Kokouskierron määrittäminen

Kokouskiertojen avulla voit ajoittaa kokouksia ryhmän tai edustajaryhmän puolesta. Kun luot uuden kokouksen yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueeseen, voit vaihtaa kokousten isäntää. Voit käyttää kokousvuoroja myös aikataulusivuillasi.

Ennen kuin aloitat

Jotta voit käyttää kokouskiertoja kokouksia aikatauluttaessasi tai aikataulusivuja luodessasi:

• Kokouksen aikatauluttavalla käyttäjällä on oltava Myynti- tai Palvelupaikka ja Luo aikataulusivuja muille -oikeudet.
• Kaikilla kokouskiertoon osallistuvilla käyttäjillä on oltava Myynti- tai Palvelupaikka.
• Kokousvuorossa olevien käyttäjien kalenterin on oltava liitettynä ja kalenterisynkronoinnin on oltava päällä.

Kokouskierron määrittäminen

Luo kokouskierto:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
3. Napsauta Kokouskierrokset-välilehteä. Napsauta sitten Luo kierto.
4. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin vuoron nimi.
5. Voit lisätä käyttäjiä vuorotteluun napsauttamalla vuorottelun jäsenet -pudotusvalikkoa. Valitse sitten käyttäjät tai ryhmät, jotka haluat lisätä. Jos valitset tiimit, käyttäjien lisääminen tai poistaminen tiimistä lisää tai poistaa jäsenet rotaatiosta.
6. Valitse Jakelulogiikka-osiossa, miten kokoukset jaetaan jäsenille:
   • Jaa kokoukset tasaisesti jäsenten kesken: Kokoukset kiertävät tasaisesti kaikkien jäsenten kesken.
   • Jaa kokoukset kullekin jäsenelle määritetyn painotetun prosenttiosuuden perusteella: voit määrittää kullekin jäsenelle painotetun prosenttiosuuden. Tämä on hyödyllistä, jos olet ottamassa tiimin uutta jäsentä käyttöön ja et halua hänen osallistuvan yhtä moneen kokoukseen.
   • Napsauta Tallenna.
7. Voit muokata jäsenten painotettua prosenttiosuutta napsauttamalla vuoron nimeä.
   • Vuorottelutaulukossa on painosarake. Kirjoita Paino-kenttään kunkin jäsenen suhteellinen paino. Tämä ilmaisee, kuinka monta suhteellista prosenttiosuutta kokouksista heidän pitäisi saada (verrattuna muihin jäseniin).
   • Oletusarvoisesti jokaiselle jäsenelle annetaan 100 %:n painoarvo. Jos pidät kunkin jäsenen painoarvon 100 %:na, kaikki jäsenet saavat yhtä monta kokousta. Jos kaikkien jäsenten painoarvot ovat samat (lukumäärästä riippumatta), ne saavat yhtä monta kokousta.
   • Jos asetat yhdelle jäsenelle 100 % ja toiselle 50 %, 100 %:n painoarvolla oleva edustaja saa kaksi kertaa enemmän kokouksia kuin toinen.
   • Määrityksen suhteellisen luonteen vuoksi voit lisätä ja poistaa jäseniä vuorottelusta ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa, että kaikkien prosenttien summa on 100 %.
   • Napsauta Tallenna ja nollaa laskennat.

Huomaa: Kun käytät kokouskiertoa kiertävän aikataulun sivulla, jossa Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -vaihtoehto on käytössä, yhteyshenkilön omistajan saatavuus näkyy ennen vuoron seuraavan jäsenen saatavuutta.

Muokkaa kokouskiertoa

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Työkalut > Kokoukset.
3. Napsauta vuoron nimeä.
4. Jos jäsen ei ole käytettävissä (esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi), kytke Saatavuus-kytkin pois päältä napsauttamalla sitä. Vahvista sitten ponnahdusikkunassa, että haluat kytkeä saatavuuden pois päältä. Jäsentä ei määritetä isännäksi kokouksiin, joissa käytetään tätä vuoroa, ennen kuin hänen saatavuus-kytkimensä kytketään uudelleen päälle.

Huomaa: kokouskierto ohittaa jäsenen vain, jos kyseisen jäsenen saatavuus-kytkin on kytketty pois päältä. Jos jäsenen Saatavuus-kytkin on päällä, hänet näytetään edelleen vuorottelussa, vaikka hänen yhdistetyssä kalenterissaan ei olisikaan vapaita aikoja varattavaksi.

5. Jos haluat muokata vuoron nimeä tai jäseniä, valitse Muokkaa vuoroa.
   • Muokkaa vuoron nimeä tai jäseniä oikeassa paneelissa.
   • Uuden jäsenen lisääminen rotaatioon nollaa kaikkien rotaation jäsenten varattujen tapaamisten määrän, jotta tapaamiset jakautuvat jatkossa tasaisesti kaikille jäsenille.