Määritä keskustelujen saapuneet-kansi

Keskustelujen saapuneet-kansi on HubSpot-tilisi keskeinen paikka, johon näkyvät viestit kaikista liitetyistä kanavista. Voit tarkastella käynnissä olevia keskusteluja ja vastata viesteihin.

HubSpot-tilauksesi mukaan voit joko muokata oletusarvoista keskustelujen saapuneet-kansiota tai luoda uusia kansioita.

Huomaa: kaikilla 1. huhtikuuta 2024 jälkeen luoduilla tileillä ei voi luoda tikettejä saapuneet-kansioon liitetyistä kanavista. Tutustu sen sijaan siihen, miten tikettejä hallitaan asiakaspalvelukeskuksessa. Muussa tapauksessa voit käyttää postilaatikkoa jaettuna postilaatikkona.

Määritä oletuspostilaatikko

Kun luot HubSpot-tilin ensimmäistä kertaa, HubSpot luo automaattisesti keskustelupostilaatikon ja määrittää varasähköpostiosoitteen. Voit muokata varasähköpostiosoitetta tai liittää lisää kanavia, jotta alat vastaanottaa viestejä postilaatikkoon. Voit myös määrittää, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy keskustelupostilaatikkoon.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet viestit ja asiakaspalvelu > Saapuneet viestit.
3. Vastaanottolaatikon nimen muuttaminen:
   • Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Nimeä postilaatikko uudelleen.
   • Kirjoita valintaikkunaan postilaatikon nimi ja napsauta Nimeä uudelleen.
4. Voit liittää kanavan, jotta alat vastaanottaa viestejä saapuneet-kansiossa, napsauttamalla Liitä kanava ja valitsemalla sitten kanavan. Lue lisää kanavien liittämisestä saapuneet-kansioon.
5. Voit liittää Slack-tilin postilaatikkoonnapsauttamalla Slack-integraatio -osiossa Yhdistä Slack. Lue lisää Slack-integraation määrittämisestä.
6. Voit hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät postilaatikkoon, napsauttamalla Käyttöoikeudet-välilehteä ja valitsemalla vaihtoehdon:
   
   • Kaikille saatavilla: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät pääsevät postilaatikkoon.
   • Valitut käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata: vain valitut käyttäjät tai tiimit pääsevät tähän postilaatikkoon.
7. Napsauta Tallenna.

Vara

-sähköpostiosoitteen muokkaaminen

Vara-sähköpostiosoite on HubSpotin tarjoama sähköpostiosoite, jonka avulla voit käyttää tiettyjä HubSpot-työkaluja, kuten tikettien automaatiota, jos et ole vielä liittänyt tiimin sähköpostiosoitetta. Vara-sähköpostiosoitetta käytetään myös, jos tiimin sähköpostiosoite irtoaa yllättäen keskustelujen postilaatikosta.

Saapuneet-kansiota määritettäessä voit mukauttaa varasähköpostiosoitetta, jotta voit aloittaa sähköpostien lähettämisen välittömästi. Jos et halua käyttää varasähköpostiosoitetta, lue ohjeet tiimin sähköpostiosoitteen liittämisestä, jotta voit alkaa vastaanottaa sähköposteja Saapuneet-kansioon.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet-kansi ja tukipalvelu > Saapuneet-kansiot.
3. Napsauta varasähköpostiosoitteen vieressä olevaa Muokkaa-painiketta.

4. Voit ottaa varasähköpostiosoitteen käyttöön lähettämistä varten valitsemalla Asetukset-välilehdessä Käytä HubSpot-sähköpostia viestien lähettämiseen -valintaruudun .
5. Voit mukauttaa näkyvää Lähettäjän nimeä napsauttamalla Lähettäjän nimi -pudotusvalikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon.

Huomaa: et voi käyttää samaa lähettäjän nimeä useille varasähköpostiosoitteille. Lähettäjän nimen on oltava yksilöllinen kyseiselle varasähköpostiosoitteelle.

• • Asiakaspalvelijan ja yrityksen nimi: käyttäjännimi ja yrityksen nimi näkyvät, kun yhteyshenkilö vastaanottaa sähköpostin. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Yrityksen nimi: valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään .

6. Voit mukauttaa lähettäjän osoitetta valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista: 
   • Käytä oletusarvoa: maksullisen tilin käyttäjienoletuslähettäjän osoite näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hs-inbox.com. Ilmaiskäyttäjien oletusvaihtoehto näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hubspot-inbox.com.

