Comment préparer un webinar avec GoToWebinar et HubSpot ?

Dernière mise à jour: May 29, 2018

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Cet article explique comment organiser un webinar avec l'intégration GoToWebinar de HubSpot. Avant toute chose, vous devez identifier une audience cible et un sujet susceptible de l'intéresser. Préparez ensuite un contenu pertinent, utile et captivant. Veillez également à définir un processus de suivi commercial qui sera déployé à l'issue du webinar, et à obtenir l'adhésion de l'équipe commerciale quant aux objectifs de ce dernier.

Pour savoir comment vous préparer à animer un webinar, veuillez consulter cet article.

Accéder à l'outil Intégrations

Dans le tableau de bord HubSpot, accédez au menu des Comptes > Intégrations.

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Cliquer sur Paramètres GoToWebinar

Sous l'onglet Vos intégrations, cliquez sur les Paramètres de la section GoToWebinar.

Activer le webinar

Cliquez sur ON pour activer le webinar, afin d'autoriser la synchronisation entre GoToWebinar et HubSpot. Vous n'aurez plus besoin de vous connecter à GoToWebinar avant la diffusion du webinar.

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Configurer la page de destination du webinar

Une fois le webinar activé, il convient de configurer la page d'inscription. La procédure de création d'une page de destination à cette fin varie en fonction du COS utilisé.

Dans l'outil Pages de destination de HubSpot :

Il est possible d'inscrire des contacts à un webinar GoToWebinar dès qu'ils se convertissent sur une page de destination précise. Le formulaire d'inscription hébergé sur cette page enregistre le contact en tant que lead HubSpot. Pour inscrire des contacts à un webinar, vous devez d'abord créer une page de destination, puis l'associer au webinar souhaité à l'aide du module Formulaires. Pour en savoir plus sur la création de pages de destination, veuillez consulter cet article. Pour savoir comment créer un formulaire intégré à une page de destination, veuillez consulter cet article. Veillez également à rediriger les visiteurs vers une page de remerciement suite à la soumission du formulaire.

Remarque : si vos pages de destination ne sont pas hébergées sur le COS de HubSpot, veuillez accéder aux paramètres de partage du webinar dans GoToWebinar pour inviter des contacts.

Une fois la page de destination créée, cliquez sur le module Formulaires, puis faites défiler la fenêtre de modification du module jusqu'à la section Inscription GoToWebinar. Sélectionnez le webinar à associer au formulaire. Cliquez sur Terminé.

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Après avoir sélectionné un webinar, cliquez sur Publier pour publier la page de destination. Si un contact se convertit sur cette page, il sera immédiatement redirigé vers GoToWebinar et ajouté à la Liste des inscriptions.

Remarque :

  • si vous n'utilisez pas les pages de destination HubSpot ou le code d'intégration des formulaires, veuillez utiliser l'option Partager le webinar disponible sous les paramètres de gestion du webinar dans GoToWebinar et inviter des contacts à l'aide de l'URL d'inscription.
  • La nouvelle page de destination HubSpot n'est pas reliée avec la page d'inscription de GoToWebinar. Elle peut donc être utilisée à la place de la page d'inscription GoToWebinar.
  • Étant donné que l'intégration ne synchronise aucun champ de la page d'inscription GoToWebinar, veillez à reporter les questions personnalisées posées sur GoToWebinar directement sur la page de destination HubSpot.
  • Veuillez noter que le formulaire créé peut être réutilisé d'un webinar à l'autre. Nul besoin de modifier le formulaire lui-même, il suffit de changer le webinar associé. Cette fonctionnalité est particulièrement utile en cas de profilage progressif.
  • L'intégration synchronise uniquement les données saisies dans les champs Prénom, Nom et Adresse e-mail. Les autres informations indiquées dans HubSpot ou GoToWebinar ne sont pas synchronisées.

Avec des formulaires intégrés :

Il est possible d'inscrire des contacts à un webinar à l'aide d'un code d'intégration généré dans l'outil Formulaires. Veuillez noter qu'un contact qui soumet le formulaire sera immédiatement redirigé vers GoToWebinar et ajouté à la Liste des inscriptions. Pour inscrire des contacts à l'aide d'un formulaire intégré, générez un code d'intégration standard et ajoutez l'identifiant du webinar à ce code : goToWebinarWebinarKey: « insérer l'identifiant ici ».

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L'identifiant goToWebinarKey est disponible dans l'URL GoToWebinar du webinar.

