. Henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon tallennetut sähköpostit merkitään tunnisteella Vain sinä.
7. Jos haluat poistaa sähköpostiosoitteen tai verkkotunnuksen ”Älä koskaan kirjaa” -luettelosta, napsauta Poista.

Hallitse kaikkien käyttäjien ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloa

Lisää sähköpostiosoitteita ja verkkotunnuksia tilisi estolistaan, jotta poissulkemiset koskevat kaikkia tilisi käyttäjiä ja tiimin sähköpostitilejä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.

3. Napsauta Objektit-sivun yläosassa olevaa Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.

4. Napsauta Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta( ) -välilehden Koskaan kirjaamatta (Never Log )-osiossa Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia (Add emails or domains).

5. Kirjoita valintaikkunaan yksi tai useampi sähköpostiosoite tai verkkotunnus:
   • Jos et halua koskaan kirjata tiettyyn vastaanottajaan lähetettyjä sähköposteja, kirjoita sähköpostiosoite muodossa emailaddress@domain.com ( esim. name@hubspot.com).

• • Jos et halua, että tiettyyn verkkotunnukseen kuuluville vastaanottajille lähetettyjä sähköposteja kirjataan koskaan, kirjoita verkkotunnus muodossa *@domain.com ( esim. *@hubspot.com).

6. Napsauta Tallenna. Tilisi laajalle koskemaan ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloon tallennetut sähköpostit merkitään tunnisteella Kaikki käyttäjät.

7. Voit poistaa sähköpostiosoitteen tai verkkotunnuksen ”Älä koskaan kirjaa” -luettelosta napsauttamalla Poista.