Charger et partager des documents
Dernière mise à jour: février 19, 2024
Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :
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L'outil Documents vous permet de créer une bibliothèque de contenu pour l'ensemble de votre équipe afin de charger et de partager des documents avec vos contacts.
Remarque : Seuls les sièges payants ont accès à toutes les limites de cette fonctionnalité. Les utilisateurs gratuits peuvent accéder aux cinq premiers documents téléchargés dans un compte. Si un utilisateur de la version gratuite est ajouté à un compte dans lequel au moins cinq documents ont déjà été chargés, cet utilisateur gratuit ne pourra consulter et partager que les cinq premiers documents chargés. Si aucun document n'a été ajouté au compte, l'utilisateur gratuit pourra charger jusqu'à cinq documents. Pour en savoir plus, consultez le catalogue des produits et services de HubSpot. Vous pouvez consulter le nombre total de documents qui ont déjà été ajoutés à votre compte dans le coin supérieur droit du tableau de bord des documents. Découvrez-en davantage sur ces limites dans le catalogue des produits et services de HubSpot.
Ajouter un document
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Documents.
- En haut à droite, cliquez sur Télécharger le document.
- Sélectionnez la source d'importation pour votre fichier. Votre fichier doit être au format .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx.
Une fois le document chargé, il apparaîtra dans le tableau de bord des documents.
Remarque : Étant donné que les documents sont partagés publiquement, l'outil Documents ne doit pas être utilisé pour envoyer des informations sensibles ou confidentielles.
Divulgation nécessaire : si vous utilisez l'outil Documents de HubSpot, les fichiers que vous chargez à l'aide de cet outil sont stockés par HubSpot et partagés avec d'autres utilisateurs de votre compte HubSpot.
Partager votre document avec des contacts
Partagez des documents avec vos contacts via un lien partageable ou dans un modèle d'e-mail. HubSpot appliquera automatiquement
Remarque :
- Lorsque vous créez un lien partageable, le document est accessible publiquement sur Internet. Le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur HubSpot qui partage le document seront affichés dans le coin supérieur droit du document partagé.
- Si vous envoyez un lien partageable à l'aide d'un service de messagerie tiers, tel que LinkedIn, chaque envoi peut être comptabilisé comme une vue.
Créer un lien partageable
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Documents.
- Survolez le nom du document et cliquez sur Actions > Créer un lien. Autrement, cliquez sur le nom du document, puis sur Créer un lien dans l'angle supérieur droit.
- Dans la boîte de dialogue, saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À qui envoyez-vous cela ?.
- Si l'option Activer la confidentialité des données n'est pas activée sur , pour suivre les personnes qui consultent ce document, cliquez sur Options de partage, puis cliquez sur l'option Adresse e-mail requise pour consulter le document
le document .- Si l'option Turn on data privacy du document est activée, les personnes devront saisir leur adresse e-mail et confirmer qu'elles consentent à être contactées avant de pouvoir consulter le document.
- Cliquez sur Créer un lien.
- Cliquez sur Copier pour copier le lien du document ou cliquez sur Rédiger un e-mail pour envoyer un e-mail avec le lien du document depuis la fiche d'informations du contact.
Ajouter un document à un modèle d'e-mail
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Modèles.
- Cliquez sur le nom d'un modèle. Ou bien, créer un nouveau modèle.
- En bas de l'éditeur de modèle, cliquez sur le menu déroulant Insérer, puis sélectionnez Document.
- Cliquez sur le menu déroulant Document et sélectionnez un document à ajouter.
- Dans le champ Texte d'affichage du lien, entrez le texte à afficher pour le lien du document.
- Pour savoir qui consulte le document, cochez la case Exiger un e-mail pour consulter le document.
- Pour afficher un aperçu de votre document dans le corps de l'e-mail, sélectionnez la case à cocher Inclure l'aperçu du lien.
- Cliquez sur Insérer.
Découvrez comment insérer un document dans un modèle d'e-mail lors de l'inscription de vos contacts à une séquence.
Comment HubSpot suit-il les ouvertures de documents ?
