Gérez votre chiffre d’affaires de bout en bout dans HubSpot

Le Revenue Hub vous aide à gérer l’intégralité de votre chiffre d’affaires, de la vente initiale à la facturation, en passant par les paiements, les renouvellements et la croissance du chiffre d’affaires. Elle comprend des outils de génération de devis et de factures, de traitement des paiements, de gestion des contrats et de génération de rapports sur le chiffre d’affaires. Utilisez ce guide pour comprendre le processus de bout en bout, puis explorez les sections les plus pertinentes pour votre configuration.

La centralisation de ces processus permet aux équipes de travailler à partir des mêmes données sur les revenus. Les équipes en contact direct avec les clients, comme les équipes commerciales, de facturation et d’accompagnement client, peuvent gérer le cycle de vie des revenus dans HubSpot, des transactions aux devis en passant par les contrats, la facturation et l’encaissement des paiements. Les équipes financières peuvent utiliser les mêmes données pour les rapports et les prévisions de revenus, et les équipes marketing peuvent utiliser les rapports d’attribution pour comprendre quelles campagnes et quels efforts du cycle de vie influencent le chiffre d’affaires gagné.

Comprendre le parcours du chiffre d’affaires dans HubSpot

Cet article décrit le parcours connecté des revenus dans HubSpot. Au fur et à mesure que les acheteurs progressent dans le cycle de vie des revenus, les informations passent des transactions aux devis, puis aux contrats, qui deviennent les données à long terme pour la facturation, les renouvellements et les rapports sur les revenus. En fonction de votre abonnement, de votre configuration et de vos processus opérationnels, vous pouvez commencer par rédiger des workflows de devis et de contrats, puis ajouter la facturation et les paiements plus tard. Découvrez-en davantage sur les différents processus de génération de revenus dans HubSpot.

Par exemple, Logo hubspot SaaS Co., un fournisseur de logiciels SaaS, a commencé par vouloir envoyer des devis dans le cadre de son processus de vente. Au fur et à mesure de sa croissance, l’entreprise souhaitait commencer à centraliser les revenus dans un contrat, facturer les clients et leur permettre de payer les services fournis. En utilisant à grande échelle les outils de revenus de HubSpot, l’entreprise est passée de devis autonomes à un processus de génération de revenus complet.

Les organisations gèrent leurs revenus de différentes manières en fonction de la façon dont elles vendent et facturent leurs clients. Explorez le parcours de revenus qui correspond le mieux à votre modèle commercial dans le diagramme ci-dessous. En savoir plus sur le Revenue Hub .

Configurer vos offres de produits et de services

Configurer la bibliothèque de produits

Lorsque vous gérez le chiffre d’affaires dans HubSpot, ajoutez les produits et services vendus par votre entreprise à la bibliothèque de produits en tant que produits. Créez des produits manuellement ou utilisez l’IA de HubSpot pour créer des produits à l’aide de prompts rédigées dans un langage naturel. Utilisez ces produits pour ajouter des lignes de produits à des transactions, des devis, des contrats et des factures afin que les acheteurs comprennent bien ce qu’ils achètent.

Les produits de la bibliothèque peuvent être configurés avec différents modèles de tarification, notamment une tarification forfaitaire, une tarification par escalier et une tarification par tranches. Vous pouvez également créer des catalogues de prix pour différents scénarios de tarification (par exemple, renvoi, partenariat ou tarification régionale). Cela aide les vendeurs à utiliser les bons produits et les bons prix pendant le processus de vente.

Par exemple, vous pouvez configurer la bibliothèque de produits de la manière suivante :

• Utilisez une tarification échelonnée pour les abonnements et appliquez différents barèmes de tarifs régionaux pour les équipes commerciales régionales.
• Configurez les services d’implémentation à un tarif forfaitaire avec des offres de support basées sur l’utilisation facturées sur une période récurrente.

Par exemple, Logo hubspot SaaS Co., un fournisseur de logiciels SaaS, a conçu sa bibliothèque de produits pour inclure des services d’implémentation ponctuels en plus des frais de logiciel récurrents.

Fournissez à HubSpot AI des détails sur vos clients et votre processus de vente

Ajoutez des informations sur vos clients, vos acheteurs et vos processus de vente pour fournir aux outils d’IA le contexte nécessaire à une exécution cohérente des ventes. Ces informations aident l’IA de HubSpot à personnaliser les résultats et les recommandations d’une grande variété d’acheteurs et de clients. Découvrez-en davantage sur la personnalisation de l’IA de HubSpot pour votre entreprise.

