Käytä Mobile Notetaker -sovellusta kokousten tallentamiseen HubSpot-mobiilisovelluksen avulla

Jos tallennat kokouksia HubSpot-mobiilisovelluksella, voit aloittaa tallennuksen yhdellä napautuksella aloitusnäytöltä tai olemassa olevista kokouskutsuista. Käyttäjät voivat tallentaa ollessaan offline-tilassa ja liittää tallenteen vastaavaan kokoukseen ja CRM-tietueeseen, kun he ovat jälleen verkossa. Tallennuksen jälkeen voit tarkastella transkriptioita, tekoälyn laatimia yhteenvetoja ja seuraavien vaiheiden suosituksia suoraan mobiilisovelluksessa.

Huomaa: Notetaker ei ole arkaluonteisia tietoja käsittelevä palvelu, eikä se tue suojattuja terveystietoja (PHI). Jos olet kiinnostunut käsittelemään suojattuja terveystietoja, liity Notetaker Bot for HIPAA -beetaversioon.

Määritä yhden napautuksen tallennus HubSpot-mobiilisovelluksessa

Voit tallentaa kasvokkain pidettäviä kokouksia HubSpot-mobiilisovelluksella seuraavasti HubSpotin työpöytäversiossa:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla puolellaTyökalut-kohdan alla olevaa Notetaker-painiketta.
   • Kytke Keskustelun tallennus-kytkin päälle.
   • Kytke Transkriptio ja analyysi-kytkin päälle.
3. Napsauta vasemmalla puolellaTilinhallinta-kohdan allaAI-kohtaa.
   • Kytkekäyttäjille pääsy generatiivisiin tekoälytyökaluihin ja -ominaisuuksiin -kytkin päälle.
   • KytkeCRM-tiedot-kytkin päälle.
   • KytkeAsiakaskeskustelutiedot-kytkin päälle.
4. Napsauta vasemmalla puolellaTietojen hallinta-kohdan alla olevaaTietojen kerääminen -kohtaa.
   • Valitse yläosastaKäytä älykästä tietojen keräämistä -valintaruutu.
   • Määritä Notetakerinautomaattisten suositusten asetukset.

Tallennus

1. AvaaHubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Tallennuksen aloittaminenaloitus näytöltä:
   • Jos aloitusnäytössä si on valittuna Myyntikokemus, napauta oikeassa yläkulmassa olevaamikrofonikuvaketta.
   • Josaloitus näyttösi ei ole asetettu myynt ikokemukseen:
     • Napauta vasemmassa yläkulmassa vaakasuoraa valikkokuvaketta.
     • Napauta yläreunassaValittu kokemus. Napauta sittenMyynti.
     • Napautaaloitus näytössä oikeassa yläkulmassa olevaamikrofonikuvaketta.
3. Voit aloittaa tallennuksen olemassa olevasta kokouksesta seuraavasti:
   • Napautaaloitusnäytössä vasemmassa yläkulmassa olevaa -valikkokuvaketta.
   • Napauta vasemmassa sivupalkissa Kokoukset.
   • Napautakokouksen nimeä.
   • Napauta kokousnäkymässäMobile Notetaker-kohdan vieressä olevaaTallenna-painiketta.
4. Voit aloittaa tallennuksen liitetystä CRM-tietueesta seuraavasti:
   • Napautaaloitusnäytössä vasemmassa yläkulmassa olevaa Valikko-kuvaketta.
   • Napauta vasemmassa sivupalkissa objektityyppiä (esim. Yhteystiedot).
   • Etsi tietue hakupalkin avulla ja napauta sittentietueen nimeä.
   • Etsi tietueesta kokousmerkintäToiminta -välilehdeltä. Napauta sittenMobile Notetaker-kohdan vieressä olevaaTallenna-painiketta.
5. Jos tallennat puhelua ensimmäistä kertaa, napauta valintaikkunassaSalli, jotta HubSpot voi käyttää mikrofoniasi.
6. Notetaker aloittaa tallennuksen välittömästi.

7. Voit valita, tallennetaanko äänitys ja luodaanko kokouksesta teksti:
   • Napauta yläreunassaTallenna tallenne.
   • Jos haluat kirjata kokouksen tallentamatta äänitallennetta tai luomatta transkriptiota, kytkeTallenna tallenne -kytkin pois päältä.
   • Voit tallentaa äänitallenteen ja luoda transkriptin kytkemälläTallenna tallenne -kytkimen päälle.
   • Mobile Notetaker muistaa viimeisimmän valintasi Tallenna tallenne -vaihtoehdossa ja pitää sen valittuna oletuksena tulevissa kokouksissa.

