Sähköpostin palautustyypit

Palautunut sähköposti on viesti, joka on lähetetty, mutta jota ei voida toimittaa vastaanottajan sähköpostipalvelimelle. Tämä voi tapahtua, jos palvelinta ei ole olemassa tai jos palvelin ei voi vastaanottaa viestiä. Tällöin vastaanottajan sähköpostipalvelin lähettää automaattisen viestin, jota kutsutaan toimitusvirheraportiksi (NDR) ja joka sisältää lisätietoja ongelmasta.

Palautukset liittyvät tiettyyn vastaanottajaan. Jos lähetät sähköpostiviestin useille vastaanottajille, se voi palautua joidenkin vastaanottajien kohdalla ja toimittaa toisille. Markkinointisähköpostien osalta voit tarkistaa, mitkä vastaanottajat palauttivat viestin, sähköpostin suorituskykysivunVastaanottajat-välilehdeltä .

Huomaa: HubSpot-käyttäjät, joiden sähköpostiosoitteet palautuvat pysyvästi HubSpotissa, eivät voi vastaanottaa ilmoitussähköposteja, ennen kuin palautus on poistettu.

Markkinointisähköpostit

Kun kontaktit palautuvat pysyvästi markkinointisähköpostin yhteydessä, HubSpot poistaa heidät tulevien markkinointisähköpostien vastaanottajaluettelosta. Tämä suojaa sähköpostin lähettämisen maineesi estämällä tulevia palautumisia. Jos kelvolliset kontaktit palautuvat markkinointisähköposteissa, todennäköisesti jokin suojaussuodatin estää saapuvan viestin.

Voit ratkaista tietoturvasuodattimien aiheuttamat pysyvät palautukset seuraavasti:

1. Pyydä yhteyshenkilöä pyytämään IT-tiimiään lisäämään lähettämisesi IP-osoitteet sallittujen lähettäjien luetteloon.
2. Kun heidän IT-tiiminsä on lisännyt lähettävän IP-osoitteesi sallittujen luetteloon, poista kontaktin palautusmerkintä HubSpot-tililtäsi.
3. Jos et pysty poistamaan yhteyshenkilöä palautettujen viestien luettelosta, ota yhteyttä HubSpot-tukeen.

Lue lisää muiden kovien palautusten aiheuttamien ongelmien ratkaisemisesta.

Yksilölliset sähköpostit

Yhdistetyn postilaatikon kautta lähetettyjen sähköpostien palautustiedot ovat saatavilla kontaktin aikajanalla kohdassa ”Sähköpostiviestien vuorovaikutus”. HubSpot CRM:stä lähetetynhenkilökohtaisen myyntisähköpostin palautuksesta näkyy vähemmän tietoja kuin markkinointisähköpostin palautuksesta, koska se on lähetetty yhdistetyn postilaatikon kautta.Saat palautusviestin, joka sisältää täydellisen palautusvastauksen, omaan postilaatikkoosi.

Huomaa: HubSpot pyrkii tunnistamaan yksilöllisten sähköpostiviestien ja sekvenssityökalun kautta lähetettyjen viestien palautukset, mutta joissakin palautuneissa viesteissä ei ole tarpeeksi tietoa, jotta HubSpot voisi täysin tunnistaa lähetysvirheen perimmäisen syyn. HubSpotin ulkopuolelta lähetettyjen sähköpostiviestien palautuksia ei tunnisteta.

Palautustyyppejä

• Kova palautus: viittaa yleensä pysyvään virheeseen, mutta voi johtua myös tiukasta sähköpostin suodattimesta. Sähköpostin lähettäjän maineen suojelemiseksi HubSpot sulkee nämä yhteyshenkilöt pois tulevista sähköposteista.
• Pehmeä palautus: viittaa väliaikaiseen ongelmaan vastaanottajan palvelimessa tai muuhun väliaikaiseen tekniseen ongelmaan. Pehmeän palautuksen saaneet yhteystiedot voivat vastaanottaa tulevia sähköposteja.
• Odottava palautus: johtuu väliaikaisesta teknisestä ongelmasta joko lähettävällä tai vastaanottavalla sähköpostipalvelimella. HubSpot yrittää lähettää sähköpostia uudelleen enintään 72 tunnin ajan. Jos viestiä ei toimiteta tänä aikana, siitä tulee pehmeä palautus.
• Globaali palautus: kova palautus, joka esiintyy kolmessa tai useammassa HubSpot-tilissä pysyvästä syystä, kuten tuntematon käyttäjä tai täynnä oleva postilaatikko.
  • Globaalit palautukset hylätään tulevista sähköposteista kaikilla HubSpot-tileillä, jotta lähettäjän maine ei kärsisi.
  • Jos uskot, että globaaliksi palautukseksi merkitty sähköpostiosoite on kelvollinen, ota yhteyttä HubSpotin tukeen osoitteeseen ja liitä mukaan kuvakaappaus palautuneesta osoitteesta saamastasi sähköpostiviestistä, josta näkyvät lähettäjä, vastaanottaja sekä lähetyspäivä ja -aika.

Kovat palautusvirheet ja suositukset

Alla on lueteltu mahdollisia syitä, miksi yhteyshenkilön sähköpostiviesti on palautunut pysyvästi:

• Tuntematon käyttäjä: tämä sähköpostiosoite on virheellinen. HubSpot poistaa kontaktit automaattisesti tulevista sähköposteista, jos ne palautuvat tästä syystä. Jos kontakti palautuu tästä syystä kolmessa HubSpot-tilissä, sähköpostiosoite merkitään yleisesti palautuneeksi.

