Seuraa ja kirjaa sähköposteja HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen avulla

Käytä HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen seuranta- ja kirjaamistoimintoja, jotta voit seurata ja kirjata ylös, miten kontaktisi ovat reagoineet sähköposteihisi.

• Kun seuranta on käytössä, voit seurata, milloin kontaktit katsovat tai avaavat sähköpostisi.
  • Tarkista sähköpostitoiminta aktiviteettisyötteessä ja kontaktin aikajanalla. 
  • Saat reaaliaikaisia ilmoituksia, kun kontakti avaa sähköpostisi.
  • Käyttäjät, joille onosoitettu Sales Hub -käyttöoikeus, voivat seurata seurattavan sähköpostin tekstiosassa olevien linkkien klikkauksia. Lue lisää klikkausten seurannasta. 
• Kun lokitoiminto on käytössä, voit kirjata sähköpostin vastaanottajan yhteystietueeseen tai siihen liittyviin tietueisiin. 
  
  • Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköposteja et halua koskaan kirjata. Voit myös lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset Chrome-laajennuksen asetuksiin.

Lue lisää seurannan ja kirjaamisen eroista.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen käytön, tutustu sähköpostien seurannan ja kirjaamisen vaatimuksiin ja rajoituksiin. 

Tutustu vaatimuksiin

• Jotta sähköpostiviesti voidaan kirjata ja uusi yhteyshenkilö lisätä HubSpot CRM -tiliisi, sähköpostiviestien lähettämiseen käytettävän sähköpostiosoitteen on oltava jokin seuraavista:
  • Tilisi käyttäjä.
  • Yksi liitetyistä sähköpostiosoitteistasi.
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko liitettyyn Gmail-postilaatikkoon määritetty alias tai Profiili ja asetukset -kohtaan lisätty alias).

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Sähköpostien seurantaa ja kirjaamista ei tueta sähköposteissa, joissa käytetään mukautettuja Gmail-asetteluja. 
• Jos olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön tililläsi, sähköpostien avaamista voidaan seurata vain niiden yhteyshenkilöiden osalta, joille on määritetty laillinen peruste tietojen käsittelylle. Oikeudellinen tiimisi on paras taho selvittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostien lokitietojen tallennusta ja seurantaa. Lue lisää sähköpostien seurannasta, kun tietosuoja-asetukset ovat käytössä.
  • Voit mukauttaa laajennuksen asetuksia ja poistaa seurannan ja lokituksen käytöstä tietyn viestin, tiettyjen yhteyshenkilöiden tai sähköpostialueiden osalta. 
• Kun kirjaat sähköpostia, johon on liitetty tiedosto, yli 50 Mt:n liitteet eivät tallennu HubSpot-järjestelmään. Sähköpostisi toimitetaan silti yhteyshenkilölle ja kirjataan CRM-järjestelmään, mutta ilman liitettä.
• Kun lokitus on käytössä, aiempia sähköposteja eikirjata automaattisesti CRM-järjestelmään. Lue, miten voit kirjata lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit takautuvasti CRM-järjestelmään.

Huomaa: vastaanottajan sijainnista riippuen sähköpostien avaamisen ja klikkausten seuranta saattaa edellyttää etukäteen annettua suostumusta. Ennen kuin otat seurannan käyttöön, tutustu sähköpostien seurannan suostumusohjeisiin.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.

3. Yläosassa Objektit -sivun yläosassa napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Aktiviteetit.

4. Sivulla Sähköpostin seuranta ja kirjaaminen -välilehdessä voit määrittää, miten sähköposteja seurataan tai kirjataan HubSpotissa, valitsemalla tai poistamalla seuraavat valintaruudut:

   • Salli kaikkien käyttäjien kirjata sähköpostiliitteet: määritä, voidaanko saapuvien sähköpostien liitteet kirjata CRM:ään, keskustelujen saapuneet-kansioon ja sivupalkkiin. 
   • Käytä oletusarvoista kirjaamisasetusta kaikille käyttäjille: kuntämä asetus on käytössä, voit napsauttaa ja kytkeä tai poistaa käytöstä ”Kirjaa kaikki sähköpostit oletuksena” -kytkimen määrittääksesi, kirjataanko sähköpostit oletuksena kaikille tilisi käyttäjille.
   • Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä, kun vastaanottajat avaavat ja napsauttavat sähköpostejaan: määritä, voivatko käyttäjät seurata CRM:stä, keskustelujen saapuneet-kansiosta, sähköpostilaajennuksista ja sekvensseistä lähetettyjä sähköposteja. 
   • Käytä oletusseuranta-asetusta kaikille käyttäjille: jos olet valinnut Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä, kun vastaanottajat avaavat ja napsauttavat sähköpostejaan -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletuksena kaikille tilisi käyttäjille. 

