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Découverte de la plateforme HubSpot Sales

Dernière mise à jour: August 14, 2017

Disponible avec :

Produit: HubSpot Sales
Abonnement: Gratuit

HubSpot CRM se compose de trois bases de données principales : Contacts, Entreprises et Transactions. Ces trois types d'objets peuvent être associés les uns aux autres et chacun dispose d'un ensemble unique de propriétés personnalisables. Lorsque vous ajoutez des données au CRM, il est préférable de les enregistrer dans l'objet qui est le plus en rapport avec l'action ou l'information en question. 

En plus de ces objets principaux, le CRM inclut le tableau de bord des ventes, la fonctionnalité Tâches, les outils de vente et les paramètres. Chacun de ces éléments est décrit dans les sections qui suivent. Regardez également la vidéo ci-dessous pour une présentation du CRM en images. 


 

Tableau de bord

Le tableau de bord des ventes offre une vue d'ensemble de votre processus de vente en cours et de votre productivité. Vous pouvez définir une période spécifique ou consulter les données d'un membre précis de votre équipe commerciale, ou encore les données d'un pipeline de transaction précis à l'aide des menus déroulants situés en haut de la page. 

La section Transactions prévisionnelles présente le chiffre d'affaires prévisionnel du pipeline sélectionné pour la période choisie. Cliquez sur le pipeline pour afficher la liste des transactions en cours pendant cette période.

 

La section Productivité comprend les appels passés, les e-mails envoyés, les réunions tenues et les tâches effectuées par les utilisateurs sélectionnés au cours d'une période donnée. Cliquez sur l'un de ces éléments pour consulter la liste des activités correspondantes. 

Enfin, dans la section Pipeline figurent le nombre et le pourcentage de contacts qui ont un propriétaire attribué, le nombre de contacts appelés ainsi que le nombre de transactions créées et conclues au cours de la période choisie. 

Contacts

La base de contacts est la pierre angulaire du CRM.  Cliquez sur Contacts dans le menu de navigation principal pour afficher la liste de tous vos contacts. Vous pouvez filtrer la liste et passer d'une vue à une autre à l'aide de la liste déroulante présente dans l'angle supérieur gauche de l'écran. Vous pouvez en outre personnaliser les colonnes du tableau en cliquant sur Actions, puis sur Modifier les colonnes.

Sur cette même page, vous pouvez également cliquer sur Aperçu pour obtenir un aperçu de ses informations ou cliquer sur le nom du contact pour ouvrir son dossier. 

Vous apprendrez plus loin dans ce guide comment ajouter des contacts dans le CRM et comment créer des affichages personnalisés.

Entreprises

L'outils Entreprises du CRM de HubSpot permet de regrouper vos contacts en fonction du contexte et d'enregistrer les informations relatives à l'entreprise dont ils font partie. Cliquez sur Entreprises dans le menu de navigation principal pour afficher la liste complète des entreprises enregistrées dans le CRM. Comme pour la page Contacts, les entreprises stockées dans la base de données sont présentées dans un tableau. L'affichage peut être personnalisé de manière à faire apparaître différentes propriétés ou seulement certaines entreprises spécifiques. 

Sur cette page, cliquez sur Aperçu à côté du nom d'une entreprise pour afficher un aperçu de ses informations ou cliquez sur le nom de l'entreprise pour ouvrir son dossier. 

Par défaut, HubSpot associe automatiquement les entreprises et les contacts en fonction du domaine de l'adresse e-mail et du nom de domaine de l'entreprise. Les contacts sont affichés dans le dossier de l'entreprise associée et vice versa. Ce paramètre peut être désactivé dans ParamètresEntreprises. Vous pouvez également associer manuellement des sociétés et des contacts. Lorsque vous associez un contact à une entreprise, toutes les opérations commerciales engagées vis-à-vis de ce contact (e-mails, appels, réunions et activités enregistrés dans le CRM) sont copiées dans le journal de l'entreprise concernée.

Transactions

L'objet Transactions permet de créer des pipelines personnalisés et des étapes de transaction pour identifier les opportunités tout au long du processus de vente. Cliquez sur Transactions dans le menu de navigation principal pour afficher les pipelines de transactions. Le tableau de bord des transactions peut prendre deux formes différentes :

  • Tableau : les transactions en cours y sont répertoriées ligne par ligne. Vous pouvez personnaliser les propriétés de transaction qui sont affichées dans les colonnes du tableau.

  • Panneaux : les transactions sont affichées dans de large colonnes en fonction de l'étape du processus de vente. Le pipeline est représenté visuellement. Vous pouvez faire un glisser-déposer d'une transaction pour la déplacer d'une phase à une autre. Vous pouvez également afficher le montant d'une transaction individuelle et le montant total de chaque phase du pipeline.

Vous pouvez associer manuellement des transactions à des sociétés ou à des contacts. L'ensemble des e-mails, appels, notes, tâches, réunions programmées et activités enregistrés des dossiers des contacts et de l'entreprise associée apparaissent dans le journal de la transaction. Pour en savoir plus, consultez cet article.

La configuration de vos pipelines de transactions et l'utilisation des transactions sont décrites plus loin dans ce guide. 

Tâches

L'outil Tâches vous permet de suivre vos processus de vente. Le tableau de bord des tâches présente la liste des tâches à effectuer. Vous pouvez filtrer la vue par propriétaire, date d'échéance, statut ou description. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton + Ajouter une tâche ou sur le nom d'une tâche existante pour modifier ses détails ou l'associer à un contact, une entreprise ou une transaction. 

