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Approuver et signer électroniquement des devis

Dernière mise à jour: mai 29, 2019

Disponible avec :

Hub Sales Enterprise

Automatisez votre processus d'approbation de devis pour envoyer des modifications demandées à vos représentants commerciaux ou demander l'approbation d'un directeur de vente avant d'envoyer un devis à un contact. 

Lorsque vous configurez un devis, vous pouvez exiger une signature électronique pour valider votre devis. Le(s) contact(s) et tous les utilisateurs sélectionnés comme des contresignataires devront signer le devis.  

Approuver des devis (BETA)

Les responsables commerciaux peuvent décider de réviser les conditions d'un devis ou d'approuver la remise avant l'envoi du devis à un prospect. Activez l'option d'approbation des devis pour exiger l'approbation d'un utilisateur avant de partager le devis avec vos prospects. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Produits & Devis.
  • Cliquez sur l'onglet Devis
  • Cliquez pour activer l'option Exiger une approbation de tous les devisall-quotes-require-approvals
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un utilisateur

Remarque : seuls les utilisateurs Hub Sales Entreprise peuvent approuver des devis et il ne peut y avoir qu'un seul approbateur par compte HubSpot.

  • Cliquez sur Définir l'approbateur et créer des workflowschoose-a-quotes-approver

Lorsque vous activez cette option, trois workflows actifs s'ajoutent automatiquement à votre compte. Les workflows sont désignés comme suit :Lorsque les devis nécessitent une approbation, Lorsque des modifications sont demandées sur un devis, et Lorsque les devis sont approuvés. Toutes les tâches et les mises à jour de valeur de propriété liées à l'approbation d'un devis se produiront automatiquement via ces workflows. Vous pouvez personnaliser davantage ces workflows basés sur des devis et ajouter des actions de sorte qu'une phase de la transaction se mette à jour automatiquement lorsqu'un devis est signé, ou vous pouvez envoyer une notification interne à votre équipe lorsqu'ils doivent suivre leurs contacts. 

Une fois que les workflows basés sur des devis sont personnalisés à votre guise, vous pouvez demander des modifications ou approuver les devis directement depuis le devis. Pour demander des modifications ou approuver un devis :

  • Dans la section Devis sur la droite de la fiche d'informations d'une transaction, cliquez sur Copier le lien d'approbation
  • Dans un autre onglet de navigateur, collez l'URL du lien d'approbation dans la barre de recherche.  
  • En haut à droite du devis, cliquez sur Demander des modifications.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez les commentaires dans le champ de texte, puis cliquez sur Demander des modificationsrequest-changes-dialog-box
  • Une tâche sera créée pour le créateur de devis pour vérifier et mettre en œuvre la modification.
  • Lorsque les modifications sont effectuées et que le devis est prêt à être publié, revenez à l'approbation du devis. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Approuver et publier.quotes-approve-and-publish
  • Le créateur de devis sera informé que le devis a été approuvé afin qu'il puisse commencer à partager le devis avec ses contacts. 

Signer électroniquement des devis 

Une signature électronique ou e-sign est l'expression électronique de l'accord d'une personne aux conditions d'un document donné. Les signatures électroniques sont valides et légales aux États-Unis, au Canada, au sein de l’Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. 

La fonctionnalité de signature électronique de la plateforme HubSpot est gérée par HelloSign. Les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un compte HelloSign pour pouvoir utiliser la signature électronique dans le cadre du processus ordinaire de création de devis sur la plateforme HubSpot.

Pour signer un devis de façon électronique, ouvrez le lien du devis dans votre navigateur ou accéder directement au devis à partir de la fiche d'informations de la transaction : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la transaction. 
  • Dans la section Devis à droite, passez le curseur de la souris sur le devis pour signer, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez contresigner.countersign-quote
  • En bas du devis, cliquez sur signature Sign.click-sign-on-quote
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Vérifier à côté de votre adresse e-mail. verify-email-dialog-box
  • Un e-mail de vérification sera envoyé à votre boîte de réception.Connectez-vous à votre compte e-mail et retrouvez l'e-mail de vérification, puis cliquez sur Vérifier et signer.verify-and-sign-quote
  • En bas du devis, cliquez sur le champ de signature à côté de votre nom ou cliquez sur Commencer dans l'angle supérieur droit et cliquez sur le champ de signature.
  • Dans la boîte de dialogue, créez votre signature, puis cliquez sur Insérer.sign-quote-with-hello-sign
  • Cliquez sur Continuer.
  • Consultez les conditions générales de l’accord, puis cliquez sur J’accepte.
  • Cliquez sur Fermer.

Pour vérifier si votre prospect a signé le devis, accédez à la section Devis de la fiche d'informations de la transaction. Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Afficher les signatures pour voir qui doit encore signer. Une fois le devis signé, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Télécharger pour télécharger et imprimer une copie du devis signé. 

Remarque : chaque utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques par mois dans son compte HubSpot. Chaque signature sera comptabilisée jusqu'à ce que cette limite soit atteinte ; cela inclut les devis à plusieurs signatures.