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Contacts

Configurez vos fichiers d'import

Dernière mise à jour: novembre 21, 2019

Formatez vos données d'import correctement sur votre ordinateur afin d'éviter toute erreur lors de l'importation d'objets vers HubSpot. 

Exigences relatives à tous les fichiers d'import

  • Le fichier d'import doit être un fichier .csv, .xlsx, ou .xls.
  • Le fichier d'import doit contenir moins de 250 000 objets/lignes et doit peser moins de 150 Mo.
  • Ajouter une ligne d'en-tête dans votre fichier.
    • Chaque titre de colonne doit correspondre à une propriété qui existe pour le type d'objet importé.
    • Au cours du processus d'import, HubSpot associera le titre de la colonne au nom de la propriété, si possible, pour mapper les valeurs de propriété à mettre à jour. Sinon, vous pouvez mapper manuellement les titres de colonne aux valeurs de propriété.

contacts-import-example-csv.png

  • Importer des fichiers pour chaque type d'objet nécessite les propriétés suivantes :

    • Contacts : Le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
    • Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise.
    • Transactions : Nom de la transaction, Pipeline, Phase de la transaction.
    • Tickets : Nom du ticket, Statut du ticket.
    • Produits : Nom.
    • Commentaires : Date d'activité, Corps de note.
  • Pour attribuer un propriétaire à un objet pendant l'import, ajoutez un titre Propriétaire de [Objet] et ajoutez l'adresse e-mail de l'utilisateur à chaque ligne de cette colonne.

Remarque : les utilisateurs auxquels un enregistrement a été attribué par le biais de l'importation ne recevront pas de notification de l'affectation d'un nouvel objet.

  • Pour un fichier contenant plusieurs types d'objets, assurez-vous que les données correspondent au bon titre (ex : les lignes avec les données de contact doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de contact, et les lignes avec les données de transaction doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de transaction).
  • Pour importer des produits avec une valeur de propriété Durée, formatez la valeur des produits dans la colonne Durée comme ceci :
    • PXM, où X est le nombre de mois (ex : P6M, pour une durée de 6 mois) ; ou
    • PXY, où X est le nombre d'années (ex : P1Y, pour une durée d'un an).
  • Pour importer des produits avec une valeur de propriété de valeur de fréquence de facturation récurrente, utilisez mensuellement, chaque année ou chaque trimestre si le produit possède un type de prix récurrent. Configurer la case vide si le produit a un type de prix fixe.

Exemples de fichiers d'import

Vous trouverez ci-dessous des exemples de fichiers :

Ces fichiers ne sont pas formatés pour agir en tant que fichiers d'import d'échantillons car ils incluent certaines notes sur formatage du fichier d'import. Ouvrez et affichez pour obtenir des conseils supplémentaires sur le formatage de votre fichier d'import.

Exigences relatives à l'association d'objets dans les fichiers d'import

Lorsque vous importez deux fichiers pour association, assurez-vous que :

  • Une colonne contenant le même titre soit incluse dans chaque fichier.
  • Pour associer un objet depuis le premier fichier à un objet du deuxième fichier, saisissez la même chaîne dans la colonne pour les deux objets. La chaîne peut avoir n'importe quel nom, tant que les deux correspondent.

HubSpot se réfère à cette colonne, fait correspondre les objets dans chaque fichier par les données de cette colonne et les associe au cours de l'import.

Par exemple, si vous souhaitez importer de nouveaux contacts et transactions, puis les associer :

  • Créez deux feuilles de calcul : une pour les contacts et une pour les transactions. Dans chaque feuille de calcul, créez une colonne « Champ commun ». Cette colonne peut avoir n'importe quel nom, tant qu'elle correspond dans les deux fichiers.
  • Dans votre fichier d'import de contacts, saisissez une chaîne unique pour chaque contact dans la colonne « Champ commun ».

  • Dans le fichier d'import de votre transaction, pour chaque transaction, dans la colonne « Champ commun », saisissez la chaîne unique correspondant au contact que vous souhaitez associer à la transaction.

  • Enregistrez ces feuilles de calcul sur votre ordinateur.
  • Continuez d'importer vos fichiers dans HubSpot. Le champ commun fait correspondre les contacts et les transactions à associer. Par exemple, « Daphné » sera associé à la transaction « Chauffe-eau ».

Considérations importantes

Objets HubSpot existants dans le fichier d'importation

Si vous importez un fichier avec des informations pour des objets existants, toutes les informations existantes seront écrasées par les nouvelles valeurs que vous avez importées. HubSpot vérifie un objet existant à l'aide de :

En savoir plus sur la façon dont HubSpot détecte si un import contient des objets existants.

Si vous ne souhaitez pas remplacer une valeur existante pour une propriété, il est possible d'inclure la valeur actuelle dans la colonne correspondante ou de laisser la case vide. HubSpot ne remplace une valeur de propriété que si une nouvelle valeur est présente dans le fichier.

Si vous souhaitez effacer une valeur de propriété dans un objet existant, vous ne pouvez le faire qu'en utilisant un workflow (utilisateurs Pro et Entreprise uniquement). Les valeurs vides seront ignorées.

Dupliquer des objets dans le même fichier

Si le fichier d'import contient des objets dupliqués, HubSpot importera les informations dans toutes les lignes dupliquées dans la fiche d'informations. Pour obtenir des informations précises sur vos fiches d'informations, assurez-vous qu'il n'y a aucune ligne avec des adresses e-mail dupliquées ou des valeurs de propriété Nom de domaine de l'entreprise dans votre fichier d'import.

Association automatique entre contacts et entreprises

Si le paramètre Créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts est activé, les contacts seront automatiquement associés aux fiches d'informations des entreprises en faisant correspondre le domaine de l'adresse e-mail du contact avec la propriété Nom de domaine de l'entreprise dans la fiche d'informations de l'entreprise.

Les colonnes sans correspondance dans le fichier d'import

Si votre feuille de calcul contient un titre de colonne qui ne correspond pas à une propriété existante dans HubSpot, vous pouvez créer une propriété personnalisée pour celle-ci. 
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Caractères spéciaux dans le fichier d'import

Excel n'enregistre pas toujours les caractères spéciaux lors de l'enregistrement au format de fichier .csv. Importer votre liste dans un fichier Google permet de contourner ce problème.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM
/fr/contacts/set-up-your-import-file