Sähköpostin palautustyypit

Palautunut sähköposti on viesti, joka on lähetetty, mutta jota ei voida toimittaa vastaanottajan sähköpostipalvelimelle. Tämä voi tapahtua, jos palvelinta ei ole olemassa tai jos palvelin ei voi vastaanottaa sähköpostia. Tällöin vastaanottajan sähköpostipalvelin lähettää automaattisen viestin, jota kutsutaan toimitusvirheraportiksi (NDR) ja joka sisältää lisätietoja ongelmasta.

Palautukset liittyvät tiettyyn vastaanottajaan. Jos lähetät sähköpostiviestin useille vastaanottajille, se voi palautua joidenkin yhteyshenkilöiden kohdalla ja toimittaa toisille. Markkinointisähköpostien osalta voit tarkistaa, mitkä vastaanottajat ovat palauttaneet viestin, sähköpostin suorituskyky -sivunVastaanottajat-välilehdeltä .

Huomaa: HubSpot-käyttäjät, joiden sähköpostiosoitteet palautuvat pysyvästi HubSpotissa, eivät voi vastaanottaa ilmoitussähköposteja, ennen kuin palautus on poistettu.

Markkinointisähköpostit

Kun yhteystiedot palautuvat pysyvästi markkinointisähköpostissa, HubSpot poistaa ne tulevien markkinointisähköpostien vastaanottajaluettelosta. Tämä suojaa sähköpostin lähettämisen maineesi estämällä tulevia palautumisia. Jos kelvolliset yhteystiedot palautuvat markkinointisähköposteissa, on todennäköistä, että turvallisuussuodatin estää saapuvan viestin.

Voit ratkaista tietoturvasuodattimien aiheuttamat pysyvät palautukset seuraavasti:

1. Pyydä yhteyshenkilöä ottamaan yhteyttä IT-tiimiinsä ja lisäämään lähettämisesi IP-osoitteet heidän sallittujen lähettäjien luetteloon.
2. Kun heidän IT-tiiminsä on lisännyt lähettävän IP-osoitteesi sallittujen listalle, poista kontaktin palautusmerkintä HubSpot-tililtäsi.
3. Jos et pysty poistamaan kontaktia palautettujen viestien luettelosta, ota yhteyttä HubSpot-tukeen.

Lue lisää muiden kovien palautusten aiheuttamien ongelmien ratkaisemisesta.

Yksilölliset sähköpostit

Yhdistetyn postilaatikon kautta lähetettyjen sähköpostien palautustiedot ovat saatavilla kontaktin aikajanalla kohdassa ”Sähköpostiviestien vuorovaikutus”. HubSpot CRM:stä lähetetynhenkilökohtaisen myyntisähköpostin palautuksesta näkyy vähemmän tietoja kuin markkinointisähköpostin palautuksesta, koska se on lähetetty yhdistetyn postilaatikon kautta.Saat palautusviestin, joka sisältää täydellisen palautusvastauksen, omaan postilaatikkoosi.

Huomaa: HubSpot pyrkii tunnistamaan yksilöllisten sähköpostiviestien ja sekvenssityökalun kautta lähetettyjen viestien palautukset, mutta joissakin palautuneissa viesteissä ei ole tarpeeksi tietoa, jotta HubSpot voisi täysin tunnistaa lähetyksen epäonnistumisen syyn. HubSpotin ulkopuolelta lähetettyjen sähköpostiviestien palautuksia ei tunnisteta.

