Gérer les heures d'absence des utilisateurs pour la boîte de réception et le centre de support

Configurez la disponibilité en dehors du bureau en fonction du fuseau horaire de l'utilisateur. Lorsqu’un utilisateur est absent, sa disponibilité passe à Absent et il n’est pas éligible à l’attribution automatique dans les boîtes de réception ou le centre de support. 

Les utilisateurs peuvent modifier manuellement leur statut de disponibilité sur la page de la fiche d'informations de l'utilisateur, dans la boîte de réception ou le centre de support. Lorsqu’un utilisateur modifie manuellement son statut, cela se reflète dans l’ensemble de ses expériences.

Définir les heures d'absence pour les utilisateurs

Pour définir les heures d'absence pour les utilisateurs :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
4. Cliquez sur l'onglet Préférences. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
5. Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire pour sélectionner le fuseau horaire de l'utilisateur. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
6. Sous Absent, cliquez sur + Ajouter des dates. Pour définir une période d'absence, cliquez sur le champ de sélecteur de dates et sélectionnez des dates. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les heures de début et de fin. Pour supprimer des dates, cliquez sur l'icône Supprimer delete.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Enhaut de la fiche d’informations utilisateur, le statut de disponibilité et les heures de travail de l’utilisateur pour la journée refléteront les dates de début et de fin de la période d’absence du bureau de l’utilisateur.

• • Pour modifier manuellement le statut de disponibilité, cliquez sur le menu déroulant Statut de l'utilisateur, puis cliquez sur Disponible ou Absent.

  • Pour modifier les heures de travail, cliquez sur Modifier les heures de travail.

Gérez le statut de disponibilité à partir des boîtes de réception ou du centre de support

Au début de l’absence d’un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement défini sur Absent. À la fin de l’absence d’un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement défini sur Disponible si sa période d’absence se termine pendant les heures de travail définies. Si leur période d’absence se termine en dehors des heures de travail ou si les heures de travail ne sont pas définies, les utilisateurs peuvent modifier manuellement leur statut de disponibilité avant la fin de leur période d’absence pour indiquer quand ils sont disponibles. Cela sera prompt à l’utilisateur de confirmer s’il souhaite mettre fin à son bloc d’absence du bureau plus tôt ou continuer à être défini comme Absent.

Pour modifier manuellement votre statut de disponibilité, accédez à l'une des pages suivantes :

• Fiche d’informations de l’utilisateur :

• • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Équipes utilisateurs &.

• • Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
  • En haut de la fiche d’informations de l’utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Statut de l’utilisateur , puis sur Disponible ou Absent.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, définir mon statut comme disponible.
    
    

•  Boîte de réception :

  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Boîte de réception. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Boîte de réception.
  • Dans l’angle supérieur gauche, activez ou désactivez l’option pour modifier votre statut de disponibilité. 
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, définir mon statut comme disponible.
    
    

• Service d'assistance :
  
  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Service client > Centre de support. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Service client > Centre de support.
  • Dans l'angle inférieur gauche, activez ou désactivez l'option de modification de votre statut de disponibilité.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, me définir comme disponible.
    
    
    

Synchronisez les événements du calendrier des absences avec HubSpot 

Si vous utilisez la synchronisation du calendrier de HubSpot avec Google ou le calendrier Outlook, vous pouvez synchroniser automatiquement des événements automatiques entre votre calendrier et HubSpot. 

Pour synchroniser des événements automatiques entre HubSpot et votre calendrier Google ou Outlook : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
• Cliquez sur l'onglet Préférences. Puis, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
• Dans la section Absence du bureau, sélectionnez la case à cocher Synchroniser les absences du bureau avec votre calendrier . 

Une fois ce paramètre activé, toute nouvelle création ou modification de blocs de bureaux sur le calendrier de l'utilisateur sera automatiquement synchronisée avec HubSpot, et vice versa. Ce paramètre sera également utilisé pour déterminer la disponibilité de l'utilisateur pour une affectation automatique.