6. • Mukauta lähettäjän osoitetta: jossyötät sähköpostiosoitteen, jota järjestelmä ei tunnista, sinun on vahvistettava, että sinulla on käyttöoikeus kyseiseen verkkotunnukseen. NapsautaYhdistä verkkotunnuksesi -painikettayhdistääksesijatodentaaksesi sähköpostin lähetysverkkotunnuksesi.
7. Voit määrittää varasähköpostiosoitteen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksissa, jolloin kyseiseen osoitteeseen lähetetyt sähköpostit välitetään keskustelujen postilaatikkoon. Napsauta ”Kopioi” edelleenlähetysosoitekentän vieressä ja lisää se sitten edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksissa.
8. Tiimin sähköpostin allekirjoituksen lisääminen:

1. • Napsauta Lisää tiimin allekirjoitus. Tämä allekirjoitus koskee vain suoraan keskustelujen postilaatikosta lähetettyjä sähköposteja. Lue, miten voit määrittää sähköpostin allekirjoituksen CRM-tietueista lähetettäville sähköposteille.
   • Mukauta tiimin sähköpostin allekirjoitusta tekstikentässä Yksinkertainen-editorissa tai napsauta HTML ja muokkaa allekirjoitusta HTML-muodossa.
   • Käytä alareunassa olevaa rich text -työkaluriviä tekstin muotoiluun, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen.
   • Voit lisätä personointitunnuksen, joka täyttää lähettäjän nimen, napsauttamalla Lisää tunnus -pudotusvalikkoa ja valitsemalla Koko nimi, Etunimi tai Sukunimi. Jos olet ottanut käyttöön Tiimin sähköpostiallekirjoitusten lisäpersonointivaihtoehdot (beta )-toiminnon, voit lisätä myös lähettäjän sähköpostiosoitteen, työnimikkeen ja puhelinnumeron.

9. Voit oikealla puolella esikatsella, miltä lähettäjän nimi, lähettäjän sähköpostiosoite ja sähköpostin allekirjoitus näkyvät kontaktin postilaatikossa, ja napsauttaa sitten Tallenna.
10. Oletusasetuksena sähköpostiviesti kirjataan alkuperäisen lähettäjän yhteystietotietueeseen, kun se välitetään saapuneet-kansioon. Voit poistaa tämän asetuksen käytöstä niin, että viestit kirjataan viestin välittäneen lähettäjän nimiin, napsauttamalla Valitse sähköpostivälitysten alkuperäinen lähettäjä -kytkintä, jolloin se kytkeytyy pois päältä.

Huomaa: keskustelun saapuneet-kansiossa ja tietueen aikajanalla näkyvät vain alkuperäiset CC-vastaanottajat. Sähköpostin välittämisen yhteydessä CC-kenttään lisättyjä vastaanottajia ei näytetä.

11. Määritä määrittelysäännöt napsauttamalla Automaatio-välilehteä .
12. Jos sinulle on osoitettu myynti- tai palvelupaikka, voit määrittää reitityssäännöt , jotta saapuvat sähköpostit ohjataan automaattisesti tilisi tietyille käyttäjille ja tiimeille:
    • Napsauta kytkeäksesi Keskustelujen automaattinen osoittaminen -kytkimen päälle.
    • Napsauta Määritä kohteeksi -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:

• • • Asiakaspalvelija: määritä tekoälypohjainen asiakaspalvelija vastaamaan tukikysymyksiin. Jos asiakaspalvelija ei osaa vastata, keskustelu siirretään edelleen siirtoasetustesi mukaisesti. Lue, miten määritetään ja mukautetaan asiakaspalvelijan siirtoprosessia.
      
    • Tietyt käyttäjät ja tiimit: osoita saapuvat sähköpostit valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimit Tietyt käyttäjät ja tiimit -pudotusvalikosta.
    • Yhteyshenkilön omistaja: osoita saapuvat sähköpostit yhteyshenkilön omistajalle. Yhte yshenkilön tietueeseen on oltava määritetty omistaja, ja häntä on seurattava evästeen avulla. Jos omistaja on offline-tilassa, viesti lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.
  • Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut osoitetaan vain käytettävissä oleville asiakaspalvelijoille. Jos käytettävissä olevia asiakaspalvelijoita ei ole, sähköpostikeskustelua ei osoiteta kenellekään. Voit poistaa valinnan ”Osoita vain käytettävissä oleville käyttäjille” -valintaruudusta, jolloin asiakaspalvelijoiden saatavuuteen perustuva osoittaminen poistetaan käytöstä.

