Makrojen luominen ja käyttö asiakastukipalvelussa

Tukipalvelussa voit luoda ja käyttää makroja, joiden avulla tukitiimisi säästää aikaa ja parantaa yleistä tehokkuutta. Makrot ovat valmiiksi laadittuja vastauksia, joita voi käyttää nopeasti vastauseditorissa, minkä vuoksi ne ovat erityisen hyödyllisiä tavallisten tai toistuvien tilanteiden käsittelyssä.

Makroihin voi sisältyä myös ennalta määritettyjä toimintoja, jotka päivittävät automaattisesti kyseisen tiketin, kun makro otetaan käyttöön. Voit esimerkiksi käyttää makroa tiketin tilan päivittämiseen tai tiketin omistajan vaihtamiseen. Lisämukautusta varten voit määrittää makron liittämään tiketin työnkulkuun.

Yhdistämällä uudelleenkäytettävät vastaukset automatisoituihin tikettitoimintoihin makrot auttavat virtaviivaistamaan tukiprosesseja ja vähentämään manuaalista työtä, jolloin tiimisi voi keskittyä arvokkaampiin tehtäviin.

Luo makroja

Huomaa: Service Hub Professional -tilillä voi luoda enintään 500 makroa, kun taas Service Hub Enterprise -tilillä voi luoda enintään 1 500 makroa.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Saapuneet ja tukipalvelu > Tukipalvelu.
3. Napsauta Tukipalvelun mukautus -osiossa Makrot.
4. Napsauta Luo makro.
5. Kirjoita Makron nimi -kenttään makrolle nimi.
6. Kirjoita makron kuvaus Kuvaus-kent tään.
7. Kirjoita Viesti- kenttään makron sisältö. Voit käyttää editorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin muokkaamiseen ja useiden liitetiedostojenlisäämiseen viestiisi.
8. Napsauta Toiminnot- osiossa + Lisää toiminto:

• • Aseta [X]-ominaisuus: valitse vaihtoehdoista Tiketin omistaja, Tiketin nimi, Tiketin kuvaus, Luokka, Prioriteetti tai Tiketin tila. Jos tiketin ominaisuutta ei ole luettelossa, napsauta Aseta muut tiketin ominaisuudet. Valitse sitten avattavasta valikosta arvo ominaisuudelle.
    
  • Liitä työnkulkuun: napsauta Liitä työnkulkuun -pudotusvalikkoa ja valitse aktiivinen, tiketteihin perustuva työnkulku. Kun makro otetaan käyttöön, tiketti liitetään automaattisesti valittuun työnkulkuun. Lue lisää työnkulkujen luomisesta.

    Käyttöoikeudet edellytetään Työnkulun käyttöoikeudet ovat välttämättömiä, jotta makroja voidaan määrittää liittymään työnkulkuihin.

9. Napsauta Kuka voi käyttää tätä makroa -pudotusvalikkoa ja valitse jakamisvaihtoehto:
   • Kaikki: kaikki voivat tarkastella ja käyttää makroa.
   • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain tietyt käyttäjät ja tiimit voivat tarkastella ja käyttää makroja. Myöntääksesi käyttöoikeuden napsauta tiimien avattavaa valikkoa ja valitse tiimien vieressä olevat valintaruudut.
10. Napsauta Tallenna.

Makrojen käyttö

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta tikettiä nähdäksesi siihen liittyvän keskustelun.
3. Napsauta vastauksen muokkausnäkymässä Makrot -pudotusvalikkoa ja valitse makro.
   
   

4. Jatka vastauksen muokkaamista ja napsauta sitten Lähetä ja ota käyttöön.

Jos valitsit makroa määritettäessä vaihtoehdon”Liitä työnkulkuun”, tiketti liitetään automaattisesti siihen liittyvään työnkulkuun. Lue lisää työnkulkujen luomisesta.

Makrojen hallinta ja muokkaus

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Saapuneet ja tukipalvelu > Tukipalvelu.
3. Napsauta Tukipalvelun mukautus -osiossa Makrot.
4. Voit muokata makroa napsauttamalla valikkokuvaketta ”verticalMenu ” ja valitsemalla ”Edit”.
5. Voit poistaa makron napsauttamallaverticalMenu -valikkokuvaketta ja valitsemalla Poista.