Configurer un compte HubSpot pour adopter les fonctionnalités d’IA

Avant de commencer à utiliser l’IA de HubSpot, découvrez comment configurer votre compte pour obtenir les meilleurs résultats grâce aux fonctionnalités d’intelligence artificielle. Les étapes ci-dessous décrivent les processus et les bonnes pratiques pour les administrateurs qui adoptent des outils d’IA dans HubSpot, de la configuration initiale à la personnalisation, en passant par l’utilisation des fonctionnalités d’IA et le suivi de leur impact.

Configuration : activer les fonctionnalités d’IA et donner accès aux données du compte

Pour utiliser les fonctionnalités d’IA de base dans votre compte, activez-les dans vos paramètres d’IA. L’activation de ces paramètres ne consommera pas de crédits HubSpot. Les crédits sont utilisés par des fonctionnalités spécifiques, indiquées par les icônes de crédits HubSpot affichées sur votre compte. Découvrez comment gérer les crédits HubSpot et consultez le catalogue des services produits & de HubSpot pour en savoir plus sur les fonctionnalités qui utilisent des crédits.

Activez les paramètres d’IA suivants :

• Donner aux utilisateurs l’accès aux outils et fonctionnalités d’IA générative : permettez aux utilisateurs de générer du contenu dans tout le compte HubSpot, y compris dans les éditeurs de texte (par ex., e-mails marketing, articles de blog), la boîte de réception des Conversations, les e-mails commerciaux, les modèles, Breeze Assistant, etc.

• Donnez accès aux outils et fonctionnalités d’IA générative alimentés par des fournisseurs de services d’IA à des catégories de données spécifiques : une fois les outils et fonctionnalités d’IA générative activés, donnez accès aux sources suivantes qui fournissent un contexte pour améliorer les résultats générés par l’IA. Cela permet de personnaliser les résultats en fonction des données uniques de votre compte.

  • Données CRM : données du CRM de votre compte, y compris les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les notes et les commentaires.

  • Données de conversations clients : données des interactions avec les clients, y compris les transcriptions d’appels, les enregistrements d’appels, les e-mails et les chats.

  • Données des fichiers : fichiers publics et documents stockés dans les outils Fichiers et Documents.
    

• Donner accès aux utilisateurs à Breeze Assistant : autorisez tous les utilisateurs à utiliser Breeze Assistant, un assistant d’IA conversationnelle disponible dans votre compte HubSpot pour vous aider à exécuter vos tâches et à générer du contenu. L’accès à Breeze Assistant est activé par défaut. Pour restreindre l’accès à certains utilisateurs, gérez les accès individuels dans les autorisations utilisateur.

Par exemple, Logo hubspot Supply Co. est une entreprise d’e-commerce spécialisée dans les fournitures de bureau qui lance une nouvelle ligne de mobilier. L’activation de ces paramètres permet de configurer les outils d’IA de base de HubSpot afin d’aider les utilisateurs de Logo hubspot dans leur travail pour la version.

Lorsque vous serez prêt à utiliser plus d’outils, installez-les dans leur propre espace.

Contrôler l’accès : configurer des autorisations pour les outils d’IA

Pour contrôler l’accès des utilisateurs à l’IA, configurez des autorisations et des accès spécifiques aux fonctionnalités. Il est recommandé d’autoriser l’accès à Breeze Assistant car il peut vous aider dans vos tâches quotidiennes sans utiliser de crédits HubSpot. Les agents et assistants doivent être limités à des utilisateurs spécifiques afin d’éviter toute modification involontaire du processus ou toute consommation de crédits HubSpot .

Gérer l’accès utilisateur à Breeze Assistant

L’accès à Breeze Assistant est activé par défaut. Cela signifie que tous les utilisateurs ont accès au chat avec Breeze Assistant. Pour gérer les accès individuels (par exemple, supprimer l’accès pour certains utilisateurs), mettez à jour l’autorisation de Breeze Assistant pour certains utilisateurs ou équipes.

Pour les fonctionnalités de Breeze Assistant intégrées à d’autres outils, les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations pour cet outil. Par exemple, pour générer du contenu dans un article de blog, un utilisateur doit disposer des autorisations nécessaires pour utiliser Breeze Assistant et modifier des articles de blog. 