Huomaa: saapuvat viestit voidaan reitittää automaattisesti vain käyttäjille, joille on määritetty myynti-tai palvelupaikka. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä maksulliseen paikkaan, et voi sisällyttää häntä automaattisiin osoitussääntöihisi.

13. Voit muokata tiketin oletusominaisuuksia, kuten tikettiputkea ja vaihetta, seuraavasti:
• Napsauta Muokkaa tikettiä -painiketta kohtaan Käsittele saapuvat keskustelut tukitikketeinä -asetuksen vieressä .
• Muokkaa ominaisuuksia oikean paneelin pudotusvalikoista.
• Oletusarvoisesti, jos olet määrittänyt automaattisia osoitussääntöjä saapuvien viestien kansioon, tiketin omistaja on sama kuin keskustelun omistaja. Voit vaihtaa tiketin omistajaa napsauttamalla Tiketin omistaja -pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen vaihtoehdon.

• • Napsauta Tallenna.

14. Voit lopettaa varasähköpostiosoitteen muokkaamisen napsauttamalla Tallenna.

Jos olet tehnyt muutoksia asetuksiin tai reitityssääntöihin, yhteyshenkilösi näkevät päivitetyn lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen ja sähköpostin allekirjoituksen, kun he saavat sinulta sähköpostia.

Luo uusi postilaatikko 

Luomalla useita postilaatikoita voit järjestellä ja segmentoida viestisi eri tiimeille. Voit esimerkiksi luoda myyntipostilaatikon hinnoittelua ja pakkauksia koskevien tiedustelujen hallintaan sekä asiakastukipostilaatikon tukitiimillesi saapuvien pyyntöjen hallintaan.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet-kansiot ja asiakaspalvelu > Saapuneet-kansiot.
3. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Luo uusi postilaatikko.
4. Kirjoita Saapuneet-kansion nimi -kenttään saapuneet-kansion nimi.
5. Napsauta Kuka pääsee postilaatikkoon -pudotusvalikkoa ja valitse, kuka voi nähdä tämän postilaatikon. Voit myös lisätä tai poistaa tiimin jäseniä postilaatikon luomisen jälkeen.
   • Kaikki: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät pääsevät postilaatikkoon.
   • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit pääsevät postilaatikkoon.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan osoittaa automaattisesti vain maksullisen käyttöoikeuden omaaville käyttäjille, mutta ilmaiskäyttäjät voivat silti osoittaa ja vastata osoittamattomiin keskusteluihin, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Jos valitset Tietyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tilin käyttöoikeudet tai pääkäyttäjän oikeudet, voivat tarkastella mitä tahansa keskustelupostilaatikkoa portaalissa, mutta eivät voi suorittaa toimia postilaatikossa, kuten vastata viestiketjuun, ellei heitä ole valittu tiimin jäseniksi postilaatikonKäyttöoikeusasetuksissa.

6. Napsauta Seuraava.
7. Valitse kanava , jonka haluat liittää, tai napsauta Liitä kanava myöhemmin.

Lue lisää kanavien liittämisestä keskustelujen saapuneet-kansioon.

Kun siirryt saapuneet-kansion asetuksiin, näkyviin tulee luettelo liitetyistä kanavista. Voit muokata olemassa olevien kanavien asetuksia tai liittää uusia kanavia. Opi kirjoittamaan ja vastaamaan sähköposteihin saapuneet-kansiossa tai keskustelemaan verkkosivustosi kävijöiden kanssa.

Hallitse kanavan tilaa

Voit poistaa liitetyn kanavan käytöstä saapuneet-kansion asetuksissa:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet viestit ja asiakaspalvelu > Saapuneet viestit.
3. Napsauta kytkeäksesi liitetyn kanavantilakytkimenpäälle tai pois päältä.

Jos kanava on kytketty pois päältä, et voi enää lähettää viestejä kyseiseltä kanavalta HubSpotissa. Lisäksi kanavalle saapuvat viestit eivät näy keskustelutyökalussa, eikä niitä kirjata CRM-järjestelmään.

Keskustelujen postilaatikon käyttö

Kun olet määrittänyt keskustelujen postilaatikon, opi kirjoittamaan viestejä, vastaamaan keskusteluihin ja hallinnoimaan postilaatikkoasi.