Associer des activités à des fiches d'informations

Les activités dans la chronologie d'une fiche peuvent être associées à d'autres fiches, automatiquement ou manuellement. Ces activités comprennent les appels, les e-mails individuels, les réunions, les notes, les tâches, les courriers postaux et les messages LinkedIn, SMS et WhatsApp. Lorsqu'une activité est associée à un enregistrement de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé, l'activité apparaît dans la timeline d'activité de cet enregistrement.

Vous pouvez également Afficher l'historique des fiches associées sur un enregistrement, ou associer des enregistrements entre eux. 

Remarque : Le nombre d'associations qu'une activité peut avoir dépend de l'objet, du type d'activité et de votre abonnement HubSpot.

Comprendre l'association automatique d'activités

Les activités d'une fiche sont automatiquement associées à certains Dossiers associés à des fiches d'informations. L'association automatique d'une activité dépend du type d'activité, de l'endroit où l'activité a été enregistrée pour la première fois et des objets associés. Ci-dessous, vous apprendrez quelles activités sont automatiquement associées en fonction de l'objet où l'activité a été enregistrée à l'origine.

Activités de l'entreprise

Si un appel, un e-mail en tête-à-tête, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal, LinkedIn, un SMS ou un message WhatsApp est enregistré pour la première fois dans un enregistrement d'entreprise, il sera automatiquement associé aux cinq derniers contrats ouverts associés de l'entreprise (c'est-à-dire les contrats qui ne se trouvent pas dans closed-won ou closed-lost deal stages). Les e-mails envoyés par une entreprise à et les appels passés à seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel. 

Activités du contact

Si un appel, un e-mail personnalisé, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal, LinkedIn, un SMS ou un message WhatsApp est enregistré pour la première fois dans une fiche de contact, il est automatiquement associé à l'entreprise principale du contact et aux cinq derniers contrats ouverts associés (c'est-à-dire les contrats qui ne se trouvent pas dans les phases de contrats fermés ou perdus).

Il existe des exceptions pour certaines activités enregistrées dans une fiche d'informations de contact :

• Les e-mails de réponse personnalisés envoyés à partir d'un enregistrement de l'application de bureau seront associés aux mêmes enregistrements que le premier e-mail du fil de discussion (par exemple, si un contact a reçu le premier e-mail du fil de discussion, mais n'a pas reçu les réponses au fil de discussion, ce contact sera toujours associé aux e-mails de réponse).
• Si un nouvel e-mail ou une réponse est envoyé à partir d'une fiche de contact dans l'application mobile HubSpot, l'e-mail sera seulement associé aux contacts qui ont reçu l'e-mail. Il ne sera pas automatiquement associé à d'autres enregistrements, même si ces derniers ont été associés au premier e-mail du fil de discussion. Découvrez comment modifier les associations d'un e-mail sur le bureau.
• Si un e-mail ou un message WhatsApp (nouveau ou réponse) est créé via la boîte de réception des conversations , il sera associé aux contacts qui ont reçu l'e-mail/le message et à tout enregistrement associé à la conversation. Il ne sera pas automatiquement associé à d'autres Dossiers associés, même si ces derniers ont été associés au premier e-mail/message du fil de discussion. Apprenez à modifier les associations d'une activité existante.
• Si une fiche d'informations de contact était auparavant associée à une autre entreprise, les activités passées du contact ne seront pas automatiquement associées à l'entreprise nouvellement associée. Les activités passées resteront associées à la fiche d'informations d'entreprise précédente.
• Les tâches créées à partir de l'extension HubSpot Sales Chrome pour Gmail ne seront pas automatiquement associées à l'entreprise associée du contact ou aux cinq transactions ouvertes les plus récentes.
• Les tâches créées à partir de séquences sur des fiches d'informations de contact ne seront pas automatiquement associées à l'une des fiches d'informations associées du contact. Les appels, les e-mails et les réunions créés à la suite d'une séquence seront automatiquement associés à l'entreprise principale du contact et à ses cinq fiches d'informations ouvertes les plus récentes.

