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Comment configurer le CRM de HubSpot ?

Dernière mise à jour: September 22, 2017

La check-list de configuration ci-dessous vous permet, ainsi que votre équipe, de configurer HubSpot CRM. Le processus peut paraître compliqué au premier abord, mais la configuration prend moins de 10 minutes. 

Si vous n'êtes pas familier avec les fonctionnalités du CRM, consultez cette présentation de HubSpot CRM ou regardez notre courte vidéo de présentation du CRM ici.


Vous pouvez maintenant configurer le CRM en suivant les étapes ci-dessous. Pour obtenir des instructions plus approfondies sur les premiers pas avec les versions gratuites de HubSpot CRM et de HubSpot Sales, consultez le guide de l'utilisateur ici.

1. Ajouter votre équipe commerciale en tant qu'utilisateurs dans HubSpot 

  • Pour gérer vos utilisateurs dans le CRM, accédez à Paramètres > Équipe.
  • Cliquez sur Inviter et gérer des utilisateurs.
  • Ici, vous pouvez visualiser tous les utilisateurs qui existent dans le CRM. Vérifiez que tous les membres de votre équipe figurent dans la liste. S'il manque des personnes, ajoutez-les en cliquant sur Ajouter un utilisateur. N'oubliez pas de leur envoyer un e-mail de bienvenue pour qu'ils puissent se connecter.

Si vous êtes un administrateur de compte, vous pouvez également modifier les autorisations des utilisateurs à partir de cet écran. 

 

2. Créer des propriétés personnalisées pour stocker vos données

HubSpot CRM stocke les détails concernant vos contacts, vos entreprises et vos transactions dans des propriétés (celles-ci étaient décrites auparavant comme étant des champs). Le CRM comporte plusieurs propriétés standard (par exemple, numéro de téléphone, ville) pour vous permettre de commencer, mais vous pouvez créer des propriétés personnalisées et plus pertinentes pour votre entreprise.

Pour créer des propriétés personnalisées :

  • Accédez aux Paramètres, puis sélectionnez Contacts, Entreprises ou Transactions dans le menu latéral de gauche, en fonction du type d'objet auquel vous souhaitez ajouter une propriété.
  • Cliquez sur Gérer, à côté de l'option Modifier les propriétés de votre [contact, entreprise ou transaction] ou ajoutez de nouvelles propriétés.
  • Cliquez sur Créer une nouvelle propriété.
  • Ajoutez votre Libellé pour nommer votre propriété (le nom interne doit être rempli).
  • Sélectionner le Type de champ.
  • Cliquez sur Enregistrer la propriété pour terminer.

 

3. Créer des phases de transaction personnalisées

Les phases de transaction vous permettent de classer et de suivre la progression des transactions dans lesquelles vous êtes impliqué dans HubSpot CRM. Chaque phase de transaction comporte une probabilité indiquant les chances de conclure les transactions qui y sont inscrites. 

Pour modifier vos phases de transaction :

  • Accédez à Paramètres > Transactions.
  • Faites défiler la page vers le bas jusqu'à Pipeline et phases de transaction.
  • Cliquez sur l'option Modifier à côté d'un pipeline existant pour modifier les phases de transaction ou cliquez sur Ajouter un autre pipeline

  • Cliquez sur + Ajouter une phase de transaction ou cliquez sur une phase existante que vous souhaitez modifier. 
  • Cliquez à gauche de n'importe quelle phase et faites-la glisser pour en réorganiser l'agencement. 
  • Lorsque vous avez terminé la personnalisation de votre pipeline, cliquez sur Enregistrer.

Cliquez ici pour voir un tutoriel sur la personnalisation des phases de transaction.

4. Importer vos contacts, entreprises et transactions

Avant de commencer à travailler dans le CRM, vous devez vous assurer que toutes les données importantes que vous possédez concernant les contacts, les entreprises ou les transactions sont transférées vers le CRM.

Voici quelques points à considérer avant d'importer vos données :

  1. HubSpot supprime les doublons pour les contacts contenus dans le CRM en utilisant l'adresse e-mail. 
  2. HubSpot supprime les doublons pour les entreprises contenues dans le CRM en utilisant la propriété Nom de domaine de l'entreprise (le domaine du site web de l'entreprise).
  3. Avant d'importer des données, vous devez décider comment vous souhaitez associer les contacts aux entreprises. Si vous souhaitez gagner du temps lors de ce processus, vous pouvez laisser HubSpot le faire pour vous en activant l'association automatique des entreprises. Ce paramètre examine l'adresse e-mail des contacts et le nom de domaine des entreprises afin de les associer automatiquement. 

