Gérer les paramètres du workflow

À partir de l'onglet Settings and notifications d'un Workflow, vous pouvez gérer le moment où les actions doivent être exécutées, définir des déclencheurs de désinscription, ajouter des campagnes associées, autoriser l'inscription dans Salesforce et configurer les notifications liées au Workflow. 

Pour accéder aux paramètres d'un workflow :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom de votre workflow.
• Dans l'éditeur de Workflow, cliquez sur l'onglet Paramètres et notifications .

Généralités

Sur la page General, vous pouvez gérer le moment où les actions peuvent s'exécuter pour tous les types de workflow. Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez autoriser l'inscription de contacts à partir de Salesforce et associer des workflows à des campagnes. 

Dans la page General de votre éditeur de workflow, configurez les éléments suivants : 

• À quels moments voulez-vous que les actions soient exécutées : spécifie quand les fiches peuvent exécuter les actions du workflow en fonction du fuseau horaire de votre compte. Par défaut, les actions de Workflow s'exécutent dès qu'un enregistrement inscrit atteint l'action. À l'heure de définir les délais d'exécution, il convient de tenir compte de ce qui suit : 
  • Lorsqu'un enregistrement atteint une action en dehors de la période définie, le Workflow tentera de reprogrammer l'action à la même heure le jour disponible suivant. Toutefois, si l'heure de l'action se situe en dehors du délai spécifié, le Workflow reprogrammera plutôt l'action à la première heure disponible le jour suivant.
  • Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9h00, les actions seront reprogrammées entre 9h00 et 9h15.
  • Les retards et les branches si/alors ne sont pas reprogrammés, mais l'action suivante le sera. Par exemple, un Workflow basé sur les transactions est configuré pour n'exécuter que des actions du lundi au jeudi, de 9 h à 17 h. L'accord entre dans un délai de deux jours le jeudi, puis sort du délai le samedi. La prochaine action sera reprogrammée lundi entre 9h00 et 9h15.

• Quelles sont les dates à venir pour lesquelles vous souhaitez interrompre l'exécution des actions : interrompre un workflow pour empêcher l'exécution d'actions à des dates spécifiques. Vous pouvez également définir des dates de pause annuelle. À ces dates, lorsqu'un enregistrement atteint une action, il est mis en pause jusqu'à la prochaine date disponible. Lorsque vous utilisez les dates de pause, tenez compte des éléments suivants :

  • Les dates de pause prennent en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un Workflow est configuré pour n'exécuter des actions que du lundi au mercredi, de 9 heures à 17 heures. Si vous ajoutez une date de pause qui a lieu un mercredi, l'action suivante sera reprogrammée pour le lundi suivant à 9 heures.
  •  Les enregistrements continueront de s'inscrire et d'entrer des retards et des branches si/alors les jours de pause. Une fois qu'ils ont quitté la branche "délai" ou "si/alors", ils s'arrêtent à l'action suivante. 
• Autoriser les contacts à être inscrits dans ce workflow depuis Salesforce : si vous avez installé l'intégration Salesforce et ajouté la fenêtre HubSpot Visualforce, vous pouvez choisir d'inscrire les leads et les contacts Salesforce qui ont été synchronisés avec HubSpot dans les workflows basés sur les contacts. En savoir plus sur inscrire vos leads ou contacts Salesforce dans les workflows HubSpot directement depuis Salesforce.
• Campagne : associez votre Workflow basé sur les contacts à une campagne . Ce paramètre n'est disponible que pour les comptes avec Marketing Hub Pro ou Entreprise . Lorsqu'une campagne est associée à un Workflow, les données suivantes sont disponibles dans la campagne :
  • Le nombre de contacts inscrits.
  • Le nombre de contacts ayant rejoint la liste d'objectifs. Découvrez-en davantage sur la configuration d'objectifs de workflow.
  • Le taux de conversion global du workflow. Ce taux est calculé en divisant la valeur A rejoint la liste des objectifs par la valeur A commencé le workflow, puis en multipliant le tout par 100 afin d'obtenir un pourcentage.