Huomaa: kun Tallenna tallenne -kytkin on pois päältä, Mobile Notetaker luo vain tekoälypohjaisen yhteenvedon kokouksesta. Se ei tallenna äänitallennetta, luo transkriptiota, suosittele jatkotoimia tai ehdota CRM-päivityksiä.

8. Voit keskeyttää tallennuksen napauttamalla alareunassa olevaaplayerPauseIcontaukokuvaketta.
9. Jatka tallennusta napauttamalla alareunassa olevaarecordIconJatka.
10. Voit poistaa tallennuksen napauttamalla alareunassa olevaaPoista -painiketta. Napauta sitten valintaikkunassaPoista.
11. Lopeta tallennus napauttamalla alareunassa olevaaValmis -painiketta.

Muokkaa tallennuksen tietoja ja liitoksia

Kun tallennus on valmis, voit muokata kokouksen nimeä ja muita tietoja sekä liittää sen CRM-tietueisiin.

Huomaa: jos nauhoitit kokouksen offline-tilassa, voit kuunnella nauhoitusta ja muokata kokouksen nimeä edelleen offline-tilassa. Sinun on muodostettava internetyhteys, ennen kuin voit liittää kokouksen mihinkään CRM-tietueisiin.

1. Voit kuunnella tallennetta napauttamallaplayerPlayToista-painiketta.
2. Voit muokata tallennuksen nimeä seuraavasti:
   • Napauta tallenteen oikealla puolella olevaaverticalMenuvalikko-kuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä ).
   • Kirjoita sitten valintaikkunaannimija napautaTallenna.
3. Voit liittää tallenteen olemassa olevaan, aikataulutettuun kokoukseen seuraavasti:
   • Napauta oikeassa alakulmassa olevaa lisää-kuvaketta. Napauta sittenValitse aikataulutettu kokous.
   • Napauta kalenterissa olemassa olevaaaikataulutettua kokousta.
   • Jotta kokous voidaan valita, sen on oltava luotu suoraan HubSpotin kautta (eli sitä ei saa olla synkronoitu kolmannen osapuolen kalenterista).
   • Muokkaa aikataulutetun kokouksen tietueen yksityiskohtia ja liitoksia.
4. Voit kirjata tallenteen uutena kokouksena seuraavasti:
   • Napauta oikeassa alakulmassa olevaa lisää-kuvaketta. Napauta sittenKirjaa kokous.
   • Muokkaa uuden kokousmerkinnän tietoja ja liitännäisiä tietoja.

Kokouksen tietojen ja liitosten muokkaaminen

Kun olet liittänyt tallenteen aikataulutettuun kokoukseen tai kirjannut uuden kokouksen, voit muokata kyseisen kokoustallenteen tietoja. Voit esimerkiksi lisätä kuvauksen, valita kokouksen tuloksen tai liittää kokoustallenteen CRM-tietueisiin.

1. Voit lisätä kokouksen kuvauksen napauttamallaKuvaile kokousta... -kenttää ja kirjoittamallatekstiä.
   • Voit lisätä kuvan napauttamalla kamerakuvaketta. Valitse sitten kuvanlähde ja valitse kuva.
   • Lisää liite napauttamallaliitteen attachkuvaketta. Valitse sitten liitteenlähde ja valitsetiedosto.
   • Mainitaksesi tiettyjä käyttäjiä, napauta mention-ampersand -kuvaketta ja valitse käyttäjä.
2. Voit luoda kokoukselle seurantatehtävän napauttamallaSeurantatehtävä -painiketta.
   • Voit säätää seurannan ajankohtaa napauttamalla Seuranta ja tekemällä valintasi.
   • NapautaTallenna oikeassa yläkulmassa.
3. NapautaKokouksen tyyppi- jaKokouksen tulos -painikkeita valitaksesi tallennetun kokouksen tyypin ja tuloksen.
4. NapautaKesto- jaPäivämäärä/aika -painikkeita säätääksesi tallennetun kokouksen tallennettavia aikatietoja.
5. Voit liittää kokouksen CRM-tietueisiin seuraavasti:
   • Napauta alareunassa olevaa Liitä -painiketta.
   • Napauta tietuetyyppiä ja valitse sitten niiden tietueiden vieressä olevatvalintaruudut, jotka haluat liittää. Napauta sitten oikeassa yläkulmassa olevaaValmis-painiketta.
   • Voit liittää tallenteen useisiin eri tyyppisiin tietueisiin.
   • Kun olet valinnut liitettävät tietueet, napauta oikeassa yläkulmassa olevaaKäytä-painiketta.
6. Kun olet muokannut kokouksen tiedot, napauta Tallenna oikeassa yläkulmassa.