Pour importer vos données vers HubSpot CRM, cliquez sur Gestionnaire d'imports (Contacts, Entreprises ou Transactions > icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de l'écran > Importer) et chargez un document au format .csv. Cela devrait ressembler à ceci :

Vous pouvez ensuite relier les colonnes de votre fichier .csv aux propriétés du CRM.

Tout devrait apparaître dans votre CRM dès que le traitement de l'import est terminé. Pour en savoir plus concernant l'import de données dans le CRM, consultez les ressources suivantes :

5. Créer des vues personnalisées

Il est possible de créer des vues personnalisées dans les objets Contacts, Entreprises, Transactions et Tâches. Ici, nous utiliserons les Contacts comme exemple.

  • Accédez aux Contacts.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur + Ajouter un filtre.

ajouter_filtre

  • Choisissez les propriétés et les critères que vous souhaitez utiliser pour la segmentation. Par exemple, vous pouvez effectuer une segmentation en fonction du critère État/Région et du nombre d'E-mails ouverts. Vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires en cliquant à nouveau sur + Ajouter un filtre.

    Vous pouvez également combiner les termes de recherche en utilisant l'opérateur AND ou OR. Par exemple, contient Paris OR Lyon. Cela permettra rechercher des contacts de Paris ou de Lyon. Les opérateurs doivent être en majuscules.

  • Après avoir créé votre filtre, vous avez la possibilité de créer une nouvelle vue et d'exporter votre liste de contacts.
    • Pour créer une nouvelle vue, cliquez sur Enregistrer. Donnez un nom à votre nouvelle vue, décidez si vous souhaitez qu'elle soit privée ou partagée, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer. Pour en savoir plus sur les vues, consultez cet article.

    • Pour exporter votre liste de contacts, cliquez sur le menu déroulant Options et sélectionnez Tout exporter dans cette vue

ajouter_filtre

Note : pour le moment, il est impossible d'utiliser la même propriété pour plusieurs filtres ou d'utiliser plusieurs critères pour une seule propriété lors de la création d'un filtre.

6. Configurer les paramètres de HubSpot CRM 

Dès que vous avez ajouté vos utilisateurs et chargé vos données dans le CRM, vous devez gérer les paramètres par défaut de votre portail et configurer les paramètres du CRM.

Propriétés par défaut

Définir les paramètres par défaut du portail vous permet, en tant qu'administrateur, de décider quelles propriétés s'affichent pour tous les utilisateurs par défaut dans la section À propos des fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction, ainsi que dans la boîte de dialogue lorsque vous créez un contact, une entreprise ou une transaction. 

  • Accédez aux Paramètres > sélectionnez Contacts, Entreprises ou Transactions.
  • Cliquez sur Gérer, à côté de l'option Définir les propriétés par défaut du [contact, de l'entreprise ou de la transaction] affichées dans votre portail.

  • Dans la boîte de dialogue, recherchez ou parcourez les propriétés que vous souhaitez ajouter et cochez la case présente à côté d'une propriété pour l'ajouter à la colonne Propriétés sélectionnées. Cliquez à l'extrême gauche d'une propriété dans la colonne Propriétés sélectionnées et faites-la glisser pour réorganiser les propriétés.
  • Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les utilisateurs peuvent également définir des propriétés qui leur sont propres pour qu'elles apparaissent dans la section À propos des fiches d'informations et dans la boîte de dialogue lors de la création de nouvelles fiches. Pour en savoir plus, cliquez ici

Définir votre fuseau horaire

Pour définir le fuseau horaire applicable à vos comptes, accédez à Paramètres et sélectionnez Configuration du CRM dans le menu latéral de gauche. 

Définir la devise utilisée pour vos transactions

Il est possible de personnaliser le symbole de la devise qui précède le montant de vos transactions dans le CRM, dans Paramètres > Transactions. 

 

 7. Connexion à HubSpot Sales

HubSpot Sales et HubSpot CRM sont intégrés directement pour les nouveaux utilisateurs. Vous n'avez rien de particulier à faire pour en profiter. Si vous êtes un utilisateur existant qui possède des comptes HubSpot CRM et HubSpot Sales séparés, consultez cet article pour savoir comment les associer.