• Si vous utilisez les paramètres Quelles heures voulez-vous que les actions s'exécutent ? ou Quelles dates à venir voulez-vous mettre en pause l'exécution des actions ? et que des enregistrements sont mis en pause ou replanifiés dans une action, l'action affichera un décompte de ces enregistrements. Pour consulter les enregistrements spécifiques et la date à laquelle ils sont reprogrammés :
  • Cliquez sur l'action.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur [Object] dans l'onglet Action.

Désinscription et suppression

Dans les workflows basés sur les contacts, gérez l'inscription des contacts fusionnés, supprimez les contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription et empêchez l'inscription de contacts dans des listes spécifiques.

Dans d'autres types de workflow, vous pouvez définir les critères de désinscription des enregistrements actifs et les empêcher de s'inscrire ou de se réinscrire.

Gérer la désinscription et la suppression dans les workflows basés sur les contacts

Dans l'onglet Unenrollment and suppression d'un workflow basé sur les contacts, configurez les éléments suivants : 

• Lorsque les contacts s'inscrivent à ce workflow : décide ce qu'il adviendra des contacts inscrits qui sont également inscrits à un autre workflow. Par défaut, les contacts ne seront pas supprimés d'autres workflows.
  • Ne pas les désinscrire d'autres workflows : les contacts resteront inscrits dans d'autres workflows. Il s'agit du paramètre par défaut. 
  • Les désinscrire de tous les autres workflows : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tous les autres workflows.
  • Les retirer d'un workflow spécifique : une fois que le contact est inscrit dans ce workflow, il sera retiré des workflows spécifiés. 
• Lorsqu'un contact ne remplit plus les conditions d'inscription, supprimez-le de ce workflow : décider si un contact sera supprimé s'il ne remplit plus les critères de déclenchement de l'inscription alors qu'il est inscrit. Par défaut, les contacts ne sont pas supprimés.
  • Lorsque ce paramètre est défini sur Oui... les contacts qui ne répondent pas aux critères ne peuvent pas être inscrits manuellement. 
  • Si un contact actuellement inscrit dans le workflow n'a pas satisfait aux critères Déclencheurs d'inscription avant et que ce paramètre a été activé, il ne sera pas désinscrit tant que le contact n'aura pas atteint l'action suivante (à l'exclusion des branches et des désinscriptions). Si vous souhaitez que le contact se désinscrive immédiatement, vous devrez désinscrire manuellement le contact.
  • Si vous inscrivez un contact de test qui ne répond pas aux déclencheurs d'inscription lorsque ce paramètre est activé, il sera automatiquement désinscrit du Workflow et n'exécutera aucune des étapes.
• Lorsque deux contacts sont fusionnés, le contact nouvellement créé doit-il s'inscrire dans ce workflow s'il répond aux critères de déclenchement : par défaut, les workflows n'inscriront pas les contacts fusionnés même si la fusion signifie que le contact répond aux critères d'inscription du workflow. Toutefois, les contacts fusionnés peuvent s'inscrire à l'avenir s'ils répondent à nouveau aux déclencheurs d'inscription et si l'option re-enrollment est activée. Par exemple, si le déclencheur d'inscription est le fait d'avoir rempli un formulaire, lorsque les contacts sont fusionnés, le contact ne sera pas, par défaut, inscrit dans le workflow. Toutefois, si le contact soumet à nouveau un formulaire, il sera inscrit dans le workflow.
• Listes de suppression pour ce workflow : ajoutez une liste de contacts que vous ne souhaitez pas inscrire.
  • Si une liste de suppression est supprimée ou si des contacts sont supprimés d'une liste de suppression, ces contacts ne s'inscriront pas automatiquement dans le workflow, même s'ils répondent aux déclencheurs d'inscription du workflow. Ils pourront s'inscrire la prochaine fois qu'ils répondront aux critères d'inscription ou de réinscription du Workflow.
  • L'ajout d'une liste de désinscription à un workflow aura l'un des trois effets suivants, selon le statut d'inscription actuel des contacts :
    • Le contact n'est pas actuellement inscrit dans le workflow et est membre de la liste de suppression: le contact ne sera pas inscrit dans le workflow même s'il répond aux déclencheurs d'inscription à une date ultérieure, et apparaîtra dans l'Historique du workflow comme ayant été trouvé dans une liste de suppression et désinscrit. Le contact ne peut pas non plus être inscrit manuellement.
    • Le contact est actuellement inscrit dans le Workflow et fait partie de la liste de suppression : le contact sera désinscrit lorsqu'il atteindra l'étape suivante du Workflow.
    • Le contact est actuellement inscrit dans le Workflow et n'est pas membre de la liste de suppression : le contact restera dans le Workflow. Toutefois, s'il répond ultérieurement aux critères de la liste de désinscription, il sera alors désinscrit.
  • Programmer la désactivation automatique du workflow : programmer la désactivation du workflow Après une date et une heure spécifiques. Désactiver les workflows . 