Gérer les opportunités de vente et les accords

Pour de nombreuses équipes, il s’agit du premier workflow connecté implémenté dans HubSpot, qui rassemble la gestion des transactions, les devis, les contrats et la préparation de la facturation.

La plupart des workflows générant un chiffre d’affaires débutent sur une opportunité commerciale. Dans HubSpot, les transactions, les devis et les contrats fonctionnent ensemble pour faire passer les acheteurs de l’engagement initial à l’accord actif.

Suivre les opportunités de vente avec les transactions

Une fiche d’informations de transaction contient des informations sur une engagement commerciale en cours avec un acheteur. La transaction capture les informations relatives aux contacts et à l’entreprise de l’acheteur, et enregistre toutes les activités avec les contacts et les entreprises associés à la transaction, y compris les e-mails, les appels et les réunions.

Utilisez les lignes de produits pour ajouter à une transaction les produits qu’un acheteur achète. Les lignes de produits sont reportées sur les devis, les contrats, les factures et les paiements, ce qui permet de garantir que les prix et les détails des produits restent cohérents tout au long du processus de génération de revenus.

Suivez l’opportunité de la prise de rendez-vous jusqu’à la fermé gagné dans votre pipeline commerciale afin d’automatiser les étapes suivantes et d’estimer votre chiffre d’affaires.

Par exemple, vous pouvez configurer les transactions des manières suivantes :

• En configurant un workflow pour créer automatiquement une transaction lorsqu’un lead est qualifié et l’attribuer à l’équipe commerciale ou au représentant approprié.
• Configurez des phases de pipeline de transactions qui correspondent à votre processus de vente.
• Demandez aux représentants de gérer leurs transactions individuelles pour les conclure.

Découvrez-en davantage sur les workflows, les phases du pipeline et les transactions.

Créer des devis personnalisés

Générez des devis personnalisés directement à partir de vos transactions pour faire progresser le processus de vente. Les devis peuvent être créés à l’aide de l’IA de HubSpot, ou configurés à l’aide de l’éditeur de devis.

Au-delà des informations de transaction standard, vous pouvez enrichir vos devis et modèles de devis des manières suivantes :

Personnaliser le contenu du devis

• Contenu personnalisé : lettres de motivation personnalisées, résumés et termes spécifiques.
• Lignes de produits : répartition détaillée des produits ou des services.
• Acceptation flexible : ajoutez la possibilité d’accepter le devis à l’aide de méthodes de signature électronique, d’acceptation en un clic ou de signature manuelle.
• Intégration des paiements : facturation et paiements intégrés pour une conclusion plus rapide.

Automatiser le cycle de vie

• Modèles de devis : créez des modèles de devis pour aider les vendeurs à créer des devis standardisés plus efficacement. Vous pouvez utiliser Breeze Assistant pour accélérer le processus de création de modèles.
• Règles et approbations des devis : utilisez les règles et les approbations des devis pour définir les exigences auxquelles les devis doivent répondre avant d’être envoyés à l’acheteur. Des règles peuvent signaler les devis qui ne répondent pas à ces exigences ou empêcher l’envoi de devis jusqu’à ce que des mises à jour soient effectuées. Les approbations peuvent être configurées pour s’assurer que les devis sont examinés par un approbateur avant d’atteindre l’acheteur.
• Paiement : une fois qu’un acheteur a accepté un devis, il est dirigé vers une facture pour initier la facturation, ce qui permet de réduire les délais. 

Remarque : Vous devez être inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés pour que la facturation soit liée à une facture. Si vous n’êtes pas inscrit à la version bêta, la collecte des paiements reste liée au devis existant ou à l’expérience de facturation autonome. Découvrez-en davantage sur le processus bêta du CPQ connecté, de la facturation et des paiements. 

• Génération du contrat : après l’acceptation d’un devis permettant la facturation, un contrat peut être créé pour formaliser l’accord. Les détails de facturation, tels que le mode de paiement et le contact de facturation, sont automatiquement inclus dans le contrat.

• Renouvellements et modifications : créez des devis de modification ou de renouvellement directement à partir des contrats existants pour suivre la valeur vie client.

Découvrez-en davantage sur la configuration de l’expérience des devis, les validations de devis et l’utilisation des signatures électroniques.

Gestion de la facturation et des revenus

Les équipes peuvent adopter la facturation et les paiements séparément, soit en étendant une CPQ workflow existante, soit en mettant en œuvre des processus récurrents de facturation et de recouvrement des paiements par étapes.