Gérer l’accès utilisateur à des fonctionnalités, projets et agents spécifiques

Projets et les agents aident ou automatisent les tâches et les processus dans votre compte HubSpot. Contrairement à l’Breeze Assistant par défaut, d’autres projets et agents sont destinés à des cas d’utilisation spécifiques (par exemple, la rédaction d’e-mails de prospection, la gestion des tickets de support) et peuvent utiliser des crédits HubSpot. Pour cette raison, il est recommandé de limiter l’accès aux équipes qui en ont besoin.

Vous pouvez personnaliser les autorisations utilisateurs et les paramètres des fonctionnalités pour vous assurer que ceux-ci peuvent créer, modifier ou utiliser des projets et des agents.

Fonctionnalités avec autorisations utilisateur

Certaines fonctionnalités disposent d’autorisations utilisateurs propres. Pour les gérer, mettez à jour les autorisations pour des utilisateurs et des équipes spécifiques ou modifiez une propriété d’autorisations. Lors de la modification des autorisations, saisissez les fonctionnalités d’IA dans la barre de recherche de l’éditeur d’autorisations pour accéder à toutes les autorisations IA.

Pointe: Si une autorisation utilise des crédits HubSpot, cela signifie que les actions associées consomment des crédits. Limitez le nombre d’utilisateurs autorisés à utiliser des fonctionnalités qui consomment des crédits HubSpot jusqu’à ce que vous soyez certain de la stratégie d’IA de votre compte. Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment si les utilisateurs ont besoin d’un accès ultérieur.

Paramètres d’accès pour les projets et les agents

Pour les projets et les agents sans autorisations utilisateur, modifiez les paramètres d’accès pour contrôler les utilisateurs qui peuvent les modifier ou les utiliser (c’est-à-dire discuter avec des projets et exécuter des actions d’agent).

Accédez aux paramètres d’accès au projet ou à l’agent et sélectionnez l’une des options suivantes.

Personnaliser : présentez votre entreprise aux outils d’IA de HubSpot.

Optimisez l’impact de l’IA de HubSpot en le personnalisant pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. La phase de personnalisation construit votre identité numérique, en passant d’une automatisation de base à une expérience sur mesure qui comprend le contexte spécifique de votre organisation. Cette personnalisation permet de s’assurer que le contenu généré par l’IA (par exemple, les articles de blog, les agents du service client) est exact, adapté à votre entreprise et cohérent entre vos différentes équipes.

Configurez votre kit de marque

Votre kit de marque est le centre unique d’informations sur l’identité visuelle et verbale de votre entreprise. Dans le contexte de l’IA, il fonctionne comme un manuel d’instructions définitif qui empêche les assistants et les agents de générer du contenu générique et robotique. Les kits de marque offrent :

• Cohérence visuelle : centralisez vos logos, vos palettes de couleurs et votre typographie pour maintenir une esthétique cohérente dans toutes vos ressources de réseaux sociaux et présentations.

• Identité verbale : formalisez votre ton de marque et votre lexique pour fournir le contexte nécessaire qui empêche les assistants et les agents de générer des réponses génériques ou robotiques.

• Confiance envers la marque : démontrez l’excellence professionnelle en uniformisant votre plateforme sur plusieurs plateformes, en veillant à ce que les clients perçoivent votre organisation comme fiable plutôt que désorganisée.

Par exemple, Logo hubspot peut s’appuyer sur ces paramètres pour s’assurer que chaque brouillon d’e-mail pour ses nouveaux produits respecte son contexte technique. L’IA de HubSpot peut créer des ressources pour les réseaux sociaux en intégrant la palette de la marque et en s’attaquant aux problèmes identifiés dans les profils d’acheteur. Il en résulte un brouillon de base qui nécessite un minimum d’édition manuelle pour répondre aux normes organisationnelles.

Pour tirer le meilleur parti de votre kit de marque, configurez les éléments suivants :

1. Modifiez le logo, le favicon, les couleurs, les polices et le thème de votre marque.

2. Configurez votre identité de marque en explorant le domaine de votre site web et établissez une voix, un ton, un profil de client idéal, des produits et des informations sur la concurrence grâce au contexte du site web.

3. Définissez le ton de marque pour adapter le contenu généré ou écrit au ton spécifique de votre marque.

4. Configurez votre assistant de marque comme mesure de contrôle qualité pour vérifier que tout le contenu généré par l’IA reste cohérent avec l’identité de votre marque.

Complétez le profil de votre entreprise

Le profil de l’entreprise sert de centre unique d’informations pour l’identité numérique de votre organisation pour les outils d’IA de HubSpot, en précisant exactement qui elle représente, son domaine et le marché sur lequel elle opère.