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Créer des e-mails

Pour obtenir des inscriptions, il est nécessaire d'attirer du trafic vers la page de destination. L'e-mail étant le moyen le plus efficace de générer des soumissions sur les pages de destination, il est donc recommandé de créer au moins un e-mail promotionnel par webinar. Pour plus de détails sur la création d'e-mails, veuillez consulter cet article.

Il est également possible de segmenter les contacts d'une base de données en fonction de leurs activités liées aux webinars, afin de leur envoyer des e-mails ciblés (la segmentation des contacts dans HubSpot est abordée à l'étape suivante).

Outre l'e-mail promotionnel, voici quelques types d'e-mails qu'il est possible d'envoyer :

  • E-mails de rappel envoyés à l'approche du webinar
  • E-mails de remerciement destinés aux participants
  • E-mail de type « Dommage de ne pas avoir l'occasion d'échanger avec vous » destiné aux absents
  • E-mail de réservation d'une démonstration, destiné aux participants affichant un score de lead élevé

Veuillez noter que l'intégration ne permet pas d'insérer automatiquement des liens GoToWebinar personnalisés dans les e-mails HubSpot.

Segmenter les inscrits et les participants

Une fois la page de destination et les e-mails créés, configurez des listes et des workflows pour envoyer des e-mails ciblés aux contacts.

Dans l'outil Listes (Contacts > Listes), créez une nouvelle liste pour segmenter les contacts en fonction du critère Statut GoToWebinar.

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Voici quelques exemples de listes :

Inscrits à un webinar

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Contacts inscrits à un webinar et absents lors de sa tenue

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Contacts ayant participé à au moins un webinar

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Si vous utilisez l'outil Pages de destination de HubSpot :

Les informations d'inscription sont ajoutées à HubSpot en temps réel et les informations relatives à la participation sont synchronisées 15 minutes après la fin du webinar.

Si vous n'utilisez pas les pages de destination HubSpot :

Les informations d'inscription apparaissent automatiquement dans HubSpot environ 15 minutes après l'inscription d'un contact sur GoToWebinar. Les informations relatives à la participation sont synchronisées dans HubSpot 15 minutes après la fin du webinar.

Entretenir l'intérêt des inscrits et des participants

Les listes créées peuvent servir à envoyer un e-mail unique, ou servir de condition initiale pour un workflow de segmentation des envois. Ces listes sont particulièrement utiles pour envoyer des e-mails automatisés à l'approche de certains événements, comme l'ouverture des inscriptions ou le début du webinar, et pour modifier facilement les propriétés des contacts.

Configurer les règles de calcul du score des leads

Une fois les données relatives au webinar enregistrées dans HubSpot, celles-ci peuvent être intégrées à l'échelle de notation des leads afin d'actualiser les scores. Pour cela, accédez à Contacts > Score des leads. Le score des leads peut tenir compte de l'inscription et de la participation aux webinars.

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Promouvoir le webinar

La promotion du webinar vise à générer des inscriptions et à créer un sentiment d'anticipation. Élaborez un plan de communication répertoriant les listes, blogs et partenaires que vous allez utiliser à des fins de promotion.

Voici quelques conseils pour promouvoir un webinar :

  • Annoncez-le sur votre page d'accueil et votre blog.
  • Annoncez-le dans vos événements LinkedIn et Facebook.
  • Annoncez-le dans la section Actualités de vos groupes LinkedIn.
  • Envoyez un e-mail d'invitation aux membres de vos groupes Facebook et LinkedIn.
  • Annoncez-le sur Twitter.
  • Envoyez un e-mail à votre mailing list ou aux destinataires de votre newsletter.
  • Identifiez les blogs et les forums fréquentés par l'audience cible pour diffuser l'invitation.

Se préparer avant un webinar

Veillez à préparer votre présentation et à tester votre équipement. Demandez à un membre de votre équipe de se connecter au webinar par téléphone afin de vérifier que le numéro fonctionne. Demandez à la même personne d'envoyer une question pour vérifier que vous la recevez (et pour maîtriser le fonctionnement de l'interface).

Fermez toutes les applications superflues, en particulier Outlook, les messageries instantanées, etc. Vous éviterez ainsi que des informations personnelles ou confidentielles s'affichent à l'écran et que le webinar soit interrompu par des notifications intempestives.

Connectez-vous au webinar au moins 15 minutes avant l'heure de début. Cela permettra aux participants de s'assurer qu'ils se connectent au bon webinar.

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