Seuraa käsittelyn oikeusperustaa HubSpotissa

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden tietosuojalakien mukaan yrityksillä on oltava laillinen peruste yhteystietojen käyttämiselle ja käsittelylle, ja niiden on säilytettävä kirjanpito suostumuksista sekä todisteet muista käsittelyn laillisista tarkoituksista.

Yhteystietojen ominaisuus ”Yhteystietojen käsittelyn oikeusperusta” auttaa sinua keräämään, seuraamaan ja tallentamaan HubSpot-yhteystietojesi käsittelyn oikeusperustat, jotka perustuvat sopimukseen, oikeutettuun etuun ja suostumukseen. GDPR:n mukaan yrityksillä on oltava vähintään yksi oikeusperusta pätevänä syynä tietojen käsittelylle. Kunkin tilanteen osalta voi olla useampi kuin yksi sopiva oikeusperusta.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras taho antamaan sinulle noudattamista koskevia neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.

Tarkastele ominaisuutta ja perehdy kuhunkin oikeusperusteeseen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Ominaisuudet.
3. Etsi ja napsauta ominaisuutta ”Yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste”.
4. Ominaisuudessa voit tarkastella kuutta oletusarvoista vaihtoehtoa. Kolme ensimmäistä vaihtoehtoa ovat erilaisia oikeutettuja etuja. Oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että yrityksellä on välttämätön ja laillinen liiketoiminnallinen syy käsitellä yhteyshenkilön henkilötietoja tavalla, jota yhteyshenkilö voi odottaa.
   
   • Oikeutettu etu – liidi: Kun käsitellään potentiaalisen asiakkaan tai liidin tietoja mahdollisen liiketoiminnan yhteydenpitoa varten. Esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan nimen ja sähköpostiosoitteen käsittely sen jälkeen, kun hän on tilannut uutiskirjeen. Potentiaalinen asiakas tai liidi on yhteyshenkilö, joka on ilmaissut kiinnostuksensa yritystä kohtaan, mutta ei ole vielä ostanut tuotteita tai palveluita.
   • Oikeutettu etu – Asiakas: Kun asiakkaan tietojen käsittely on välttämätöntä käynnissä olevan liikesuhteen ylläpitämiseksi. Esimerkiksi asiakkaan osoitteen päivittäminen tai tiedon lähettäminen uudesta myymälän avaamisesta. Asiakas on henkilö, joka on ostanut yritykseltä tuotteita tai palveluita.
   • Oikeutettu etu – Muu: Kun yhteyshenkilön tietojen käsittelylle on laillinen peruste tavalla, jota yhteyshenkilö yritykseltä odottaa, mutta yhteyshenkilön tai liikesuhteen tyyppi ei vastaa mitään muuta annettua HubSpot-luokkaa.
   • Sopimuksen täyttäminen: Kun yhteystietojen käsittely on tarpeen sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseksi tai ennen liiketoimintasuhteen virallista aloittamista. Esimerkiksi yhteyshenkilön sähköpostiosoitteiden käsittely sen jälkeen, kun hän on pyytänyt tarjousta sähköpostitse.

1. • Yhteyshenkilön vapaaehtoisesti antama suostumus: Kun yhteyshenkilö on antanut suoran suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, esimerkiksi kun yhteyshenkilö luo tiliprofiilin yritykselle ja suostuu viestintään. Suostumuksen tulee olla tarkasti määritelty, tietoinen ja yksiselitteinen.

1. • Ei sovelleta: Kun yhteystietojen käsittelyyn ei vaadita laillista perustetta yhteydenpitoa varten. Esimerkiksi silloin, kun yhteyshenkilö ei ole EU:n tai Yhdistyneen kuningaskunnan kansalainen, johon sovelletaan GDPR-tietosuojalakeja.

Yhteyshenkilöiden käsittelyn oikeusperusta

Kun olet ottanut tietosuoja-asetukset käyttöön, voit lisätä suostumuksen ja oikeudellisen perustan yhteystietoihin seuraavissa tilanteissa:

• Luettelon tuonnin loppuun saattaminen.
• Yhteystiedon luominen.
• Oikeusperusteen muokkaaminen kyselyissä.
• Kertaluonteisen oikeusperusteen määrittäminen, kun lähetät sähköpostia yhteyshenkilölle.
• Sen myöntäminen yksittäiselle yhteyshenkilölle.
• Myöntäminen useille yhteyshenkilöille kerralla.
• Sähköpostin kieltotilan poistaminen .
• Yhteyshenkilönuudelleenmerkitseminen markkinointisähköpostien vastaanottajaksi sen jälkeen, kun hän on kieltäytynyt niistä.
• Yhteyshenkilön liittäminen tiettyyn tilaustyyppiin.
• Tilaustilan ja yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperusteenpäivittäminen työnkulussa.

Oikeusperustan myöntäminen yksittäiselle yhteyshenkilölle

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta yhteystiedon nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot ja valitse Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Etsi ja napsauta ”Yhteystiedon käsittelyn oikeusperuste” -ominaisuutta .
5. Valitse niiden arvojen vieressä olevat valintaruudut, joita haluat käyttää.

Myönnä oikeusperuste joukkokäsittelyllä

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Voit valita tiettyjä yhteystietoja valitsemalla muokattavien tietueiden vieressä olevat valintaruudut .
3. Voit valita kaikki yhteystiedot valitsemalla taulukon yläosassa olevan valintaruudun ja napsauttamalla sitten Valitse kaikki [x] yhteystietoa.
4. Napsauta taulukon yläosassa Muokkaa, etsi sitten Oikeusperusta yhteystiedon käsittelylle ja valitse se.
5. Napsauta Yhteystiedon käsittelyn oikeusperuste -pudotusvalikkoa ja valitse niiden vaihtoehtojen vieressä olevat valintaruudut, joita haluat soveltaa yhteystietoihisi.
6. Napsauta Päivitä.