Tarkista olemassa olevat tallenteet

Voit tarkastella mobiilisovelluksella tekemiäsi tallenteita seuraavasti:

1. AvaaHubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa -valikkokuvaketta.
3. Napauta vasemmalla puolella Mobiilimuistiinpanot.
4. Tallenteiden luettelosta voit tarkastella ja muokata yksittäisiä tallenteita noudattamalla yllä olevia ohjeita.

Tarkista tallenteet ja suositellut toimet

Kun olet tallentanut äänitallenteen kokouksena, Mobile Notetaker käsittelee äänitiedoston ja luo siitä transkriptin sekä suosituksia seuraaviksi toimiksi. Kun kokouksen yhteenveto on valmis, saat push-ilmoituksen, jossa on linkki kokouksen yhteenveto-välilehteen. Lue, miten voit hallita mobiili-ilmoituksiasi.

Voit tarkastella kokousta, sen transkriptiota ja luotuja suosituksia seuraavista vaiheista seuraavasti:

1. AvaaHubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa -valikkokuvaketta.
3. Napauta vasemmalla Mobile Notetaker.
4. Napauta kyseisen tallenteen alaosassa kohtaa Luotu kokous.
5. Tallennetun kokouksen tiedoista voit:
   • Tarkistaa ja muokata kokouksen tietoja.
   • Tarkastella kokouksen transkriptiota.
   • Suorittaa suositellut jatkotoimenpiteet.
6. Voit muokata kokouksen kuvausta tai muuttaa kokoukseen liitettyjä tietoja seuraavasti:
   • Napauta oikeassa yläkulmassa olevaaverticalMenuvalikkokuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä ). Napauta sittenMuokkaa.
   • Muokkaa kokouksen tietoja tarpeen mukaan.
   • Kun olet muokannut kokouksen tiedot, napautaTallenna oikeassa yläkulmassa.
7. Voit jakaa tallennetun kokousmerkinnän napauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaakolmen pystysuoran pisteen kuvaketta. Napauta sittenJaa.
8. Voit poistaa tallennetun kokousmerkinnän seuraavasti:
   • Napauta oikeassa yläkulmassa olevaaverticalMenuvalikkokuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä ). Napauta sittenPoista.
   • Napauta valintaikkunassaPoista.

Tarkista ja muokkaa kokouksen tietoja

1. Napauta tallennetun kokouksen yläosassa kohtaaTiedot.

2. Voit muokata kokouksen tyyppiä tai tulosta napauttamallaKokouksen tyyppi taiKokouksen tulos ja valitsemalla sitten haluamasi arvon.
3. Voit tarkastella liitetyn tietueen yksityiskohtia seuraavasti:
   • Napauta Yhdistykset-kohdassa kyseistätietuetta.
   • Palaa kirjattuun kokoukseen napauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaaSulje-painiketta.
4. Voit lisätä sisäisiä kommentteja kokousmerkintään seuraavasti:
   • Napauta alareunassa kohtaa Lisää kommentti.
   • Kirjoitakommenttisi tekstikenttään. NapautamentionIcon(ampersandi ) ja valitsekäyttäjä, jonka haluat mainita. NapautalähetyssendIconlisätäksesi kommenttisi.
   • Kun olet lisännyt kommentit, napautaSulje vasemmassa yläkulmassa.

Tarkista tallenne ja teksti

1. Napauta tallennetun kokouksen yläosassa kohtaaTarkista.

2. Käytä yläreunassa oleviatoistopainikkeita kuunnellaksesi tallennetun kokouksen.
3. Tarkista tekoälyn luoma kokousyhteenveto kohdassaKokousmuistiinpanot. Kun tarkastelet yhteenvetoa, voit jakaa sen sähköpostitse tai kopioimalla sen:
   • Voit jakaa yhteenvedon sähköpostitse napauttamalla Sähköposti. Yhteenveto lisätään sähköpostin tekstiosaan.
   • Voit kopioida yhteenvedon tekstin napauttamalla Kopioi.
4. Tarkista transkripti kohdassaTranskripti.

Suorita suositellut jatkotoimenpiteet

1. Napauta tallennetun kokouksen yläosassaToiminnot.

2. Tarkista kohdassaTarkista toimintasuunnitelmat ehdotetut jatkotoimenpiteet.
3. Tarkista kohdassaPäivitä CRM-ominaisuudet ehdotetut päivitykset asiaankuuluvien liitettyjen tietueiden CRM-ominaisuuksiin. Opi määrittämään Notetakerin automaattisten suositusten asetukset.

Huomaa: CRM-ominaisuuksien päivitysehdotukset näkyvät vain yli kymmenen sekuntia kestävissä tallenteissa.