Centraliser les revenus avec des contrats

Le contrat sert de fiche d’informations partagée reliant ce qui a été vendu, le mode de facturation et la manière dont la relation client évolue au fil du temps. Les contrats contiennent des informations sur les contacts et les entreprises, les recettes engagées et l’historique des contrats du client.

Vous pouvez utiliser des contrats pour :

• Examinez le statut du contrat et le chiffre d’affaires engagé.

• Suivez les dates de renouvellement.

• Accédez aux informations de facturation.

• Consultez les factures, abonnements et paiements associés.

Les équipes suivantes peuvent utiliser l’objet Contrat dans leurs tâches quotidiennes :

Découvrez-en davantage sur la façon dont les contrats sont utilisés dans HubSpot, comment configurer les contrats, créer des contrats directement, créer des contrats à partir de devis acceptés et gérer les contrats.

Automatisez la facturation récurrente

Utilisez la facturation automatisée pour générer et gérer des échelonnements de facturation à partir de vos contrats.

• Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, lorsqu’un contrat est créé à partir d’un devis accepté, un échelonnement de facturation est automatiquement créé en fonction de la date de facturation, de la fréquence de facturation et de la date de début de chaque ligne de produit.

• Si vous créez un contrat directement (BÊTA), vous pouvez activer la facturation lors de la création du contrat.

Les calendriers de facturation prennent en charge les contrats avec des dates de ligne de produit échelonnées et des fréquences de facturation mixtes, et peuvent consolider des lignes de produits avec la même date de facturation en une seule facture.

Grâce à l’automatisation de la facturation et des échelonnements de facturation, vous pouvez :

• Générez automatiquement des échelonnements de facturation basés sur les conditions contractuelles.

• Gérez les contrats avec des dates de début et de fin échelonnées et des fréquences de facturation mixtes.

• Regroupez les lignes de produits avec la même date de facturation en une seule facture.

• Suivez les dates et les montants des factures à venir.

• Consultez l’historique des factures et les statuts actuels des factures.

Remarque : Si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé et que vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, une fiche d’informations de contrat est automatiquement créée lorsqu’un devis est accepté par l’acheteur et est utilisée pour gérer la facturation récurrente en utilisant des factures au lieu de devis.

Générer du chiffre d’affaires avec les factures et les paiements

Les factures et les paiements complètent le cycle du devis au paiement. Utilisez les factures et les liens de paiement pour demander des paiements à vos clients. Des liens de paiement peuvent être créés pour accepter les paiements de produits et de services spécifiques. Les factures peuvent être créées de manière à être facturées de façon ponctuelle ou pour facturer les acheteurs de manière continue. Vous pouvez créer des factures :

• À partir d’une fiche d’informations de contact, d’entreprise, de transaction ou de devis, ou à partir de la page index des factures.
• À partir d’un devis publié, pour copier les détails du devis dans une nouvelle facture.
• Automatiquement lors de la création des abonnements.
• Automatiquement lorsque des paiements sont effectués via des liens de paiement , des devis ou des devis hérités.
• Automatiquement à partir d’un contrat directement créé (BÊTA). Les acheteurs effectuent des paiements au niveau de la facture. Les conditions de paiement net sont définies lors de la création des contrats et la facturation courante est gérée par le biais de contrats.
• Si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé et que vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, les contrats sont automatiquement créés à partir des devis acceptés. Les acheteurs effectuent des paiements au niveau de la facture. Les conditions de paiement net sont définies lors de la création de devis et la facturation courante est gérée par le biais de contrats. 

Pour une gestion efficace des paiements, vous pouvez :

• Envoyez automatiquement des factures aux dates de facturation.
• Collectez des paiements en ligne en utilisant les outils de paiement HubSpot ou en utilisant Stripe comme option de traitement des paiements.
• Utilisez l’agent Revenue Agent (BÊTA) pour suivre les factures en cours et automatiser la communication avec les acheteurs pour aider à collecter les paiements.
• Émettre des remboursements
• Gérer les litiges.
• Utilisez des notes de crédit.
• Mise à disposition d’un portail de facturation permettant aux acheteurs de trouver eux-mêmes leurs demandes de facturation.

Des fiches d’informations de paiement sont créées pour chaque paiement et stockent les détails du paiement, y compris le contact qui a effectué le paiement.

Voici quelques cas d’utilisation clés pour les factures et les paiements :

Découvrez-en davantage sur la façon de facturer vos acheteurs, la création de liens de paiement et la gestion des paiements.

