Kirjaa lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit CRM-järjestelmään

Kirjaa lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit takautuvasti CRM-järjestelmään suoraan Gmailin tai Outlookin postilaatikosta. Käytä HubSpot Sales -Chrome-laajennusta tai HubSpot Sales Office 365 -lisäosaa kirjataksesi sähköpostit yhteyshenkilöihin, yrityksiin, kauppoihin ja muihin tietueisiin CRM-järjestelmässäsi. Tämä voi olla hyödyllistä, jos sähköposti lähetettiin, kun kirjaaminen oli pois päältä, tai kun saat saapuvan sähköpostin uudelta kontaktilta, jota ei vielä ole CRM-järjestelmässäsi. Voit esimerkiksi kirjata aiemman sähköpostin kontaktille ja tarkastella kyseistä tapahtumaa kyseisen kontaktin tietueen aikajanalla.

Voit määrittää oletusasetukset sähköpostien kirjaamiselle lukemalla ohjeet sähköpostiasetusten määrittämisestä HubSpot Sales -Chrome-laajennukselle tai HubSpot Sales Office 365 -lisäosalle.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin otat tämän ominaisuuden käyttöön, varmista, että ymmärrät sen vaatimukset ja rajoitukset.

Vaatimukset

• Yhdistä henkilökohtainen työpostiosoitteesi HubSpotiin.

• Asenna HubSpot Sales -laajennus Chrome-selaimeen tai HubSpot Sales -lisäosa Office 365:een.

Rajoitukset ja huomioitavat seikat

• Jos olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön tililläsi, sähköposteja voidaan kirjata ja sähköpostien avaamisia seurata vain niiden yhteyshenkilöiden osalta, joille on määritetty laillinen perusta tietojen käsittelylle.
• Voit kirjata vain käyttäjän tiettyyn sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit, et Google-ryhmän osoitteeseen lähetettyjä.
• Tätä ominaisuutta käytettäessä ei-sisäänrakennetut liitteet (eli tiedostot, jotka on liitetty napsauttamalla sähköpostiohjelman Liitä-painiketta ) eivät tallennu CRM-järjestelmään, eivätkä ne siten näy kyseisen tietueen Liitteet-osiossa.
• Käyttäjät, joilla on vain lukuoikeudet, eivät voi kirjata sähköposteja takautuvasti. Lue lisää käyttöoikeuksien hallinnasta.
• Tämä ominaisuus ei ole käytettävissä Outlook-työpöytäsovelluksen lisäosassa.

Kirjaa sähköposti Gmailista

Voit kirjata jälkikäteen Gmailista lähettämiäsi tai vastaanottamiasi sähköposteja seuraavasti:

1. Etsi Gmailin saapuneet-kansiosta sähköposti, jonka haluat kirjata CRM-järjestelmään, ja napsauta sitä.
2. Napsauta sähköpostin vastaanottajan tietojen alla olevaa Kirjaa sähköposti HubSpot-järjestelmään-painiketta.
   • Voit luoda uuden yhteyshenkilön valitsemalla ”Luo uutena yhteyshenkilönä”-kohdassa vastaanottajan vieressä olevan valintaruudun, jolloin sähköposti kirjataan uuteen yhteyshenkilöön.
   • Jos haluat kirjata sähköpostiviestin olemassa olevaan yhteystietoon, valitse valintaruudut niiden olemassa olevien CRM-tietueiden vieressä, joihin haluat liittää yhteystiedon.
3. Napsauta avattavan valikon alaosassa Tallenna.

Kirjaa sähköposti Outlookista

Voit kirjata jälkikäteen Outlookista lähettämäsi tai vastaanottamasi sähköpostit seuraavasti:

1. Etsi Outlookin Saapuneet-kansiosta sähköposti, jonka haluat kirjata CRM-järjestelmään, ja napsauta sitä.
2. Siirry HubSpot Sales -lisäosaan:
   
   • Perinteinen Outlook Windowsille tai Macille: napsauta päävalikosta Myyntityökalut.
   • Uusi Outlook for Mac: napsauta päävalikkorivillä kolmea vaakasuoraa pistettä ja valitse HubSpot Sales.
   • Uusi Outlook Windowsille tai Outlook verkossa: napsauta päävalikosta Sovellukset ja valitse HubSpot Sales.
3. Napsauta tehtäväpaneelin Tämä sähköpostitoiminto -osiossa Kirjaa sähköposti HubSpotiin.
   • Jos haluat luoda uuden yhteyshenkilön, valitse Luo uutena yhteyshenkilönä -kohdassa vastaanottajan vieressä oleva valintaruutu, jotta sähköposti kirjataan uuteen yhteyshenkilöön.
   • Jos haluat kirjata sähköpostin olemassa olevaan yhteyshenkilöön, valitse valintaruudut niiden olemassa olevien CRM-tietueiden vieressä, joihin haluat liittää yhteyshenkilön.
4. Napsauta avattavan valikon alaosassa Tallenna.