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GDPR

Effectuer une suppression conforme au RGPD dans HubSpot

Dernière mise à jour: février 12, 2021

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Selon le Règlement général sur la Protection des données (RGPD), les contacts de votre compte ont le droit de demander la suppression de leurs données personnelles. Le cas échéant, le RGPD exige la suppression permanente de la fiche d'informations du contact de votre base de données, y compris l'historique de suivi des e-mails, les enregistrements d'appels, les soumissions de formulaires et d'autres données et activités d'engagement. Ces demandes doivent être prises en compte dans les 30 jours. Le droit à la suppression n'est pas absolu et peut dépendre du contexte de la demande, de sorte qu'il ne s'applique pas systématiquement.

Remarque : Ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

Dans HubSpot, la suppression permanente conformément au RGPD inclut une fonctionnalité de liste d'exclusion, ce qui signifie qu'une fois le contact supprimé, vous ne pourrez plus l'ajouter à votre compte par la suite. Cette fonctionnalité est possible grâce aux données anonymisées. Si un contact GDPR supprimé choisit de remplir un formulaire sur votre site web, il sera ajouté à votre compte. 

Remarque : Les données personnelles du contact seront supprimées, mais des données d'analyse anonymisées seront conservées. Par exemple, les sessions du contact continueront d'être prises en compte dans votre rapport relatif aux sources, mais il ne sera pas possible d'identifier le contact. De même, si vous avez envoyé des e-mails au contact ou si ce dernier a rempli un formulaire, les données d'analyse continueront d'être prises en compte dans les performances relatives aux e-mails (ouvertures, clics, etc.) et dans le nombre de soumissions de formulaires, mais les informations du contact n'apparaîtront plus. 

Pour effectuer une suppression conforme au RGPD dans HubSpot, vous devez être un super administrateur dans votre compte et les fonctionnalités RGPD doivent être activées.

Effectuer une suppression conforme au RGPD pour un contact

Veuillez noter que les suppressions conformes au RGPD ne peuvent être effectuées que via les fiches d'informations de contact distinctes. Vous ne pouvez pas effectuer de suppressions conformes au RGPD en masse, à l'aide de listes de contacts ou de workflows.  

Pour supprimer un contact conformément au RGPD :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom du contact voulu. 
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case d'option Supprimer définitivement ce contact et tout son contenu associé pour respecter les lois et réglementations en matière de confidentialité. Cliquez ensuite sur Supprimer le contact.

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Données supprimées lors d'une suppression conforme au RGPD

Dans un délai de trente jours à compter du lancement du processus de suppression, un nettoyage conforme au RGPD est effectué. La fiche d'informations sera supprimée de votre compte HubSpot, notamment les informations suivantes : 

  • Connecteur Salesforce
  • Données du contact 
  • Données analytiques
  • Données d'appel
  • Soumissions de formulaire
  • Données de feedback
  • Données d'intégration 
  • E-mails
  • Notifications
  • Réunions 
  • Engagements
  • Conversations 
  • Robots 

Si vous disposez d'un compte Hub Marketing Starter, Pro ou Entreprise et que vous avez créé une audience de liste de contacts, lorsque vous effectuez une suppression conforme au RGPD, le contact sera également supprimé de votre audience de synchronisation, afin que vous n'envoyiez plus de publicités à ce contact. HubSpot ne supprimera pas automatiquement les commentaires que le contact a laissés sur vos articles de blog, vous devrez donc supprimer manuellement les commentaires de blog.

Effectuer une suppression conforme au RGPD pour une fiche d'informations précédemment supprimée

Si une fiche d'informations a déjà été supprimée et envoyée vers la corbeille (c'est-à-dire une suppression normale et non une suppression conforme au RGPD), vous pouvez toujours effectuer une suppression conforme au RGPD en restaurant préalablement le contact :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Restaurer [éléments].
  • Sélectionnez la case à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez restaurer.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Restaurer.
  • Dans la boîte de dialogue, confirmez le nombre de contacts à restaurer, puis cliquez sur Restaurer.

Une fois que vous avez restauré le contact, suivez les instructions ci-dessus pour effectuer une suppression conforme au RGPD du contact.

Remarque : Une suppression permanente n'est pas une suppression conforme au RGPD. Lorsque vous supprimez définitivement une fiche d'informations, celle-ci sera supprimée du compte, mais pas les fichiers associés. En outre, la fiche d'informations pourra à nouveau être créée dans le compte.