Facturation électronique en Inde | Foire aux questions

Si vous êtes un client de HubSpot en Inde, découvrez comment HubSpot gère la facturation électronique et quelles sont vos responsabilités dans le processus de facturation électronique.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facture électronique (e-invoicing) est une forme de facturation électronique entre le vendeur et l'acheteur. Les factures électroniques sont des fichiers numériques contenant des données de facture structurées qui permettent de les échanger et de les traiter par différentes parties (par exemple, les autorités fiscales, les clients, etc.). Le format de la facture électronique permet de la traiter automatiquement par ordinateur.

En vertu de la loi indienne relative à la taxe sur les produits et services (GST), HubSpot India Private Limited est tenue d’enregistrer les factures émises pour les clients professionnels via le Portail d’enregistrement des factures (IRP), géré par le Réseau de la taxe sur les produits et services (GSTN). Chaque facture enregistrée se voit attribuer un numéro de référence de facture unique (IRN) et un code QR, qui sont obligatoires sur toutes les factures électroniques partagées avec des clients en Inde.

La facturation électronique s’applique-t-elle à mes factures HubSpot ?

La facturation électronique au titre de la TPS s’applique uniquement aux transactions B2B. Si vous êtes un client professionnel enregistré en Inde avec un GSTIN valide, vos factures HubSpot seront soumises à l’obligation de facturation électronique en Inde. La facturation électronique ne s’applique pas aux transactions Business-to-Consumer (B2C).

Comment puis-je obtenir ma facture électronique ?

Votre facture fiscale (facture électronique) est distincte de la facture PDF disponible sur la & page Compte facturation de votre compte HubSpot. Les clients basés en Inde recevront de IndiaEInvoice.billing@hubspot.com leurs factures électroniques liées à la conformité , envoyées directement aux utilisateurs répertoriés comme contacts de facturation dans votre compte HubSpot. Veuillez ajouter cette adresse à votre liste d’expéditeurs sûrs pour vous assurer de ne manquer aucune communication de facture électronique.

La ligne d’objet de l’e-facture est : Votre facture HubSpot [Numéro de facture].

Votre compte HubSpot affichera une facture PDF interne dans Compte & et facturation. Cependant, cette facture n’inclut pas l’IRN ou le code QR et n’est donc pas conforme à la facture électronique. Pour des raisons de déclaration et d’observation de la TPS, veuillez vous référer à la facture électronique qui vous a été envoyée par e-mail.

Quelles sont les informations relatives au client qui sont incluses dans la facture électronique ?

Les factures électroniques pour l’Inde reflètent les informations d’entreprise dans la & section Compte et facturation de votre compte HubSpot, y compris votre numéro d’identification TP (GSTIN), le cas échéant. Conformément aux Conditions générales d’utilisation du service HubSpot, vous devez maintenir à jour les informations relatives à votre entreprise, votre mode de paiement et vos informations de facturation pour le paiement des frais engagés ou récurrents.
Chaque facture électronique émise par HubSpot India Private Limited comprendra un IRN et un code QR générés par l’IRP, confirmant que la facture a été enregistrée auprès du GSTN.

Que dois-je faire lorsque je reçois ma facture électronique ?

Une fois que vous avez reçu votre facture électronique, veuillez examiner attentivement tous les détails, en particulier votre GSTIN, votre nom juridique, votre adresse de facturation, votre lieu de fourniture, ainsi que les montants taxables et de TPS. 
En cas d’erreur sur votre facture électronique, veuillez billing@huspot.com contacter dès que possible. Les factures électroniques ne peuvent pas être modifiées une fois qu’un IRN a été généré, il est donc essentiel d’agir rapidement. L’annulation n’est possible que dans les 24 heures suivant l’enregistrement de l’IRP, après quoi une note de crédit sera requise pour annuler la transaction.

Pourquoi n’ai-je pas reçu de facture électronique ?

Si vous attendiez une facture électronique mais que vous ne l’avez pas reçue, c’est probablement pour l’une des raisons suivantes :

• Les factures électroniques ne sont émises que pour les transactions B2B. Si un GSTIN valide n’est pas enregistré pour votre compte, aucune facture électronique ne sera générée.

• Si l’adresse principale de votre entreprise ne correspond pas à l’adresse associée à votre inscription au GSTIN, l’IRP rejettera la soumission de la facture électronique. Pour en savoir plus sur les numéros d’identification fiscale, consultez la FAQ sur les numéros d’identification fiscale.

Si l’une des situations ci-dessus s’applique à vous, veuillez mettre à jour vos informations dans & Compte et facturation, puis billing@hubspot.com contacter pour nous informer que vos coordonnées ont été corrigées.

Que faire si je dois mettre à jour des informations sur ma facture électronique ?

Étant donné que la génération d’IRN est définitive, il est important que les informations de votre compte soient correctes avant l’émission des factures électroniques. Si une erreur est identifiée rapidement (dans les 24 heures suivant la création de la facture électronique), l’annulation et la réémission peuvent être possibles. Passé ce délai, la transaction ne peut être corrigée que par un avoir.

Pour mettre à jour vos informations de facturation, veuillez le faire dans la & section Compte facturation de votre compte HubSpot avant votre prochain cycle de facturation.

J’ai besoin d’un bon de commande (PO) sur ma facture électronique.

Pour ajouter un numéro de commande à votre facture électronique, veuillez billing@hubspot.com envoyer un e-mail avec le numéro de commande ainsi que les factures électroniques auxquelles il doit être appliqué. Dans la mesure du possible, fournissez le numéro de commande avant la facturation ou dès que possible après l’émission de la facture électronique.

Que se passe-t-il si un changement de contrat survient pendant mon cycle de facturation ?

Vous pouvez vous attendre à deux documents électroniques (une facture électronique et une note de crédit) qui seront enregistrés via l’IRP. Ces deux documents vous seront adressés. La facture électronique n’affichera pas si un crédit ou un paiement antérieur lui est appliqué. Il est donc important de vérifier le solde réel de votre compte HubSpot. Vous trouverez ces informations dans la section Compte & et facturation de l’onglet Transactions .

Pourquoi ma facture électronique ne correspond-elle pas au solde dû dans mon compte HubSpot ?

Il n’est pas possible d’afficher les crédits ou les paiements appliqués à une facture électronique d’une manière qui reflète un solde réduit dû sur une facture spécifique. Veuillez vous référer au solde dû sur votre compte HubSpot lors de votre paiement. Toutes les factures et tous les crédits seront émis sous forme de documents électroniques afin de correspondre au solde net dû.

Et si j'ai d'autres questions ?

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations concernant vos factures électroniques, veuillez contacter billing@hubspot.com.