• Postilaatikko täynnä: postilaatikko on passiivinen tai sen tallennuskiintiö on ylitetty jo pitkään. HubSpot poistaa yhteystiedot automaattisesti tulevista sähköposteista, jos ne palautuvat tästä syystä. Jos yhteystieto palautuu tästä syystä kolmella HubSpot-tilillä, sähköpostiosoite merkitään yleisesti palautuneeksi.

• Sisältö: jokin sähköpostin tekstissä tai otsikossa laukaisi roskapostisuodattimet. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettäjän IP-osoitteet sallittujen lähettäjien luetteloon ja poista sitten yhteyshenkilö hylättyjen listalta HubSpotissa.

• Roskaposti: jokin sähköpostin sisällössä tai lähettäjän maineessa on aiheuttanut sen, että vastaanottajan sähköpostipalvelin on merkinnyt viestin roskapostiksi. Vähennä tulevia palautumisia noudattamalla sähköpostin toimitettavuuden parhaita käytäntöjä. Ratkaise ongelma tietyn kontaktin osalta pyytämällä häntä lisäämään lähettävän IP-osoitteesi sallittujen lähettäjien luetteloon ja poista sitten kontaktin hylkäysmerkintä HubSpotissa.

• Käytäntö: sähköposti ei läpäissyt yhtä vastaanottajan palvelimen tietoturvakäytännöistä, mutta ei ole selvää, mitä niistä. Tähän kuuluvat DMARC-, DKIM- ja SPF-todentamisvirheet. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettäjän IP-osoitteet hänen sallittujen listalleen ja poista sitten yhteyshenkilön palautus HubSpotissa.

• Muu: tähän kuuluvat kaikki yleiset palautukset tai tilanteet, joissa vastaanottajan sähköpostipalvelimen vastaus ei ollut riittävän tarkka palautuksen luokittelemiseksi. Ratkaise ongelma pyytämällä kontaktia lisäämään lähettävän IP-osoitteesi sallittujen luetteloon ja poistamalla sitten kontaktin palautuslistalta HubSpotissa.

Voit tarkastella kontaktin palautustietoja lähetetyn sähköpostin Vastaanottajat-välilehdellä :

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Markkinointi > Sähköposti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
2. Napsauta sen sähköpostin nimeä, johon sisältyi palautuneita yhteystietoja.
3. Napsauta Vastaanottajat-välilehteä .
4. Napsauta vasemmalla sivupalkissa olevaa Palautuneet-kohtaa.
5. Napsauta vastaanottajaa nähdäksesi lisätietoja palautuksen syystä. Syy-sarakkeesta voit tarkistaa, minkä ongelman HubSpot kohtasi yrittäessään toimittaa sähköpostiviestisi vastaanottajalle.

Voit myös tarkastella kontaktin arvoa Sähköpostin kovan palautuksen syy -ominaisuudesta.

Huomaa: jos yhteyshenkilölle lähetetty sähköposti on palautunut yleisesti, mutta mikään HubSpot-tililtäsi kyseiselle yhteyshenkilölle lähettämistäsi sähköposteista ei ole palautunut lopullisesti, ”Sähköpostin lopullisen palautumisen syy ” -ominaisuudessa ei ole arvoa.

Pehmeät palautusvirheet ja suositukset

• Väliaikainen tekninen ongelma vastaanottajan sähköpostissa: vastaanottajanpalvelin voi olla ylikuormittunut, aikakatkaisu on tapahtunut taipalvelimessa tehdään parhaillaan konfiguraatiomuutoksia, jotka estävät viestin vastaanottamisen. Luo alkuperäisestä sähköpostista kopio ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Yksilöllisen myyntisähköpostin tapauksessa yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Vastaanottajan sähköpostin suodatin hylkäsi viestin: vastaanottajan palvelimessa tai HubSpotin lähetys-IP-osoitteissaon tilapäinen ongelma. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähetys-IP-osoitteesi sallittujen lähettäjien luetteloon. Luo sitten kopio alkuperäisestä sähköpostista ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Yksilöllisen myyntisähköpostin osalta yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• IT-tiimisi ei ole valtuuttanut HubSpotia lähettämään sähköposteja puolestasi: IT-tiimisi on määrittänyt mukautetun DMARC-käytännön, jota on päivitettävä HubSpotin sisällyttämiseksi siihen. Ota yhteyttä IT-tiimiisi ja lähetä heille ohjeet DMARC-käytännön käytöstä HubSpotin kanssa. On myös suositeltavaa tarkistaa, että SPF- ja DKIM-tietueesi on määritetty oikein.

• Väliaikainen tekninen ongelma: vastaanottajan tai HubSpotin sähköpostipalvelimessaon saattanut olla väliaikainen tekninen ongelma. Luo alkuperäisestä sähköpostista kopio ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Jos kyseessä on henkilökohtainen myyntisähköposti, yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Postilaatikon virheellinen asetus: vastaanottajan postilaatikko ei ole tilapäisesti käytettävissä, esimerkiksi tallennustilan kiintiön ylittymisen tai tilapäisen täyttymisen vuoksi. Luo kopio alkuperäisestä sähköpostiviestistä ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Jos kyseessä on henkilökohtainen myyntisähköposti, yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Viesti liian monimutkainen: vastaanottajan palvelin hylkäsi sähköpostin, koska se sisälsi liikaa elementtejä, kuten mukautettua HTML-koodia, kuvia tai linkkejä. Yksinkertaista sähköpostia ennen uudelleenyrittämistä tai lähetä se pelkkänä tekstinä.