    

Sähköpostien seuranta

Seurattavan sähköpostin lähettäminen Gmailista:

1. Kirjaudu Gmail-tiliisi.
2. Kirjoita uusi sähköpostiviesti. Kirjoita vastaanottajan osoite, otsikko ja viestin teksti.
3. Valitse Seuraa-valintaruutu.
4. Napsauta Lähetä.

Seuraa seurattavan sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin otsikko ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessä tilana Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Kun palaat takaisin aktiviteettisyötteeseesi tai Chrome-laajennuksen syötteeseen, näet sähköpostitiedot merkittyinä tilaksi "Avoin". Napsauta kontaktin nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös luettelon kontaktin aktiviteeteista.

Voit myös seurata Chrome-laajennuksen kautta, miten yhteyshenkilösi ovat reagoineet seurattuihin sähköposteihisi. Pääset aktiviteettisyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpotin rataskuvaketta sprocket Chrome-selaimen oikeassa yläkulmassa.

Lue lisää siitä, miten sähköpostien seuranta ja myynti-ilmoitukset toimivat ja miten seuranta voidaan poistaa käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Lähetä kirjattu sähköposti Chrome-laajennuksen avulla

1. Kirjoita uusi sähköpostiviesti Gmailissa.
2. Syötä sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja viestin teksti. Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on jo liitetty CRM-järjestelmässäsi olevaan yhteystietoon, HubSpot-hammasrataskuvake näkyyVastaanottaja-kentässäsähköpostiosoitteen vieressä. 
3. Valitse ”Loki”-valintaruutu.
4. Jos tilillesi on määritetty oletusarvoiset lokiasetukset, lisäosa valitsee automaattisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan. Voit valita manuaalisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjataan, seuraavasti:
   • Napsauta ”Kirjaa” -valintaruudun vieressä olevaa avattavaa valikkoa .
   • Valitse ja poista valintaruudut niiden tietueiden vierestä , joihin haluat kirjata sähköpostin.
5. Jos lähetät sähköpostin vastaanottajalle, joka ei ole CRM-järjestelmässäsi oleva yhteyshenkilö, voit luoda uuden yhteyshenkilön.
   • Jos haluat luoda uuden yhteyshenkilön, valitse tietueiden liitosten muokkausnäkymässä Luo uusina yhteyshenkilöinä-kohdan alla oleva valintaruutu sähköpostiosoitteen vieressä. 
     
     • Jos käytät markkinointikontakteja, kirjattu sähköpostiviesti luo uuden kontaktin, joka määritetään ei-markkinointikontaktiksi. 
     • Sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti kontaktin omistajaksi, ellei aiempaa omistajaa ole määritetty. 
   • Jos et halua luoda uutta yhteyshenkilöä, poistavalinta sähköpostiosoitteenvieressä olevasta valintaruudusta kohdassa Luo uutena yhteyshenkilönä. Lue , miten voit kirjata sähköpostit vain olemassa oleviin yhteyshenkilötietueisiin. 
6. Napsauta Lähetä.

Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa

Laajennuksen avulla HubSpotiin kirjattavat sähköpostit liitetään automaattisesti niihin tietueisiin, jotka olet määrittänyt ennen sähköpostin lähettämistä.

Voit tarkastella kirjattua sähköpostia HubSpotissa seuraavasti:

1. Siirry tietueisiisi:

   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.

   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.

   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.

   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelupyynnöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.

2. Napsauta tietueen .

3. Etsi aikajanalta kirjattu sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavaa:

• • Kiinnitä: napsauta kiinnittääksesi sähköpostin yhteyshenkilön aikajanan yläreunaan.
  • Kopioi linkki: napsauta kopioidaksesi kirjautuneen sähköpostin URL-osoitteen. 
  • Vastaa: napsauta Vastaa lähettääksesi vastaussähköpostin kontaktille HubSpotista.
  • Lähetä edelleen: napsauta, jos haluat lähettää sähköpostin edelleen toiselle kontaktille. 

• • Poista: napsauta poistaaksesi sähköpostitapahtuman aikajanasta.

• • Laajenna: napsauta avattavaa nuolta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, napsauta Näytä ketju nähdäksesi kaikki ketjun sähköpostit.
  • Yhteydet: napsauta muokataksesi liitettyjä yritys- tai kauppatietueita.
  • Liitteet: napsauta avataksesi tähän tiettyyn sähköpostiviestiin liittyvät liitteet.