Une configuration précise de ces détails établit un cadre qui empêche l’IA de HubSpot d’halluciner les aspects fondamentaux de votre entreprise. Cela offre des avantages tels que :

• Branding integrity : centralisez le nom et le domaine de votre entreprise pour vous assurer que le contenu généré par l’IA et les communications clients reflètent uniformément votre identité professionnelle approuvée.

• Précision contextuelle : officialisez votre secteur d’activité pour fournir aux outils d’IA de HubSpot la logique de navigation nécessaire ; Ce point de départ permet de s’assurer que les interactions avec les clients sont personnalisées en fonction de votre secteur spécifique plutôt que d’obtenir des informations génériques.

Découvrez-en davantage sur la modification du profil de votre entreprise dans vos paramètres d’IA.

Fournir des détails sur vos clients et votre processus de vente

Ajoutez des informations sur vos clients, vos acheteurs et vos processus de vente pour fournir aux outils d’IA le contexte nécessaire à une exécution cohérente des ventes. Ces informations aident les outils IA de HubSpot à personnaliser les résultats et les recommandations d’une grande variété d’acheteurs et de clients.

Par exemple, l’équipe commerciale de Logo hubspot contacte des acheteurs potentiels pour sa nouvelle ligne de mobilier. Grâce à un catalogue de produits bien défini et à des profils d’achat uniques pour les dirigeants et les collaborateurs individuels, les représentants commerciaux peuvent générer des e-mails ciblant des besoins spécifiques à leur rôle et incluant des recommandations de produits personnalisées.

Configurez les éléments suivants :

1. Créez des profils de clients idéaux qui définissent vos marchés cibles en fonction du secteur d’activité, de la taille, de la région et d’autres caractéristiques.
2. Définissez votre offre de produits et services, y compris votre proposition de valeur, les défis que votre entreprise résout et les produits et services spécifiques disponibles.
3. Créez des profils d’acheteur qui décrivent les attributs de certains prospects et expliquent comment les cibler.
4. Créez des profils de vente qui définissent le style et le ton de communication que le contenu commercial généré par l’IA doit utiliser avec des prospects spécifiques.

Organiser : nettoyer les données pour améliorer les résultats

Les outils d’IA de HubSpot utilisent les données de votre CRM pour récupérer des informations et générer des réponses. Si vos données sont incomplètes ou incohérentes, les résultats de l’IA peuvent être inexacts ou non pertinents. Des données organisées et structurées à jour permettent de garantir la fiabilité des résultats.

Suivez ces bonnes pratiques pour maintenir une bonne organisation des données dans votre compte HubSpot :

• Renseignez et standardisez les valeurs des propriétés : des valeurs de propriétés incomplètes ou incohérentes peuvent entraîner des réponses IA inexactes ou génériques. Définissez des règles de validation de propriété afin d’appliquer un formatage cohérent des valeurs de propriété, de marquer les propriétés importantes comme obligatoires lors de la création de fiches d’informations et d’archiver les propriétés avec un faible taux de remplissage. 
• Identifier et fusionner les fiches d’informations en double : si plusieurs fiches d’informations existent pour le même objet (par exemple, deux fiches d’informations d’entreprise HubSpot), les outils d’IA de HubSpot peuvent référencer des informations obsolètes, contradictoires ou incomplètes. Utilisez l’outil de gestion des doublons pour trouver les doublons et les fusionner afin de maintenir un centre unique d’informations.
• Capturer les données manquantes ou non structurées : les outils d’IA de HubSpot référencent des données non structurées, telles que les e-mails et les transcriptions d’appels. S’assurer que les équipes consignent les conversations avec leurs clients dans HubSpot, y compris l’envoi ou l’enregistrement d’e-mails dans HubSpot et l’enregistrement des appels. Utilisez un langage clair et descriptif lors de la rédaction des lignes d’objet et des titres d’activités des e-mails.

Pour une vue d’ensemble de la qualité des données de votre compte et des recommandations sur les étapes suivantes, découvrez comment utiliser les outils de qualité des données.

Ajouter du contexte : connecter la documentation et les sources externes

Associés à un contexte personnalisé et à un CRM organisé, la documentation et les données externes permettent aux outils d’IA de HubSpot de disposer d’une vue complète sur la façon dont votre entreprise et ses employés travaillent.

Connecter les fichiers et le contenu écrit

Un contexte précis et bien structuré est essentiel à la qualité des résultats générés par l’IA. Pour les projets et les agents, tels que l’assistant coach, les informations contextuelles sur vos processus et vos règles commerciales aident à fournir des recommandations personnalisées aux utilisateurs de compte. Pour les agents en contact direct avec les clients, tels que l’agent d’assistance client, les informations contextuelles sur vos produits, services et politiques permettent de fournir des réponses précises aux clients.

