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Guide des autorisations utilisateur HubSpot

Dernière mise à jour: avril 4, 2019

Les utilisateurs HubSpot disposant d’un accès administrateur peuvent personnaliser les autorisations pour les utilisateurs nouveaux et existants dans votre compte HubSpot. Découvrez comment accéder à vos paramètres Utilisateurs et équipes pour mettre à jour les autorisations utilisateur.

Contacts, entreprises et tâches

Par défaut, tous les utilisateurs ont accès aux contacts. Dans l’onglet Contacts, vous pouvez définir des autorisations et des restrictions plus détaillées pour les contacts, les entreprises, les tâches et les autres fonctions relatives au CRM.

Accès aux contacts

  • Vues : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des contacts, des entreprises et des tâches que l’utilisateur peut consulter.
    • Les options sont Tout, Équipe seulement, et Propriétaire seulement.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les contacts et entreprises non attribués.
    • Utilisateurs avec Vue : Les permissions Propriétaires uniquement ne verront que leurs contacts propriétaires sur le tableau de bord des contacts et dans l’outil de listes (Marketing Hub uniquement).
  • Communiquer : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des contacts et des entreprises avec lesquels l’utilisateur peut envoyer un e-mail, appeler ou planifier une réunion.
    • Les options sont Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement, et Aucun.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les contacts et entreprises non attribués.
  • Modifier : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des contacts, des entreprises et des tâches que l’utilisateur peut modifier.
    • Les options sont Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement, et Aucun.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les contacts et entreprises non attribués.

Note: les permissions de propriété sont basées sur la propriété Propriétaire du contact et sur les propriétés de type utilisateur HubSpot personnalisées. Les utilisateurs ayantles droits de propriété d’équipe peuvent accéder aux dossiers appartenant à n’importe quel membre de leur(s) équipe(s) assignée(s) et, si vous avez des équipes parents-enfants (comptes Entreprise seulement), aux membres des équipes enfant de l’équipe.

Accès aux paramètres CRM

Les paramètres ci-dessous s’appliquent aux contacts, entreprises, transactions, tickets et tâches.

  • Supprimer en masse : activez le bouton pour autoriser l’utilisateur à supprimer en masse les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets et les tâches.
  • Importer: activez le bouton pour autoriser l’utilisateur à importer des contacts, des entreprises et des transactions dans votre compte HubSpot.
  • Exporter : activez le bouton pour autoriser l’utilisateur à exporter des contacts, des entreprises et des transactions de votre compte HubSpot.
  • Workflows (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement): activez cette option pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil de workflow.

Note : si vous disposez d’un compte Hub Sales Pro mais que vous n’avez pas d’abonnement Hub Marketing (Pro ou Entreprise ), tous les utilisateurs de votre compte ont accès à l’outil Workflows. Pour en savoir plus sur les actions disponibles en fonction du type de compte, cliquez ici.

  • Modifier les paramètres de propriété : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de créer ou de modifier des propriétés dans votre compte HubSpot et lui donner accès à l’outil de qualification des leads.

Marketing

Avec un abonnement au HubSpot Marketing Hub et dans l’onglet Marketing, les utilisateurs ayant un accès administrateur peuvent activer le bouton Marketing Access pour permettre aux utilisateurs d’accéder aux outils marketing, puis utiliser les cases à cocher pour définir des autorisations spécifiques pour chaque outil marketing.