Lorsque vous partagez un document, HubSpot associe la première ouverture de document à l'adresse e-mail de ce contact. Un cookie sera défini dans le navigateur du contact. S'il consulte un autre document partagé depuis votre compte, il n'aura pas à saisir son adresse e-mail. Les autres contacts qui ouvrent le lien de document devront saisir leur adresse e-mail, sauf s'ils ont précédemment consulté un document partagé depuis votre compte. Si le paramètre Exiger une adresse e-mail pour consulter le document est désactivé, tous les contacts qui consultent le lien du document ne seront pas identifiés à moins qu'ils aient précédemment saisi leur adresse e-mail pour afficher un autre document partagé depuis le même compte.
Gérer le document
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Documents.
- En haut à gauche, utilisez la barre de recherche pour rechercher un document par son nom, ou filtrez par le propriétaire du document à l'aide du menu déroulant Propriétaire .
- Pour organiser vos documents dans un dossier, sélectionnez les cases à cocher à côté des documents à déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier en haut du tableau. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le nom du dossier, puis cliquez sur Déplacer.
- Pour modifier les personnes avec lesquelles le document est partagé afin que seuls certains utilisateurs puissent le visualiser et l'utiliser, survolez le document et cliquez sur Actions > Gérer le partage. Découvrez-en davantage sur le partage d'accès au contenu de vente avec vos utilisateurs et équipes.
- Pour consulter les détails sur un document individuel ou modifier le document, cliquez sur le nom du document.
- Pour modifier le titre du document, cliquez sur l'icône du crayon editn . Saisissez un nouveau titre, puis cliquez sur Enregistrer.
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- Sous le titre du document, vous pouvez activer ou désactiver les options de confidentialité et de consentement pour un document donné. Se conformer au règlement général sur la protection des données (GDPR) et à d'autres lois sur la protection de la vie privée implique de modifier vos documents avant de les partager avec vos contacts :
Remarque : Les fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.
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- Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, l'option Activer la confidentialité des données est activée par défaut pour chaque document, mais peut être désactivée sur une base individuelle. Lorsque cette option est activée, vos contacts doivent donner leur consentement pour la communication et le traitement des données. Lorsque vous partagez un document, la langue de vos paramètres de confidentialité et de consentement s'affiche et comprend une demande de consentement pour votre type d'abonnement à la communication individuelle. Le texte sur la confidentialité et le consentement s'affichera dans la langue du navigateur de l'utilisateur, mais si HubSpot ne peut pas détecter la langue du navigateur, le texte s'affichera dans la langue sélectionnée dans les paramètres de votre compte .
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- Le type d'abonnement par défaut dans les documents est la communication « face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne à votre compte HubSpot. Ce type d'abonnement par défaut peut être mis à jour dans vos paramètres de confidentialité et de consentement et s'appliquera aux documents nouvellement créés.
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Remarque : Si vous avez chargé des documents avant d'activer les paramètres de confidentialité des données, vous devrez activer manuellement l'option de confidentialité et de consentement en cliquant sur le bouton.
- Sous le paramètre de confidentialité des données, vous trouverez un aperçu du nombre total de liens créés, de visiteurs et de consultations du document .
- Sous les détails du document, dans le tableau Visiteurs, consultez une liste des contacts qui ont consulté votre document. Passez le curseur de la souris sur leur nom et cliquez sur Détails pour afficher des informations précises sur leur interaction avec le document.
- Pour remplacer le document existant, cliquez sur Re-upload en haut à droite.
- Sélectionnez la source d'importation pour votre fichier. Votre fichier doit être au format .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx. Si vous avez envoyé un lien vers le document avant le nouveau téléchargement, le lien sera mis à jour pour afficher le nouveau contenu.
- Pour prévisualiser, télécharger ou supprimer votre document, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Aperçu, Télécharger ou Supprimer.
- Vous pouvez personnaliser le branding de votre document de vente dans les paramètres de votre compte. Découvrez comment modifier le logo de l'entreprise, les informations sur l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre document.