Palautustyyppejä

• Kova palautus (hard bounce): viittaa yleensä pysyvään virheeseen, mutta voi johtua myös tiukasta sähköpostin suodattimesta. Sähköpostin lähettäjän maineen suojelemiseksi HubSpot sulkee nämä yhteystiedot pois tulevista sähköposteista.
• Pehmeä palautus: viittaa väliaikaiseen ongelmaan vastaanottajan palvelimessa tai muuhun väliaikaiseen tekniseen ongelmaan. Pehmeän palautuksen saaneet yhteystiedot voivat vastaanottaa tulevia sähköposteja.
• Odottava palautus: johtuu väliaikaisesta teknisestä ongelmasta joko lähettävällä tai vastaanottavalla sähköpostipalvelimella. HubSpot yrittää lähettää sähköpostia edelleen enintään 72 tunnin ajan. Jos viestiä ei toimiteta kyseisen ajan kuluessa, siitä tulee pehmeä palautus.
• Globaali palautus: kova palautus, joka esiintyy kolmessa tai useammassa HubSpot-tilissä pysyvästä syystä, kuten tuntemattoman käyttäjän tai täyden postilaatikon vuoksi.
  • Globaalit palautukset poistetaan tulevista sähköposteista kaikilla HubSpot-tileillä, jotta lähettäjän maine ei kärsisi.
  • Jos uskot, että globaaliksi palautukseksi merkitty sähköpostiosoite on kelvollinen, ota yhteyttä HubSpot-tukeen osoitteeseen ja lähetä kuvakaappaus äskettäin kyseiseltä osoitteelta saamastasi sähköpostiviestistä, josta näkyvät lähettäjä, vastaanottaja sekä lähetyspäivämäärä ja -aika sekä mahdollisuuksien mukaan sähköpostin otsikkotiedot.

Kovat palautusvirheet ja suositukset

Alla on lueteltu mahdollisia syitä, miksi yhteystiedon viesti on palautunut pysyvästi:

• Tuntematon käyttäjä: viittaa yleensä virheelliseen sähköpostiosoitteeseen. Voit tarkistaa palvelimen yksityiskohtaisen vastauksen varmistaaksesi, ettei virhe johdu palvelinongelmasta. HubSpot poistaa kontaktit automaattisesti tulevista sähköposteista, jos ne palautuvat tästä syystä. Jos kontakti palautuu tästä syystä kolmessa eri HubSpot-tilissä, sähköpostiosoite merkitään yleisesti palautuneeksi.

• Postilaatikko täynnä: postilaatikko on ollut pitkään käyttämättömänä tai sen tallennuskiintiö on ylitetty. HubSpot poistaa kontaktit automaattisesti tulevista sähköposteista, jos ne palautuvat tästä syystä. Jos kontakti palautuu tästä syystä kolmella HubSpot-tilillä, sähköpostiosoite merkitään palautuneeksi koko järjestelmässä.

• Sisältö: jokin sähköpostin tekstissä tai otsikossa laukaisi roskapostisuodattimet. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettäjän IP-osoitteet sallittujen lähettäjien luetteloon ja poistamalla sitten yhteyshenkilön palautuslistan HubSpotissa.

• Roskaposti: jokin sähköpostin sisällössä tai lähettäjän maineessa aiheuttaa sen, että vastaanottajan sähköpostipalvelin merkitsee viestin roskapostiksi. Vähennä tulevia palautumisia noudattamalla sähköpostin toimitettavuuden parhaita käytäntöjä. Ratkaise ongelma tietyn kontaktin osalta pyytämällä häntä lisäämään lähettäjän IP-osoitteet sallittujen lähettäjien luetteloon ja poistamalla sitten kontaktin palautusmerkinnän HubSpotissa.

• Käytäntö: sähköposti ei läpäissyt yhtä vastaanottajan palvelimen turvallisuuskäytännöistä, mutta ei ole selvää, mitä niistä. Tähän kuuluvat DMARC-, DKIM- ja SPF-todentamisvirheet. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettämisesi IP-osoitteet hänen sallittujen lähettäjien luetteloon ja poistamalla sitten yhteyshenkilön palautusmerkinnän HubSpotissa.

• Muu: tähän kuuluvat kaikki yleiset palautukset tai tilanteet, joissa vastaanottajan sähköpostipalvelimen vastaus ei ollut riittävän tarkka palautuksen luokittelemiseksi. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettäjän IP-osoitteet sallittujen luetteloon ja poistamalla sitten yhteyshenkilön palautus HubSpotista.