  • Publicités : cochez les cases pour autoriser l’accès à l’outil Publier ou Lire les publicités.
  • Blog : cochez les cases pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil de blog en mode Publier, Rédiger, ou Lire. Les utilisateurs disposant d’un accès Rédiger peuvent créer du contenu dans l’outil blog, mais ne peuvent publier de nouveaux articles ou mettre à jour les articles en ligne.
  • Email : cochez les cases pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil de messagerie en mode Publier, Rédiger, ou Lire. Les utilisateurs disposant d’un accès Rédiger peuvent créer des e-mails, mais ne peuvent pas envoyer des e-mails Marketing ou enregistrer des e-mails à des fins d’automatisation pour les utiliser dans les workflows (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement).
  • Pages de destination : cochez les cases pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil Publier, Rédiger, ou Lire des pages de destination. Les utilisateurs avec accès Rédiger peuvent créer des pages de destination mais ne peuvent pas publier de nouvelles pages ou mettre à jour les pages en direct.
  • Pages du site web : cochez les cases pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil Publier, Rédiger, ou Lire les pages du site web. Les utilisateurs avec accès Rédiger peuvent créer des pages de site web mais ne peuvent pas publier de nouvelles pages ou mettre à jour les pages en direct.

Note : un utilisateur doit avoir un accès Rédiger ou Publier à au moins un des outils de marketing ci-dessus afin d’accéder à l’outil de calls-to-action.

  • HubDB (module complémentaire du site web uniquement): cochez les cases pour accorder à l’utilisateur l’accès en mode Publier, Rédiger, ou Lire à HubDB.
    • Lire : l’utilisateur peut voir les données dans les lignes du tableau et exporter des données, mais ne peut pas ajouter de données supplémentaires.
    • Rédiger : l’utilisateur peut ajouter des lignes à un tableau, cloner des lignes verrouillées, importer des données et exporter des données.
    • Publier : l’utilisateur peut ajouter de nouvelles lignes, modifier des lignes existantes et supprimer des lignes d’un tableau.

Note : les utilisateurs doivent avoir la fonction Modifier les tableaux HubDB activée dans l’accès administrateur pour mettre à jour les paramètres des tables et créer, cloner, annuler la publication ou supprimer des tableaux HubDB.

  • Publication sur les réseaux sociaux : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler les comptes sociaux auxquels l’utilisateur peut publier. Les utilisateurs avec Tous les comptes, leurs comptes uniquement, ou les permissions sociales Brouillon uniquement peuvent voir tous les comptes sociaux partagés dans le suivi social, la publication et les rapports, ainsi que tous les comptes sociaux qu’ils ont connectés.
    • Tous les comptes : l’utilisateur peut publier sur les comptes sociaux auquel il est connecté, ou sur tout compte social partagé. L’utilisateur peut également configurer les paramètres des réseaux sociaux.

    • Leurs comptes uniquement : l’utilisateur peut publier sur les comptes sociaux auxquels il s’est connecté.

    • Brouillon uniquement(Marketing Hub Entreprise uniquement): l’utilisateur ne peut publier sur aucun compte social, mais peut créer des projets de messages sociaux dans les comptes sociaux auxquels il s’est connecté ou dans tout compte social partagé.

    • Aucun : l’utilisateur n’a pas accès à l’outil social, qui n’apparaîtra pas dans le menu de navigation lorsqu’il sera connecté.
  • Listes: activez l’option pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil Listes.
  • Formulaires : activez l’option pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil Formulaires.
  • Rapport : activez l’option pour autoriser l’accès aux outils de rapport.
    • Les outils de rapport comprennent l’analyse du trafic, la performance des pages, les mots-clés, les concurrents, les événements (Marketing Hub Entreprise uniquement) et les paramètres des rapports. Cela détermine également l’accès aux outils de campagne sous Productivité > Campagnes.
    • Ce paramètre ne contrôle pas l’accès au module complémentaire de rapport. Les autorisations relatives au module complémentaire de rapport se trouvent dans la section Admin sous Modifier la propriété des rapports.
  • Modifier les modèles et modules de code : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de modifier les modèles et modules codés, qui apparaissent dans le dossier Fichiers codés du gestionnaire de conception. Les utilisateurs qui n’ont pas l’autorisation Modifier les modèles et les modules de code ne peuvent pas accéder au marché des modèles.
  • Mise à disposition de contenu : activez l’option pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’outil de mise à disposition de contenu.
  • Modifier les paramètres de contenu : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de modifier les paramètres de contenu, y compris les paramètres du site web.