• Désinscrivez [type d'objet] lorsqu'ils répondent aux critères suivants : Cliquez sur l'onglet Unenrollment and suppression. 
• Cliquez sur Définir les déclencheurs de désinscription.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez vos déclencheurs de désinscription. Ensuite, cliquez sur Appliquer le filtre. En savoir plus sur les déclencheurs de désinscription dans les workflows.
• Ajoutez à d'autres déclencheurs de désinscription si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer en tant que.
• Programmer la désactivation automatique du workflow : programmer la désactivation du workflow Après une date et une heure spécifiques. Désactiver les workflows . 
   

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
• En haut, cliquez sur l'onglet Clics sur l'e-mail .
• Dans la section E-mail, cliquez pour activer l'interrupteur afin de recevoir des notifications par e-mail dans votre boîte de réception.
• Faites défiler vers le bas et cliquez pour développer la section Workflows .
• Cochez les cases à côté des types de notification concernés.
   

Définir les destinataires des notifications

Mes paramètres pour les notifications de Lorsque ce workflow doit être vérifié et Lorsqu'une modification importante de l'inscription se produit workflow à des utilisateurs ou équipes spécifiques. 

• Send to these users (Envoyer à ces utilisateurs) : sélectionne des utilisateurs spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les utilisateurs individuels doivent avoir activé les notifications par e-mail du Workflow dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail. 
• Envoyer à ces équipes : sélectionner des équipes spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les utilisateurs de ces équipes doivent avoir activé les notifications par e-mail du workflow dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail. 
   

Notifications de vérification des besoins (BETA)

Notifier les utilisateurs et les équipes chaque fois que le statut du workflow passe à Needs review. 

• Vous serez informé dès que des problèmes surviendront dans ce Workflow.
• Une fois les questions examinées, le statut devient Reviewed.
• Si de nouveaux problèmes surviennent ou si des problèmes déjà examinés réapparaissent, le statut redevient Needs review et une nouvelle notification est déclenchée.
   

Notifications de changement d'inscription dans le workflow

Chaque semaine, un e-mail contenant une liste des workflows configurés sera envoyé aux utilisateurs et à l'équipe sélectionnés. Les utilisateurs d'Urecevront un e-mail de notification quotidien ou hebdomadaire indiquant le nombre d'inscriptions et le pourcentage d'augmentation ou de diminution des inscriptions pour les workflows qu'ils ont sélectionnés. 

• Pour activer les notifications d'inscription aux modifications du workflow, cliquez sur le bouton Notification pour ce workflow est . 
• Vérifier le nombre d'inscriptions : choisir de vérifier le nombre d'inscriptions chaque semaine ou chaque jour. 
  • Hebdomadaire : vérifie et envoie une notification e-mail interne tous les vendredis à 10 heures si les taux d'inscription d'une semaine à l'autre pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
  • Quotidien : vérifie et envoie une notification e-mail interne tous les jours à 10 heures si les taux d'inscription quotidiens pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
• Déclencheur d'inscription d'au moins : Saisir un pourcentage pour déclencher cette notification.
  • Si les taux d'inscription augmentent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
  • Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas d'augmentation des inscriptions dans le Workflow. 
• Déclencheurs d'inscription d'au moins : saisir un pourcentage pour déclencher cette notification.
  • Si les taux d'inscription diminuent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
  • Si cette option est laissée vide, les E-mails de notification ne seront pas déclenchés pour les Déclencheurs d'inscriptions dans le workflow.