Outils de vente

L'onglet Outils de vente du menu de navigation principal comprend tous les outils associés au logiciel HubSpot Sales : 

  • Notifications : cette page vous montre votre flux d'activités de suivi d'e-mails et les contacts qui ont lu vos e-mails. 
  • Modèles : cette page vous permet de créer et d'analyser des modèles d'e-mails pour éviter d'avoir à saisir chaque fois le même message quand vous envoyez souvent le même type d'e-mail.
  • Documents : sur cette page, vous pouvez concevoir une bibliothèque de contenus commerciaux que vous pourrez partager directement depuis votre boîte de réception ou lorsque vous effectuez des mailings dans le CRM. Elle permet également de savoir quand vos contacts interagissent avec vos documents et d'analyser l'efficacité de ces derniers.
  • Séquences (Sales Pro uniquement) : sur cette page, vous pouvez mettre en place une série d'interactions personnalisées qui seront envoyées à vos contacts de manière échelonnée. 
  • Prospects (Sales Pro uniquement) : cette page vous permet d'afficher des informations sur les prospects potentiels qui ont consulté votre site. Paramétrez l'envoi par e-mail de récapitulatifs quotidiens pour toujours être au courant des prospects qui connaissent votre marque et qui consultent votre site web.
  • Réunions (Sales Pro uniquement) : l'outil Réunions vous permet de créer des liens personnalisés vers les réunions ou d'intégrer un widget sur vos pages pour que vos prospects puissent facilement prendre rendez-vous avec vous.
  • File d'attente des appels : la liste des contacts que vous devez appeler est affichée sur cette page. Vous pouvez passer vos appels directement depuis votre navigateur ou avec un téléphone standard. Cliquez sur Démarrer l'appel pour lancer la procédure d'appel des contacts. Vous pouvez activer ou désactiver le lancement automatique des appels et définir un délai entre chaque appel. 

Remarque : comme indiqué ci-dessus, certaines fonctionnalités de la plateforme HubSpot Sales ne sont disponibles que pour les clients de la version HubSpot Sales Pro ou sont limitées pour les clients de la version gratuite. Pour en savoir plus sur les limitations de service de HubSpot Sales Free, consultez cette page

Paramètres

Sur la page Paramètres, vous pouvez personnaliser le CRM pour votre entreprise. Les sections suivantes figurent dans le menu latéral de gauche : 

  • Contacts : modifiez les propriétés spécifiques à l'objet Contacts dans le CRM et définissez les propriétés qui apparaissent par défaut dans la section À propos des dossiers des contacts. Vous pouvez choisir de synchroniser automatiquement, ou non, les propriétaires des dossiers entre Contacts et Entreprises.
  • Entreprises : modifiez les propriétés spécifiques à l'objet Entreprises dans le CRM et définissez les propriétés qui apparaissent par défaut dans la section À propos des dossiers des entreprises. Choisissez de synchroniser ou non la phase du cycle de vie d'une entreprise avec tous les contacts associés. Vous pouvez aussi décider d'associer automatiquement, ou non, les contacts avec l'entreprise correspondante dans HubSpot en fonction du nom de domaine. 
  • Transactions : modifiez les propriétés spécifiques à l'objet Transactions dans le CRM et définissez les propriétés qui apparaissent par défaut dans la section À propos des dossiers des transactions. Choisissez de modifier ou non la phase du cycle de vie des contacts et des entreprises associés à la transaction, au moment de créer ou de fermer la transaction. Sur cette page, vous pouvez également mettre en place les pipelines et les phases de votre transaction (le fonctionnement est décrit plus loin dans ce guide).
  • Équipe : cette page vous permet d'accéder rapidement à la liste des utilisateurs. Vous pouvez ajouter des membres à votre équipe ou modifier les autorisations des utilisateurs existants. 
  • Importer et exporter : accédez rapidement à l'outil d'import en cliquant sur Accéder à l'outil d'import. Vous pouvez afficher les détails de n'importe quelle exportation dans votre compte HubSpot. 
  • Configuration : cette page comprend les adresses CCI et les adresses de transfert pour l'enregistrement des e-mails dans le journal du CRM. Vous pouvez y modifier le domaine de votre entreprise et le fuseau horaire du rapport ou encore afficher les intégrations du CRM que vous avez mises en place. 
  • Notifications : activez ou désactivez les notifications relatives aux prospects (version Sales Pro) et aux utilisateurs, y compris les notifications d'avertissement lorsque vous avez été désigné comme le propriétaire d'un dossier, lorsque la date limite d'une de vos tâches approche ou lorsqu'un autre membre de votre équipe vous mentionne (@) dans la section notes d'un dossier.
  • Gmail et Outlook : connectez votre boîte de réception Gmail ou Outlook 365 pour donner à HubSpot Sales l'autorisation d'envoyer des e-mails à une heure donnée et la possibilité d'ajouter au flux d'activités les notifications que vous n'avez pas ouvertes.
  • Extension Sales : activez/désactivez des profils de contact sur le web et dans Gmail. Vous pouvez empêcher le suivi des activités provenant de certaines adresses IP et activer/désactiver le suivi de vos comptes e-mail. 
  • Applications mobiles : obtenez le lien de téléchargement de l'application CRM pour iOS ou votez en faveur d'une version Android dans notre forum des idées.
  • Profil : cette page vous permet de personnaliser les informations qui apparaissent dans le profil des contacts sur le web, ainsi que dans Gmail ou Outlook, lorsqu'un utilisateur HubSpot Sales vous ajoute en tant que destinataire de ses e-mails. Indiquez votre nom, votre biographie, votre entreprise, l'intitulé du poste que vous occupez, votre cursus de formation et/ou votre nom d'utilisateur Twitter.

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