Ventes

Dans l’onglet Ventes, vous pouvez définir des autorisations et des restrictions plus détaillées pour les transactions et les outils de vente.

Accès aux transactions

Les paramètres ci-dessous s’appliquent aux transactions.

  • Vue : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des transactions que l’utilisateur peut consulter.
    • Les options sont Tout, Équipe seulement, et Propriétaire uniquement.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les transactions non attribuées.
  • Modifier : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des transactions que l’utilisateur peut modifier.
    • Les options sont Tout, Équipe seulement, et Propriétaire seulement.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les transactions non attribuées.

Note: les permissions de propriété sont basées sur la propriété Propriétaire de transaction et sur les propriétés de type utilisateur HubSpot personnalisées. Les utilisateurs ayant les droits de propriété d’équipe peuvent accéder aux dossiers appartenant à n’importe quel membre de leur(s) équipe(s) assignée(s) et, si vous avez des équipes parents-enfants (comptes Entreprise seulement), aux membres des équipes enfant de l’équipe.

Accès aux ventes

  • Accès aux ventes : activez ce commutateur pour permettre à l’utilisateur d’accéder aux modèles de vente, aux documents et aux appels. Lorsque cette option est activée, l’utilisateur disposant d’un accès administrateur peut modifier les autorisations de vente pour l’utilisateur.
  • Sales Starter/Pro/Entreprise : activez le commutateur Sales Starter/Pro/Entreprise pour permettre à l’utilisateur d’accéder aux outils de vente disponibles pour le siège : messages (Sales Hub Starter, Pro, et Entreprise uniquement), séquences (Sales Hub Starter, Pro, et Entreprise uniquement) et manuels (Sales Hub Entreprise uniquement).

Remarque : Si vous avez attribué tous vos sièges payants, vous pouvez cliquer sur Acheter un autre utilisateur pour mettre à niveau un utilisateur. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs payants de Sales Hub.

  • Définir les permissions des manuels : cochez les cases pour autoriser l’utilisateur à Publier ou à Rédiger des manuels. Seuls les utilisateurs de Sales Hub Entreprise disposant d’un accès administrateur peuvent modifier les droits Publier et Rédiger d’un utilisateur pour les manuels.

Service

Dans l’onglet Services , vous pouvez définir des autorisations et des restrictions plus détaillées pour les tickets et les outils de service.

Accès aux tickets

Les paramètres ci-dessous s’appliquent aux tickets.

  • Vue : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des tickets que l’utilisateur peut consulter.
    • Les options sont Tout, Équipe seulement, et Propriétaire uniquement.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les tickets non attribués.
  • Modifier : cliquez sur le menu déroulant pour contrôler l’ensemble des tickets que l’utilisateur peut modifier.
    • Les options sont Tout, Équipe seulement, et Propriétaire seulement.
    • Si vous sélectionnez Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement, cochez la case Non attribué pour permettre à l’utilisateur de voir les tickets non attribués.

Accès à Service Hub

  • Accès à Service Hub : activez l’option pour permettre à l’utilisateur d’accéder aux outils de service. Lorsque cette option est activée, l’utilisateur disposant d’un accès administrateur peut modifier les autorisations de service pour l’utilisateur.
  • Enquêtes sur les feedback des clients : la case à cocher Rédiger permet à l’utilisateur de créer des enquêtes dans l’outil de feedback.
  • Articles de la base de connaissances : cochez les cases pour autoriser l’utilisateur à Publier ou Rédiger dans l’outil de base de connaissances. Les utilisateurs avec l’accès Rédiger peuvent créer des articles de base de connaissances, mais ne peuvent pas les publier ou les mettre à jour
  • Paramètres de la base de connaissances : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de modifier les paramètres de la base de connaissances. Cette autorisation donnera également à l’utilisateur la possibilité de Publier dans l’outil de base de connaissances par défaut.
  • Service Starter/Pro/Entreprise : activez le commutateur Service Starter/Professionnel/Entreprise pour attribuer à l’utilisateur des sièges Service Hub Starter, Pro, ou Entreprise s’ils sont disponibles. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs Service Hub payants.
  • Définir les permissions des manuels : cochez les cases pour autoriser l’utilisateur à Publier ou à Rédiger de l’outil des manuels. Seuls les utilisateurs de Service Hub Entreprise disposant d’un accès administrateur peuvent modifier les droits Publier et Rédiger d’un utilisateur pour les manuels.