Voit tarkastella kontaktin palautustietoja lähetetyn sähköpostin Vastaanottajat-välilehdellä :

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Markkinointi > Sähköposti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
2. Napsauta sen sähköpostiviestin nimeä, johon sisältyi palautuneita yhteystietoja.
3. Napsauta Vastaanottajat-välilehteä .
4. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Palautuneet.
5. Napsauta vastaanottajaa nähdäksesi lisätietoja palautuksen syystä. Syy-sarakkeesta voit tarkistaa, minkä ongelman HubSpot kohtasi yrittäessään toimittaa sähköpostiviestisi vastaanottajalle.

Voit myös tarkastella kontaktin arvoa Sähköpostin kovan palautuksen syy -ominaisuudessa.

Huomaa: jos yhteyshenkilölle lähetetty sähköposti on palautunut yleisesti, mutta mikään HubSpot-tililtäsi kyseiselle yhteyshenkilölle lähettämistäsi sähköposteista ei ole palautunut pysyvästi, ”Sähköpostin pysyvän palautumisen syy ” -ominaisuudessa ei ole arvoa.

Pehmeät palautusvirheet ja suositukset

• Väliaikainen tekninen ongelma vastaanottajan sähköpostissa: vastaanottajanpalvelin voi olla ylikuormittunut, aikakatkaisu voi olla käynnissä taipalvelimessa voi olla meneillään konfiguraatiomuutoksia, jotka estävät viestin vastaanottamisen. Luo alkuperäisen sähköpostin kopio ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Yksilöllisen myyntisähköpostin osalta yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Vastaanottajan sähköpostin suodatin hylkäsi viestin: vastaanottajan palvelimessa tai HubSpotin lähettävissä IP-osoitteissaon tilapäinen ongelma. Ratkaise ongelma pyytämällä yhteyshenkilöä lisäämään lähettävät IP-osoitteesi sallittujen lähettäjien luetteloon. Luo sitten kopio alkuperäisestä sähköpostista ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Yksilöllisen myyntisähköpostin osalta yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• IT-tiimisi ei ole valtuuttanut HubSpotia lähettämään sähköposteja puolestasi: IT-tiimisi on määrittänyt mukautetun DMARC-käytännön, jota on päivitettävä HubSpotin sisällyttämiseksi siihen. Ota yhteyttä IT-tiimiisi ja lähetä heille ohjeet DMARC-käytännön käytöstä HubSpotin kanssa. On myös suositeltavaa tarkistaa, että SPF- ja DKIM-tietueesi on määritetty oikein.

• Väliaikainen tekninen ongelma: vastaanottajan tai HubSpotin sähköpostipalvelimessaon saattanut olla väliaikainen tekninen ongelma. Luo alkuperäisen sähköpostin kopio ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Jos kyseessä on henkilökohtainen myyntisähköposti, yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Postilaatikon virheellinen konfigurointi: vastaanottajan postilaatikko ei ole tilapäisesti käytettävissä esimerkiksi tallennustilan kiintiön ylittymisen tai tilapäisen täyttymisen vuoksi. Ota mahdollisuuksien mukaan yhteyttä vastaanottajaan ja kehota häntä vapauttamaan tilaa postilaatikostaan. Luo kopio alkuperäisestä markkinointisähköpostista ja lähetä se kyseisille yhteyshenkilöille myöhemmin. Yksilöllisen myyntisähköpostin osalta yritä lähettää viesti uudelleen myöhemmin.

• Viesti liian monimutkainen: vastaanottajan palvelin hylkäsi sähköpostin, koska se sisälsi liikaa elementtejä, kuten mukautettua HTML-koodia, kuvia tai linkkejä. Yksinkertaista sähköpostia ennen uutta lähetysyritystä tai lähetä se pelkkänä tekstiviestinä.