Lorsque vous personnalisez des fonctionnalités d’IA, telles que les assistants et les agents, connectez des sources telles que des fichiers, des articles de base de connaissances, des articles de blog et des pages de destination ou web. Découvrez les meilleures pratiques lors de la rédaction de contenu pour les outils d’IA :

• Optimisation du contenu pour les moteurs d’IA

• Préparer le contenu pour l’agent d’assistance client

• Bonnes pratiques pour les sources de contenu par les agents

Connecter des données externes

Pour permettre aux assistants et aux agents d’accéder aux données des applications tierces, connectez les applications du HubSpot Marketplace. Par exemple, ajoutez Google Agenda pour connecter les données de votre calendrier, Zoom pour connecter les enregistrements de réunions Zoom ou Asana pour connecter vos tâches. Vous pouvez également utiliser des connecteurs d’IA, tels que le connecteur Gemini de HubSpot, pour permettre à d’autres modèles d’IA d’accéder à vos données HubSpot.

Connecter vos outils et sources de données à HubSpot fournit tout le contexte pertinent pour des résultats IA personnalisés fournis par l’IA de HubSpot. Passez en revue les applications disponibles et leurs fonctionnalités dans le HubSpot Marketplace.

Adoption : utiliser les fonctionnalités d’IA de HubSpot

Une fois que vous avez activé les fonctionnalités IA et configuré les données et le contexte pour les prendre en charge, commencez à utiliser des fonctionnalités d’IA personnalisées pour votre entreprise et votre compte HubSpot.

Par exemple, le tableau ci-dessous relie les fonctionnalités d’IA à des objectifs communs. 

Suivi : tester et améliorer les outils et processus basés sur l’IA

Bien que les recommandations ci-dessus vous préparent à l’adoption de fonctionnalités d’IA dans HubSpot, vous devez suivre les résultats et itérer au fil du temps pour continuer à améliorer vos résultats IA.

Par exemple, l’équipe commerciale de Logo hubspot utilise Breeze Assistant pour préparer les appels. Le responsable des ventes suit le temps consacré à la préparation des appels et la confiance des représentants dans les réponses de Breeze Assistant. Pour la plupart des représentants, cela entraîne une diminution du temps consacré à la préparation et la précision des réponses, ce qui est un indicateur positif de l’adoption de l’outil. Pour certains représentants, les réponses sont trop générales. Le responsable commercial doit conseiller aux représentants commerciaux d’enregistrer leurs appels dans HubSpot afin de fournir à l’assistant un contexte personnalisé sur leurs stratégies d’appel.

Pour plus d’informations sur la mise en œuvre des fonctionnalités IA et l’amélioration des performances de l’IA, consultez les articles suivants :

• Améliorer la visibilité des marques grâce à l’IA. 
• Un support évolutif 24h/24 et 7j/7

Ressources supplémentaires

Pour en savoir plus sur l’adoption de l’IA pour vos processus et l’utilisation des fonctionnalités d’IA de HubSpot, consultez les ressources suivantes :

• Tous les cours et les certifications HubSpot Academy Breeze

  • Formation : Concevoir une organisation leader dans l’IA

  • Module : Évaluer la maturité de votre IA

  • Module : Vos trois premiers outils pour la préparation à l’IA

• Bibliothèque Breeze de la communauté HubSpot
• Bibliothèque de ressources sur l’IA de HubSpot

Glossaire

• Breeze Assistant : un compagnon IA qui aide les utilisateurs dans HubSpot à utiliser le contexte du compte pour fournir des recommandations et des informations pertinentes. Breeze Assistant peut être utilisé pour diverses tâches, telles que l’affinement ou la génération de contenu, la préparation de réunions et la synthèse de données.
• Agents : des agents IA qui aident à automatiser le travail dans HubSpot. Utilisez des hommes prédéfinis du marketplace ou personnalisez les agents dans le constructeur d’agents.
  
• Agent Builder : un espace de travail pour gérer et personnaliser les agents.
• Projets : expériences d’IA configurables créées dans Breeze Assistant pour faciliter des tâches ou des processus spécifiques. Ils suivent les instructions, les outils et les connaissances définis par les administrateurs et peuvent être consultés dans Breeze Assistant ou dans d’autres zones prises en charge par HubSpot.