Fidélisation et développement des comptes

Gérer les modifications de contrat

Les besoins des clients évoluent souvent au cours de la durée du contrat. Modifiez des contrats (BÊTA) ou créez des devis de modification pour modifier des accords existants sans annuler ni recommencer. Mettez à jour les informations du vendeur et de l’acheteur, le processus de collecte, le mode de paiement facturé, les lignes de produits du contrat et les paramètres de paiement. Les modifications sont enregistrées dans la fiche d’informations du contrat et les rajustements de facturation, y compris le calcul au prorata, sont appliqués.

Par exemple, vous pouvez modifier des contrats ou des devis de modification pour :

• Ajoutez ou supprimez des fonctionnalités ou des services à mi-contrat.
• Facturation au prorata en fonction des modifications apportées, afin de s’assurer que le client paie le bon montant pour le reste de son contrat.
• Mettez automatiquement à jour les contrats après les modifications pour vous assurer que les renouvellements sont exacts.

Découvrez-en davantage sur la modification des contrats finalisés (BÊTA) et la création de devis de modification.

Gérer les renouvellements

Automatisez les renouvellements et réduisez le risque de perte de clients en créant directement les renouvellements des contrats (BÊTA) ou en créant des devis de renouvellement. Lors du renouvellement, les informations contractuelles existantes sont automatiquement reportées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes de produit avant de finaliser le renouvellement. Chaque contrat de renouvellement est associé au contrat d’origine, de sorte que vous pouvez suivre l’historique complet du contrat pour chaque client.

Par exemple, utilisez les devis de renouvellement pour :

• Définissez des alertes de renouvellement sur la fiche d’informations du contrat.
• Générer des devis de renouvellement à l’approche de la date de fin du contrat.
• Les modifications apportées à mi-contrat sont automatiquement renseignées lors du renouvellement.
• Ajoutez ou supprimez des éléments au moment du renouvellement.

Découvrez-en davantage sur la création directe de renouvellements de contrats (BÊTA) et la création de devis de renouvellement.

Intégrez et créez des rapports sur le chiffre d’affaires

Connectez HubSpot aux systèmes financiers

Assurez-vous que les équipes financières restent informées en synchronisant les données de revenus HubSpot avec les outils de comptabilité et ERP, tels que QuickBooks, Xero et NetSuite. Vous pouvez utiliser des applications existantes dans le marketplace HubSpot ou les API HubSpot.

Synchronisez les contacts, les produits, les factures, les notes de crédit et les paiements entre les deux systèmes pour vous assurer que les livres financiers sont automatiquement mis à jour en fonction des activités de chiffre d’affaires dans HubSpot.

Utilisez les intégrations de HubSpot pour :

• Assurez-vous que les données relatives aux paiements et aux revenus sont à jour.
• Réduisez la saisie manuelle dans votre environnement technologique financier.

Pour en savoir plus sur l’intégration avec QuickBooks et Xero et sur l’extensibilité de HubSpot, consultez la documentation des développeurs.

Créez des rapports sur vos performances en matière de chiffre d’affaires.

Les transactions, les devis, les contrats, les factures et les paiements étant connectés, les équipes peuvent établir des rapports sur le cycle de vie complet des revenus, de l’acquisition à la fidélisation et à l’expansion. En centralisant les processus de génération de revenus, vous pouvez analyser les performances en matière de chiffre d’affaires à l’aide de rapports dans HubSpot. Utilisez des rapports prêts à l’emploi ou créez des rapports personnalisés qui répondent aux besoins de vos différentes équipes.

Par exemple, vous pouvez créer des rapports pour :

• Revenus récurrents : suivez en temps réel le revenu récurrent annuel, le MRR et les modifications contractuelles, ainsi que leur valeur.

• Débiteurs et trésorerie : suivez les créances ouvertes et les paiements encaissés pour analyser les jours d’encours des ventes.
• Rétention : analysez la perte de clients et la rétention des revenus nets à l’aide des données de renouvellement des contrats.
• Attribution : identifiez les sources de transactions qui contribuent à des contrats à long terme à forte valeur ajoutée.

Découvrez-en davantage sur les rapports sur le chiffre d’affaires dans HubSpot, la suite d’analytics des revenus, la création de rapports personnalisés et les rapports d’attribution.

Ressources supplémentaires

• Regardez la vidéo d’introduction à Revenue Hub Academy.
• En savoir plus sur :
  • Les différents processus de génération de revenus que vous pouvez utiliser dans HubSpot.
  • Les différentes façons de facturer les acheteurs dans HubSpot.
  • CPQ HubSpot .
  • Contrats.
  • Les différentes façons de collecter les paiements des acheteurs dans HubSpot.