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Inbox

Configurer la boîte de réception des conversations par défaut

Dernière mise à jour: mars 4, 2020

Dans votre compte HubSpot, une boîte de réception par défaut est configurée avec une adresse e-mail hébergée que vous pouvez utiliser pour commencer à envoyer immédiatement des e-mails depuis la boîte de réception. Il s'agit d'une adresse e-mail créée spécialement par HubSpot pour la boîte de réception des conversations de votre compte et qui ne peut pas être désactivée ou supprimée de votre compte.

Lorsque vous configurez votre boîte de réception par défaut, vous pouvez personnaliser le nom et l'adresse, configurer des règles de transfert et copier l'adresse de transfert pour la configurer dans votre compte de messagerie. 

Pour configurer votre boîte de réception par défaut : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Conversations > Boîte de réception.
  • Passez le curseur de la souris sur la boîte de réception par défaut et cliquez sur Modifier.
  • Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez E-mail.
  • Vous verrez l'adresse e-mail hébergée configurée par HubSpot en tant que compte de messagerie d'équipe. Passez le curseur de la souris sur la boîte de réception et cliquez sur Modifier. default-hosted-inbox
  • Dans les paramètres Configuration, personnalisez l'affichage de votre nom et de votre adresse d'expéditeur lorsqu'un contact recevra un e-mail de votre part. Vous pouvez également copier votre adresse de transfert et configurer une signature d'e-mail d'équipe ici :
    • Pour personnaliser le nom d'expéditeur qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant Nom de l'expéditeur et sélectionnez une option.
      • Nom de l'agent et de l'entreprise : sélectionnez cette option pour afficher le nom de l'utilisateur et le nom de l'entreprise. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.
      • Nom de l'entreprise : sélectionnez cette option pour afficher le nom de l'entreprise uniquement. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.customize-from-name-in-hosted-inbox
    • Pour personnaliser l'adresse de l'expéditeur, sélectionnez le bouton radio à côté de l'une des options.
      • Utiliser la valeur par défaut : l'adresse par défaut des utilisateurs dans un compte payant s'affichera comme suit : [nom d'utilisateur]@[sous-domaine].hs-inbox.com. L'adresse d'expéditeur par défaut des utilisateurs d'un compte gratuit s'affichera comme suit : [nom d'utilisateur]@[sous-domaine].hubspot.inbox.com.
      • Personnaliser l'adresse : dans le champ de texte, saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez afficher. Cliquez sur Vérifier pour confirmer que vous avez accès à cet e-mail. default-hosted-inbox-from-address
    • Pour transférer automatiquement les e-mails envoyés depuis votre adresse e-mail vers la boîte de réception, cliquez sur Copier à côté du champ Adresse de transfert. Puis, ajoutez l'adresse e-mail que vous avez copiée en tant qu'adresse de transfert dans les paramètres de votre client de messagerie
    • Pour inclure une signature d'e-mail d'équipe dans les e-mails que vous envoyez depuis la boîte de réception, sélectionnez la case à cocher Activer la signature de l'équipe.
      • Dans la zone de texte, personnalisez la signature d'e-mail de votre équipe.
        • Utilisez les icônes en bas pour formater le texte, insérer un lien ou une image.
        • Pour insérer un jeton de personnalisation qui sera complété avec le nom complet ou le prénom de l'expéditeur, cliquez sur le menu déroulant Insérer un jeton et sélectionnez un jeton. Lorsque le contact reçoit un e-mail de l'adresse e-mail de l'équipe, le nom de l'utilisateur qui a envoyé l'e-mail s'affichera dans la signature d'e-mail. email-signature-in-conversations
  • Sur la droite, prévisualisez l'affichage du nom, de l'e-mail et de la signature d'e-mail de l'expéditeur dans la boîte de réception du contact, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour configurer des règles de transfert, sélectionnez Automatisation dans la barre latérale de gauche : 
    • Par défaut, les conversations entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation aux utilisateurs et membres de l'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
      • Cliquez sur le menu déroulant Attribuez automatiquement les conversations entrantes à et sélectionnez une option de transfert :
        • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les e-mails entrants aux utilisateurs ou équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes dans le menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
        • Propriétaire du contact : transférez les e-mails entrants vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
    • Pour créer un ticket pour chaque nouvelle conversation, cliquez sur le bouton Créer automatiquement des tickets.
      • Pour personnaliser les propriétés de ticket, cliquez sur Modifier le ticket.
      • Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Cliquez sur Enregistrer

Si vous avez apporté des modifications à votre configuration ou à vos règles de transfert, vos contacts verront le nom de l'expéditeur, l'adresse de l'expéditeur et la signature d'email lorsqu'ils recevront un e-mail de cette adresse. 

Outre l'adresse e-mail intégrée automatiquement dans votre boîte de réception des conversations, vous pouvez connecter un autre canal d'e-mail d'équipe à la boîte de réception ou créer des boîtes de réception supplémentaires pour vos équipes. 

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