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Importer des contacts et des entreprises dans le CRM

Dernière mise à jour: August 14, 2017

Disponible avec :

Produit: HubSpot Sales
Abonnement: Gratuit

Les contacts et les entreprises sont au cœur du CRM de HubSpot. Lors de la première utilisation du logiciel, vous devez rentrer les informations existantes des personnes et des entreprises avec lesquels vous travaillez de façon à créer une base de données la plus complète possible. Suivez les instructions ci-dessous pour importer des listes existantes de contacts et d'entreprises au format .csv.

Pour replacer les informations dans leur contexte, il est possible d'associer automatiquement les contacts et les entreprises en se basant sur leur nom de domaine. Pour en savoir plus, cliquez ici. Vous pouvez aussi effectuer cette opération manuellement. Pour savoir comment faire, lisez cet article.

Contacts

1. Accéder aux contacts

Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation principale. 

2. Importer

Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite, puis sur Importer des contacts

Dans la fenêtre d'import, cliquez sur Commencer un nouvel import

3. Choisir un type d'import

Vous êtes invité à choisir un type d'import :

  • Fichier CSV : cette option permet de charger les contacts figurant dans une feuille de calcul .csv.
  • Enregistrements Salesforce : cette option permet d'importer les données directement à partir d'un compte Salesforce. 
  • Liste de contacts désabonnés : cette option permet de charger un fichier .csv contenant les contacts qui se sont désabonnés et à qui vous ne devez plus envoyer d'e-mail. 

Cette page décrit la procédure à suivre pour importer une feuille de calcul contenant les informations relatives à vos entreprises. Pour ce faire, vous devez choisir l'option Fichier CSVSur l'écran suivant, choisissez Contacts

4. Charger votre fichier .csv

Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier pour charger le fichier .csv de votre choix. Vous pouvez également glisser le fichier dans la zone en pointillés. Votre fichier .csv doit inclure une colonne pour chaque propriété à importer. Lors du processus d'import, il faudra relier ces colonnes aux propriétés du CRM (vous pouvez utiliser des propriétés déjà existantes ou en créer de nouvelles). Pour obtenir un modèle de fichier .csv pour les contacts, cliquez ici.

Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Charger.

5. Définir les détails relatifs à l'import

La fenêtre suivante vous permet de définir les détails de l'import. Par défaut, le champ de nom d'import est renseigné avec le nom de votre fichier .csv, mais vous pouvez le personnaliser si vous le souhaitez. Vous pouvez aussi choisir de ne pas importer l'adresse e-mail de vos contacts. Sachez toutefois que cela peut générer des doublons, car HubSpot supprime les contacts en double uniquement lorsqu'ils ont la même adresse e-mail.

Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher d'autres options. Sur cette page, vous pouvez importer les contacts et définir automatiquement la phase du cycle de vie dans laquelle ils se trouvent au moment de l'import. Vous pouvez également définir le format de toute propriété importée correspondant à une date. 

Une fois que vous avez configuré les détails de l'import, cliquez sur Suivant, mappez vos propriétés.  

6. Mapper les colonnes aux propriétés

HubSpot mappe automatiquement les colonnes de votre fichier .csv aux propriétés du contact qui existent dans le CRM. Vous pouvez choisir ne pas importer une colonne donnée en décochant la case correspondante à gauche. Vous pouvez également modifier la propriété HubSpot à laquelle la colonne doit être reliée en en sélectionnant une autre dans la liste déroulante. 

Veuillez noter que HubSpot supprime les entreprises en double en fonction de la propriété Nom de domaine de l'entreprise. Il est donc conseillé d'inclure cette propriété dans votre import pour éviter les doublons. 

Les colonnes qui ne correspondent à aucune propriété existante apparaissent dans la section Colonnes sans correspondance . Cliquez sur le menu déroulant et choisissez une propriété existante ou cliquez sur Créer une propriété pour relier la colonne à une nouvelle propriété. 

Une fois que vous avez relié les colonnes de votre feuille de calcul aux propriétés de HubSpot, cliquez sur Confirmer les options supplémentaires

7. Confirmer la validité de votre liste

La dernière étape de l'import consiste à confirmer que la liste respecte la vie privée des contacts et de veiller à ne pas importer une liste de personnes n'étant pas en relation avec votre entreprise. Sélectionnez simplement les réponses appropriées, saisissez vos initiales dans la zone de texte, puis cliquez sur Terminer l'import.

Entreprises

1. Accéder aux entreprises

Cliquez sur Entreprises dans la barre de navigation principale. 

2. Importer

Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite, puis sur Importer des entreprises

Dans la fenêtre d'import, cliquez sur Commencer un nouvel import

3. Choisir un type d'import

Vous êtes invité à choisir un type d'import :

  • Fichier CSV : cette option permet de télécharger les entreprises figurant dans une feuille de calcul .csv.
  • Enregistrements Salesforce : cette option permet d'importer les données directement à partir d'un compte Salesforce. 
  • Liste de contacts désabonnés : cette option permet de charger un fichier .csv contenant les contacts qui se sont désabonnés et à qui vous ne devez plus envoyer d'e-mail. 

Cette page décrit la procédure à suivre pour importer une feuille de calcul contenant les informations relatives à vos entreprises. Pour ce faire, vous devez choisir l'option Fichier CSV. Dans la fenêtre suivante, choisissez Entreprises

4. Charger votre fichier .csv

Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier pour charger le fichier .csv de votre choix. Vous pouvez également glisser le fichier dans la zone en pointillés. Votre fichier .csv doit inclure une colonne pour chaque propriété à importer. Lors du processus d'import, il faudra mapper ces colonnes aux propriétés du CRM (vous pouvez utiliser des propriétés déjà existantes ou en créer de nouvelles). Pour obtenir un modèle de fichier .csv pour les entreprises, cliquez ici.

Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Charger.

5. Définir les détails relatifs à l'import

La fenêtre suivante vous permet de définir les détails de l'import. Par défaut, le champ de nom d'import est renseigné avec le nom de votre fichier .csv, mais vous pouvez le personnaliser si vous le souhaitez. 

Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher d'autres options. Sur cette page, vous pouvez définir le format de toute propriété importée correspondant à une date. 

Une fois que vous avez configuré les détails de l'import, cliquez sur Suivant, mappez vos propriétés.  

6. Mapper les colonnes aux propriétés

HubSpot relie automatiquement les colonnes de votre fichier .csv aux propriétés des entreprises qui existent dans le CRM. Vous pouvez choisir ne pas importer une colonne donnée en décochant la case correspondante à gauche. Vous pouvez également modifier la propriété HubSpot à laquelle la colonne doit être reliée en en sélectionnant une autre dans la liste déroulante. 

Les colonnes qui ne correspondent à aucune propriété existante apparaissent dans la section Colonnes sans correspondance . Cliquez sur le menu déroulant et choisissez une propriété existante ou cliquez sur Créer une propriété pour relier la colonne à une nouvelle propriété. 

Une fois que vous avez mappé les colonnes de votre feuille de calcul aux propriétés de HubSpot, cliquez sur Terminer l'import

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