Administrateur

Dans l’onglet Administrateur, vous pouvez définir des autorisations et des restrictions plus détaillées pour l’administration du compte.

  • Accès administrateur : activez cette option pour accorder l’accès administrateur à l’utilisateur. Lorsque cette option est activée, les utilisateurs disposant d’un accès administrateur peuvent modifier les droits d’administration de l’utilisateur.
  • Ajouter et modifier des utilisateurs :activez cette option pour permettre à l’utilisateur d’ajouter ou de modifier d’autres utilisateurs. Un utilisateur disposant d’un accès administrateur ne peut accorder des permissions qu’à un autre utilisateur dont il dispose, par exemple, l’utilisateur disposant d’un accès administrateur n’a pas accès aux ventes, il ne peut pas attribuer un accès aux Ventes à un autre utilisateur.
  • Ajouter et modifier des équipes: activez cette option pour donner à l’utilisateur la possibilité d’organiser d’autres utilisateurs en équipes spécifiques.
  • Modifier les paramètres par défaut du compte : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de définir le nom de votre compte, la langue, le fuseau horaire, la devise, la date et le format des chiffres par défaut

Note :si vous êtes un utilisateur d’un compte Pro ou Entreprise et que vous utilisez plusieurs devises, vous devez être un Super Administrateur afin de pouvoir modifier la devise par défaut du compte. 

  • Modifier la facturation et changer le nom du contrat : activez cette option pour permettre à l’utilisateur d’apporter des modifications aux informations de facturation de votre compte HubSpot.
  • Modifier la propriété des rapports : activez cette option pour donner à l’utilisateur la possibilité de modifier la propriété des rapports sur les tableaux de bord des rapports.
  • Modifier les tableaux HubDB : activez cette option pour permettre à l’utilisateur de configurer les paramètres du tableau et de créer, cloner, annuler la publication ou supprimer des tableaux HubDB.

Note : vous pouvez également affecter un utilisateur au rôle Super Administrateur en cliquant sur le menu déroulant Actions et en sélectionnant Devenir un super administrateur. Les Super administrateurs ont automatiquement accès à tous les outils et paramètres décrits dans cet article, à l’exception des fonctions Sales Hub Starter et Pro.

Compte partenaire

Dans l’onglet Partenaire, vous pouvez autoriser un utilisateur à accéder aux outils partenaires de votre compte HubSpot et les désigner comme un employé partenaire dans les portails clients. Par défaut, tous les nouveaux utilisateurs d’un compte partenaire n’auront pas accès aux outils partenaires tant que l’accès aux outils Partenaires ne sera pas activé.

  • Accès aux outils partenaires : activez cette option pour permettre à l’utilisateur d’accéder aux outils partenaires.
    • Tableau de bord des partenaires : cochez les cases pour accorder à l’utilisateur un accès Rédiger ou Lire au tableau de bord des partenaires.
    • Répertoire partenaire :  cochez la case Rédiger pour accorder à l’utilisateur l’accès Rédiger au répertoire.
  • Employé partenaire : activez cette option dans un compte Partenaire HubSpot pour marquer un utilisateur comme employé Partenaire lorsqu’il est ajouté comme utilisateur dans le compte HubSpot d’un client.