Activités de transaction

Si un appel, un e-mail individuel, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal, LinkedIn, un SMS ou un message WhatsApp est enregistré pour la première fois dans un enregistrement d'affaire, il sera automatiquement associé à l'entreprise principale de l'affaire et aux cinq affaires ouvertes associées les plus récentes (c'est-à-dire les affaires qui ne se trouvent pas dans les étapes d'affaires fermées gagnées ou fermées perdues). Les e-mails envoyés à et les appels passés à à partir d'une transaction seront également associés aux contacts qui ont été envoyés par e-mail ou appelés.

Activités de ticket

Si un appel, un e-mail en tête-à-tête, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal, LinkedIn, un SMS ou un message WhatsApp est enregistré pour la première fois sur un enregistrement de ticket, il sera automatiquement associé au ticket de l'entreprise principale.  Les e-mails envoyés et les appels passés à partir d'un ticket seront également associés aux contacts qui ont été envoyés par e-mail ou appelés.

Activités d'enregistrement d'objet personnalisé

Les activités enregistrées sur les enregistrements d'objets personnalisés ne sont pas automatiquement associées à des enregistrements connexes. Par exemple, lors de la rédaction, les e-mails personnalisés envoyés et les appels passés à partir d'un enregistrement d'objet personnalisé seront associés aux contacts qui ont été envoyés par e-mail ou appelés.

Associer une activité existante à une autre fiche d'informations

Si vos activités ne sont pas automatiquement associées à certaines fiches d'informations, vous pouvez associer manuellement des activités à d'autres fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé.

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations avec l'activité à associer.
• Recherchez l'activité que vous souhaitez associer à une fiche d'informations. Si les détails de l'activité sont réduits, cliquez sur la flèche droite right dans l'angle supérieur gauche de l'activité pour les développer.
• Dans l'angle inférieur droit de l'activité, cliquez sur [x] associations.

• Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez afficher toutes les fiches d'informations associées à l'activité dans l'onglet Associations ou cliquer sur les onglets d'objet pour afficher uniquement les fiches d'informations d'un objet en particulier qui sont associées à l'activité.

• Pour associer des fiches d'informations supplémentaires, cliquez sur l'onglet de l'objet que vous souhaitez associer, puis saisissez le nom de la fiche d'informations dans le champ Rechercher [objet]. Sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations. L'activité apparaîtra désormais dans la chronologie de cette fiche d'informations.

• Pour supprimer l'association d'une activité, désélectionnez la case à cocher à côté du nom de la fiche d'informations.

Apprenez à créer manuellement une nouvelle activité et à ajouter des associations.

Associer des activités passées à une nouvelle transaction ou un nouveau ticket

Lors de la création d'une nouvelle transaction ou d'un nouveau ticket, vous pouvez associer la nouvelle transaction/le nouveau ticket à une autre fiche d'informations et ajouter automatiquement les activités passées de cette fiche d'informations à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. 

Remarque : seuls les appels, les e-mails, les notes, les réunions et les tâches passés seront automatiquement ajoutés à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. Tout autre type d'activité (clics sur les e-mails marketing, soumissions de formulaires, pages consultées, etc.) ne sera pas ajouté.

• Accédez à vos transactions ou tickets :
  
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur Créer dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de droite, dans la section Associer la transaction/le ticket à, cliquez sur les menus déroulants [Entreprise/Contact], puis recherchez et sélectionnez l'entreprise/le contact à associer à la nouvelle fiche d'informations.

• Pour associer des activités sur ces fiches d'informations à la nouvelle fiche d'informations, sélectionnez la case à cocher Ajouter l'activité de chronologie de [fiche d'informations existante] à [cette transaction/ce ticket]. Cliquez sur le menu déroulant 30 derniers jours et sélectionner la période au cours de laquelle les activités passées de la fiche d'informations seront associées à la nouvelle fiche d'informations.

• Saisissez les autres champs et cliquez sur Créer. L'objet qui en découle inclura les activités des fiches d'informations associées selon la période sélectionnée.

En savoir plus sur créer des offres, créer des tickets, et personnaliser le formulaire de création de fiche d'informations.