Gérer les licences utilisateur dans votre compte HubSpot (version limitée pour les régions nordiques)

Les licences utilisateur contrôlent les outils HubSpot auxquels les utilisateurs peuvent accéder dans votre compte HubSpot. L’attribution du bon type de licence utilisateur permet de s’assurer que chaque membre de l’équipe dispose des outils dont il a besoin en fonction de son rôle.

Par exemple, vous pouvez attribuer une licence en lecture seule à un cadre qui a besoin de visibilité sur les rapports, et une licence front-office à un représentant commercial qui travaille directement avec les contacts et les transactions.

Avant de commencer

Compréhension des exigences

• Pour créer et modifier des utilisateurs, vous devez disposer des autorisations Ajouter et modifier des utilisateurs .
• Pour ajouter, supprimer et attribuer des licences utilisateur, vous devez être un super administrateur ou disposer des autorisations Modifier la facturation et le nom du contrat .

Compréhension des limites et des considérations

• Les licences actuellement attribuées à des utilisateurs ne peuvent pas être supprimées de votre abonnement, mais elles peuvent être réattribuées à d’autres utilisateurs.
• Lors de la suppression de licences utilisateur, les ajustements de facturation prendront effet au début de votre prochaine période d’abonnement.
• Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs dans un import CSV, vous pouvez importer jusqu’à 100 utilisateurs par fichier.

Types de licences utilisateur

Il existe cinq types de licences utilisateurs, et chaque type offre différents niveaux d’accès aux utilisateurs.

• Licence essentielle : donne à vos utilisateurs l’accès aux fonctionnalités et outils de base de la plateforme client disponibles dans votre édition HubSpot, ainsi qu’à Breeze Assistant, à l’enrichissement des données, au CRM intelligent et aux appels. Les licences essentielles sont recommandées pour les rôles qui prennent en charge :

• Opérations marketing
• Revops
• Gestion des données

• Accès Front Office Seat : donne accès à vos utilisateurs à des espaces de travail et outils dédiés en plus de l’accès à la licence essentielle. Il est conçu pour donner aux utilisateurs en contact avec les clients l’accès à des fonctionnalités telles que l’espace de travail des ventes, les séquences, le centre de support et l’espace de travail d’accompagnement client. Les sièges côté client sont destinés à des rôles tels que :

• Représentants commerciaux
• Accompagnement client
• Agents de support

• Licence en lecture seule : permet aux utilisateurs de consulter les données dans votre compte HubSpot, mais ils ne peuvent apporter aucune modification aux données ou au compte HubSpot.

• Licence partenaire : une licence gratuite qui donne aux partenaires solutions HubSpot éligibles et aux employés des fournisseurs un accès à toutes les fonctionnalités du compte d’un client.

• Licence développeur : une licence gratuite qui donne accès uniquement à la plateforme développeur.

Créer un utilisateur et attribuer une licence

Pour permettre à votre équipe d’accéder à HubSpot, ajoutez-les en tant qu’utilisateurs dans votre compte. Au cours du processus de configuration, attribuez une licence à chaque utilisateur en fonction du niveau d’accès aux outils de HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs > dans l’angle supérieur droit .
4. Ajoutez des utilisateurs à l’aide de l’une des méthodes suivantes :
• Adresse e-mail : saisissez les adresses e-mail des utilisateurs dans le champ Adresse e-mail. Séparez vos e-mails par des virgules ou des espaces.

• • Fichier CSV : cliquez sur Importer un fichier CSV pour importer un fichier CSV contenant une colonne E-mail.

5. Cliquez sur Suivant.
6. Sur la page Configurer les niveaux d’accès utilisateur , dans la section Attribuer une licence utilisateur , cliquez sur le menu déroulant Attribution de licences et sélectionnez un type de licence pour l’utilisateur que vous ajoutez au compte HubSpot.
7. Cliquez pour développer la section Choisir les modalités d’accès , puis sélectionnez l’un des éléments suivants :

• • Utiliser des autorisations de licence : les utilisateurs auront des autorisations par défaut en fonction de la licence utilisateur que vous sélectionnez.
  • Utiliser des ensembles d’autorisations personnalisés : donnez aux utilisateurs un ensemble d’autorisations personnalisées existant ou un accès Super administrateur.
  • Commencer par un modèle : sélectionnez un ensemble d’autorisations par défaut en fonction de la fonction du poste.
  • Commencer à partir de zéro : personnalisez les autorisations individuellement.

8. Cliquez pour développer la section Choisir des autorisations . Activez ou désactivez les autorisations le cas échéant. Découvrez-en davantage sur ce à quoi chaque autorisation donne accès dans le guide des autorisations utilisateur de HubSpot.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Vérifiez l’accès utilisateur et l’attribution des licences pour terminer le processus de configuration.
11. Cliquez sur Créer un utilisateur.

Le nouvel utilisateur recevra alors l'e-mail de bienvenue, et pourra définir son mot de passe et se connecter. Si le nouvel utilisateur ne reçoit pas d’e-mail de bienvenue dans les cinq minutes qui suivent, consultez ces étapes de dépannage.

Une fois qu'un utilisateur a été ajouté à un compte et qu'il a défini son mot de passe, il est éligible pour recevoir des notifications, comme les notifications d'attribution des leads. L'utilisateur peut gérer ses notifications en se connectant. Une fois connecté, l’utilisateur peut également configurer son profil.

Attribuer, supprimer et modifier les licences utilisateur pour un utilisateur existant

Si le rôle d’un membre de l’équipe a changé, vous pouvez attribuer, supprimer ou modifier sa licence dans HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans l’onglet Utilisateurs , passez le curseur sur l’utilisateur et cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier la licence.

4. Cliquez sur le menu déroulant Licence utilisateur et sélectionnez un nouveau type de licence pour l’utilisateur.
5. Pour supprimer une licence utilisateur pour un utilisateur, cliquez sur X à côté de la licence.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter ou supprimer des licences de votre abonnement HubSpot

Les utilisateurs disposant des autorisations Modifier la facturation et Modifier le nom du contrat peuvent ajuster le nombre de licences utilisateur de votre abonnement HubSpot.

Par exemple, si vous avez désattribué une licence d’un utilisateur et que vous n’en avez plus besoin, vous pouvez supprimer la licence non attribuée de votre abonnement HubSpot. Une fois qu’une licence utilisateur est supprimée, votre facturation sera ajustée selon le début de votre prochaine période d’abonnement. Les licences actuellement attribuées à des utilisateurs ne peuvent pas être supprimées de votre abonnement.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Licences utilisateurs .
4. Pour ajouter une nouvelle licence utilisateur à votre abonnement HubSpot :

• • Sous Type de licence, cliquez sur Ajouter des licences.

• • Sur la page d’achat, utilisez les flèches pour augmenter le nombre de licences.
  • Cliquez sur Acheter maintenant. Complétez ensuite les étapes de paiement.

5. Pour supprimer une licence non attribuée de votre abonnement HubSpot :

• • Sous Type de licence, cliquez sur Supprimer les licences non attribuées .

• • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le nombre de licences à supprimer.
  • Cliquez sur Supprimer les licences [#].

Une confirmation affichera la modification et la date d’entrée en vigueur. Pour annuler une suppression programmée, cliquez sur Annuler cette suppression.

Remarque : La réattribution de licences avant la date de prise d’effet de la rétrogradation annule la suppression programmée.